워크플로 다이어그램을 만드는 방법

워크플로 다이어그램은 다음을 포함한 다양한 이유로 유용한 도구입니다.

• 명확성: 순서도는 프로세스를 이해하는 방법을 제시하고 쉽게 따라갈 수 있도록 합니다. 페이지에 모든 내용을 제시하여 이해 관계자를 프로세스 단계와 프로젝트 타임라인에 맞게 정렬할 수 있습니다. 이러한 내용을 팀과 공유하여 내부 프로세스를 더 신속하게 교육하고 모든 팀원이 회사 내에서 작업을 수행하는 방법에 대해 정렬 상태를 유지할 수 있습니다.
• 병목 현상: 순서도를 통해 프로세스의 비효율적인 부분을 쉽게 찾아낼 수 있습니다. 병목 현상으로 인해 지연될 수 있는 의사 결정 지점을 쉽게 확인할 수 있습니다. 이러한 위험을 식별하면 프로세스를 최적화하여 비효율적인 부분을 제거할 수 있습니다.
• 공동 작업: 워크플로 다이어그램은 표면적으로는 그렇게 보이지 않을 수도 있지만 공동 작업을 위한 훌륭한 발판입니다. 순서도로 프로세스를 표시하면 병목 현상 발생 시 팀원이 작업을 도와줄 수 있습니다. 팀은 작업 흐름을 다이어그램으로 작성하여 특정 의사 결정을 누가 담당하는지 정확히 파악하여 누구에게 도움을 요청해야 하는지 알 수 있게 됩니다.
  

워크플로 다이어그램은 매우 유용합니다. 그러나 유용한 워크플로 다이어그램 템플릿을 만들려면 어떻게 해야 할까요? 이 섹션에서는 프로세스 정의부터 각 단계에 적합한 기호 사용까지 효과적인 순서도를 만들기 위한 주요 단계를 설명합니다.

워크플로 다이어그램은 특정 프로세스를 설명합니다. 따라서 순서도로 만들 프로세스를 명확하게 정의해야 합니다. 다이어그램의 목표는 무엇입니까? 작업 범위, 즉 시각 자료에 포함할 부분과 포함하지 않을 부분을 비롯해 다이어그램에 포함해야 할 주요 구성 요소를 파악하세요. 이 작업을 올바르게 수행하는 데 시간을 들이면 지나치게 복잡한 시각 자료가 만들어지지 않도록 할 수 있습니다.

순서도는 프로세스를 설명하므로 각 단계를 파악하고 나열해야 합니다. 여러 단계로 구성된 프로세스의 경우 순서대로 수행할 수 있는 단일 작업으로 나눕니다. 이렇게 하면 나타내려는 프로세스를 정확하게 표현하면서 다이어그램을 쉽게 이해할 수 있습니다.

각 단계에는 어떤 세부 정보가 포함됩니까? 관련 데이터를 수집하고 워크플로 다이어그램을 위해 캡처합니다. 팀원이 단계를 완료하는 데 필요할 수 있는 정보이며 작업 요구 사항, 담당자 및 작업 간의 종속성과 같은 세부 정보를 포함할 수 있습니다. 모든 데이터가 최종 순서도에 포함되는 것은 아니지만 이러한 세부 정보는 각 단계에 컨텍스트를 제공하는 데 도움이 됩니다.

모든 단계를 나열하고 필요한 정보를 수집한 후에는 프로세스를 비판적인 시각으로 봐야 합니다. 현재 비효율적인 부분은 어떤 부분에서 발생합니까? 어떤 단계에서 지연 또는 병목 현상이 발생합니까? 워크플로를 만들기 전에 이러한 문제점을 조기에 파악하여 프로세스를 최적화하세요.

다음 단계는 워크플로 다이어그램의 실제 시각 자료를 만드는 것입니다. 시각화 도구를 사용하여 새로 정의한 프로세스를 시각적 워크플로로 변환하세요. 적절한 기호와 연결선을 선택하여 작업이 각 단계로 어떻게 진행되는지 설명하고 다이어그램이 전체 프로세스를 효과적으로 표현하도록 합니다.

Jira는 이러한 워크플로 다이어그램을 만들기 위한 완벽한 플랫폼입니다. Jira의 프로젝트 관리 기능은 팀이 작업을 정의하고 프로젝트를 계획하고 중요한 날짜 및 산출물에 대한 실시간 진행률을 추적하는 데 도움이 됩니다. Jira 워크플로를 사용하면 프로젝트 만들기부터 완료까지 팀이 수행하는 단계를 설명할 수 있습니다.

워크플로 차트를 만든 후 다음 단계는 프로세스를 사용하는 팀과 차트를 공유하는 것입니다. 프로세스를 정확하게 설명하는지에 대한 피드백을 위한 발판으로 다이어그램을 사용하거나 워크플로 개선 방법을 브레인스토밍하기 위한 도구로 사용하세요.

