Comprendere il processo di offboarding

• Migliore coinvolgimento dei dipendenti: i processi di offboarding efficaci contribuiscono in modo fondamentale al coinvolgimento positivo dei dipendenti. I dipendenti che lasciano l'azienda con sensazioni ed esperienze positive sono più propensi a consigliarla ad altri candidati e clienti.
• Meno rischi reputazionali: i dipendenti con esperienze di offboarding negative sono più inclini a dire cose spiacevoli delle loro esperienze e del loro ex datore di lavoro. Ciò può esporre la tua azienda a un notevole rischio reputazionale.
• Lavoratori più soddisfatti e produttivi: l'offboarding può influire in modo significativo sul percorso di un dipendente nella tua azienda. La gestione della forza lavoro, incluso l'offboarding, può anche influire direttamente sulle interazioni dei dipendenti e sulla loro percezione della tecnologia e dei servizi che danno impulso alla tua attività. ITIL, acronimo di Information Technology Infrastructure Library, è il framework per la gestione del ciclo di vita dei servizi IT e include una pratica di gestione della forza lavoro specificatamente rivolta all'offboarding.

Zippia riferisce inoltre che:

• Il 58% delle aziende intervistate ha un processo di onboarding formale, ma solo il 29% ha un processo di offboarding formale.
• Il 98% dei dipendenti ritiene che il feedback fornito durante i colloqui di uscita sia essenziale e potenzialmente utile per l'azienda, eppure solo il 30-35% partecipa a tali conversazioni online. La partecipazione di persona è di appena il 15%.
• Il 60% delle violazioni dei dati ha origine all'interno di un'azienda, due terzi delle quali sono dolose e intenzionali.
• L'89% dei dipendenti che ha lasciato l'azienda mantiene l'accesso alle applicazioni e ai dati privati nei precedenti luoghi di lavoro.

Una transizione fluida e senza interruzioni di ogni dipendente che lascia l'azienda è ottimale per il dipendente e per l'azienda. E questo è possibile con solide politiche e pratiche di offboarding. Un elenco di controllo per l'offboarding deve concentrarsi sul trasferimento di tutte le responsabilità e le conoscenze pertinenti dal dipendente che lascia l'azienda al successore o agli altri membri del team. Questo aiuta a ridurre al minimo le interruzioni delle attività aziendali.

Esiste una connessione diretta tra la soddisfazione dei dipendenti e le prestazioni dei dipendenti e aziendali. Un offboarding efficace dimostra attenzione e rispetto per i dipendenti che lasciano l'azienda. Aiuta a fare uscire le persone dall'azienda in modo sereno e questo dà a dipendenti e clienti, attuali e potenziali, un'impressione positiva dell'azienda.

Le persone che se ne vanno in modo sereno hanno anche meno probabilità di cercare di hackerare i computer della tua azienda o diffondere voci negative sulla tua attività. Un offboarding efficace può anche risollevare il morale del personale che rimane e contribuire a tassi di fidelizzazione più elevati, a ridurre il turnover dei dipendenti e a una cultura del posto di lavoro positiva.

Il modo in cui l'azienda gestisce l'offboarding riflette i suoi valori e la sua professionalità. Ciò influisce direttamente sulla sua reputazione come datore di lavoro e come azienda. Esperienze di offboarding costantemente positive rafforzano il marchio dell'azienda e ne migliorano la capacità di attrarre e trattenere i migliori talenti.

Dal Verizon 2023 Data Breach Investigations Report è emerso che il personale interno all'azienda causa il 17% delle violazioni dei dati. La minaccia di violazioni dei dati create intenzionalmente o accidentalmente in seguito a un offboarding dei dipendenti gestito male comporta un rischio finanziario significativo. Nel 2023, il costo medio globale di una violazione dei dati era di 4,45 milioni di dollari.

L'offboarding efficace deve includere la revoca immediata dell'accesso alle informazioni sensibili e il recupero di tutte le risorse informative aziendali. Questo può ridurre significativamente la probabilità di violazioni dei dati, furti e controversie legali.

Procedure di offboarding adeguate aiutano a mitigare i rischi associati alla sicurezza dei dati e della rete, alla protezione della proprietà intellettuale e alla privacy. Processi di offboarding coerenti e documentati possono anche favorire la conformità alle normative e ai framework e agli standard di settore, come HIPAA, SOC 2, ISO/IEC 27001 e ITIL.

Avvisa i team interessati non appena un dipendente viene licenziato oppure dà il preavviso, iniziando da questi team: finanza, risorse umane, IT e sicurezza. Potrebbe essere necessario avvisare altri team, a seconda delle responsabilità specifiche del dipendente che lascia l'azienda.

