ITSM per team high velocity
Come creare un flusso di lavoro di onboarding efficace
Integrare i nuovi dipendenti nella cultura aziendale e aiutarli a diventare membri produttivi del team il più rapidamente possibile consente di risparmiare denaro e migliora la loro fidelizzazione. Un processo di onboarding efficace contribuisce notevolmente a garantire che i nuovi dipendenti si sentano i benvenuti e comprendano le aspettative.
Un flusso di lavoro di onboarding efficace mappa le nuove fasi del processo di assunzione, tra cui la firma del contratto, l'ordinazione delle attrezzature, la revisione delle politiche, la formazione e la comprensione del periodo di prova. Può includere anche il processo di offboarding quando un dipendente lascia un'azienda.
Questo articolo ti guida attraverso le fasi e i vantaggi di un processo di onboarding standard, illustra come creare un flusso di lavoro di onboarding e perché Jira Service Management è la principale piattaforma software di onboarding.
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Cos'è un flusso di lavoro di onboarding?
Un flusso di lavoro di onboarding dei dipendenti struttura l'integrazione dei nuovi dipendenti nella tua azienda e definisce i passaggi necessari affinché l'individuo diventi un membro produttivo del team. Il flusso di lavoro descrive le fasi e i passaggi che tutti i nuovi dipendenti devono seguire, come la revisione delle politiche aziendali, i controlli dei precedenti personali e l'impostazione dei dettagli delle buste paga. Include anche fasi basate sui ruoli, come riunioni di team e formazione specializzata.
Il tuo processo di onboarding definisce i passaggi necessari per i nuovi assunti. Il flusso di lavoro di onboarding organizza queste fasi in task concreti e sequenziati in modo logico, rendendo il processo chiaro e realizzabile.
Vantaggi di un processo di onboarding
Tutti iniziano un nuovo lavoro prima o poi e quei giorni e settimane iniziali possono essere difficili. Potresti non sapere dove trovare le informazioni necessarie, chi contattare per fare domande e come contribuire. Un processo di onboarding dettagliato può rendere quei primi giorni proficui e accoglienti, offrendo i seguenti vantaggi:
Migliore fidelizzazione dei dipendenti: la pianificazione del successo dei dipendenti riduce l'ansia dei nuovi assunti. Quando questi ultimi possono vedere i passaggi che seguiranno, possono monitorare i loro avanzamenti e capire quando e come contribuiranno, si sentono supportati anche molto tempo dopo l'integrazione nel team.
- Produttività più rapida: quando i nuovi dipendenti possono visualizzare il processo dal primo giorno fino ad avvenuta integrazione, possono aggiungere da prima il loro valore. La maggior parte dei nuovi dipendenti desidera entrare rapidamente a far parte di un team pienamente funzionante. Un processo di onboarding e un diagramma di flusso efficaci li aiuteranno a stabilire il ritmo.
- Migliore integrazione culturale: il processo di onboarding aiuta i nuovi dipendenti ad adattarsi agli aspetti culturali dell'azienda, come i codici di abbigliamento, gli stili di comunicazione e le aspettative generali. Anche se speri che ogni nuovo dipendente porti solo aspetti positivi, il processo di onboarding aiuta a identificare coloro che potrebbero avere difficoltà. I segnali negativi includono un linguaggio inappropriato, il mancato completamento dei task di onboarding o altri ticket.
Fasi del flusso di lavoro di onboarding
Le fasi del tuo flusso di lavoro di onboarding possono variare in base alle tue esigenze aziendali, ma in genere sono cinque, ognuna con un chiaro punto di inizio e di fine. Queste fasi sono spesso in linea con traguardi e obiettivi legati alla gestione delle prestazioni, alla gestione dell'esperienza dei dipendenti e alle strategie di coinvolgimento dei dipendenti.
Prima dell'onboarding
Prima della data di inizio del nuovo dipendente, i task necessari includono l'invio di un pacchetto di benvenuto, la configurazione dell'hardware, la garanzia dell'accesso alla rete e la firma della documentazione necessaria. Questa fase comprende tutto ciò di cui il dipendente ha bisogno per iniziare a lavorare il primo giorno.
Primo giorno
Il primo giorno è l'impressione iniziale che il dipendente ha della tua azienda. Prepara un piano per ciò che accadrà e assicurati di includere la presentazione del team, un tour dell'ufficio e una panoramica della missione e dei valori dell'azienda. Includi ciò che i dipendenti possono aspettarsi durante la prima settimana, come la formazione programmata, i punti di controllo e le riunioni del team.
Formazione e sviluppo
I tuoi flussi di lavoro di onboarding dovrebbero tenere conto delle opportunità di apprendimento sia formali che informali. Fornisci una panoramica chiara della formazione e dello sviluppo a cui parteciperanno i nuovi dipendenti.
Ad esempio, tutti i nuovi dipendenti possono iniziare con una formazione generale sui prodotti per capire cosa produce l'azienda, per chi e perché. I nuovi assunti in contabilità possono quindi passare alla formazione basata sui ruoli nei processi contabili. Al contrario, i dipendenti nello sviluppo dei prodotti possono partecipare ai test di accettazione degli utenti per approfondire le proprie conoscenze.
Integrazione continua
L'integrazione continua definisce i passaggi necessari per supportare i dipendenti oltre il periodo iniziale di onboarding, inclusi i punti di controllo, i tutoraggi e lo sviluppo professionale aggiuntivo.
