Comment créer une culture du partage de connaissances
Mettez fin à l'accumulation d'informations et préparez le terrain pour une communication ouverte.
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Travaillez-vous au sein d'une équipe vraiment ouverte ? Ou bien les employés de votre entreprise sont-ils simplement en concurrence les uns avec les autres dans une lutte acharnée pour savoir qui peut recueillir et stocker le plus d'informations ?
Le partage de connaissances au travail consiste à créer un espace de communication ouvert sur les réussites, les échecs et les leçons que tous les employés peuvent tirer. Un environnement confortable, dans lequel les membres de l'équipe peuvent partager ouvertement, est indispensable pour que le résultat final puisse être atteint.
Renforcer la culture d'entreprise pour le partage de connaissances
Même si l'évolution de la culture d'entreprise peut demander du temps, l'intégration de bonnes pratiques de partage des connaissances dans les méthodes de travail des équipes, de la direction et des employés vous mettra sur la bonne voie.
Concevez l'infrastructure de votre entreprise pour favoriser le partage de connaissances
Sélectionnez les bons outils
L'un des piliers fondamentaux de l'infrastructure d'une entreprise est constitué par les outils techniques sur lesquels elle s'appuie pour accomplir son travail. Cela signifie qu'il faut trouver la bonne combinaison de logiciels pour orienter l'entreprise vers le partage de connaissances. Les deux outils sur lesquels nous nous appuyons pour le partage de connaissances sont Confluence (surprise !) et Slack.
Confluence
Nous utilisons Confluence pour les blogs internes, le partage d'informations, la réduction des réunions et la création de documents de stratégie et de planification. Nous l'utilisons également pour nous tenir mutuellement au courant des réussites, des échecs et des leçons apprises dans l'entreprise. Nous gardons toutes nos tâches ouvertes par défaut au lieu de bloquer l'accès avec des autorisations automatiques, afin que chaque employé ait accès aux connaissances collectives de l'entreprise.
You can create three different types of spaces to make your marketing knowledge base navigable:
- Team spaces ensure that each team has a space to focus on the work that is most relevant to their specific area. This means that product marketers can keep user research insights and positioning consolidated in their space; while performance marketers can compile campaign strategy, channel plans, and retros.
- Project spaces keep project-related information in one place. Cross-functional project teams can reference pages and work on their initiatives directly in Confluence, not having to email back and forth, where messages can easily get lost or overlooked.
Personal spaces store what individuals are working on. To-do lists and pages can be updated and polished before moving it to a shared space. This will help keep the collaboration documents centralized, rather than hosting every single team member’s individual work.
Slack
L'utilisation combinée de Slack et de Confluence nous a permis d'éliminer la dépendance aux e-mails (qui ralentissent ou interrompent souvent les processus de communication ouverts). Des discussions rapides en va-et-vient peuvent se dérouler dans Slack. Les réactions ultérieures sont ensuite replacées en contexte dans Confluence pour la postérité. Nous utilisons Slack comme principal outil de discussion, ce qui permet un partage immédiat des connaissances, et la synthèse de ces informations dans Confluence garantit qu'elles ne sont jamais perdues.
Ce sont les outils qui fonctionnent efficacement chez Atlassian. Il est essentiel pour la productivité de votre équipe de trouver les outils qui fonctionnent le mieux pour vous.
What’s great about labels is their versatility. Add them to Confluence pages, blog posts—or even attachments. You’re free to enter in whatever you want for the labels, categorizing them as you see fit.
For example, say you have documentation related to how email campaigns should be fun. Create a new label “email” in Confluence. Even if “email” doesn’t explicitly show up in specific pages or filenames, the tag will highlight them whenever someone searching for “email” wants to reference your marketing practices.
These labels don’t only apply to pages, either—you can also apply labels to spaces. The more your team grows, the more important it will be to establish space categories that make sense for internal groups—and labels help you manage them with a quick search.
AI-powered search in now also native in Confluence. Find the information you need without the frustrating manual labor of sifting through contextual information. You’re free to focus on work, neither needing to ask or answer questions about your documentation.
Remaniez les réunions pour améliorer les relations humaines
Les réunions sont une réalité dans tous les lieux de travail, mais il existe quelques moyens pratiques de repenser les structures de réunion afin d'accroître les liens, le partage et l'ouverture. Nous vous recommandons de toujours commencer vos réunions par une conversation informelle. Il est normal de parler de ce que les gens ont fait le week-end dernier ou de la dernière recette qu'ils ont essayée !
Le développement de telles pratiques permet aux membres de l'équipe de reconnaître l'aspect humain du travail en équipe. Le partage à un niveau personnel aura des répercussions sur le style de travail du groupe et sur le niveau de confort des uns et des autres.
Essayez ceci : réservez 10 minutes pour un petit jeu afin de briser la glace au début de votre réunion. Lorsque vous permettez à l'équipe de rire et d'apprendre quelque chose sur les autres, tout le monde se sent plus détendu et plus à l'aise pour la discussion de travail qui s'ensuit.
Aménagez votre espace de bureau pour encourager le partage
L'une des choses les plus pratiques que vous pouvez faire pour favoriser le partage de connaissances est de prendre en compte votre espace physique. Est-il étroit, fermé ou restrictif ? Cela peut avoir un impact sur la capacité des personnes à se rapprocher et à partager de manière significative.
Nous vous recommandons de réaménager ou de concevoir votre espace de bureau dans un esprit d'ouverture. Cela permet aux employés d'organiser des réunions rapides dans des espaces communs, d'apprendre de personnes auxquelles ils ne seraient normalement pas exposés et de participer à des conversations impromptues.
Ces changements, modestes mais significatifs, sont des moyens simples de stimuler la dynamique de votre équipe et de mettre vos employés à l'aise. Pour une bonne collaboration, il faut d'abord faire confiance à ses collègues, et une culture de partage de connaissances garantit cette réussite.
Integrate with project management solutions
If your knowledge base doesn’t connect to other tools, is it centralized or siloed?
By integrating Confluence with the other tools your team uses the most, you keep your knowledge base responsive to your team’s evolving needs. Confluence provides the content and the context so you have everything you need to complete a project on your terms.
Here’s two examples of powerful Confluence integrations.
Using Trello and Confluence together, you can paste Trello links into Confluence with preview/edit features, allowing you to edit Trello tasks directly within Confluence. Or embed fully-interactive Trello boards on the Confluence page, ensuring your team can use the full range of Trello features within a Confluence knowledge base.
Integrating Confluence with Jira, you’ll be able to track Jira issues directly in Confluence. Keep the team aware of potential challenges right from within your knowledge base. Having Jira tasks on a Confluence page can also allow simple setups for future project timelines. Or you can use it to estimate launch dates and keep your team on track.
Create your living, breathing centralized knowledge base
It’s not that you don’t have a strong marketing plan. Sometimes, successful marketing comes down to getting an entire organization on the same page, all speaking with the same voice. You want to be more than a conversation. To set your brand messaging and marketing apart, you should be more like a stadium full of people cheering in unison.
But you can’t achieve that without internal communication. That begins with a centralized knowledge base for all of your brand and marketing insights. What branding messaging is working? What needs to be updated? Create a centralized knowledge base with Confluence and you can keep your team on the same page—and speaking with the same voice.