Na czym polega zarządzanie zasobami IT (ITAM)?

Zbyt często zdarza się, że zasoby są śledzone w wielu różnych miejscach przez wiele różnych osób. Nie wskazuje się jednej osoby pełniącej funkcję właściciela ani jednego narzędzia, w którym informacje byłyby gromadzone i scentralizowane. Prowadzi to naturalnie do chaosu i braku dokładności. Trudno w ten sposób podejmować świadome decyzje. W niektórych firmach zatrudnia się nawet specjalnie wyznaczonych pracowników odpowiedzialnych wyłącznie za śledzenie zasobów IT. Tym powinny zajmować się systemy. Pracownicy IT, którzy nie muszą poświęcać czasu i uwagi na śledzenie artefaktów, monitorowanie użycia i rozpoznawanie zależności, mogą skoncentrować się na tym, co dla organizacji jest najważniejsze. Zarządzanie zasobami wprowadza porządek i pozwala utworzyć pojedyncze źródło rzetelnych informacji dla zespołów IT, kierownictwa, a w konsekwencji dla całych organizacji.

Dzięki zarządzaniu zasobami informacje są aktualne, co pozwala zespołom wyeliminować marnotrawstwo i poprawić jakość wykorzystania zasobów. To z kolei prowadzi do oszczędności, ponieważ pomaga unikać zbędnych zakupów i ogranicza koszty licencji oraz wsparcia. Zwiększona kontrola wymusza również zgodność z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa oraz politykami prawnymi i ogranicza ryzyko. Pozytywny wpływ na koszty oraz produktywność przynosi korzyści dla całej organizacji.

W wyniku transformacji cyfrowej, która zmienia sposób funkcjonowania organizacji, nowoczesne zarządzanie zasobami w dużej mierze wykracza poza śledzenie użytkowania laptopów i myszy. Zespoły wdrażają kulturę DevOps oraz zasady SRE i potrzebują procesów oraz narzędzi do zarządzania zasobami, aby sprawnie i szybko dostarczać nowe funkcje i usługi bez obniżania niezawodności. W raporcie Prepare Your IT Asset Management for 2020 (Przygotuj zarządzanie zasobami IT na rok 2020) firma Gartner zauważa, że przy coraz większej zależności od usług platformy i infrastruktury, skuteczne zarządzanie zasobami może umożliwić organizacjom zarządzanie stopniem wykorzystania „usług na życzenie”. Dzięki zwiększonej kontroli, widoczności oraz przydziałowi obowiązków zespoły mogą ograniczyć nadmierne użytkowanie, w tym także nadmierną aprowizację oraz utrzymywanie bezczynnych instancji, unikając tym samym zbędnych kosztów.

Zarządzanie zasobami IT ma krytyczne znaczenie dla wspierania procesów ITIL, w tym procesów zarządzania zmianami, incydentami i problemami. Dzięki zespołowi IT cała organizacja staje się bardziej innowacyjna i jest w stanie szybciej dostarczać wartość. Mając do dyspozycji właściwe dane na wyciągnięcie ręki, zespoły mogą pracować szybciej i przewidywać konsekwencje zmian, zanim jeszcze nastąpią. Dzięki demokratyzacji dostępu do analiz organizacja zyskuje przewagę konkurencyjną, gdyż dostarcza klientom wartość szybciej. Każda organizacja, która próbuje nadążyć za tempem innowacji w nowoczesnym świecie, musi zastosować podejście strategiczne do kontrolowania, śledzenia i analizowania danych IT.

Zarządzanie zasobami IT (ITAM) nie jest projektem ani jednorazowym zadaniem, które można kiedykolwiek ukończyć. Jest to proces złożony z zadań wykonywanych przez zespoły regularnie lub w reakcji na zmiany w obrębie zasobów, celów i narzędzi.

1. Inwentaryzacja zasobów: pierwszym krokiem w procesie zarządzania zasobami IT jest przeprowadzenie szczegółowej inwentaryzacji wszystkich zasobów IT. W spisie uwzględnia się posiadane zasoby i ich lokalizację, a także datę i cenę zakupu.
2. Obliczenie kosztów cyklu życia: drugim krokiem jest obliczenie kosztów cyklu życia wszystkich zasobów w spisie. W cyklu życia przeciętnego zasobu pojawia się wiele potencjalnych kosztów dodatkowych — chociażby koszty przerw technicznych, kapitału czy zbycia. Dzięki obliczeniu kosztów cyklu życia spis zasobów trafnie odzwierciedla stan faktyczny i zapewnia podstawy do działania.
3. Monitorowanie: trzecim krokiem jest monitorowanie zasobów za pomocą narzędzia do zarządzania zasobami. Celem jest nieprzerwane monitorowanie zasobów IT przez cały ich cykl życia i zwracanie szczególnej uwagi na aspekty takie jak zapisy w umowie, warunki licencji i data wygaśnięcia gwarancji. Monitorowanie pomaga również w przewidywaniu czwartego elementu procesu, czyli prac technicznych.
4. Prace techniczne: ten element procesu obejmuje naprawę zasobów, ich modernizację i wymianę. Wszelkie prace techniczne powinny być monitorowane przy użyciu narzędzia z zakresu ITAM, które umożliwia wykorzystanie zgromadzonych danych do oceny wydajności ogólnej poszczególnych zasobów.
5. Planowanie finansowe — jest to piąty i zarazem ostatni krok. Dzięki precyzyjnemu wglądowi w stan zasobów IT, etapy ich cyklu życia i koszty możesz skutecznie planować przyszłość. Jednym z celów planowania finansowego jest oszacowanie budżetu niezbędnego do utrzymania lub poprawy poziomu usług świadczonych przez Twój zespół w odniesieniu do najważniejszych zasobów. Zasób utrzymany pomyślnie przy wysokim poziomie usług — na przykład centrum obsługi i przypisany do niego zespół specjalistów — będzie wymagać takiego samego poziomu usług w przyszłości. Z kolei mniej wydajne zasoby mogą wymagać podniesienia poziomu usług, co pociągnie za sobą wzrost kosztów.