Ad esempio, se assumi un designer di prodotto, potrebbe esserci un sistema di stile e design specifico dell'azienda da padroneggiare. Ciò può includere la collaborazione con un designer affermato per soddisfare gli standard aziendali non appena il dipendente inizia a produrre il lavoro. Includi programmi di riconoscimento dei dipendenti e altri incentivi in questa fase per contribuire a plasmare l'esperienza dei nuovi dipendenti con la tua azienda.
Follow-up
Segui i nuovi dipendenti per assicurarti che comprendano il loro ruolo, la cultura aziendale e il modo in cui l'azienda misura le prestazioni. Questa fase può includere riunioni individuali, sondaggi e revisioni delle prestazioni. Anche raccogliere feedback è un'opportunità per migliorare il processo di onboarding e il flusso di lavoro. Integra questi risultati con piattaforme di esperienza dei dipendenti per una gestione continua.
Passaggi per creare un flusso di lavoro di onboarding
Il flusso di lavoro di onboarding delinea i passaggi per valutare l'avanzamento dei nuovi dipendenti e fornisce una roadmap per un'integrazione di successo. Utilizza la seguente procedura per creare un flusso di lavoro di onboarding.
Definisci gli obiettivi
Indica chiaramente cosa vuoi ottenere con il tuo processo di onboarding. Gli esempi includono insegnare ai nuovi dipendenti la conformità e le misure normative o partecipare a una cultura collaborativa. Assicurati che i tuoi obiettivi siano misurabili e si riferiscano direttamente alle prestazioni dei dipendenti.
Progetta il processo di onboarding
Crea un piano strutturato che delinei le fasi di onboarding in una sequenza temporale. Nelle fasi, definisci i passaggi o gli obiettivi da completare, assegna la responsabilità agli stakeholder e raccogli i materiali necessari. Ad esempio, se la fase di formazione include la conformità normativa, assegna una persona esperta a supervisionare il task e assicurati che la documentazione sia pronta.
Implementa il flusso di lavoro
Coordinati con i team competenti per garantire che il processo di onboarding si svolga senza intoppi. Una piattaforma di gestione dei servizi IT (ITSM) come Jira Service Management può aiutare a gestire l'hardware, il software e l'accesso alla rete necessari, favorendo un monitoraggio efficiente dei processi. Le best practice per l'automazione delle risorse umane forniscono anche un'implementazione coerente e ripetibile del tuo flusso di lavoro.
Monitora e raccogli i feedback
Utilizzando sondaggi, interviste e metriche sul rendimento, raccogli input dai nuovi assunti e dai loro manager per valutare il processo di onboarding. Cose che possono sembrare ovvie ai dipendenti esperti potrebbero non esserlo per qualcuno che ha appena iniziato. Assicurati che i nuovi assunti si sentono attrezzati per completare i task e siano a loro agio nel porre domande.
Valuta e perfeziona
Rivedi gli obiettivi che hai definito per il processo di onboarding per analizzare i dati di feedback e prestazioni. Identifica le aree di miglioramento e apporta le modifiche necessarie per migliorare l'efficacia del processo di onboarding. Delinea e risolvi i problemi, tenendo presente che i dipendenti infruttuosi, anche quelli licenziati, possono dare un contributo prezioso per migliorare il processo di onboarding.
Le best practice per un flusso di lavoro di onboarding di successo
Seguire queste best practice può portare al successo il tuo flusso di lavoro di onboarding:
- Personalizza il processo. Identifica le esigenze di ogni nuovo assunto in base al ruolo svolto nell'azienda. Crea un flusso di lavoro di onboarding che fornisca un percorso verso il successo. Mantieni il flusso di lavoro concentrato e realizzabile.
- Comunica chiaramente le aspettative. Il flusso di lavoro di onboarding è una mappa dei task che ti aspetti che il nuovo dipendente completi con successo. Assicurati che includa i risultati attesi, misure chiare del successo e la persona responsabile della supervisione del suo completamento.
- Continua a migliorare. Raccogli il feedback dei nuovi assunti e dirigenti durante e dopo l'onboarding. Confronta il feedback con i tuoi obiettivi e perfeziona continuamente il processo per ottimizzare i risultati.
Grazie a un software di onboarding come Jira Service Management potrai automatizzare, monitorare e migliorare continuamente il processo e il flusso di lavoro di onboarding. Jira Service Management include un nuovo modello di onboarding dei dipendenti con best practice integrate che favoriscono il successo dell'esperienza di onboarding.
Migliora l'efficienza dell'onboarding con Jira Service Management
La creazione di un processo di onboarding efficiente con flussi di lavoro basati sui ruoli aumenta la fidelizzazione dei dipendenti anche dopo che i nuovi assunti sono diventati membri produttivi del tuo team. Un modello di flusso di lavoro per l'onboarding dei dipendenti offre una definizione chiara delle aspettative, una sequenza e una timeline strutturate e delle metriche di misurazione del successo: tutti elementi fondamentali per coinvolgere i nuovi dipendenti e agevolare il loro lavoro.
Jira Service Management può semplificare l'onboarding con modelli, best practice, automazione del flusso di lavoro, tracciamento dei task e miglioramento continuo. Si integra con altri strumenti delle risorse umane per la gestione dell'esperienza dei dipendenti, delle prestazioni e molto altro ancora.
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