Gestione IT: funzioni e best practice

Cos'è la gestione IT?

Il sistema informatico di un'azienda comprende integrazioni di rete, hardware e software. Questo supporta le operazioni aziendali in diversi ruoli e funzioni.

La gestione IT supervisiona il sistema e la gestione dei servizi IT (ITSM) comprende il modo in cui un'azienda fornisce i servizi IT. L'IT include l'audit, la gestione e la manutenzione dei componenti IT. Implica anche l'ideazione di soluzioni per aiutare i sistemi informatici a funzionare in modo efficace ed efficiente.

L'IT è spesso la chiave di volta della progettazione dell'infrastruttura interna e delle comunicazioni in un'azienda. Di conseguenza, i team IT hanno riscontrato un afflusso di responsabilità. I loro task includono garantire che la tecnologia funzioni in modo fluido e sicuro mentre cercano opportunità per migliorare e innovare.

Perché la gestione IT è importante?

Man mano che la tecnologia diventa onnipresente, i team IT si stanno trasformando per soddisfare le mutevoli richieste delle aziende, dei loro dipendenti e del mercato. I professionisti IT oggi devono essere altamente qualificati e strategicamente concentrati per guidare le decisioni aziendali piuttosto che reagire semplicemente alle richieste. Hanno un posto al tavolo dirigenziale e lavorano per migliorare i processi aziendali e la comunicazione interfunzionale, essenziali per il successo aziendale.

In precedenza il ruolo dell'IT poteva essere classificato come help desk aziendale, principalmente responsabile della reimpostazione delle password e della fornitura dell'accesso alla rete e alle cartelle. I team IT di oggi, invece, si stanno evolvendo di pari passo con le tecnologie che implementano. I professionisti IT devono ora affrontare sfide sempre più complesse da un settore incredibilmente veloce e dinamico, pieno di crimini informatici e intelligenza artificiale (IA). Il loro nuovo ruolo si concentra sull'unificazione di un'azienda attraverso una strategia IT ben pianificata e sofisticata contenente un'infrastruttura software e hardware progettata strategicamente. Il ruolo del team IT odierno si è trasformato, passando da un ruolo di assistenza al business a un ruolo di differenziazione del business.

Compiti di un responsabile IT

Con la trasformazione dell'IT, le funzioni e le capacità chiave dei responsabili IT sono cambiate.

Queste responsabilità includono:

• Pianificazione strategica IT: i responsabili IT selezionano il software, l'hardware e i sistemi di gestione IT più efficaci che soddisfano le esigenze dell'azienda. Ciò include garantire che i sistemi di collaborazione interni di un'azienda rimangano online e scalabili. Alcuni team utilizzano un processo noto come Information Technology Infrastructure Library (o strategia di servizio ITIL), che è un approccio all'ITSM focalizzato sulla fornitura di servizi di qualità superiore a costi inferiori. Include anche la pianificazione della continuità aziendale per evitare attriti e complicazioni.
• Gestione della rete: ciò richiede la creazione e la manutenzione di una rete in grado di scalare e archiviare dati e file protetti. Potrebbe anche essere necessario il monitoraggio dell'utilizzo, la determinazione delle tendenze del traffico e la creazione di flessibilità.
• Valutazione e mitigazione del rischio: l' IT è responsabile della valutazione dei potenziali rischi, dell'implementazione di misure di sicurezza e dell'adozione di altre precauzioni per evitare l'esposizione e ridurre i rischi, in particolare per quanto riguarda i costosi attacchi informatici.
• Gestione del budget: i compiti finanziari dei responsabili IT possono includere l'assegnazione delle spese ai budget operativi o di capitale, la riallocazione dei fondi per l'innovazione o i miglioramenti e la definizione del budget delle risorse per violazioni dei dati o altre circostanze impreviste.

Ruolo della gestione IT

Soluzioni efficaci di gestione IT mantengono un flusso costante di comunicazioni, dati e transazioni all'interno di un'azienda. Dalle sfide relative alle relazioni con i clienti alla manutenzione dei database e delle piattaforme di vendita, i responsabili IT contribuiscono al successo di un'azienda nei seguenti modi:

Produttività migliorata: la produttività e l'output migliorati derivano direttamente da piattaforme, processi e persone. Ridurre gli attriti in un'azienda con un software di service management come Jira Service Management si traduce in interazioni più rapide ed efficienti. Inoltre crea una forza lavoro più produttiva.

Innovazione e adattabilità: l'IT valuta le tecnologie emergenti e implementa soluzioni innovative che si adattano agli obiettivi aziendali e all'infrastruttura dell'azienda.

Garantire la conformità dei dati: con le crescenti preoccupazioni per la privacy e la sicurezza dei dati, la raccolta, l'archiviazione e l'attivazione dei dati in modo solido e sicuro sono fondamentali per il successo di un'azienda. L'IT è spesso responsabile dell'archiviazione e della trasmissione dei dati, il che include l'impostazione di nuove tecnologie e la garanzia della conformità.

Processo decisionale: l'IT può determinare ciò che i sistemi interni possono e non possono supportare. Possono anche fornire analisi dei dati convalidate o specifiche tecniche per scalare i progetti.