Rozpoczęcie zarządzania zasobami IT może wydawać się trudnym zadaniem, ale postępując zgodnie z zasadą ITIL 4 — „rozpocznij od stanu bieżącego” — możesz osiągnąć sukces. Zamiast podejmować się od razu naprawy całego systemu, zacznij od oceny i analizy obecnie wykorzystywanych procesów i infrastruktury. Umożliwi to identyfikację obszarów wymagających poprawy i wprowadzanie stopniowych zmian w celu optymalizacji strategii zarządzania zasobami. Zapewnij sobie natychmiastowe rezultaty, w pierwszej kolejności koncentrując się na kluczowych obszarach działalności biznesowej i głównych problemach.

Będziesz potrzebować oprogramowania i podejścia zaspokajającego bieżące potrzeby, które będzie się mogło rozwijać wraz z Twoją organizacją. Najlepiej sprawdzi się elastyczne rozwiązanie, które można dostosować do zmieniających się wymagań i nowych potrzeb.

Uwzględnienie kultury współpracy i jawności ma zasadnicze znaczenie w skutecznym zarządzaniu zasobami IT. Zadbaj o sprawny dostęp odpowiednich osób do informacji potrzebnych im w danym momencie. Przełoży się to na wzrost wydajności i produktywności w środowisku pracy.

Jeśli chcesz uzyskać bardziej szczegółowe wskazówki dotyczące pierwszych kroków związanych z zarządzaniem zasobami IT, zapoznaj się z naszym bezpłatnym Podręcznikiem zarządzania zasobami i konfiguracjami lub dowiedz się więcej o najlepszych praktykach związanych z zarządzaniem zasobami IT.

Przystępując do rozważań nad wyborem dostawców oprogramowania do zarządzania zasobami, zacznij od oceny przyczyn, dla których musisz wprowadzić ulepszenia w swoim podejściu do tego obszaru. Poniżej przedstawiamy kilka częstych oznak sygnalizujących gotowość do wdrożenia oprogramowania do zarządzania zasobami:

W coraz większym stopniu polegamy na oprogramowaniu, infrastrukturze i platformach w modelu usługowym, dlatego kluczem do ograniczenia kosztów jest optymalizacja wydatków na te usługi. Jak wskazuje badanie przeprowadzone przez firmę Gartner, „wiele organizacji może obciąć wydatki na oprogramowanie nawet o 30 procent”, stosując najlepsze praktyki pozwalające zoptymalizować licencje na oprogramowanie. Nie jest jednak łatwo dokonać tego ręcznie. Jak stwierdza firma Gartner, „ręczna optymalizacja złożonych licencji jest pracochłonna, wymaga wiedzy specjalistycznej i nie zapewnia możliwości skalowania. Większe firmy będą potrzebowały narzędzia do zarządzania zasobami oprogramowania (SAM). Takie narzędzie może zautomatyzować i przyspieszyć procesy ręczne, a także poprawić ich skuteczność. Jest ono mniej kosztowne od ręcznych alternatyw, a inwestycja w nie często się zwraca”.

Arkusze kalkulacyjne to wciąż jeden z najczęstszych sposobów, w jaki firmy zaczynają śledzić to, co posiadają. Myślisz, że długo pozostaną dokładne? Nie ma szans. Szybko stają się niedokładne lub nieporęczne. Według badań Sage Accounting firma o wartości 2 mln USD, która korzysta z arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia swoich aktywów, może wydawać nawet 50 000 USD rocznie na „aktywa-widmo”, czyli pozycje, które są opłacane i uwzględnione w księdze głównej, ale których fizycznie nie ma. O rany!

Dostarczono dziś pięć nowych zestawów słuchawkowych. W restauracji w Warszawie czterem pracownikom skradziono laptopy. W przyszłym miesiącu 10 drukarek zostanie wymienionych na nowe modele dostarczone przez firmę leasingową, a jeszcze miesiąc później to samo stanie się z 14 laptopami. Jeśli potrzebujesz pracownika — choćby w niepełnym wymiarze godzin — aby śledzić to wszystko, potrzebujesz podstawowego systemu, który ułatwi to zadanie.

