La automatización del flujo de trabajo surgió para satisfacer la necesidad de agilizar las operaciones y mejorar la toma de decisiones. La automatización mejora la eficiencia, reduce los errores y libera recursos humanos para tareas más estratégicas. Las estrategias de automatización personalizadas pueden abordar desafíos operativos específicos y mejorar la productividad y la satisfacción de los clientes.
Las empresas pueden lograr una eficiencia y productividad sin precedentes si saben qué funciones deberían tener las soluciones de automatización del flujo de trabajo, como pueden ser la facilidad de uso, las integraciones y la escalabilidad, entre otros aspectos. En esta guía, analizaremos cómo la automatización de las tareas repetitivas puede agilizar las operaciones y mejorar considerablemente los procesos de toma de decisiones.
Sigue leyendo para obtener más información sobre la automatización del flujo de trabajo, su funcionamiento y las razones para utilizar las sólidas funciones de automatización disponibles en Jira, el software de automatización del flujo de trabajo.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo sirve para automatizar varios procesos empresariales, tareas y flujos de trabajo con una mínima intervención humana. La automatización del flujo de trabajo utiliza el software para crear una serie de acciones automatizadas para las etapas de un proceso empresarial, lo que ayuda a los equipos a ejecutar los proyectos de forma eficiente y coherente.
Cómo funciona la automatización del flujo de trabajo
La automatización del flujo de trabajo utiliza un software de gestión de tareas para enrutar las tareas y la información entre las personas y los sistemas, en función de reglas y desencadenadores predefinidos. Por ejemplo, cuando un sistema marca una tarea como completada, la automatización la envía a la siguiente persona asignada y actualiza los paneles, lo que permite ahorrar tiempo y minimizar los errores.
Sigue estos pasos para empezar:
- Recopila información sobre cómo fluyen las tareas entre los equipos, los roles y responsabilidades actuales para comprender el flujo de trabajo actual. Céntrate en entender cómo comienzan los proyectos, los criterios que se utilizan para completar una tarea, el alcance de la actividad y cómo surgen los cuellos de botella. Identifica lo que desencadena el inicio y cambio de cada tarea.
- Describe el flujo de trabajo de forma visual para identificar las ineficiencias. Crea un borrador del esquema del flujo de trabajo para destacar los puntos de desglose. Permite que los equipos interdisciplinarios colaboren para mejorar el borrador y detectar las prácticas derrochadoras.
- Identifica las tareas que requieran la integración de datos de otros sistemas y asegúrate de que el software de flujo de trabajo las admita. Piensa en ajustar el flujo de trabajo, como dividir las tareas en subtareas más pequeñas, para cumplir con los requisitos de integración.
- Aborda las ineficiencias del flujo de trabajo, incluidas las interrupciones de la comunicación y las tareas atrasadas. Por ejemplo, añade medidas de responsabilidad de las tareas o aclara qué información del sistema debe fluir.
- Utiliza un software de automatización del flujo de trabajo, describe cada tarea y asigna roles a los usuarios. En función del alcance del proyecto y las necesidades del equipo, proporciona visibilidad usando diagramas de Gantt, mapas de procesos, calendarios, etc.
- Crea acciones y desencadenadores automatizados para agilizar las tareas recurrentes. Personaliza las fórmulas de automatización en función de tus necesidades únicas o confía en las opciones prediseñadas.
- Prueba y optimiza continuamente el flujo de trabajo automatizado para resolver las incidencias. Establece métricas de rendimiento e indicadores clave de rendimiento para supervisar la eficiencia. Usa los paneles para mantener una visibilidad de alto nivel del progreso y los impedimentos.
- Forma al equipo en el uso del nuevo flujo de trabajo automatizado mediante demostraciones prácticas. Prepara a los equipos para los cambios en los procesos y las optimizaciones del flujo de trabajo con planes de gestión de cambios.