Best practice per la gestione dell'IT

Per i responsabili IT, le best practice includono:

• Cercare formazione e acquisire nuove competenze: tieniti aggiornato sui cambiamenti del settore leggendo, partecipando a webinar, seguendo corsi o training incentrati sulle nuove tecnologie oppure ottenendo certificazioni.
• Essere curiosi: cerca nuovi modi per risolvere vecchi problemi. Esplora le innovazioni legate alla tecnologia per contribuire a portare nuove idee, processi e metodi all'azienda. Esamina i casi di studio e crea un caso d'uso da presentare alla leadership per supportare le raccomandazioni.
• Fare domande: non puoi aspettarti che i professionisti IT sappiano tutto sulle operazioni di un'azienda, ma dovrebbero essere in grado di valutare con precisione una sfida e formulare una soluzione. Fare domande favorisce la collaborazione e garantisce una comprensione completa di una pratica o di un processo per trovare o creare una soluzione efficace.

Sfide nella gestione IT

I responsabili IT devono imparare a lavorare con strumenti nuovi ed emergenti, come l'intelligenza artificiale. Devono inoltre fornire le restrizioni necessarie e la formazione dei dipendenti per preservare la sicurezza della rete.

L'utilizzo di strumenti per la gestione interfunzionale può sfidare i responsabili IT a trovare una soluzione utilizzando hardware e software esistenti o creando una propria soluzione. Strumenti come Jira Service Management semplificano la gestione dei servizi IT e riuniscono tutto su un'unica piattaforma per ottimizzare i flussi di lavoro e aumentare la produttività.

Altre sfide che i responsabili IT devono affrontare includono gli attacchi informatici, la tecnologia in rapida evoluzione e l'esplorazione dei dipendenti con nuovi strumenti come ChatGPT e altri strumenti basati sull'intelligenza artificiale. Gli attacchi informatici possono essere molto costosi per un'azienda, sia in termini finanziari che in termini di reputazione. I responsabili IT possono mitigare questi rischi garantendo la sicurezza della rete e utilizzando misure aggiuntive, come l'autenticazione a due fattori e altre soluzioni di identità personale.

Le aziende possono supportare i responsabili IT con opportunità di certificazione e corsi di formazione continua per il miglioramento delle competenze. Inoltre, possono definire una Guida operativa per i gruppi per promuovere interazioni positive tra i team e fornire uno spazio sicuro per allineare obiettivi e strategie.

Migliora la gestione IT con Jira Service Management

Con l'IT che diventa sempre più una risorsa necessaria in tutte le aziende, molti strumenti possono supportare una gestione IT efficace. La chiave è trovare le soluzioni ITSM giuste che soddisfino le tue esigenze aziendali specifiche.

Il software ITSM, come Jira Service Management, offre la flessibilità necessaria per impostare e configurare i progetti in un modo che corrisponda ai flussi di lavoro e li supporti. La piattaforma Jira consente anche la collaborazione tra i team per semplificare i flussi di lavoro. Tiene traccia dei progressi e collega i dati di altri strumenti per aumentare i tempi di risposta a imprevisti, richieste e modifiche. Inoltre, i moduli senza codice, l'automazione e l'intelligenza artificiale eliminano i task e i processi manuali per aiutare le aziende a procedere e scalare in modo più efficiente. I dati e le informazioni contestuali forniti all'interno della piattaforma possono portare a un processo decisionale più rapido ed efficace riducendo al contempo i rischi.

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Qual è un esempio di gestione IT di successo?

I progetti gestiti dal team sono un ottimo esempio di funzionalità che consente a un'azienda di gestire le proprie pratiche IT nel modo più adatto alle proprie esigenze. Ad esempio, quando un team implementa Jira Service Management, l'intero team può vedere il processo, il flusso di lavoro e lo stato del progetto, creando visibilità e responsabilità. Implementando le capacità di automazione e intelligenza artificiale della piattaforma, alcuni processi possono aggirare gli interventi manuali e ridurre i tempi di completamento. In generale, questo tipo di implementazione aiuta l'IT a offrire esperienze eccezionali in tutta l'azienda.

Le piattaforme di gestione dei progetti ITSM aiutano anche a definire il valore strategico del progetto e a delineare chiaramente l'ambito. Durante tutto il progetto, gli strumenti di gestione dei servizi IT assicurano che i progetti abbiano obiettivi chiari e allineati, seguano una tempistica predeterminata e allochino e gestiscano le risorse di conseguenza.

Quali sono alcune metodologie popolari utilizzate nella gestione IT?

Non tutte le metodologie IT sono adatte a ogni azienda. Ecco alcune delle scelte più popolari:

• Agile: questo approccio suddivide un progetto in fasi ed enfatizza la collaborazione e il miglioramento continui. I team seguono un ciclo di pianificazione, esecuzione e valutazione.
• COBIT: questo framework colma il divario tra rischi aziendali, esigenze di gestione e problemi tecnici.
• ITIL: Information Technology Infrastructure Library (ITIL) è un framework che offre flessibilità e stabilità ai team IT standardizzando la pianificazione, la selezione, la fornitura, la manutenzione e il ciclo di vita end-to-end dei servizi IT aziendali.

Quali competenze deve avere un responsabile IT?

I responsabili IT devono conoscere il settore ed essere curiosi, disposti a imparare e aperti all'esplorazione di nuove tecnologie e soluzioni. La natura dinamica del settore richiede flessibilità e una mente aperta di fronte all'innovazione e alle nuove sfide. I responsabili IT desiderosi di imparare, migliorare e lavorare in modo collaborativo per migliorare un'azienda dall'interno sono quelli che avranno il maggior successo.