Zarządzanie IT: funkcje i najlepsze praktyki

Czym jest zarządzanie IT?

System informatyczny firmy obejmuje sprzęt, oprogramowanie i sieć. Obsługuje on operacje biznesowe w ramach różnych ról i funkcji.

Zarządzanie IT polega na nadzorowaniu systemu, a zarządzanie usługami IT (ITSM) obejmuje sposób, w jaki firma świadczy usługi IT. IT to m.in. audyty, zarządzanie i utrzymanie komponentów IT. W grę wchodzi też opracowywanie rozwiązań ułatwiających efektywne i wydajne funkcjonowanie systemów informatycznych.

IT jest często podstawą projektowania wewnętrznej infrastruktury i komunikacji w całej firmie. W rezultacie zespoły IT otrzymują nowe obowiązki, a ich zadania obejmują zapewnienie płynnego i bezpiecznego działania technologii przy jednoczesnym poszukiwaniu możliwości wprowadzania ulepszeń i innowacji.

Dlaczego zarządzanie IT jest ważne?

W miarę upowszechniania się technologii zespoły IT przekształcają się, aby sprostać zmieniającym się wymaganiom firm, ich pracowników i rynku. Dzisiejsi specjaliści IT muszą mieć wysokie kwalifikacje i strategicznie wpływać na podejmowanie decyzji biznesowych, a nie tylko reagować na wnioski. Uczestniczą w zarządzaniu i pracują nad usprawnieniem procesów biznesowych i komunikacji między różnymi funkcjami, która warunkuje sukces firmy.

Wcześniej można było uznać IT za dział pomocy technicznej firmy, który odpowiadał głównie za resetowanie haseł oraz zapewnianie dostępu do sieci i folderów. Dzisiaj jednak zespoły IT ewoluują wraz z technologiami, które wdrażają. Specjaliści IT stają przed złożonymi wyzwaniami ze strony niezwykle szybko rozwijającej się, dynamicznej branży poddanej wpływowi cyberprzestępczości i sztucznej inteligencji (SI). Ich nowa rola skupia się na scalaniu firmy za pomocą dobrze zaplanowanej i wyrafinowanej strategii IT obejmującej strategicznie zaprojektowaną infrastrukturę oprogramowania i sprzętu. Rola zespołu IT uległa zmianie — nie jest on jedynie wsparciem dla firmy, ale pozwala jej się wyróżnić.

Obowiązki kierownika IT

Po transformacji branży IT zmieniły się podstawowe zadania i obowiązki kierowników IT.

Obejmują one obecnie takie kwestie jak:

• Planowanie strategiczne IT: kierownicy IT wybierają oprogramowanie, sprzęt i systemy do zarządzania IT, które najlepiej zaspokajają potrzeby firmy. Dzięki temu systemy współpracy wewnętrznej firmy są stale online i zapewniają skalowalność. Niektóre zespoły stosują proces ITIL (Information Technology Infrastructure Library) —lub strategię usług ITIL. Jest to podejście do ITSM skupione na dostarczaniu usług o wyższej jakości po niższej cenie. Obejmuje on też planowanie ciągłości biznesowej w celu uniknięcia tarć i komplikacji.
• Zarządzanie siecią: wymaga utworzenia i utrzymywania sieci zdolnej do skalowania i przechowywania chronionych danych i plików. Może to wymagać monitorowania użycia, rozpoznawania trendów ruchu i zapewnienia elastyczności.
• Ocena i ograniczanie ryzyka: kierownik IT odpowiada za ocenę potencjalnych zagrożeń, wdrażanie zabezpieczeń i podejmowanie innych środków ostrożności w celu uniknięcia ryzyka oraz jego ograniczenia (zwłaszcza w odniesieniu do kosztownych cyberataków).
• Zarządzanie budżetem: obowiązki finansowe kierowników IT mogą obejmować przypisywanie wydatków do budżetów operacyjnych lub kapitałowych, przesuwanie środków na innowacje lub ulepszenia oraz uwzględnianie w budżecie zasobów na przypadki naruszenia danych lub inne nieoczekiwane okoliczności.

