Oprogramowanie ITSM dla zespołów pracujących z dużą prędkością
Jak utworzyć skuteczny przepływ pracy onboardingu
Wdrażanie nowych pracowników w kulturę firmy i pomoc w jak najszybszym staniu się produktywnym członkiem zespołu oszczędza pieniądze i poprawia retencję pracowników. Skuteczny proces onboardingu sprawia, że nowi pracownicy czują się mile widziani i rozumieją oczekiwania.
Skuteczny przepływ pracy wdrażania pracowników mapuje nowe etapy rekrutacji, w tym podpisanie umowy, zamawianie sprzętu, poznawanie zasad, szkolenia i przebieg okresu próbnego. Może również obejmować offboarding, gdy pracownik opuszcza firmę.
W tym artykule opisano etapy i zalety standardowego procesu onboardingu, sposób tworzenia takiego przepływu pracy oraz cechy, które sprawiają, że Jira Service Management jest czołową platformą onboardingu.
Pobierz Jira i wypróbuj szablon wdrażania nowych pracowników.
Co to jest przepływ pracy onboardingu?
Przepływ pracy onboardingu pracowników zapewnia strukturę integracji nowych pracowników z Twoją firmą. Określa kroki niezbędne do tego, aby osoba stała się produktywnym członkiem zespołu. Przepływ pracy opisuje etapy wraz z krokami, które przechodzą wszyscy nowi pracownicy – takie jak poznawanie zasad obowiązujących w firmie, weryfikacja danych i ustalanie szczegółów wypłaty wynagrodzenia. Obejmuje również kroki oparte na rolach, takie jak spotkania zespołu i specjalistyczne szkolenia.
Proces onboardingu określa niezbędne kroki dla nowych pracowników. Organizuje je w logiczną sekwencję konkretnych zadań, dzięki czemu proces jest jasny i wykonalny.
Korzyści z zastosowania onboardingu
Każdy na pewnym etapie zaczyna nową pracę. Pierwsze dni i tygodnie mogą być trudne. Czasami nie wiadomo, gdzie znaleźć niezbędne informacje, z kim się skontaktować w przypadku pytań i jak wnieść swój wkład. Szczegółowo opisany onboarding może sprawić, że pierwsze dni będą udane i przyjemne. Ma następujące korzyści:
Lepsza retencja pracowników: planowanie sukcesu pracowników zmniejsza niepokój wśród nowo zatrudnionego personelu. Kiedy nowi pracownicy widzą etapy, które muszą przejść, mogą śledzić swoje postępy i zrozumieć, kiedy i w jaki sposób będą mogli wnieść swój wkład. Czują się wspierani przez długi czas po integracji z zespołem.
- Szybsza produktywność: wizualne przedstawienie procesu od pierwszego dnia do czasu pełnej integracji umożliwia nowym pracownikom wcześniejsze wykonywanie swojej faktycznej pracy. Większość nowych pracowników chce szybko stać się pełnoprawnymi członkami zespołu. Skuteczny proces onboardingu i schemat blokowy pomagają nadać tempo tym działaniom.
- Lepsza integracja kulturowa: proces onboardingu pomaga nowym pracownikom przyswoić kulturowe aspekty firmy, takie jak zasady dotyczące ubioru, style komunikacji i ogólne oczekiwania. Mimo nadziei, że każdy nowy pracownik okaże się strzałem w dziesiątkę, proces wdrażania pomaga zidentyfikować osoby, które mogą mieć trudności. Znaki ostrzegawcze obejmują nieodpowiedni język, niewykonanie zadań związanych z onboardingiem lub inne problemy.
Etapy przepływu pracy onboardingu
Etapy przepływu pracy onboardingu mogą się różnić w zależności od potrzeb biznesowych, ale zazwyczaj jest ich pięć, a każdy ma wyraźny początek i koniec. Etapy te często są zgodne z celami i zadaniami związanymi z zarządzaniem wydajnością, zarządzaniem wrażeniami pracowników i strategiami angażowania pracowników.
