Come eseguire un'analisi retrospettiva imparziale

Le analisi retrospettive si concentrano sulla crescita, senza attribuire colpe

La maggior parte delle aziende subisce imprevisti gravi almeno diverse volte all'anno.

Possiamo lavorare per prevenirli, ridurne l'impatto e abbreviarne le tempistiche. Ma probabilmente non scompariranno del tutto a breve.

La buona notizia è che gli imprevisti sono un'opportunità di apprendimento che consente di scoprire le vulnerabilità nei nostri sistemi, prevenire le recidive future, affinare i nostri processi per ridurre l'impatto degli imprevisti e sviluppare software migliore in futuro.

Il modo migliore per imparare dagli imprevisti è istituire le analisi retrospettive. E quelle di Atlassian sono imparziali.

Cos'è un'analisi retrospettiva imparziale?

Un'analisi retrospettiva riunisce i team per esaminare più a fondo un imprevisto e capire cosa è successo, perché è successo, come il team ha risposto e cosa si può fare per evitare che si ripeta e migliorare le risposte future.

Le analisi retrospettive imparziali fanno tutto questo senza attribuire colpe.

In un'analisi retrospettiva imparziale, si presume che ogni team e dipendente abbia agito con le migliori intenzioni in base alle informazioni in suo possesso in quel momento. Invece di identificare e punire chiunque abbia fatto un errore, le analisi retrospettive imparziali si concentrano sul miglioramento delle prestazioni in futuro.

È possibile eseguire analisi retrospettive imparziali?

Una delle principali critiche alle analisi retrospettive imparziali è che semplicemente non sono possibili. Dopo tutto, la colpa e il giudizio sono naturali. La responsabilità è una parte essenziale della gestione di un team di successo. E i detrattori immaginano che le analisi retrospettive imparziali siano come una cena di famiglia imbarazzante: tutti cercano senza successo di sorridere e non dire quello che stanno realmente pensando.

Queste critiche presumono che lo scopo delle analisi retrospettive imparziali sia quello di far sentire meglio i responsabili di un imprevisto, un obiettivo che probabilmente soffocherebbe la conversazione e l'assunzione di responsabilità reali.

Ma il vero scopo è quello di rimuovere la paura di sembrare stupidi, di essere rimproverati o persino di perdere il lavoro con l'obiettivo finale di incoraggiare una comunicazione onesta, obiettiva e incentrata sui fatti che porti a migliori risultati futuri.

Ad esempio, supponiamo che si sia verificato un imprevisto perché il Dipendente A ha presupposto, erroneamente, che il Dipendente B avesse implementato una correzione. Invece di eseguire l'analisi retrospettiva cercando di capire se la colpa sia del Dipendente A o del Dipendente B, un'analisi retrospettiva imparziale permetterebbe a ogni dipendente di esaminare i propri processi lavorativi e cognitivi per cercare di arrivare al nocciolo della questione.

Seguendo il processo, possiamo capire dove possiamo migliorare. Forse i nostri processi di formazione non funzionano. Forse la documentazione era confusa. Forse c'è un modo per creare assegni e saldi all'interno dei nostri sistemi tecnici in modo che i dipendenti non debbano ricordare con chi fare il check-in.

Il punto non è che le analisi retrospettive imparziali non identificano mai chi ha commesso un errore. È che evitando di attribuire colpe la comunicazione diventa più aperta e si riconosce che gli imprevisti IT sono complessi e che potrebbero esserci diversi modi per migliorare in futuro, senza biasimare o licenziare il Dipendente A.

Il valore delle analisi retrospettive imparziali efficaci

Per molti, le analisi retrospettive imparziali potrebbero richiedere un cambiamento culturale. Ma secondo la nostra esperienza, i vantaggi superano il lavoro necessario per arrivarci. Le analisi retrospettive imparziali:

· Creano una cultura sana tra i team

Se non stiamo cercando un altro team da incolpare, lavoreremo meglio insieme, comunicheremo in modo chiaro e senza paura e proveremo empatia per i team che ci circondano.

· Diminuiscono le possibilità di ignorare gli imprevisti per paura di incolpare qualcuno

Se un imprevisto non si traduce in una gogna pubblica o in un licenziamento, è più probabile che i dipendenti lo segnalino, lo portino all'attenzione del team e condividano idee per soluzioni future. Se c'è la possibilità di perdere il lavoro, la tendenza è quella di chiuderci e tenere gli errori per noi stessi.

· Creano una cultura dell'apprendimento aperta e in costante miglioramento

Le analisi retrospettive imparziali incoraggiano i team a discutere passo dopo passo di ciò che è andato storto e a raccogliere idee per migliorare. Riconoscono anche che gli imprevisti sono complicati e che siamo tutti umani: permettiamo ai dipendenti di abbracciare l'apprendimento e il cambiamento invece di difendere le loro scelte per paura delle conseguenze.

· Aumentano il supporto e la comunicazione

Se i dipendenti A e B non devono incolparsi a vicenda per un'interruzione, è probabile che il loro rapporto sarà più forte. Rimuovere la paura allevia la pressione e offre alle persone la possibilità di sostenersi a vicenda.

