Компания Atlassian стремится помогать командам (в том числе своим) повышать эффективность. Поэтому, когда Рону Ромэйну, руководителю программы из подразделения Cloud Foundations компании Atlassian, понадобилось получить представление о работе всего подразделения, в котором трудятся сотни технических специалистов, он решил использовать возможность Advanced Roadmaps в составе Jira Software.
С помощью Advanced Roadmaps можно получать аналитические данные по командам — что важно и одновременно сложно в организациях с распределенными командами — и благодаря этому повышать эффективность планирования и отслеживания работы. Ромэйну требовалось организовать и спланировать совместную работу нескольких команд; это подразумевало, что он должен был определить способы, сроки и цели работы. Для этого ему нужно было иметь общее представление о проектах и приоритетах своей команды.
В команде Ромэйна работа проводилась в семи отдельных направлениях согласно отдельным планам. Каждое направление работы поддерживалось 4–6 командами. Каждый план был составлен на основании эпиков Agile, объемов работы, разбитых на отдельные задания — пользовательские истории. Ромэйну нужно было видеть эти эпики, чтобы быть в курсе зависимостей и понимать, идет ли работа по графику или с его нарушением. Кроме того, он хотел, чтобы рабочие процессы его команд в рамках этих планов были единообразными и прозрачными, а также чтобы был понятен общий контекст. Тогда каждый участник команды мог бы правильно определить, какая работа еще не выполнена и где находятся проблемные места.
Однако информация была рассеяна между командами и инструментами. Команды Cloud Foundations одновременно работали над десятками проектов Jira Software, создавали страницы Confluence, которые служили контекстом для работы, и представляли отчеты в виде электронных таблиц. Ромэйн мог разобраться в данных, хранящихся в разных проектах и инструментах, но получить единое общее представление о множестве разных команд, работающих над различными проектами, было нелегко. Так же нелегко было отслеживать статус и ход работы команд.
«По факту, нас окружала противоречивая информация, потому что мы получали ее в разное время и касательно разных фрагментов работы, — объясняет Ромэйн. — У нас не было единого достоверного источника информации, поэтому по большей части нам не хватало наглядности».
Ромэйн решил воспользоваться возможностью Advanced Roadmaps в составе Jira Software, с помощью которой команды формируют планы, наблюдают общую картину, отслеживают прогресс и без труда делятся информацией с заинтересованными сторонами. Теперь благодаря Advanced Roadmaps его команда имеет общее представление обо всей работе, которую ведет множество команд, структурированное в виде понятной и наглядной иерархии. Глядя на нее, можно понять, идет ли работа по графику или с его нарушением, заранее узнать, какие задачи необходимо выполнить следующими, увидеть зависимости и многое другое.
Кроме того, с помощью Advanced Roadmaps команды Cloud Foundations могут систематизировать работу, что повышает прозрачность и удобство отслеживания. С помощью пользовательских полей и меток они могут делить работу на категории, чтобы распределять ее по командам, стратегическим направлениям, временным отрезкам и т. д.
По словам Ромэйна, благодаря ясному представлению о пользовательских полях и метках на доске у них есть ясное представление обо всех их командах в Cloud Foundations.
Преимущества Advanced Roadmaps для Ромэйна и его команды можно обобщить следующим образом.
Больше времени на работу и меньше — на отчетность
С помощью фильтров и сохраненных представлений можно просматривать работу с разных ракурсов на основании данных, поступающих в режиме реального времени из Jira Software. Раньше, когда возможность Advanced Roadmaps не использовалась, подразделению Cloud Foundations приходилось запрашивать данные из разных источников. Теперь, когда заинтересованные стороны запрашивают у команд Ромэйна различные отчеты о работе, те могут без труда вывести информацию из Advanced Roadmaps.
Динамическое планирование
Когда в подразделении Cloud Foundations была проведена реорганизация, Ромэйну потребовалось чуть больше часа, чтобы на основе своих прежних данных составить новые планы. Для этого он просто настроил фильтры Advanced Roadmaps. «Мне не пришлось заниматься редактированием множества страниц Confluence, отчетов или дорожных карт, — делится опытом Ромэйн. — Я просто изменил JQL-фильтры, используемые в Advanced Roadmaps».
Благодаря Advanced Roadmaps Ромэйн теперь может составить дорожную карту работы, подключив несколько досок, проектов и фильтров Jira. Можно создать дополнительные уровни иерархии над уровнем эпиков, чтобы привязать эпики разных команд или проектов Jira к одной функции. К тому же в Advanced Roadmaps можно создавать разные версии одного плана.
Возможность перестраивать отчеты в зависимости от нужного представления или аудитории
Благодаря меткам и пользовательским полям в Advanced Roadmaps Ромэйну не составляет труда представить данные в ином виде. «Получив новый запрос от вышестоящего заинтересованного лица, я могу обратиться к имеющимся данным и предоставить нужную ему информацию, не отрывая команды от работы», — рассказывает Ромэйн. На изображении ниже представлен пример отчета Advanced Roadmaps, который Ромэйн может создать на основе стратегических направлений работы нескольких команд, чтобы понять, сколько времени уделяется достижению определенных целей и ключевых результатов.
Как повторить успех Atlassian в использовании Advanced Roadmaps
Из опыта использования Advanced Roadmaps Ромэйн делает несколько важных выводов.
Начинайте с малого, затем наращивайте сложность
Чтобы как можно быстрее получить результат, Ромэйн совместно со своими командами разработал фундаментальную дорожную карту инициатив на год. С ее помощью они могли обмениваться информацией о незавершенных задачах, привязанных к соответствующим целям (посредством меток). В начале следующего квартала команды превратили свои запланированные инициативы в эпики и скорректировали план, как того требовала ситуация. В результате у них получилась простая для понимания карта работы каждой команды со сроками, к которым планируется ее завершить.
Добившись согласованности, команды добавили зависимости в Advanced Roadmaps. Это привело к пониманию рисков срыва поставки, сложности работы и производительности команд. Стало понятно, какие команды перегружены, а какие могли бы выполнять больше работы; выстроилась картина приоритетов.
Используйте Advanced Roadmaps в ритуалах команды
Чтобы Advanced Roadmaps использовали все сотрудники подразделения Cloud Foundations, было важно задействовать это решение в командных ритуалах. Это подтолкнуло участников команды к частому внесению актуальной информации. Когда во время собраний по планированию спринта командам нужно было рассказать о приоритетах и зависимостях, они обращались к своему плану в Advanced Roadmaps.
Сделайте Advanced Roadmaps единым достоверным источником информации
Ромэйн настоял на том, чтобы решение Advanced Roadmaps стало единым достоверным источником информации для всех сообщений или отчетов, адресованных заинтересованным лицам. Для извлечения данных из Advanced Roadmaps и Jira Software он использовал аддоны, такие как Google Таблицы для Jira. Благодаря этому он мог представлять данные в тех форматах и отчетах, которые запросили заинтересованные лица. Создание отчетов стало отнимать гораздо меньше времени, и вся информация, необходимая для составления планов, поступала из единого источника.
Попробуйте Jira Software или Jira Software Premium бесплатно.