Przygotowanie
Przed datą rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika niezbędne zadania obejmują wysłanie pakietu powitalnego, konfigurację sprzętu, zapewnienie dostępu do sieci i podpisanie niezbędnych dokumentów. Ten etap obejmuje wszystko, czego pracownik potrzebuje, aby rozpocząć pracę pierwszego dnia.
Pierwszy dzień
Pierwszy dzień to pierwsze wrażenia pracownika związane z Twoją firmą. Zaplanuj przebieg dnia – w tym przedstawienie zespołu, wycieczkę po biurze oraz omówienie misji i wartości firmy. Uwzględnij to, czego pracownicy mogą się spodziewać w pierwszym tygodniu, na przykład zaplanowane szkolenia, punkty do omówienia i spotkania zespołu.
Szkolenia i rozwój
Przepływy pracy onboardingu powinny uwzględniać zarówno formalne, jak i nieformalne możliwości uczenia się. Zapewnij przejrzysty przegląd szkoleń i możliwości rozwoju, w których będą uczestniczyć nowi pracownicy.
Na przykład wszyscy nowi pracownicy mogą zacząć od ogólnego szkolenia produktowego, aby zrozumieć, co firma produkuje, dla kogo i dlaczego. Nowi pracownicy działu księgowości mogą następnie przejść do szkolenia opartego na rolach dotyczącego procesów księgowych. Natomiast pracownicy zajmujący się rozwojem produktów mogą uczestniczyć w testach z udziałem użytkowników, aby pogłębić swoją wiedzę.
Stała integracja
Stała integracja określa kroki niezbędne do zapewniania pracownikom wsparcia po początkowym okresie wdrażania, w tym punkty do omówienia, doradztwo i dodatkowy rozwój zawodowy.
Jeśli na przykład zatrudnisz projektanta produktu, może istnieć unikalny dla firmy styl i system projektowania, który nowy pracownik musi opanować. Może to na przykład wymagać pracy wraz z doświadczonym projektantem, aby pracownik mógł spełniać standardy firmy, gdy zacznie już działać bardziej samodzielnie. Wykorzystaj na tym etapie programy uznawania osiągnięć i inne nagrody motywacyjne, aby pomóc kształtować doświadczenie nowych pracowników w Twojej firmie.
Kolejne czynności
Zaplanuj ponowny kontakt z nowymi pracownikami, aby upewnić się, że rozumieją swoją rolę, kulturę firmy i sposób, w jaki firma mierzy wyniki. Ta faza może obejmować spotkania indywidualne, ankiety i przeglądy wyników. Zbieranie opinii jest również okazją do usprawnienia procesu i przepływu pracy onboardingu. Zintegruj te wyniki z platformami doświadczenia pracowników w celu ciągłego zarządzania.
Tworzenie przepływu pracy onboardingu
Przepływ pracy onboardingu przedstawia kroki mające na celu ocenę postępów nowych pracowników i dostarczenie planu działań w celu pomyślnej integracji. Skorzystaj z poniższego procesu, aby utworzyć przepływ pracy onboardingu.
Zdefiniuj cele
Wyraźnie określ, co chcesz osiągnąć dzięki procesowi wdrażania pracowników. Przykłady obejmują przekazywanie nowym pracownikom informacji na temat zgodności i przepisów lub uczestnictwo w kulturze współpracy. Upewnij się, że Twoje cele są mierzalne i odnoszą się bezpośrednio do wydajności pracowników.
Zaprojektuj proces onboardingu
Utwórz ustrukturyzowany plan przedstawiający etapy wdrażania pracowników na osi czasu. Na etapach określ kroki lub cele do wykonania, przypisz zakresy odpowiedzialności interesariuszom i zbierz niezbędne materiały. Jeśli na przykład etap szkolenia obejmuje informacje na temat zgodności z przepisami, przydziel kompetentną osobę do nadzorowania zadania i upewnij się, że dokumentacja jest gotowa.
Wdróż przepływ pracy
Koordynuj działania z odpowiednimi zespołami, aby zapewnić bezproblemowy przebieg procesu wdrażania. Platforma zarządzania usługami IT (ITSM), taka jak Jira Service Management, może ułatwić zarządzanie niezbędnym sprzętem, oprogramowaniem i dostępem do sieci, pomagając w efektywnym śledzeniu procesów. Najlepsze praktyki w zakresie automatyzacji działań zespołu HR zapewniają również spójną, powtarzalną implementację przepływu pracy.
