Stockage et suivi des documents avec Confluence

Votre équipe transverse gère des tonnes de documents de projet dans le cadre de son workflow. Qu'il s'agisse de contrats, de propositions, de briefs créatifs ou de stratégies, votre équipe accède chaque jour à de nombreuses informations importantes et confidentielles. Vous devez contrôler qui peut stocker, consulter et modifier ces documents. C'est là tout l'intérêt de Confluence.

Lorsque vous utilisez les restrictions et autorisations de page, vous pouvez contrôler qui a accès à vos espaces Confluence, à vos pages et à tous les fichiers intégrés ou pièces jointes. Mais les restrictions de page sont différentes des autorisations.

• Restrictions de page : par défaut, les pages Confluence peuvent être consultées et modifiées. Mais en cas de besoin, vous pouvez restreindre la consultation, la modification, ou les deux. Les administrateurs peuvent modifier les restrictions au niveau de la page individuelle ou au niveau d'une page parent, les pages enfants héritant de ces restrictions.

• Autorisations : les autorisations sont accordées au niveau global ou de l'espace. Les administrateurs Confluence assignent des autorisations globales sur l'ensemble du site. Ils indiquent notamment si un coéquipier peut créer un espace ou même se connecter. Les autorisations d'espace déterminent les paramètres d'accès des différents groupes et utilisateurs individuels. Ils concernent des sujets comme les autorisations de consulter, d'ajouter, de modifier et de supprimer du contenu dans un espace.

Imaginez les espaces Confluence comme une maison. Vous pouvez donner la clé de votre porte d'entrée (autorisations) à une personne, mais cela ne signifie pas nécessairement qu'elle a accès à toutes les pièces (restrictions de page).

Lorsque vous utilisez Confluence comme système de suivi des documents, vous pourriez restreindre de nombreuses pages pour différents utilisateurs. Vous devrez peut-être verrouiller et sécuriser des documents pour vous conformer à la norme HIPAA ou protéger des documents comme les budgets ou les évaluations des employés. Si vous vous retrouvez à définir un ensemble de restrictions différentes pour les utilisateurs des pages de votre système de gestion des documents, vous devrez peut-être envisager de créer un nouvel espace spécialement pour ces fichiers sensibles. Après avoir créé un nouvel espace restreint, vous pouvez accorder des autorisations aux parties prenantes qui ont besoin d'y accéder uniquement, au lieu de restreindre des utilisateurs individuels.

Avec les vues d'historique et de comparaison des pages dans Confluence, vous pouvez tirer le meilleur parti du suivi des documents et d'une piste d'audit des changements de page. Le système envoie également des notifications de suivi à tous ceux qui suivent la page.

L'historique des pages Confluence vous permet de suivre et de comparer les changements et les révisions entre les différentes versions de la page et de restaurer des versions précédentes de la page si nécessaire. Ce niveau de contrôle de version vous permet non seulement de consulter et d'apporter des changements facilement, mais aussi d'apporter un certain niveau de transparence à tous ceux qui ont accès à la page.

Lorsque vous consultez une version spécifique d'une page Confluence, les fonctions suivantes sont disponibles :

• Version actuelle : consultez la dernière version de la page.
• Comparer avec la version actuelle : comparez les différences entre la dernière version de la page et la page que vous consultez.
• Restaurer cette version : rétablissez le contenu d'une version précédente de la page.
• Voir l'historique des pages : regardez la liste des révisions et des versions des pages.

• Précédent et suivant : regardez les versions précédentes ou suivantes des pages.

Bien qu'il ne soit pas possible de voir les changements individuels apportés par chaque personne autorisée à une page en particulier, vous pouvez voir les noms des personnes qui ont contribué à une version spécifique d'une page.

Les employés passent (comprenez : perdent) 20 % de leur journée à rechercher et à collecter des informations, selon McKinsey. Ce temps, ils pourraient le consacrer à des tâches plus productives.

L'une des principales fonctionnalités de Confluence est une fonction de recherche intégrée optimisée par Atlassian Intelligence (AI). La recherche AI dans Confluence ne se contente pas d'aider les utilisateurs à trouver de la documentation pertinente. Elle apprend de votre organisation. Les noms ou acronymes uniques des projets seront intégrés à la base de données consultable. Tout cela peut rester aussi accessible ou inaccessible que vous le souhaitez grâce à l'activation complète des autorisations.

Lorsque des utilisateurs effectuent une recherche dans Confluence, la plateforme recherche du contenu dans tous les espaces de travail (y compris les espaces personnels), les descriptions des espaces, les profils personnels, les e-mails et les pages. Les fonctionnalités de recherche et de suivi scannent également le contenu de certains fichiers joints, comme des PDF, des documents Microsoft Word, des présentations PowerPoint et des feuilles de calcul Excel. Les résultats visibles pour les utilisateurs reposent sur leurs autorisations Confluence individuelles. Ils verront donc uniquement le contenu qu'ils sont autorisés à voir.

Les utilisateurs peuvent affiner leur recherche grâce à des filtres interactifs. Ils peuvent effectuer une recherche en appliquant les paramètres suivants :

• Dans un espace : l'espace dans lequel se trouve actuellement le membre de l'équipe apparaîtra en haut par défaut, mais les utilisateurs peuvent trouver du contenu dans un autre espace ou dans une liste d'espaces.
• Par une personne spécifique : le filtre « contributeur » permet aux utilisateurs de trouver du contenu modifié, créé, commenté ou mis à jour par des personnes individuelles. Lorsque des utilisateurs commencent à saisir un nom d'utilisateur, Confluence affiche les résultats possibles en temps réel.
• Par type de contenu : le filtre « type » n'affichera que des résultats correspondant à des types de contenu spécifiques, comme des pages, des commentaires, des profils utilisateur ou des billets de blog.
• Dans un délai défini : le filtre « date » affichera uniquement le contenu qui a été modifié pour la dernière fois (créé, commenté ou mis à jour) pendant une période précise.
• Avec une étiquette spécifique : le filtre « étiquette » ne fera apparaître que le contenu portant une étiquette en particulier. Pour utiliser cette fonctionnalité de suivi des fichiers, les membres de l'équipe peuvent commencer à taper le nom de l'étiquette et faire une sélection dans une liste de correspondances potentielles.

• Dans une catégorie d'espace : les administrateurs de l'espace peuvent organiser les espaces en catégories en fonction de la localisation, des sujets et des services des coéquipiers. Les utilisateurs peuvent parcourir les catégories possibles dans le répertoire d'espaces ou commencer à saisir le nom d'une catégorie pour trouver des documents dans un groupe d'espaces connexes.

Vous pouvez également utiliser les options de recherche avancées de Confluence pour ajouter d'autres filtres, comme la plage de dates, le créateur, le titre ou la page d'ancêtre. Si vous recherchez une solution logicielle de suivi des documents conviviale, la fonction de recherche de Confluence est un excellent point de départ.

Votre entreprise gère de nombreuses composantes mobiles (individus, groupes, projets et fichiers) et vous avez besoin d'un espace de travail d'équipe capable de suivre le rythme. Avec Confluence, vous pouvez accéder à bien plus qu'une plateforme de connaissances et de collaboration, vous avez également accès à un outil holistique de suivi et de stockage des documents.

Essayez Confluence sans plus attendre et découvrez comment votre choix en matière de système de gestion des documents peut vous aider à protéger les données vulnérables de votre organisation, faire gagner un temps précieux à votre équipe et améliorer les résultats financiers de votre entreprise.

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