간소화된 운영 및 개선된 의사 결정을 위한 요구 사항을 충족하기 위해 워크플로 자동화가 등장했습니다. 자동화는 효율성을 높이고 오류를 줄이며 인적 자원을 더욱 전략적인 작업에 투입할 수 있도록 도와줍니다. 맞춤 자동화 전략을 사용하면 특정한 운영상 문제를 해결하고 생산성 및 고객 만족도를 개선할 수 있습니다.
기업은 사용 편의성, 통합, 확장성 등을 포함하는 워크플로 자동화 솔루션에서 찾아야 하는 기능을 이해하여 전례 없는 효율성 및 생산성을 실현할 수 있습니다. 이 가이드에서는 반복 작업을 자동화하여 운영을 간소화하고 의사 결정 프로세스를 크게 향상하는 방법을 살펴봅니다.
워크플로 자동화 및 작동 방식, Jira 워크플로 자동화 소프트웨어에서 제공되는 강력한 자동화 기능을 사용하는 이유에 대해 알아보려면 계속 읽어보세요.
워크플로 자동화란 무엇입니까?
워크플로 자동화는 사람의 개입을 최소화하면서 다양한 비즈니스 프로세스, 작업, 워크플로를 자동화하는 접근 방식입니다. 워크플로 자동화는 소프트웨어를 활용하여 비즈니스 프로세스의 단계를 자동화된 작업으로 만듭니다. 팀은 이를 통해 프로젝트를 효율적이고 일관성 있게 실행할 수 있습니다.
워크플로 자동화의 작동 방식
워크플로 자동화는 작업 관리 소프트웨어를 사용하여 사전 정의된 규칙 및 트리거에 따라 작업 및 정보를 사람과 시스템 간에 라우팅합니다. 예를 들어, 어떤 시스템이 작업을 완료로 표시하면 자동화가 그 작업을 다음 담당자에게 보내고 대시보드를 업데이트하므로 시간이 절약되고 오류가 최소화됩니다.
시작하려면 다음 단계를 따르세요.
- 팀 간의 작업 흐름과 현재 역할 및 책임에 대한 정보를 수집하여 현재 워크플로를 이해합니다. 프로젝트 킥오프 방식, 작업을 완료하는 데 사용되는 기준, 작업 범위, 병목 상태가 발생하는 방식을 이해하는 데 집중합니다. 각 작업의 시작 및 변경을 트리거하는 요인을 판단합니다.
- 워크플로 개요를 시각적으로 그려서 비효율성을 식별합니다. 세부 사항을 강조하도록 초안 워크플로 개요를 작성합니다. 교차 기능 팀이 공동 작업하여 초안을 개선하고 비경제적인 관행을 정확히 찾아낼 수 있도록 합니다.
- 다른 시스템의 데이터를 통합해야 하는 작업을 식별하고 워크플로 소프트웨어에서 해당 작업을 지원하는지 확인합니다. 작업을 더 작은 하위 작업으로 나누는 것과 같이 통합 요구 사항을 충족하도록 워크플로를 조정해 보세요.
- 커뮤니케이션 단절 및 기한을 초과한 작업을 포함하여 워크플로 비효율성을 해결합니다. 예를 들어 작업 책임 관련 측정을 추가하거나 어떤 시스템 정보를 플로에 추가할지를 명확히 정할 수 있습니다.
- 워크플로 자동화 소프트웨어를 활용하여 각 작업을 설명하고 사용자 역할을 할당합니다. 프로젝트 범위 및 팀 요구 사항에 따라 Gantt 차트, 프로세스 맵, 캘린더 등을 통해 가시성을 제공합니다.
- 자동 트리거 및 작업을 만들어 반복되는 작업을 간소화합니다. 고유한 요구 사항에 따라 자동화 레시피를 사용자 지정하거나 사전 제작된 옵션을 사용합니다.
- 자동화된 워크플로를 지속적으로 테스트하고 최적화하여 업무를 해결합니다. 효율성을 모니터링하기 위한 성과 메트릭 및 주요 성과 지표를 설정합니다. 대시보드를 사용하여 진행률 및 블로커에 대한 높은 수준의 가시성을 유지합니다.
- 실습 데모를 통해 팀에 새 자동 워크플로 사용 방법에 관한 교육을 제공합니다. 변경 관리 계획을 활용하여 팀이 프로세스 변경 및 워크플로 최적화를 할 수 있도록 준비시킵니다.
