Podejście Jira do świadczenia usług HR i zarządzania nimi (HRSM)

Zespoły HR stanowią pierwszy punkt kontaktu dla nowego pracownika. Jeśli nowy pracownik ma pytania, najprawdopodobniej zwróci się do zespołu HR o informacje na temat uzyskania dostępu do nowych systemów, otrzymania sprzętu itp. Zespoły IT mogą we współpracy z zespołem HR zainicjować kompleksową, zautomatyzowaną obsługę, wykorzystując w tym celu podejście oparte na katalogu usług. W Jira Service Management zespoły mogą skonfigurować portal obejmujący wiele obszarów usług skierowanych do różnych zespołów, aby wprowadzić zarządzanie usługami na poziomie całej firmy. Zamiast marnować czas na konsultacje z kilkoma osobami, pracownicy mogą złożyć wniosek o nowy laptop, a wniosek ten zostanie automatycznie przekierowany, zatwierdzony i obsłużony za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Każdy zespół może mieć własne centrum obsługi, a funkcjonujące w jego ramach przepływy pracy będą przyspieszać świadczenie usług.

Na poziomie wewnętrznym Atlassian wykorzystuje Jira Service Management do śledzenia wrażliwych przypadków związanych z relacjami pracowników. Zespoły HR obsługują całą gamę wniosków o charakterze poufnym, do których dostęp mają nie więcej niż dwie osoby. Aby zespół HR mógł doprowadzić do rozwiązania każdej sprawy, potrzebna jest bezpieczna przestrzeń, w której można dokumentować i śledzić zdarzenia związane ze zgłaszaną kwestią. W rozwiązaniu HRSM w Jira Service Management zespół HR może utworzyć poufne centrum obsługi do zarządzania sprawami wymagającymi ograniczenia uprawnień do wyświetlania, wyszukiwania i komentowania wniosków do konkretnych osób. To samo rozwiązanie zespół wykorzystuje do prowadzenia odrębnego, publicznego centrum obsługi spraw związanych z płacami, onboardingiem i innymi usługami HR o charakterze bardziej ogólnym.

Podczas gdy pracownicy widzą pojedynczy ujednolicony portal dostępu do pomocy, Jira Service Management pomaga zespołom ukryć całą złożoność realizowanych procesów. Począwszy od dobrze zaprojektowanych formularzy do zbierania danych, które pozwalają zmniejszyć liczbę wniosków o 70%, po automatyzację przepływów danych przez wszystkie wymagane zespoły, Jira Service Management pomaga zespołom HR lepiej przydzielać zasoby i koncentrować się na ważniejszych zadaniach.

Zespoły IT i HR współpracują nad zmapowaniem często realizowanych procesów w celu ustalenia punktu wyjścia. Skompilowanie często zadawanych pytań (FAQ) i utworzenie bazy wiedzy to szybki sposób na sukces dla wielu zespołów.

Dzięki odpowiedziom na często zadawane pytania i szczegółowym formularzom wniosków zespoły HR otrzymują informacje, które umożliwiają im szybką realizację zadań. Proces onboardingu można zautomatyzować na późniejszym etapie, ponieważ zazwyczaj wymaga on większej synchronizacji między wieloma działami.

Zespół IT może skonfigurować proste pulpity do raportowania, które ułatwią zespołowi HR śledzenie procesu świadczenia usług i tworzenie raportów na ich temat. Sporządzanie comiesięcznych raportów staje się łatwe, gdy menedżerowie ds. HR mogą szybko sprawdzić liczbę napływających wniosków i pracowników z pomyślnie zakończonym onboardingiem czy obciążenie pracą poszczególnych zespołów. Zamiast zgadywać, mogą w oparciu o dane podejmować świadome decyzje o skalowaniu swojego zespołu lub określać obszary wymagające poprawy.