Comprendre les phases de gestion de projet
La gestion ne se résume pas aux « tâches à faire » et aux « tâches terminées »
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Le cycle de vie d'un projet comprend cinq phases de gestion de projet : le lancement, la planification, l'exécution, le suivi et la clôture. Ces phases vous servent de feuille de route pour vous permettre, à vous et à votre équipe, de partir à la conquête de projets complexes.
Faisons la connaissance de Sofia. Elle pilote l'équipe RH de son entreprise, qui va bientôt s'attaquer au projet ambitieux de refonte du processus d'intégration de ses employés.
La plupart d'entre nous (y compris Sofia) considèrent que les projets se déroulent en deux phases : on les commence, puis on les termine.
Mais, ce n'est pas aussi simple que cela. Imaginez que vous préparez un gâteau. Vous ne pouvez pas passer directement d'un ensemble d'ingrédients aléatoires à un délice glacé. Vous devrez passer beaucoup de temps à faire des courses, puis à préparer, mélanger et goûter les produits en cours de route.
Les phases de gestion de projet représentent les différentes étapes que vous devez suivre pour passer du début à la fin. Comprendre ces phases vous aidera à créer des plans de projet plus précis, à estimer des calendriers plus réalistes, et à mener à bien des projets de manière stratégique et organisée.
Examinons le cycle de vie type d'un projet et les phases qui le composent en prenant Sofia et son équipe comme exemple.
Les cinq étapes du cycle de vie de gestion de projet
Cinq étapes peuvent paraître trop contraignantes (surtout si vous êtes habitué à ne penser aux projets qu'en termes de « début » et de « fin »). Chaque phase répond à un objectif bien précis qui permettra d'obtenir les meilleurs résultats possible pour votre projet.
Tout comme l'alphabet, ces phases sont séquentielles. Pour profiter des avantages du cycle de vie de la gestion de projet, vous devez respecter l'ordre de ces phases.
Phase 1 : Lancement du projet
Sofia et son équipe sont impatientes de relancer le processus d'intégration de leurs employés. Vous pensez que la première étape consiste à établir un plan et un calendrier ? Pas si vite !
La première étape du cycle de vie d'un projet n'est pas sa planification, mais son lancement.
À ce stade, le projet n'est pas réellement approuvé et n'a pas encore démarré. L'équipe de Sofia reste ouverte et définit le projet de manière globale, afin de déterminer si le projet vaut même la peine d'être poursuivi en premier lieu. Pour y parvenir, ils vont devoir déterminer :
- le business case du projet
- l'avantage de sa réalisation (c'est-à-dire l'objectif métier plus large qu'il permet d'atteindre)
- les principaux livrables
- les caractéristiques de la réussite
Après avoir réfléchi à tous ces éléments, Sofia et les membres de son équipe ont déterminé les points suivants :
- Business case : l'entreprise de Sofia est confrontée à un problème de rotation du personnel. La majorité des salariés quittent l'entreprise au cours des 12 premiers mois.
- Avantage : la révision du processus d'intégration permettra d'améliorer la transparence, la communication et l'engagement des employés au cours des premiers mois de travail et, espérons-le, de les garder à long terme.
- Livrables : l'équipe RH a besoin d'une procédure documentée à laquelle se référer et qu'elle peut gérer. Elle a également besoin d'un tableau de bord en ligne permettant aux employés de travailler pendant leurs premières semaines de travail.
- Métriques de réussite : une augmentation de 15 % de la fidélisation des employés d'ici la fin du quatrième trimestre, et des réactions positives d'au moins 85 % des nouveaux employés.
Tous ces éléments peuvent être rassemblés dans une affiche de projet, que l'équipe de Sofia peut consulter lorsqu'elle a besoin d'avoir une vision plus globale et de comprendre le projet dans ses grandes lignes.
Une fois que l'équipe a travaillé sur tous ces facteurs, elle doit se demander si le projet est réalisable et vaut la peine d'être poursuivi.