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Ventajas de la automatización del flujo de trabajo
La automatización del flujo de trabajo ofrece numerosas ventajas en todas las operaciones empresariales. Aumenta considerablemente la eficiencia y la productividad para asegurar una mejora continua. Estas son otras de las principales ventajas de la automatización del flujo de trabajo:
Aumento de la eficiencia
Con la automatización de las tareas repetitivas, los empleados pueden centrarse en el trabajo más estratégico y aumentar la productividad general. Los procesos automatizados completan las tareas más rápido y pueden funcionar las 24 horas del día, lo que aumenta significativamente la eficiencia.
Reducción de errores
Los flujos de trabajo automatizados minimizan los errores humanos al garantizar una ejecución coherente de las tareas según las reglas predefinidas. Esto se traduce en una mayor precisión de la entrada de datos, los cálculos y las tareas de procesamiento. También reduce el tiempo y la cantidad de recursos invertidos en corregir los errores.
Herramientas de colaboración
El gestor de tareas debe facilitar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo. Estas herramientas proporcionan una plataforma que favorece el diálogo, los comentarios, el intercambio de documentos y la coordinación, lo que mejora el trabajo en equipo y el éxito del proyecto.
Menos costes
La automatización de las tareas rutinarias reduce la necesidad de mano de obra. Al minimizar los errores, las empresas ahorran en los costes asociados a su corrección. Automatizar el flujo de trabajo también optimiza la asignación de los recursos, lo que garantiza que los equipos no realicen gastos insuficientes ni excesivos.
Colaboración mejorada
La automatización del flujo de trabajo suele incluir funciones que promueven una cultura de trabajo colaborativo entre los miembros del equipo, independientemente de su ubicación. Las actualizaciones en tiempo real, los espacios de trabajo compartidos y las notificaciones automatizadas ayudan a mantener a todo el mundo informado, mejoran el trabajo en equipo y fomentan las reuniones colaborativas.
Escalabilidad
Con la automatización del flujo de trabajo, las empresas pueden gestionar una carga de trabajo cada vez mayor sin aumentar proporcionalmente su plantilla. Esto apoya el crecimiento empresarial sin comprometer la calidad ni la eficiencia.
Ejemplos de automatización del flujo de trabajo
Puedes aplicar la automatización del flujo de trabajo en varios equipos y roles para agilizar la planificación de los proyectos e impulsar la productividad. A continuación, verás algunos ejemplos específicos de la automatización del flujo de trabajo, que pueden ayudarte a entender cómo la aprovechan los diferentes equipos:
Gestores de productos
Los gerentes de producto pueden utilizar la automatización del flujo de trabajo para mejorar la toma de decisiones y agilizar los procesos de desarrollo de productos. Por ejemplo, pueden implementar un sistema automatizado de colección y análisis de comentarios sobre los productos que recopile las opiniones de los usuarios de varios canales. Este sistema puede clasificar automáticamente los comentarios según su ámbito, como el tipo de opinión y función tratadas, lo que proporciona información para futuras mejoras de los productos.
Otra excelente forma de utilizar la automatización del flujo de trabajo, desde el punto de vista de cualquier gerente de productos, consiste en priorizar las solicitudes de funciones. Los gerentes de producto pueden configurar un sistema de puntuación automatizado que evalúe las solicitudes de funciones según unos criterios predefinidos, como su posible impacto, el esfuerzo de desarrollo y su adaptación a la estrategia de productos. Esta automatización del flujo de trabajo asegura que se priorice el desarrollo de las funciones más valiosas.
Además, la planificación de sprints y la asignación de tareas también se pueden automatizar. Los backlogs de sprint se pueden generar en función de las puntuaciones de prioridad y la capacidad del equipo, y las tareas se pueden asignar a los miembros del equipo según su disponibilidad.
Líderes de ingeniería
La automatización del flujo de trabajo permite a los líderes de ingeniería mejorar la calidad del código y agilizar los procesos de desarrollo. Por ejemplo, pueden implementar un proceso automatizado de revisión de código que asigne la tarea de revisar a miembros del equipo según su experiencia y carga de trabajo, y que integre recordatorios para notificar qué revisiones siguen pendientes. De este modo, se garantiza que los miembros del equipo más adecuados revisen rápidamente el código.