마지막 단계는 프로세스의 변경 또는 개선 사항이 반영되도록 워크플로 다이어그램을 정기적으로 검토하는 프로세스를 구축하는 것입니다. 제품 팀이 지속적 개선을 통해 제품을 완성하는 것처럼 각 단계가 변경됨에 따라 순서도를 업데이트하고 개선하여 프로세스를 최적화해야 합니다. 이렇게 하면 팀에서 신뢰할 수 있는 레퍼런스를 남길 수 있습니다.

프로세스를 정의하고 팀과 협업하여 최적화할 때 이 작업은 진행 중인 작업이라는 점을 기억하세요. 대부분의 팀원은 작업이 해야 할 일에서 완료까지 어떻게 진행되는지 보여주는 Jira 보드에 익숙합니다. 하지만 Jira의 워크플로 편집기를 사용하면 워크플로를 다이어그램으로 만들고 시각화 및 편집할 수 있습니다. 보드에서 볼 수 있는 것보다 더 복잡한 워크플로를 구축할 수 있습니다. 프로세스는 시간이 지남에 따라 발전하며 작업의 한 부분은 현재 상태를 문서화하는 것입니다.

일반적으로 팀은 워크플로 단계에 정렬되도록 보드의 열을 설정합니다. 간단한 워크플로의 경우 각 열의 이슈에 할당된 상태가 각 워크플로 단계에 직접 대응합니다. 복잡한 워크플로의 경우 보드 열에 전체 워크플로 중 일부만 표시될 수도 있습니다. 이 경우 팀은 각 열에 다수의 상태를 연계합니다.

Jira는 모든 유형의 팀을 위한 워크플로 다이어그램 템플릿을 만들고 프로젝트를 관리할 수 있게 해주는 플랫폼입니다. Jira의 많은 기본 제공 템플릿에 액세스하여 팀에 꼭 필요한 업무 관리 도구로 사용자 지정할 수 있습니다.

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워크플로 다이어그램에는 여러 예시가 있으며 각 유형의 용도는 다음을 포함하여 모두 다릅니다.

• 프로세스 워크플로: 클래식한 순서도 모델입니다. 프로세스의 각 단계를 설명하며 일반적으로 도형을 순서대로 사용합니다. 작업의 흐름 및 프로세스의 주요 단계를 이해하는 데 유용합니다.
• 스웜레인 순서도: 프로세스를 실행하는 각 팀 또는 개인마다 별도의 "스윔레인"으로 프로세스를 나누므로 가장 일반적인 워크플로 다이어그램 예시입니다. 스윔레인을 통해 특히 애자일 워크플로에서 핸드오프가 발생하는 위치를 보여주고 잠재적 병목 현상을 찾아낼 수 있습니다.
• 결정 순서도: 이 워크플로 유형은 의사 결정 지점이 발생하는 곳을 강조하고 이 결정에서 파생되는 다양한 경로를 간략하게 설명합니다. 이 다이어그램은 의사 결정 논리를 명확히 하고 잠재적 결과를 분석합니다.
• 데이터 흐름: 이 유형의 순서도는 입력, 출력 및 발생하는 모든 변환을 포함하여 프로세스 내에서 데이터가 이동하는 방식을 보여 줍니다. 데이터 손실 가능성이 있는 영역을 식별하고 데이터 무결성을 보장하는 데 도움이 됩니다.
  

순서도에는 특히 작업 프로세스를 설명할 때 특정한 의미를 지닌 도형 및 선을 포함합니다. 순서도에서 찾을 수 있는 핵심 요소는 다음과 같습니다.

• 타원은 모든 프로세스의 시작점 또는 끝점을 의미합니다.
• 직사각형은 단일 작업을 나타냅니다.
• 다이아몬드는 의사 결정 지점을 나타내며 각 답변은 차트에 포크를 만들고 여러 갈래로 나뉩니다.
• 화살표는 각 단계 실행 흐름을 보여줍니다.
• 평행 사변형은 데이터 입력 또는 출력 위치를 나타냅니다.

각 기호 및 도형이 무엇을 나타내는지 이해하면 워크플로 다이어그램을 정확하게 계획하거나 다른 팀의 순서도를 해석할 수 있습니다. 필요에 따라 각 도형의 의미를 언제든지 사용자 지정할 수 있다는 점을 참고하세요.

워크플로 다이어그램은 실제 프로세스를 2차원 화면으로 보여줍니다. 이렇게 하면 제한된 리소스가 특정 작업을 차단할 수 있는 영역 또는 이해 관계자 한 명이 내리는 의사 결정으로 문제가 발생할 수 있는 영역과 같이 발생 가능한 병목 현상을 식별하여 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 팀과의 공동 작업을 통해 프로세스를 시각화하면 워크플로를 지속해서 개선하는 방법에 대한 아이디어를 얻을 수 있습니다.