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워크플로 자동화의 이점
워크플로 자동화는 비즈니스 운영 전반에 걸쳐 많은 이점을 제공합니다. 효율성 및 생산성을 크게 향상하여 지속적 개선을 보장합니다. 워크플로 자동화의 기타 주요 이점은 다음과 같습니다.
효율성 향상
반복적인 작업을 자동화하면 직원이 더 전략적인 작업에 집중할 수 있어 전반적인 생산성이 높아집니다. 자동화된 프로세스는 작업을 더 빨리 완료하고 24시간 내내 작동하여 효율성을 크게 높여줍니다.
오류 감소
자동화된 워크플로는 사전 정의된 규칙에 따라 작업을 일관적으로 실행하여 인적 오류를 최소화합니다. 따라서 데이터 입력, 계산, 작업 처리의 정확도를 높여 줍니다. 또한 실수를 고치는 데 드는 시간 및 리소스를 줄여줍니다.
협업 도구
작업 추적기는 팀원 간의 커뮤니케이션 및 공동 작업을 지원하는 데 도움이 됩니다. 이 도구들은 대화, 문서 공유, 피드백, 조정을 위한 플랫폼을 제공하여 팀워크를 강화하고 프로젝트 성공을 지원합니다.
비용 절감
반복적인 작업을 자동화하면 수동 작업의 필요성이 줄어듭니다. 회사는 오류를 최소화하여 오류를 수정하는 데 드는 비용을 절감할 수 있습니다. 또한 워크플로 자동화는 리소스 할당도 최적화하여 팀이 과소 또는 과다 지출하는 일이 없도록 보장합니다.
향상된 공동 작업
워크플로 자동화에는 대개 팀원들이 위치와 관계없이 공동 작업하는 업무 문화를 촉진해 주는 기능이 포함되어 있습니다. 실시간 업데이트, 공유 작업 영역, 자동 알림으로 모두가 같은 정보를 공유할 수 있어 팀워크가 개선되고 공동 작업 중심의 미팅을 실현할 수 있습니다.
확장성
워크로드가 증가해도 워크플로 자동화를 통해 기업은 그에 따라 인력을 늘리지 않고도 증가하는 워크로드를 처리할 수 있습니다. 이를 통해 품질 또는 효율성 저하 없이 비즈니스 성장을 지원할 수 있습니다.
워크플로 자동화의 예
다양한 팀 및 역할에 워크플로 자동화를 적용하여 프로젝트 계획을 간소화하고 생산성을 높일 수 있습니다. 다음은 여러 팀에서 자동화를 사용하는 방식을 이해하는 데 도움이 되는 몇 가지 구체적인 워크플로 자동화 예시입니다.
제품 매니저
제품 관리자가 워크플로 자동화를 사용하여 의사 결정을 개선하고 제품 개발 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 예를 들어, 여러 채널에서 사용자 피드백을 수집하는 자동 제품 피드백 수집 및 분석 시스템을 구현할 수 있습니다. 이 시스템은 감정 및 특징 영역을 기반으로 피드백을 자동으로 분류하여 향후 제품 개선을 위한 인사이트를 제공할 수 있습니다.
제품 관리자가 워크플로 자동화를 사용하는 또 다른 강력한 방법은 기능 요청 우선 순위 지정입니다. 제품 관리자는 잠재적 영향, 개발 노력, 제품 전략과의 정렬 같은 사전 정의된 기준에 따라 기능 요청을 평가하는 자동 채점 시스템을 설정할 수 있습니다. 이 워크플로 자동화를 통해 개발에서 가장 중요한 기능의 우선 순위를 지정할 수 있습니다.
또한 스프린트 계획 및 작업 할당도 자동화할 수 있습니다. 우선 순위 점수 및 팀 작업 수용량을 기준으로 스프린트 백로그를 생성할 수 있고 가용성에 따라 팀원에게 작업을 할당할 수 있습니다.
엔지니어링 리더
엔지니어링 리더는 워크플로 자동화를 사용하여 코드 품질을 개선하고 개발 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 예를 들어, 팀원들의 전문성 및 워크로드에 따라 검토를 할당하는 자동화된 코드 검토 프로세스를 구현할 수 있으며, 대기 중인 검토에 대한 미리 알림 기능도 기본으로 제공할 수 있습니다. 이렇게 하면 가장 적절한 팀원이 코드를 빠르게 검토할 수 있습니다.