Rola zarządzania IT

Skuteczne rozwiązania do zarządzania IT zapewniają swobodny przepływ informacji, danych i transakcji w firmie. Od wyzwań związanych z relacjami z klientami po konserwację baz danych i platform sprzedaży, kierownicy IT przyczyniają się do sukcesu firmy na różne sposoby:

Wyższa produktywność: zwiększoną produktywność i wydajność zapewniają bezpośrednio platformy, procesy i ludzie. Zmniejszenie tarć w firmie za pomocą oprogramowania do zarządzania usługami, takiego jak Jira Service Management, skutkuje szybszymi i bardziej wydajnymi interakcjami. Powoduje również wzrost produktywności pracowników.

Innowacyjność i zdolność adaptacji: zespół IT ocenia nowe technologie i wdraża innowacyjne rozwiązania, które odpowiadają celom biznesowym i infrastrukturze firmy.

Zapewnienie zgodności danych: ze względu na rosnące obawy dotyczące ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych kwestie takie jak rzetelne i bezpieczne gromadzenie, przechowywanie i aktywowanie danych stały się kluczem do sukcesu firmy. Zespół IT jest często odpowiedzialny za przechowywanie i przesyłanie danych, co wymaga wdrożenia nowych technologii i zapewnienia zgodności z przepisami.

Podejmowanie decyzji: zespół IT może decydować o tym, co systemy wewnętrzne mogą, a czego nie mogą obsługiwać. Dostarcza też potwierdzoną analizę danych lub specyfikację techniczną do skalowania projektów.

Zarządzanie IT: najlepsze praktyki

W przypadku kierowników IT najlepsze praktyki to m.in.:

• Edukacja i zdobywanie nowych umiejętności: śledź zmiany w branży, czytając, uczestnicząc w webinariach, kursach i szkoleniach z zakresu nowych technologii oraz zdobywając certyfikaty.
• Ciągła ciekawość: szukaj nowych sposobów rozwiązywania starych problemów. Poznawaj innowacje technologiczne, aby pomóc we wprowadzaniu w firmie nowych pomysłów, procesów i metod. Analizuj studia przypadków i twórz przypadki użycia, które przedstawisz kierownictwu, aby przekonać te osoby o sensowności zaleceń.
• Zadawanie pytań: nie można oczekiwać, że specjaliści IT wiedzą wszystko o działalności firmy, ale powinni być w stanie dokładnie ocenić wyzwanie i sformułować rozwiązanie. Zadawanie pytań sprzyja współpracy i zapewnia pełne zrozumienie praktyki lub procesu w celu skutecznego znalezienia lub stworzenia rozwiązania.

Wyzwania związane z zarządzaniem IT

Kierownicy IT muszą nauczyć się używać nowych i powstających narzędzi, takich jak SI. Muszą również wprowadzić niezbędne ograniczenia oraz zaplanować szkolenia dla pracowników, aby zachować bezpieczeństwo sieci.

Korzystanie z narzędzi do zarządzania interdyscyplinarnego może skłonić kierowników IT do znalezienia rozwiązania bazującego na istniejącym sprzęcie i oprogramowaniu albo do opracowania własnego rozwiązania. Narzędzia takie jak Jira Service Management upraszczają zarządzanie usługami IT i przenoszą wszystko na jedną platformę, aby można było zoptymalizować przepływy pracy i zwiększyć produktywność.

Inne wyzwania, przed którymi stoją kierownicy IT, to cyberataki, szybki rozwój technologii oraz poszukiwanie odpowiedzi przez pracowników za pomocą nowych narzędzi, takich jak ChatGPT i inne narzędzia oparte na sztucznej inteligencji. Cyberataki mogą być bardzo kosztowne dla firmy — zarówno z perspektywy finansowej, jak i wizerunkowej. Kierownicy IT mogą ograniczyć to ryzyko, zapewniając bezpieczeństwo sieci i wprowadzając dodatkowe funkcje, takie jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe i inne rozwiązania dotyczące tożsamości.