Dans l'affirmative, l'équipe obtiendra l'approbation du projet (si nécessaire) et passera à la phase suivante. Et si ce n'est pas le cas ? Inutile de paniquer. L'équipe reviendra à la case départ et cherchera une autre façon de résoudre le problème auquel elle est confrontée, par exemple en utilisant un modèle d'affiche de projet.
Phase 2 : Planification du projet
Maintenant que Sofia a défini le projet dans ses grandes lignes, il est temps pour elle d'entrer dans les détails. Au cours de cette phase, elle et son équipe élaboreront un plan pour mener à bien le projet.
Même si vous êtes pressé de vous mettre réellement au travail, il est important de ne pas brûler les étapes lors de la phase de planification. Une planification efficace permet d'éviter bon nombre des principales causes d'échec d'un projet, notamment une vision et des objectifs inadéquats, une mauvaise communication et des estimations de temps inexactes.
La planification va également vous demander du temps et de l'huile de coude. Vous devez donc vous assurer de lui consacrer suffisamment de temps au début de votre projet.
Au cours de cette phase, Sofia et son équipe devront répondre aux questions suivantes :
- Quel est l'objectif de ce projet ?
- Que sont les indicateurs de performance clés (KPI) ?
- Quel en est le périmètre ?
- Quel est le budget ?
- Quels sont les risques ?
- Quels sont les membres de l'équipe impliqués ?
- Quelles sont les tâches concernées ?
- Quelles sont les étapes importantes ?
Il est préférable de commencer par définir un objectif pour le projet en utilisant le framework d'objectifs SMART. SMART signifie : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini.
En suivant cet acronyme, Sofia et son équipe définissent l'objectif suivant pour leur projet d'intégration des employés :
Créer un processus d'intégration des employés qui sensibilise et mobilise les nouvelles recrues et augmente de 15 % le taux de fidélisation des employés. Ce nouveau programme devrait être lancé d'ici le 25 janvier 2021.
Sofia et son équipe savent à présent sur quoi elles doivent se concentrer. Mais ce ne sont pas les souhaits et espoirs qui leur permettront d'atteindre cet objectif. L'équipe doit déterminer les tâches qui doivent être réellement accomplies.
La création d'un organigramme technique de projet (OTP) peut aider. Cela permet de répartir l'ensemble du projet en tâches qui sont affichées dans un format graphique. Ainsi, toutes les personnes impliquées peuvent facilement voir les éléments d'action du projet. Sofia et son équipe identifient les tâches suivantes :
- Demander aux employés leur avis sur le processus d'intégration actuel
- Interroger les responsables pour savoir ce qu'ils veulent inclure dans le processus
- Créer un flux général de nouveau processus d'intégration/plan sur 90 jours
- Enregistrer des tutoriels vidéo à inclure dans le tableau de bord des employés pour plus de clarté
- Créer un tableau de bord numérique des employés
- Lancer un portail sur lequel les nouveaux employés peuvent demander de l'aide
- Rédiger des procédures et des checklists pour le processus d'intégration
- Importer des vidéos et de la documentation sur le tableau de bord
Une fois que l'équipe connaît les exigences du projet, il est beaucoup plus simple pour elle de déterminer le temps qu'elle doit y consacrer, les ressources dont elle a besoin et ce qu'elle doit faire en premier lieu.
L'équipe est également en mesure d'identifier les principaux acteurs du projet (dans ce cas, l'équipe RH, l'équipe chargée du développement web, le graphiste et l'équipe chargée du contenu), ainsi que les éventuelles dépendances en termes de tâches et de ressources. Ces dépendances correspondent à des aspects du projet qui sont liés à d'autres.