Monitorowanie i zbieranie informacji zwrotnych
Korzystając z ankiet, wywiadów i wskaźników wydajności, zbieraj dane od nowych pracowników i ich menedżerów, aby ocenić proces onboardingu. Rzeczy, które mogą wydawać się oczywiste dla doświadczonych pracowników, mogą być niejasne dla kogoś, kto dopiero zaczyna. Zwróć szczególną uwagę na to, czy nowi pracownicy uważają, że są przygotowani do wykonywania zadań, i czują się komfortowo podczas zadawania pytań.
Oceniaj i ulepszaj
Sprawdź cele zdefiniowane dla procesu wdrażania pracowników, aby przeanalizować informacje zwrotne i dane dotyczące wydajności. Określ obszary wymagające poprawy i wprowadź niezbędne zmiany w celu zwiększenia skuteczności procesu onboardingu. Wskazuj i rozwiązuj problemy, pamiętając, że pracownicy mający trudności, nawet zwolnieni, mogą mieć cenny wkład w usprawnienie procesu onboardingu.
Najlepsze praktyki dotyczące pomyślnego onboardingu
Przestrzeganie tych najlepszych praktyk może pomóc osiągnąć sukces związany z przepływem pracy onboardingu:
- Spersonalizuj proces. Zidentyfikuj potrzeby każdego nowego pracownika na podstawie jego roli w firmie. Utwórz przepływ pracy onboardingu, który pozwala odnieść sukces. Spraw, aby przepływ pracy był jasno określony i osiągalny.
- Wyraźnie komunikuj oczekiwania. Przepływ pracy onboardingu to mapa zadań, które powinien pomyślnie wykonać nowy pracownik. Upewnij się, że zawiera oczekiwane wyniki, jasne sposoby pomiaru sukcesu i osobę odpowiedzialną za nadzór nad jego ukończeniem.
- Stosuj ciągłe doskonalenie. Zbieraj opinie od nowych pracowników i menedżerów podczas onboardingu i po nim. Porównuj informacje zwrotne ze swoimi celami i stale dostosuj proces, aby zoptymalizować wyniki.
Oprogramowanie do onboardingu, takie jak Jira Service Management, umożliwia automatyzację, monitorowanie i ciągłe doskonalenie procesu i przepływu pracy onboardingu. Jira Service Management zawiera nowy szablon onboardingu pracowników z wbudowanymi najlepszymi praktykami, który pomaga sprawnie przeprowadzać onboarding.
Zwiększanie skuteczności onboardingu dzięki Jira Service Management
Utworzenie skutecznego procesu onboardingu, z przepływami pracy opartymi na rolach, poprawia wskaźniki retencji pracowników jeszcze długo po tym, jak nowo zatrudnione osoby staną się produktywnymi członkami zespołu. Szablon przepływu pracy onboardingu pozwala na klarowne określenie oczekiwań oraz oferuje uporządkowaną sekwencję, oś czasu i wskaźniki sukcesu, co jest kluczowe dla angażowania nowych pracowników i umożliwienia im odniesienia sukcesu.
Jira Service Management może usprawnić onboarding dzięki szablonom, najlepszym praktykom, automatyzacji przepływu pracy, śledzeniu zadań i ciągłemu doskonaleniu. Integruje się także z innymi narzędziami HR w zakresie zarządzania doświadczeniem pracowników, wydajnością i nie tylko.
Pełny przewodnik po Enterprise Service Management (ESM)
Na czym polega zarządzanie usługami dla firm? W tym przewodniku pokażemy, jak wdrożyć ESM w celu usprawnienia świadczenia usług.
Przeczytaj artykułZarządzanie usługami HR: podejście Jira | Atlassian
Jira Service Management oferuje gotowe szablony dla zespołów HR. Wstępnie opracowane przepływy pracy do realizacji procesów, takich jak onboarding i offboarding czy obsługa zapytań HR.
Przeczytaj artykuł