지속적 통합 및 배포 파이프라인은 자동화가 유용할 수 있는 또 다른 영역입니다. 엔지니어링 리더는 적절한 사람에게 테스트를 실행하고 스테이징 환경에 배포하도록 자동으로 알리는 시스템을 설정하여 수동 오류를 줄이고 개발 주기를 단축할 수 있습니다.
들어오는 버그 보고서를 분류하고 적절한 팀원에게 할당하고 중요 업무를 에스컬레이션하는 분류 시스템을 통해 버그 추적 및 해결을 자동화할 수도 있습니다.
프로젝트 관리자
프로젝트 관리자는 워크플로 자동화를 사용하여 프로젝트 가시성 및 리소스 관리를 강화할 수 있습니다. 예를 들어 팀원으로부터 진행률 업데이트를 수집하여 표준화된 보고서로 컴파일하고 이해 관계자들에게 정기적으로 배포하는 자동 프로젝트 상태 보고를 구현할 수 있습니다.
리소스 할당 및 작업 수용량 계획을 자동화하여 팀 성과를 최적화할 수 있습니다. 팀원들의 워크로드를 추적하고 작업 재할당을 자동으로 제안하여 워크로드 균형을 유지하고 프로젝트 타임라인을 관리하는 시스템을 설정할 수 있습니다.
또한 프로젝트 관리자는 위험 평가 및 완화 워크플로를 자동화하여 팀원들이 잠재적 위험을 식별하도록 돕고 우선 순위가 높은 위험에 대한 완화 조치를 트리거하여 프로젝트 과제를 사전에 관리할 수 있습니다.
마케팅 캠페인 자동화
마케팅 팀은 워크플로 자동화를 통해 효율성 및 효과를 크게 향상할 수 있습니다. 예를 들어, 이메일 마케팅 프로젝트를 위한 작업이 생성될 때마다 Jira가 사양 및 가이드라인을 포함한 디자인 및 카피라이팅 티켓을 자동으로 생성한 다음 서로 연결할 수 있습니다. 이 자동화를 통해 마케팅 캠페인 실행을 간소화하고 모든 팀원이 같은 정보를 공유할 수 있습니다.
콘텐츠 관리도 자동화가 유용할 수 있는 또 다른 영역입니다. 콘텐츠 팀은 가용성 및 워크플로를 기반으로 작업자 일정을 자동으로 예약하는 워크플로를 구현할 수 있습니다. 이렇게 하면 콘텐츠는 어떤 작업자가 콘텐츠 제작 프로세스의 어느 부분을 담당하는지에 따라 파이프라인을 통해 이동합니다.
워크플로 자동화 구현 모범 사례
워크플로 자동화 소프트웨어를 최대한 활용하려면 다음 모범 사례를 고려하세요.
- 소규모로 시작하여 점진적으로 확장: 우선 하나의 간단한 프로세스에 대한 목표를 설정하세요. 배우고 결과를 보면서 더 복잡한 워크플로로 확장합니다.
- 프로세스에 주요 이해 관계자 참여: 자동화된 워크플로를 사용할 팀원을 포함하세요. 팀원들의 의견을 통해 효과적인 시스템을 만들고 채택을 개선할 수 있습니다.
- 자동화된 워크플로의 지속적인 모니터링 및 최적화: 정기적으로 성과를 확인하고 필요에 따라 조정하세요. 시간 절약 및 사용자 만족도 등의 메트릭을 추적하여 자동화를 개선하세요.
- 자동화 및 사람의 감독 사이의 균형 유지. 사람이 검토할 포인트, 특히 중요 결정을 위한 워크플로를 설계하세요. 이렇게 하면 자동화로 인간의 판단을 대체하는 게 아니라 향상할 수 있습니다.
워크플로 자동화 소프트웨어에서 고려해야 할 기능
원하는 이점을 얻기 위해서는 적합한 워크플로 자동화 소프트웨어를 선택하는 것이 중요합니다. 워크플로 자동화 솔루션에서 고려해야 할 몇 가지 필수 기능은 다음과 같습니다.
사용 편의성
사용자 친화적인 인터페이스 및 직관적인 디자인은 직원이 도구를 쉽게 탐색하도록 보장하여 신속한 채택을 촉진하고 더 빠른 투자 대비 효과를 달성합니다.