La automatización también puede ayudar en el área de canalizaciones de implementación e integración continuas. Los líderes de ingeniería pueden reducir los errores manuales y acelerar el ciclo de desarrollo configurando un sistema que notifique automáticamente a la persona adecuada para que ejecute las pruebas y las implemente en los entornos de ensayo.
El seguimiento y la resolución de errores también se pueden automatizar con un sistema de clasificación para los informes de errores entrantes, que también los asigne a los miembros del equipo más apropiados y derive las incidencias críticas.
Gestores de proyectos
Los gestores de proyectos pueden automatizar el flujo de trabajo para mejorar la visibilidad del proyecto y la gestión de los recursos. Por ejemplo, pueden implementar informes de estado de los proyectos automatizados, que recopilen las actualizaciones de progreso de los miembros del equipo en un informe estandarizado y las distribuyan a las partes interesadas con regularidad.
La asignación de recursos y la planificación de la capacidad también se pueden automatizar para agilizar el rendimiento del equipo. Puedes configurar un sistema que supervise las cargas de trabajo de los miembros del equipo y proponga automáticamente reasignaciones de tareas para equilibrar las cargas de trabajo y gestionar los cronogramas de los proyectos.
Los gestores de proyectos también pueden automatizar los flujos de trabajo de evaluación y mitigación de riesgos a fin de facilitar la identificación de los más probables y, si surge un riesgo de prioridad alta, ayudar a los miembros del equipo a desencadenar las acciones de mitigación, lo que permite gestionar los desafíos del proyecto de forma proactiva.
Automatización de campañas de marketing
Los equipos de marketing pueden aumentar considerablemente su eficiencia y eficacia mediante la automatización del flujo de trabajo. Por ejemplo, cada vez que se cree una tarea para los proyectos de marketing por correo electrónico, Jira puede generar y vincular automáticamente tickets de diseño y redacción creativa que incluyan especificaciones y directrices. Esta automatización agiliza la ejecución de las campañas de marketing y mantiene a todos los miembros del equipo informados.
La gestión del contenido es otra área en la que la automatización del flujo de trabajo puede resultar de utilidad. Los equipos de contenido pueden implementar flujos de trabajo que planifiquen automáticamente a los trabajadores en función de su disponibilidad y cargas de trabajo. A continuación, el contenido avanza por una canalización en la que cada trabajador se encarga de una fase determinada del proceso de creación del contenido.
Prácticas recomendadas para implementar la automatización del flujo de trabajo
Para aprovechar al máximo el software de automatización del flujo de trabajo, contempla las siguientes prácticas recomendadas:
- Empezar poco a poco y escalar progresivamente: comienza con un proceso sencillo, como configurar los objetivos. A medida que aprendas y veas los resultados, prueba a implementar flujos de trabajo más complejos.
- Integrar a las partes interesadas más importantes en el proceso: incluye a los miembros del equipo que utilizarán los flujos de trabajo automatizados. Sus aportaciones ayudarán a crear sistemas eficaces y mejorar su adopción.
- Supervisar y optimizar continuamente los flujos de trabajo automatizados: comprueba el rendimiento con regularidad y realiza los ajustes que sean necesarios. Supervisa las métricas, como el tiempo ahorrado y la satisfacción de los usuarios, para perfeccionar la automatización.
- Mantener un equilibrio entre la automatización y la supervisión humana: diseña los flujos de trabajo para que permitan revisiones humana cada cierto tiempo, sobre todo para las decisiones más importantes. De esta forma, se asegura que la automatización sirva para mejorar el juicio humano, en lugar de reemplazarlo.
Características que debería tener un software de automatización del flujo de trabajo
Seleccionar el software de automatización del flujo de trabajo adecuado es crucial para lograr los beneficios que más te interesen. Estas son algunas de las funciones esenciales que se deberían tener en cuenta en las soluciones de automatización del flujo de trabajo:
Facilidad de uso
Una interfaz fácil de usar y un diseño intuitivo garantizan que los empleados puedan navegar fácilmente por la herramienta, además de promover una rápida adopción y un retorno más rápido de la inversión.
