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La checklist definitiva per l'onboarding dei dipendenti
L'onboarding di nuovi dipendenti può essere un processo caotico pieno di attività mancate. È facile sentirsi sopraffatti dalle innumerevoli responsabilità, scadenze e iniziative di coordinamento che sono necessarie per far sentire ben accolta una persona neoassunta.
Una possibile soluzione è una pratica checklist di onboarding dei dipendenti che serve da roadmap per integrare in modo agevole i nuovi membri del team. Può fornire un'introduzione strutturata, coinvolgente e completa che pone le basi per il successo a lungo termine.
Questo articolo descrive l'onboarding dei dipendenti e la sua importanza. Spiega in che modo una checklist può aiutarti a gestire ogni dettaglio cruciale e a semplificare un processo di onboarding caotico. Inoltre, evidenzia alcuni strumenti e best practice utili per l'onboarding dei dipendenti.
Cos'è l'onboarding dei dipendenti?
L'onboarding dei dipendenti è una procedura estesa che ha lo scopo di includere nuove persone assunte nell'azienda. Le aiuta ad acquisire familiarità con la cultura, le policy e i ruoli lavorativi specifici dell'azienda.
Il processo di onboarding dei dipendenti inizia quando un candidato accetta un'offerta di lavoro e continua fino alle prime fasi del rapporto di impiego. Questo periodo dura di solito 90 giorni, ma puoi estendere la timeline ai primi sei mesi o a un anno.
L'obiettivo principale dell'onboarding è garantire che i nuovi dipendenti si sentano accolti e supportati. Questo li aiuta a interagire con la cultura aziendale e a ottenere prestazioni elevate, oltre a farli rimanere in azienda più a lungo.
Perché l'onboarding dei dipendenti è importante?
Un onboarding efficace per i nuovi dipendenti è fondamentale perché ha un impatto significativo sulla loro fidelizzazione. Considera questi fatti:
Un processo di onboarding ben strutturato offre ai nuovi dipendenti la formazione, le risorse e gli strumenti giusti sin dal primo giorno. Consente di creare una prima impressione positiva e un ambiente di lavoro dove si sentano accolti e aiutati.
Un onboarding efficace contribuisce anche a creare un'esperienza favorevole per i dipendenti e aumenta la soddisfazione. Il risultato che puoi attenderti è un miglioramento delle prestazioni e un impegno più sostanziale nei confronti dell'azienda da parte dei dipendenti.
Checklist di onboarding dei dipendenti
La checklist di onboarding dei nuovi dipendenti è paragonabile a una roadmap efficace per la nuova forza lavoro della tua azienda. Include tutti i passaggi necessari che guidano i nuovi membri nel processo di integrazione nell'ambiente di lavoro.
La progettazione e l'implementazione del piano di onboarding vengono di solito effettuate dai manager e dai team delle risorse umane e IT. Per aumentare l'efficienza, crea una programmazione di onboarding manuale oppure usa il software di onboarding dei dipendenti.
Dai un'occhiata agli elementi di una checklist di onboarding dei dipendenti.
Preparazione prima dell'arrivo
Il processo di onboarding inizia anche prima che il dipendente cominci il suo lavoro. Il primo passo è inviare tramite e-mail la lettera di offerta e il contratto.
Il testo dell'e-mail deve includere i dettagli dell'offerta di lavoro, come responsabilità, codice di abbigliamento, data di inizio e informazioni sulla retribuzione. L'e-mail deve inoltre specificare i documenti da fornire e le scadenze per l'invio.
Prepara lo spazio di lavoro del dipendente, includendo un computer e altre attrezzature necessarie, in modo che sia tutto pronto. Crea in anticipo gli account e-mail e software aziendali per evitare ritardi.
Per il suo primo giorno, prepara un'agenda dettagliata che includa una presentazione del team e delle figure chiave con cui lavorerà. In questo modo la persona neoassunta si sentirà ben accolta e pronta a immergersi con entusiasmo nel suo ruolo.
Attività del primo giorno
Il primo giorno serve a fare un'ottima impressione e a definire il tono del percorso della persona neoassunta nell'azienda.
Inizia con un caloroso benvenuto da parte del team, includendo i manager e il personale delle risorse umane. Proponi di fare un giro dell'ufficio o della sede di lavoro per aiutarla ad acquisire familiarità con il nuovo ambiente.
Non dimenticare di occuparti dei documenti essenziali per l'onboarding. Ciò include la compilazione dei moduli fiscali, l'impostazione del conto di accredito della retribuzione e la fornitura delle informazioni di contatto di emergenza. In questa fase vengono anche esaminati e firmati i documenti sulle policy e gli accordi aziendali.
Conduci una sessione di orientamento per dare al nuovo dipendente una solida comprensione della storia, della missione e della vision dell'azienda.
Fornire un manuale per i dipendenti aiuterà la persona neoassunta a comprendere meglio l'azienda e le sue aspettative.
