Charte de projet et affiche du projet : quelles différences ?
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Cet article porte sur les différences entre deux outils essentiels à la gestion de projet : la charte de projet et l'affiche de projet. Bien que les deux servent d'instruments pour lancer et planifier des projets, leurs applications diffèrent considérablement. La charte de projet, un document formel et statique, sert de blueprint de base en décrivant le but, les objectifs et les principaux détails d'un projet.
En revanche, l'affiche de projet est un outil dynamique qui fournit une vue d'ensemble et qui évolue en même temps que le projet. Dans les sections suivantes, nous aborderons leurs caractéristiques uniques respectives. Nous verrons comment les chartes de projet posent les bases formelles d'un projet, tandis que les affiches de projet servent de guides dynamiques pour la planification et la visualisation continues, en répondant aux différents besoins et aux différentes étapes du cycle de vie d'un projet.
Qu'est-ce qu'une charte de projet ?
Une charte ou un énoncé de projet est un document général qui décrit le but, les objectifs et le périmètre d'un projet. Il s'agit d'une autorisation officielle pour le lancement du projet qui pose les bases de la planification et de l'exécution du projet. La charte de projet contient généralement les informations essentielles suivantes :
- Titre du projet : un nom bref et descriptif du projet.
- But ou justification du projet : le but du projet et ses avantages attendus.
- Objectif du projet : des objectifs spécifiques et mesurables que le projet doit permettre d'atteindre.
- Périmètre du projet : une description des exigences du projet, y compris les objectifs, les tâches, les coûts et les dates limites.
- Livrables du projet : les produits ou services tangibles que le projet produira.
- Partie prenante du projet : liste des personnes ou des groupes directement intéressés par le projet, tels que les clients, les sponsors et les membres de l'équipe.
- Chronologie du projet : un aperçu dans les grandes lignes du calendrier du projet, y compris les étapes importantes et les dates limites.
- Budget du projet : une estimation des ressources nécessaires à la réalisation du projet, y compris les coûts, le personnel et les autres ressources.
D'une manière générale, les chartes de projet garantissent une compréhension et un accord communs entre toutes les principales parties prenantes et les sponsors principaux du projet quant à l'objectif du projet, à son périmètre et aux résultats attendus. Elles servent également de point de référence tout au long du processus de gestion de projet afin de garantir que le projet reste sur la bonne voie et réponde à vos objectifs.
Pourquoi l'affiche du projet est-elle importante ?
Les chartes de projet jouent un rôle central dans le processus de gestion de projet, car elles fournissent une base structurée et offrent plusieurs avantages spécifiques. Tout d'abord, elles servent de boussole et donnent des orientations claires à l'équipe du projet en décrivant le but, les objectifs et le périmètre du projet. Cela permet d'aligner les efforts sur des objectifs communs et de minimiser le risque de divergence des priorités. En outre, les chartes de projet contribuent à atténuer efficacement les risques en identifiant les défis et les incertitudes potentiels dès le départ, permettant ainsi d'élaborer des stratégies de planification et de gestion des risques proactives.
De plus, les chartes de projet jouent un rôle essentiel dans l'optimisation de l'allocation des ressources. En détaillant les exigences du projet, y compris les tâches, les coûts et les délais, elles veillent à ce que les ressources, humaines et financières, soient allouées judicieusement et conformément aux besoins du projet. Cela permet à son tour d'améliorer l'efficacité et d'éviter les goulots d'étranglement de ressources. Autre avantage significatif : les chartes de projet facilitent la prise de décisions en toute connaissance de cause. Les parties prenantes, dotées d'une compréhension complète de l'objectif du projet, des avantages attendus et des risques, peuvent prendre des décisions éclairées tout au long du cycle de vie du projet.
Enfin, les chartes de projet constituent un accord documenté entre les parties prenantes, fournissant des preuves du travail et une base de responsabilité. Elles favorisent la transparence et aident à résoudre les litiges ou les malentendus qui peuvent survenir lors de l'exécution du projet. En résumé, les chartes contribuent à la réussite des projets en proposant des directives claires, des stratégies d'atténuation des risques, une allocation optimale des ressources et un framework décisionnel éclairé.
Une affiche de projet, qu'est-ce que c'est ?
Une affiche de projet est un outil de planification de projet qui permet à vos chefs de projet et à votre équipe de projet de réfléchir au problème que vous essayez de résoudre, aux solutions possibles et au résultat idéal de votre projet. Elle ne constitue pas une activité sporadique, mais un document qui donne une vue d'ensemble du projet. Contrairement à une charte de projet statique, une affiche de projet est conçue pour évoluer et être mise à jour au fur et à mesure que l'équipe du projet avance dans ses recherches et dans les activités du projet.
L'affiche de projet est un outil dynamique qui permet aux équipes de réfléchir aux problèmes, d'explorer des solutions potentielles et d'affiner la vision du projet. Cette mise à jour continue garantit que l'affiche reste une ressource pertinente et précieuse tout au long du cycle de vie du projet, et qu'elle s'adapte à la nature évolutive de ce dernier.
Pourquoi l'affiche du projet est-elle importante ?
Une affiche de projet constitue le point de départ de la planification de projet de votre équipe. En fin de compte, elle vous permet de formuler des conclusions quant aux risques associés au projet, d'identifier la solution à mettre au point, de créer une version idéalisée du livrable et de déterminer les efforts à déployer pour livrer.
Une affiche de projet aide les équipes à répondre à des questions critiques, notamment :
- Quel problème résolvez-vous ?
- Pourquoi la résolution de ce problème est-elle importante ?