Firmy mogą wspierać kierowników IT, oferując możliwości certyfikacji i kursy w ramach programów ciągłego podnoszenia kwalifikacji. Mogą też przygotować porady strategiczne dla zespołów, aby wspierać pozytywne interakcje w zespole i zapewnić bezpieczną przestrzeń do korelacji celów i strategii.

Sprawniejsze zarządzanie IT dzięki Jira Service Management

Przedsiębiorstwa w coraz szerszym zakresie potrzebują technologii IT — dlatego też wiele narzędzi potrafi wspierać skuteczne zarządzanie tym obszarem. Kluczem jest znalezienie właściwych rozwiązań ITSM, odpowiadających szczególnym potrzebom biznesowym danej firmy.

Oprogramowanie ITSM, takie jak Jira Service Management, zapewnia elastyczność w przygotowywaniu i konfigurowaniu projektów w sposób, który odpowiada przepływom pracy i je wspiera. Platforma Jira umożliwia dodatkowo współpracę zespołów nad usprawnianiem przepływów pracy. Śledzi postępy i łączy dane z innych narzędzi, aby skrócić czas reakcji na incydenty, wnioski i zmiany. Rozwiązania takie jak formularze bez kodu, automatyzacja czy sztuczna inteligencja eliminują też ręczne zadania i procesy, dzięki czemu firmy mogą działać efektywniej i skuteczniej dopasowywać się do sytuacji. Dane i informacje kontekstowe dostarczane w ramach platformy mogą prowadzić do szybszego i skuteczniejszego podejmowania decyzji przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka.

Dowiedz się więcej na temat rozwiązania Jira Service Management

Co jest przykładem skutecznego zarządzania IT?

Projekty zarządzane przez zespół są doskonałym przykładem funkcji, która umożliwia firmie zarządzanie swoimi praktykami IT w sposób, który najlepiej odpowiada jej potrzebom. Przykładowo gdy zespół wdraża rozwiązanie Jira Service Management, wszyscy jego członkowie mogą zobaczyć proces, przepływ pracy i status projektu, co zapewnia widoczność i poczucie odpowiedzialności. Dzięki wdrożeniu funkcji automatyzacji i SI w niektórych procesach można pominąć ręczne interwencje i skrócić czas realizacji projektu. Ogólnie rzecz biorąc, ten rodzaj wdrożenia pomaga zespołowi IT zapewnić wyjątkowo skuteczne działanie środowiska w całej firmie.

Platformy zarządzania projektami ITSM pomagają również w zdefiniowaniu strategicznej wartości projektu i jasnym wskazaniu zakresu. Przez cały okres realizacji projektu narzędzia do zarządzania usługami IT zapewniają, że projekt ma jasne i dostosowane cele, trzyma się z góry określonej osi czasu oraz odpowiednio alokuje zasoby i nimi zarządza.

Jakie są popularne metodologie stosowane w zarządzaniu IT?

Nie każda metodologia IT jest odpowiednia dla każdej firmy. Oto przykładowe, często używane rozwiązania:

• Agile: To podejście dzieli projekt na etapy i kładzie nacisk na ciągłą współpracę i doskonalenie. Zespoły działają zgodnie z cyklem planowania, realizacji i oceny.
• COBIT: Te ramy postępowania pozwalają wypełnić luki między ryzykiem biznesowym, potrzebami w zakresie zarządzania i problemami technicznymi.
• ITIL: Information Technology Infrastructure Library (ITIL) to platforma, która zapewnia zespołom IT elastyczność i stabilność, jednocześnie standaryzując planowanie, wybór, dostarczanie, obsługę techniczną i kompleksowy cykl życia usług IT w firmie.

Jakie umiejętności powinien mieć menedżer IT?

Menedżerowie IT muszą mieć wiedzę na temat branży, być ciekawi, chętni do nauki i otwarci na odkrywanie nowych technologii i rozwiązań. Dynamiczny charakter branży zachęca do elastyczności i otwartego umysłu w obliczu nowych technologii i nowych wyzwań. To właśnie ci menedżerowie IT, którzy są chętni do nauki, doskonalenia się i współpracy w celu ulepszenia firmy od wewnątrz, odniosą sukces.