Las capacidades de automatización del flujo de trabajo de Jira se han diseñado para que resulten sencillas. Permiten a los equipos generar flujos de trabajo personalizados que plasman los procesos reales sin complejidad. Prueba los flujos de trabajo de Jira para conocer de primera mano nuestra propuesta de uso sencillo.
Funciones de integración
Una integración perfecta con los sistemas y aplicaciones existentes es vital para garantizar un flujo de datos fluido entre las diferentes herramientas y plataformas. También limita los silos de datos y maximiza los flujos de trabajo automatizados.
El potente motor de automatización de Jira se integra a la perfección con varias herramientas, como Slack, Teams, Figma, GitHub y muchas más, lo que permite a tu equipo reducir las tareas manuales y escalar las operaciones.
Personalización y flexibilidad
La capacidad de personalizar los flujos de trabajo según las necesidades empresariales específicas es fundamental. Una herramienta flexible de automatización del flujo de trabajo se adapta a tus requisitos operativos únicos y garantiza que estén en sintonía con los objetivos estratégicos.
Los flujos de trabajo de Jira permiten a los equipos generar flujos de trabajo personalizados, que reducen los problemas y favorecen una entrega más rápida.
Escalabilidad
Las soluciones de automatización del flujo de trabajo deberían gestionar volúmenes de trabajo cada vez mayores a medida que la empresa crece. Esto incluye la compatibilidad con varios flujos de trabajo, usuarios y datos sin comprometer el rendimiento ni la fiabilidad.
La sólida plataforma de Jira se ha diseñado para crecer con tu equipo a medida que escales y satisfacer tus necesidades de automatización del flujo de trabajo.
Informes y análisis
Los informes y los análisis detallados son indispensables para evaluar la eficiencia del flujo de trabajo. Estas funciones destacan las áreas de mejora y permiten que se realice una toma de decisiones basada en los datos mediante el acceso a información en tiempo real.
Jira proporciona herramientas de elaboración de informes exhaustivos para ayudar a los equipos a supervisar el progreso e identificar las áreas que admiten mejoras.
Seguridad
Las herramientas de automatización deben tener medidas de seguridad sólidas, como el cifrado, los controles de acceso y los registros de auditoría, para protegerse contra accesos no autorizados y filtraciones de datos.
Las sólidas medidas de seguridad de Jira garantizan que tus datos estén protegidos en el entorno de Atlassian Cloud. Crea y ajusta los permisos mediante roles personalizables para obtener un control exhaustivo de quién puede acceder a qué. Jira también ofrece medidas de seguridad reforzadas, como la lista de permisos de IP, que aseguran que solo las personas de redes de confianza puedan acceder a tu instancia.
Accesibilidad móvil
La accesibilidad móvil es cada vez más importante. Permite al personal ser productivo y progresar sin problemas en los flujos de trabajo independientemente de su ubicación geográfica.
La interfaz móvil de Jira se ha diseñado para ver e interactuar fácilmente en los dispositivos móviles con las incidencias. Al acceder a Jira desde un smartphone, te aparecerá una versión optimizada de la página.
Con la interfaz móvil, puedes visualizar las incidencias, los comentarios, los archivos adjuntos, los enlaces a las incidencias y los filtros favoritos, además de realizar operaciones básicas como añadir comentarios, seguir o votar incidencias, y asignar tareas a los miembros del equipo.
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Maximiza la eficiencia con la automatización del flujo de trabajo en Jira
Las herramientas de automatización del flujo de trabajo de Jira pueden transformar la manera en que trabaja tu equipo. ¿Gestionas productos, diriges un equipo de ingeniería o haces campañas de marketing? Sea lo que sea, con Jira podrás optimizar tus procesos y aumentar la productividad. Es fácil de usar, se integra con las herramientas que ya utilizas y crece con tu equipo. Además, protege tus datos y te permite trabajar desde cualquier parte.
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