Integrazione nella prima settimana
La prima settimana è cruciale affinché la persona neoassunta si senta a proprio agio nel suo ruolo. Prepara con cura la checklist di onboarding del dipendente per la prima settimana. Se i primi giorni vanno bene, probabilmente rimarrà in azienda più a lungo.
Offri una formazione specifica per il ruolo che consenta alla persona di acquisire familiarità con le sue mansioni e responsabilità lavorative. È anche il momento ideale per fissare obiettivi e aspettative iniziali. Fornisci indicazioni chiare e spiega ciò che ti aspetti dal suo ruolo.
Assegna un mentore o un buddy in grado di fornire indicazioni e di rispondere alle eventuali domande. Programma controlli regolari e riunioni di assistenza per risolvere le preoccupazioni e offrire incoraggiamento.
Fornisci una formazione approfondita sul software, sugli strumenti e sui sistemi che la persona utilizzerà. Assicurati che possa accedere a tutte le risorse e le guide necessarie per ricoprire il suo ruolo in modo efficiente.
Progressi nel primo mese
Man mano che trascorre il primo mese, è essenziale verificare la crescita della persona neoassunta e la sua integrazione all'interno del team. Le sessioni di feedback regolari con il suo manager sono fondamentali.
Queste riunioni forniscono una piattaforma dove discutere dei progressi e rispondere a dubbi o domande. Il manager dovrebbe anche offrire un feedback costruttivo per aiutarla a migliorare e ad adattarsi al suo ruolo.
Durante il primo mese di lavoro, organizza corsi di formazione continua per la persona assunta. Ciò include sessioni aggiuntive per approfondire la comprensione del ruolo e delle opportunità di apprendimento in modo da aiutarla a raggiungere risultati eccellenti.
Incoraggia sempre i membri del tuo team a partecipare a workshop, corsi online o altre risorse didattiche per aiutarli ad ampliare le loro competenze e a crescere all'interno dell'azienda. Assicurati di seguire la programmazione di onboarding.
Integrazione nel lungo periodo
L'integrazione nel lungo termine assicura una crescita continua per i nuovi dipendenti. Le revisioni delle prestazioni programmate sono fondamentali in questo processo e ti consentono di valutare i progressi, fissare obiettivi a lungo termine e discutere i piani di sviluppo professionale.
Creare relazioni è altrettanto cruciale per un livello di coinvolgimento e soddisfazione che sia sempre elevato. Incoraggia costantemente i nuovi dipendenti a partecipare a eventi e attività del team che li aiutino a fare conoscenza con i colleghi.
Entrare in relazione con gli altri team può ampliare la loro comprensione dell'azienda e aprire nuove opportunità di comunicazione collaborativa e crescita.
Interagire con i team interfunzionali può anche migliorare l'esperienza di onboarding fornendo prospettive diverse e promuovendo un approccio più unificato al loro nuovo ruolo.
Fornisci un'assistenza continua per il successo a lungo termine. I dipendenti dovrebbero continuare a tenere regolarmente incontri individuali con i propri manager, che offrono loro una piattaforma dove ricevono indicazioni e feedback continui.
Il tuo team dovrebbe avere sempre accesso a risorse e sistemi di assistenza che lo aiuti ad affrontare le sfide e continuare a sviluppare le proprie competenze.
Best practice per l'onboarding dei dipendenti
Segui queste best practice per garantire un processo di onboarding efficiente ed efficace.
- Personalizza la checklist di onboarding virtuale in base ai requisiti specifici della tua azienda.
- Promuovi un ambiente accogliente e inclusivo. Assicurati che i nuovi dipendenti si sentano apprezzati e sostenuti sin dall'inizio.
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Incoraggia una comunicazione aperta e crea opportunità per interagire con gli altri membri del team durante l'onboarding.
L'onboarding remoto può essere particolarmente efficace per le aziende con team distribuiti. Questo approccio garantisce che i dipendenti remoti ricevano lo stesso processo completo di onboarding e assistenza dei loro colleghi in ufficio.
Non sai come creare una checklist di onboarding per la tua azienda?
Utilizza il modello della checklist di onboarding per semplificare il processo. Il modello Onboarding di nuovi dipendenti di Jira può aiutarti a organizzare e tenere traccia di tutti i passaggi necessari.
Migliora l'efficienza dell'onboarding con Jira Service Management
Creare un'esperienza di onboarding fluida è fondamentale per far sentire ben accolte le nuove persone assunte e prepararle per il successo. Con una checklist di onboarding dei dipendenti hai la certezza di non trascurare alcun dettaglio.
Tuttavia, non occorre fare tutto manualmente. Jira Service Management può portare il tuo processo di onboarding a un livello superiore con un modello personalizzabile. Jira Service Management consente ai team delle risorse umane e IT di monitorare e gestire ogni fase dell'onboarding in modo efficiente, garantendo alle persone neoassunte un ingresso fluido e organizzato nell'azienda.
Prova Jira Service Management per semplificare le tue attività, migliorare il coordinamento e offrire un'esperienza fluida per le persone neoassunte.
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