Gli strumenti software di offboarding possono aiutarti a eseguire i processi di notifica in modo coerente. Le funzionalità di Jira Service Management aiutano ad automatizzare e a monitorare le notifiche, richiedere e acquisire conferme e procedere al follow-up e all'escalation in caso di risposte lente o mancanti.

Pianifica un colloquio di uscita, di persona o virtuale, con ogni dipendente che lascia l'azienda. Concentrati sulla raccolta di feedback e sulla garanzia di una transizione senza intoppi per chi lascia l'azienda, per il team che rimane e per l'azienda stessa.

Jira Service Management può aiutare ad acquisire e monitorare il feedback dei dipendenti in partenza. Può aiutare la tua azienda a offrire una migliore esperienza di servizio HR consentendo un offboarding sereno e senza intoppi.

La procedura di offboarding deve garantire la restituzione da parte del dipendente che se ne va di tutti i beni di proprietà dell'azienda. Gli esempi includono badge di accesso, laptop, telefoni cellulari, tablet e altre apparecchiature di proprietà dell'azienda.

I processi e gli strumenti di gestione delle risorse possono aiutare a identificare quali proprietà raccogliere. Jira Service Management include funzionalità di gestione delle risorse, compresa l'integrazione con il tuo database di gestione delle risorse.

Revoca immediatamente i diritti di accesso del dipendente che se ne va ai sistemi, ai database e ai locali fisici aziendali. Informa il dipendente che lascia l'azienda e tutti i team interessati delle revoche durante il colloquio di uscita e assicurati di ricevere conferma da tutte le parti. Jira Service Management può aiutare ad automatizzare questi task per una maggiore coerenza e una prevenzione dei rischi più efficace.

Incoraggia ogni dipendente che lascia l'azienda a documentare i propri flussi di lavoro e processi. Questo accelera il trasferimento delle conoscenze al successore o ai membri del team di chi lascia l'azienda. Acquisisci e archivia queste informazioni in un sistema di gestione della conoscenza facilmente accessibile, come una knowledge base creata con Jira Service Management.

Offri un'esperienza positiva ed efficiente a ogni dipendente che lascia l'azienda, incluso il supporto durante l'intero processo di offboarding. Ciò può variare da indicazioni sulla liquidazione e sulla prosecuzione dei benefit all'aiuto nella ricerca di un impiego o di supporto psicologico ed emotivo.

Jira Service Management può rendere le risorse di supporto e assistenza facili da trovare, gestire e condividere. Includi queste risorse nelle attività di gestione della conoscenza della tua azienda.

Un offboarding efficace può offrire numerosi vantaggi alla tua azienda e a ogni dipendente che se ne va. Lo sviluppo, l'esecuzione e l'applicazione coerente dei processi di offboarding basati sulle best practice è fondamentale per le attività di reclutamento, assunzione e fidelizzazione. Inoltre preserva e migliora il marchio e la reputazione aziendali.

L'automazione può aiutarti a creare i migliori processi e le migliori politiche di offboarding possibili per la tua azienda. Le funzionalità di automazione e gestione delle conoscenze di Jira Service Management possono aiutare la tua azienda a semplificare le operazioni, ridurre gli errori manuali e garantire procedure coerenti.

Jira Service Management può anche aiutare con altri flussi di lavoro HR complessi, consentendo risposte più rapide alle richieste dei dipendenti con un supporto basato su AI.

L'onboarding si riferisce all'integrazione di un nuovo dipendente nell'azienda. L'offboarding si concentra sulla gestione del processo di separazione dei dipendenti che lasciano l'azienda. Entrambi contribuiscono in modo fondamentale al morale e alla fidelizzazione dei dipendenti, all'opinione sulla tua attività e alla percezione generale della tua azienda e del tuo marchio.

Il successo dell'offboarding richiede una comunicazione chiara e coerente con tutti gli stakeholder. L'azienda deve creare e mantenere una documentazione aggiornata di tutti i processi e i task correlati.

Durante tutto il processo di offboarding, è essenziale offrire supporto e promuovere interazioni positive continue con i dipendenti che lasciano l'azienda. Concentrati sulla riduzione al minimo delle interruzioni operative e sulla massimizzazione della protezione delle risorse aziendali e della proprietà intellettuale.

Coinvolgi più team per garantire che ogni transizione dall'offboarding sia completa, fluida e vantaggiosa per la tua azienda. Inizia con i team finanziari, delle risorse umane, IT e della sicurezza e aggiungi qualsiasi altro team specifico relativo al dipendente in partenza.