· Permettono ai team di fare il loro meglio

Vedere un collega essere incolpato, svergognato o persino licenziato per un passo falso rende gli altri dipendenti meno sicuri e più timorosi nel fare il proprio lavoro. Può rallentare le operazioni e ostacolare i progressi futuri.

Le migliori pratiche per una cultura che non si focalizza sulla ricerca delle colpe

L'implementazione di analisi retrospettive imparziali di successo inizia gettando le basi per una cultura che non attribuisce colpe. Ecco da dove cominciare:

Comunica in anticipo un approccio aperto e favorevole agli errori

Assicurati che i team sappiano prima ancora che inizi la riunione che questa non è una caccia alle streghe, ma un'opportunità per l'azienda di imparare e migliorare. Le persone possono essere oneste su supposizioni, aspettative errate e passi falsi senza timore di rappresaglie.

Incoraggia l'onestà e l'accettazione del fallimento

E i detrattori che dicono che le analisi retrospettive imparziali non stimolano l'assunzione di responsabilità? Ecco dove si sbagliano. Le tue analisi retrospettive dovrebbero incoraggiare l'onestà e la responsabilità. Rimuovere la paura delle conseguenze aiuta le persone a essere oneste riguardo ai propri passi falsi e incomprensioni. E questo è l'unico modo per eliminarli.

Condividi informazioni e sviluppa una cronologia

Prima di iniziare a indagare su un imprevisto, assicurati che tutti sappiano ciò che è realmente accaduto. Un malinteso sul problema principale può far sì che un'analisi retrospettiva vada rapidamente fuori dai binari. Ecco perché è importante definire una timeline dell'imprevisto.

Non attribuire mai colpe

Se un'analisi retrospettiva è imparziale e altre no, la rimozione della paura e l'introduzione di una maggiore apertura non funzioneranno.

Ottieni il consenso di C-suite

Le analisi retrospettive imparziali rappresenteranno un cambiamento culturale per la maggior parte delle organizzazioni. Assicurati di parlare con i leader aziendali per aiutarli a comprendere i vantaggi delle analisi retrospettive imparziali e di una cultura aziendale che non attribuisce colpe prima di iniziare. I cambiamenti culturali sono possibili solo con il consenso della dirigenza.

Collabora

Anche i team che non sono stati direttamente coinvolti nell'imprevisto possono imparare o contribuire con qualcosa in un'analisi retrospettiva.

Invitare team diversi a partecipare a un'analisi retrospettiva incoraggia la collaborazione tra team e porta più prospettive sul tavolo, migliorando in ultima analisi la gestione degli imprevisti. Invitare qualcuno del team sicurezza e privacy, legale o rischio e conformità può aiutare a identificare fattori rilevanti in precedenza sconosciuti, altre potenziali insidie nei processi esistenti e modi in cui altri team possono migliorare il proprio supporto ai sistemi e ai processi tecnici.

Prendi decisioni, ma ottieni l'approvazione

Una buona analisi retrospettiva imparziale dovrebbe sfociare in alcuni suggerimenti che aiutano a prevenire imprevisti futuri. Assicurati di identificare chi è responsabile dell'approvazione delle azioni consigliate e della revisione dei commenti stessi.

In Atlassian, quella persona è un responsabile tecnico a livello di divisione e si occupa della revisione delle conclusioni e di assegnare priorità alle azioni e alle attenuazioni concordate dopo l'analisi retrospettiva.

Una story di successo sulle analisi retrospettive imparziali

Quindi, le analisi retrospettive imparziali migliorano davvero i risultati? In Atlassian, tutti i segnali indicano di sì.

Un paio di anni fa un ingegnere ha commesso un grosso errore con la sintassi di un file di configurazione per un'apparecchiatura critica e ha interrotto le operazioni dell'intera azienda per 45 minuti. Se lo quantifichiamo in denaro, stiamo parlando di centinaia di migliaia di dollari.

Ma invece di mettere alla gogna l'ingegnere, abbiamo eseguito un'analisi retrospettiva imparziale. Poiché il nostro obiettivo non era punire qualcuno per un errore, ma scoprire se c'era un modo per evitare che lo stesso errore si ripetesse in futuro. Gli umani commettono errori. È inevitabile. La domanda è: come possiamo ridurre la possibilità che si verifichi un errore umano? E per rispondere a questa domanda, dovevamo sapere cosa è successo e perché.

Alla fine, la soluzione semplice e permanente consisteva nell'inserire un controllo automatico 'will it start' nel file di configurazione prima del caricamento e nel rimuovere tutte le interazioni umane con la configurazione del sistema. Una rapida correzione tecnica ha consentito di evitare il problema che ha causato l'interruzione. L'ingegnere coinvolto lavora ancora in Atlassian e aggiunge molto valore al nostro team.

In Atlassian, siamo fan dei processi semplici e ripetibili e le nostre analisi retrospettive imparziali non fanno eccezione. Abbiamo escogitato un processo che funziona bene per noi e puoi trovare un'analisi qui o leggerlo in modo approfondito nel nostro Manuale degli imprevisti.