- Quels sont les objectifs du projet ?
- De quelles informations disposez-vous et ne disposez-vous pas ?
- Quelles sont les solutions potentielles ?
Quelle est la différence entre une affiche de projet et une charte de projet ?
Il existe de nombreuses différences entre une affiche de projet et une charte de projet. Contrairement à une charte de projet, votre affiche de projet est un document vivant. Vous pouvez la modifier à mesure que vous explorez le domaine du problème, remettez vos hypothèses en question, validez des solutions et recueillez du feedback. Rectifiez-la avant d'avancer.
Une affiche de projet comporte trois catégories dans lesquelles organiser vos informations, notamment :
Domaine du problème : il s'agit de l'énoncé de votre projet. Expliquez pourquoi il est important de résoudre ce problème pour les clients et l'entreprise. Définissez spécifiquement les objectifs de votre projet et les solutions possibles.
Validation : identifiez les lacunes dans les connaissances et les risques. Que savez-vous déjà ? De quelles informations avez-vous besoin pour confirmer ou infirmer vos hypothèses ?
Prêt à agir : visualisez la solution et implémentez un plan de projet.
Voici un exemple d'affiche de projet :
Conseils pour rédiger votre affiche de projet avec Confluence
Pour aider votre équipe à réussir son projet, utilisez le modèle d'affiche de projet pour exécuter le scénario Affiche de projet. Le scénario Affiche de projet vous permet de valider les hypothèses et de comprendre le problème que vous résolvez. Une fois terminé, ce document simple et collaboratif contiendra toutes les informations essentielles du projet. Il aidera tout le monde à comprendre le contexte et le business case de votre projet.
Lors de la première session, définissez le problème et les objectifs de votre projet. Ensuite, communiquez vos conclusions aux sponsors du projet dès que possible afin de recueillir leur feedback, dont vous tiendrez compte lors de sessions futures à mesure que votre projet évoluera.
Comment utiliser le modèle d'affiche de projet
Consultez le modèle d'affiche de projet Confluence
Étape 1 : Commencez par les informations de base
Commençons par les choses simples. La section supérieure du modèle permet d'indiquer des informations, comme le nom du projet, de son propriétaire, des membres de l'équipe, son état actuel et une brève description de la façon dont ce projet s'intègre dans votre stratégie globale. En général, un chef de projet complète cette partie en tant qu'initiateur du projet.
Étape 2 : Définissez le domaine de votre problème
Réfléchissez bien au problème que vous essayez de résoudre avant d'entrer dans les détails de votre projet. Ce processus permet de définir l'objectif du projet.
Quel est le problème ? Comment affecte-t-il vos clients ou les membres de l'équipe de votre projet ? Comment saurez-vous que vous l'avez résolu ? Quelles sont les possibles solutions qui vous viennent immédiatement à l'esprit ?
Réfléchissez à ces types de questions et notez-les. Ne vous précipitez pas. Vous reviendrez probablement à cette section plusieurs fois avant de poursuivre votre projet, et vous devrez peut-être même effectuer certains ajustements au fur et à mesure que vous collectez davantage de feedback et d'informations. Cette approche est normale et fait partie du processus d'apprentissage.
Étape 3 : Validez vos hypothèses et soyez créatif
Vous avez probablement formulé plusieurs hypothèses lors de la définition de votre problème. La section suivante du modèle vous permet de les vérifier sur la base des faits et des chiffres.
Deux sections sont ici disponibles : une pour consigner ce que vous savez déjà et une pour noter les questions auxquelles vous devez encore répondre.
Prenons un exemple : vous envisagez une refonte du blog de votre entreprise pour le rendre plus convivial. Vous savez déjà que 56 % des visiteurs quittent votre blog après avoir lu un seul billet. Cette information doit être consignée dans la première section de validation. Mais vous souhaitez aussi savoir ce qui permettrait de prolonger leur visite sur le site. Cette information doit être notée dans la deuxième section.
N'oubliez pas que votre objectif est de confirmer ou de réfuter les éléments critiques de la solution que vous avez trouvée avant d'aller plus loin. Si vous ne vous sentez pas assez sûr de vous, revenez au domaine de votre problème ou réfléchissez à d'autres solutions possibles.
Étape 4 : Mettez-vous au travail
Cette dernière section vous permet de passer à la vitesse supérieure. Vous avez déjà travaillé pour définir votre problème et choisir une solution validée. Utilisez cette dernière section pour expliquer la solution et résumer pourquoi un client serait intéressé. Ajoutez des notes et saisissez /image pour ajouter des captures d'écran et des croquis. Une zone est également disponible pour définir votre échelle et le périmètre de votre projet, comme la taille de l'équipe dont vous aurez besoin.
Régler tous les détails à ce stade vous aidera à vous concentrer sur ce qui compte pour les principales parties prenantes du projet et à vous assurer que le projet ne dépasse pas vos compétences ou vos capacités.
Étape 5. Incluez des documents de référence
Votre plan de projet doit constituer le guichet unique pour toutes les informations essentielles liées à ce projet. Utilisez la commande « /lien » pour inclure des liens vers tout document de référence dont les gens pourraient avoir besoin. Cette fonctionnalité permet d'ajouter des supports pertinents, comme un brief créatif ou des exemples, afin de garantir que le plan de projet constitue une ressource complète et facilement accessible pour toutes les parties prenantes impliquées.
Que ce soit un briefing créatif ou un exemple auquel vous voulez que les gens se réfèrent, rassemblez le tout sur cette page afin qu'elle soit organisée et facilement accessible.