Voici un exemple de dépendance des tâches : il n'est pas possible d'importer des documents dans le tableau de bord des employés tant que ce tableau de bord n'existe pas. Une tâche doit être terminée avant de passer à la suivante. Ou bien, il est possible que l'équipe chargée du développement web ne puisse pas participer à ce projet tant qu'elle n'aura pas terminé la refonte du site web de l'entreprise. Une ressource nécessaire n'est pas facilement disponible, car elle dépend d'autre chose.
Désormais, l'équipe de Sofia peut garder ces dépendances à l'esprit, mettre les tâches du projet dans un ordre raisonnable et assigner des délais à chacune des étapes dans des listes de tâches à accomplir individuelles.
Une fois que cela est terminé, le plan de projet est élaboré. Il doit être documenté et stocké dans un endroit auquel toute l'équipe a accès (Confluence est l'endroit idéal pour cela).
Phase 3 : Exécution du projet
Cette phase est celle qui inclut le plus gros du travail.
C'est à ce moment-là que l'équipe de Sofia se lance et réalise les tâches du projet qu'elle a identifiées. Elle rédige les procédures, enregistre des vidéos, mène des entretiens, et plus encore.
Alors qu'elle continuera à mener à bien les tâches du projet, l'équipe travaillera également sur la phase suivante…
Phase 4 : Surveillance du projet
Revenons à notre exemple de gâteau. Est-ce que vous regardez la recette une seule fois pour ensuite vous émerveiller en voyant le plus beau gâteau du monde prendre forme ? Probablement pas.
Vous devez consulter cette recette lorsque vous cassez des œufs et que vous mélangez la pâte pour vous assurer que vous faites bien les choses. Vous regardez dans le four toutes les cinq minutes pour vous assurer que le dessus ne brûle pas. Vous gardez un œil attentif sur votre précieux gâteau.
Les projets fonctionnent exactement de la même manière, et c'est tout l'objet de la phase de surveillance. Elle se déroule en même temps que la phase d'« exécution » et Sofia évaluera le projet à intervalles réguliers afin de s'assurer que l'équipe :
- respecte les échéances de chaque tâche
- évite la dérive des objectifs
- s'en tient au budget
- reste fidèle à son objectif (la vision globale est parfois oubliée lors de l'exécution : c'est le vieux piège de l'arbre qui cache la forêt)
La surveillance est grandement facilitée par l'utilisation d'un logiciel de gestion de projets. Il permet d'accroître la visibilité sur le projet dans son ensemble, et de centraliser les conversations et les informations relatives au projet.
De plus, des réunions régulières permettent à toute l'équipe de se tenir informée de l'avancement. Ce modèle de notes de réunion hebdomadaire permet de consigner plus facilement les sujets de discussion, les décisions ainsi que les éléments d'action à prendre en compte lors de ces conversations.
Si Sofia constate que les choses ne fonctionnent pas comme prévu, elle peut soit corriger le tir immédiatement, soit apporter des ajustements au plan de projet initial pour tenir compte de cette nouvelle orientation.
Phase 5 : Clôture du projet
L'équipe a réussi ! Elle a mis en place un nouveau processus amélioré d'intégration des employés. Tous ses membres sont prêts pour célébrer cette victoire avec un déjeuner collectif et peuvent enfin se débarrasser de ce projet.
Mais avant de considérer ce projet comme une victoire, l'équipe doit encore passer par cette phase de clôture pour régler les derniers détails, Ceci inclut :
- la réalisation d'un post-mortem ou d'une rétrospective pour discuter de ce qui s'est bien passé et de ce qui aurait pu mieux fonctionner
- la préparation d'un rapport de projet final et sa présentation aux parties prenantes si nécessaire
- le stockage de toute la documentation relative au projet dans un endroit sûr afin de pouvoir y accéder facilement et la consulter ultérieurement (là encore, Confluence permet de conserver tous ces éléments dans un endroit organisé !).
Après tout ce travail, vos projets méritent de se terminer sur une bonne note. Même si les tâches réelles du projet sont derrière vous, la clôture est importante pour bien terminer ce projet et assurer la réussite de vos futurs projets.