Coraz częściej zakup i użytkowanie aplikacji, licencji oraz innych zasobów IT i zarządzanie nimi odbywają się „w cieniu”, bez informowania centralnego zespołu IT. Oprogramowanie, które ułatwia współpracę, pozwala uniknąć wykluczenia zespołów IT, zwiększyć produktywność innych zespołów oraz uniknąć ryzyka niepotrzebnych kosztów.

Gdy dojdziesz do wniosku, że nadszedł właściwy czas, zastanów się, jak będzie wyglądało wdrożenie nowego podejścia do zarządzania zasobami w Twojej organizacji, w jakich obszarach zwiększy przejrzystość oraz jakie oprogramowanie najlepiej zaspokoi Twoje potrzeby. Nasze doświadczenia sugerują, że najlepiej zacząć od inwentaryzacji zasobów, aby zyskać większą świadomość rozmieszczenia zasobów oraz ponoszonych kosztów. Na tej podstawie można utworzyć mapę cykli życia zasobów i we współpracy z działem finansowym dokonać oceny kosztów.

Bardziej zaawansowane zarządzanie zasobami IT wymaga czegoś więcej i obejmuje automatyzację rutynowych zadań związanych z zarządzaniem zasobami. Pracownik może na przykład skorzystać z portalu samoobsługowego, aby złożyć wniosek o licencję na subskrypcję często używanego oprogramowania. W oparciu o wstępnie zdefiniowane reguły wniosek ten może zostać zatwierdzony, a osoba składająca wniosek otrzyma łącze, które pozwoli jej uzyskać dostęp do subskrypcji. To pozwala odciążyć zespoły IT, zdejmując z ich barków dodatkowe zadania, dzięki czemu mogą one skupić się na ważniejszej pracy.

Współpraca również stanowi ważny element skutecznego zarządzania zasobami. Narzędzia do współpracy pozwalają wyeliminować zakupy dokonywane bez informowania odpowiednich zespołów, ponieważ ułatwiają pracownikom składanie wniosków, a pozostałym zespołom, na przykład zaopatrzeniowym, dodawanie komentarzy oraz zatwierdzanie zakupów. A jeśli jesteś w stanie połączyć narzędzie do zarządzania zasobami z usługami, z których pracownicy już korzystają, tym lepiej. Połącz je na przykład z platformą Slack, aby umożliwić pracownikom składanie wniosków zaledwie kilkoma naciśnięciami klawiszy. Poprawa jakości procesu obsługi napływających wniosków o zasoby przekłada się na poprawę widoczności zespołu IT.

Warto zauważyć, że centrum obsługi jest ważnym fundamentem tego procesu. Oferuje pracownikom prosty sposób zwracania się o pomoc, a personelowi IT daje możliwość porządkowania wniosków i tworzenia raportów na ich temat. Połączenie centrum obsługi z oprogramowaniem do zarządzania zasobami daje zespołom IT ważny kontekst, dzięki któremu mogą świadczyć lepsze usługi. Gdy na przykład użytkownik złoży wniosek o naprawę laptopa, pewne informacje podstawowe, takie jak data zakupu czy poprzednie zgłoszenia, są dostępne automatycznie. Zespół IT może również uzyskać dostęp do wszelkich zgłoszeń powiązanych z tym laptopem. Taki szybki i wyczerpujący kontekst pozwala sprawniej rozwiązywać zgłoszenia klientów.

W miarę rozwoju IT firmy w coraz większym stopniu polegają na ofertach dostawców SaaS w odniesieniu do usług o znaczeniu krytycznym, dlatego konieczne jest monitorowanie zmian w coraz bardziej dynamicznych środowiskach chmurowych i dostosowywanie procesu zarządzania zasobami. Ważne jest dobieranie narzędzi, które w największym stopniu będą wspomagać współpracę i wspierać Twoje praktyki zarządzania usługami.

Każda organizacja jest inna. Być może musisz tworzyć mapy skomplikowanych zależności na poziomie całej firmy. Może chcesz prowadzić rejestry zasobów niematerialnych, takich jak licencje oraz dokumenty dotyczące zgodności z przepisami, aby ograniczyć ryzyko. A może Twoje wymagania są prostsze i obejmują śledzenie sprzętu komputerowego.

Na szczęście oprogramowanie do zarządzania zasobami jest dostępne w wielu wariantach, od sprytnych i niedrogich integracji, po złożone, kosztowne rozwiązania, które umożliwiają automatyczne wykrywanie wszystkich urządzeń sieci w oparciu o ich adresy IP, a nawet zmywanie naczyń piętrzących się w biurowym zlewie i wiele innych rzeczy. Bez względu na to, czy stawiasz na proste narzędzie do śledzenia czy system na skalę korporacyjną, najważniejsze jest znalezienie opcji, która najlepiej sprawdzi się w Twoim unikatowym przypadku.