Jira의 워크플로 자동화 기능은 단순성을 염두에 두고 설계됐습니다. 팀은 이 기능을 통해 복잡하지 않고 실제 프로세스를 반영하는 사용자 지정 워크플로를 구축할 수 있습니다. Jira 워크플로를 사용하여 사용자 친화적인 접근 방식을 직접 경험해 보세요.
통합 기능
기존 시스템 및 애플리케이션과의 원활한 통합은 각기 다른 도구 및 플랫폼 간의 원활한 데이터 흐름을 보장하는 데 필수적입니다. 또한 데이터 사일로를 억제하고 자동화된 워크플로를 극대화해 줍니다.
Jira의 강력한 자동화 엔진은 Slack, Teams, Figma, GitHub 등 다양한 도구와 원활하게 통합되어 팀이 수동 작업을 줄이고 운영을 확장할 수 있도록 지원합니다.
사용자 지정 및 유연성
특정한 비즈니스 요구 사항에 따라 워크플로를 사용자 지정할 수 있어야 합니다. 유연한 워크플로 자동화 도구는 고유한 운영 요구 사항에 맞게 조정하고 전략적 목표를 따를 수 있도록 도와줍니다.
Jira 워크플로를 사용하면 사용자 지정 워크플로를 구축하여 팀이 마찰을 줄이고 더 빠르게 제공할 수 있습니다.
확장성
워크플로 자동화 솔루션은 비즈니스가 성장함에 따라 늘어나는 작업량을 처리해야 합니다. 여기에는 성능 또는 안정성 저하 없이 여러 워크플로, 사용자 및 데이터를 지원하는 것도 포함됩니다.
Jira의 강력한 플랫폼은 팀과 함께 성장하도록 설계되어 확장할 때마다 워크플로 자동화 요구 사항을 지원합니다.
보고 및 분석
인사이트를 제공하는 보고 및 분석은 워크플로 효율성을 측정하는 데 없어서는 안 되는 요소입니다. 보고 및 분석 기능은 개선 영역을 강조하고 실시간 인사이트에 액세스하여 데이터 기반의 의사 결정을 내릴 수 있도록 도와줍니다.
Jira는 팀이 진행률을 추적하고 최적화할 영역을 식별하는 데 유용한 포괄적인 보고 도구를 제공합니다.
보안
자동화 도구에는 무단 액세스 및 데이터 침해를 방지하기 위해 암호화, 액세스 제어, 감사 로그와 같은 강력한 보안 조치가 있어야 합니다.
Jira의 강력한 보안 조치를 통해 Atlassian Cloud 환경에서 데이터를 보호할 수 있습니다. 사용자 지정 가능한 역할을 통해 누가 무엇에 액세스할 수 있는지 세밀하게 제어하여 권한을 만들고 사용자 지정하세요. 또한 Jira는 IP 허용 목록과 같은 강화된 보안 보호 장치를 제공하므로 신뢰할 수 있는 네트워크 사용자만 인스턴스에 액세스할 수 있습니다.
모바일 접근성
모바일 접근성이 점점 더 중요해지고 있습니다. 모바일 접근성은 지리적 위치와 관계없이 직원이 생산성을 유지하고 워크플로가 원활하게 진행될 수 있도록 도와줍니다.
Jira의 모바일 인터페이스는 모바일 장치에서 업무를 쉽게 보고 상호 작용할 수 있도록 설계되었습니다. 스마트폰에서 Jira에 액세스하면 최적화된 페이지 버전으로 표시됩니다.
모바일 인터페이스를 사용하여 업무, 코멘트, 첨부 파일, 업무 링크, 즐겨찾기 필터를 볼 수 있을 뿐만 아니라 코멘트 추가, 업무에 대한 관찰 또는 투표, 팀원에게 작업 할당 같은 기본 작업을 수행할 수 있습니다.
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Jira의 워크플로 자동화로 효율성 최대화
Jira의 워크플로 자동화 도구는 팀 작업 방식을 혁신할 수 있습니다. 제품을 관리하든 엔지니어링 팀을 이끌든 마케팅 캠페인을 운영하든 Jira를 통해 프로세스를 간소화하고 생산성을 높일 수 있습니다. 사용하기 쉽고 이미 사용 중인 다른 도구들과 통합되며 팀과 함께 성장할 수 있습니다. 게다가 어디서나 일할 수 있게 해주면서도 데이터를 안전하게 보호합니다.
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