Перегруженные почтовые ящики, разрозненные списки дел и пропущенные сроки могут быстро расстроить работу даже самой целеустремленной команды. Как решить эту проблему? С помощью инструментов управления заданиями.
Инструменты управления заданиями можно считать цифровыми помощниками, которые помогают расставлять приоритеты задач, поддерживать совместную работу и отслеживать прогресс по проекту. Они помогают командам работать эффективнее, повысить производительность и быстрее достигать конечной цели с меньшим количеством ошибок и задержек.
В этой статье рассматриваются инструменты управления заданиями, раскрываются их функции и возможности, а также предлагаются лучшие варианты. Благодаря информации в ней вы сможете подобрать идеальное решение, которое позволит оптимизировать рабочие процессы, повысит эффективность и даст команде все необходимое для достижения успеха.
Что такое инструменты управления заданиями?
Команды используют инструменты управления заданиями, чтобы правильно организовать рабочие процессы для повышения эффективности и продуктивности. Эти цифровые помощники оптимизируют работу за счет структурирования, ранжирования и отслеживания заданий и проектов.
Инструменты управления заданиями служат единым пространством, в котором команда может собирать и классифицировать проекты и задания, а также сортировать их по приоритету. Мониторинг прогресса, напоминания и установка сроков обеспечивают ответственность и вовлеченность команд в работу.
Jira — это комплексный инструмент управления заданиями. Богатый набор его функций позволяет оптимизировать рабочие процессы и повысить продуктивность.
Преимущества инструментов управления заданиями
Выбор подходящей платформы для управления заданиями и ее правильное внедрение позволяют получить множество преимуществ. Хотя главный результат — это повышение производительности, инструменты управления заданиями приносят пользу и в других аспектах.
Вот лишь несколько дополнительных преимуществ:
- Организация. Приложение для управления заданиями выполняет роль центрального репозитория для организации работы и расстановки приоритетов. Команды могут составить список заданий, а затем расставить их по приоритетам, чтобы выполнять их в логическом порядке с учетом всех необходимых зависимостей.
- Совместная работа. Участники команд могут обмениваться файлами и комментариями, а также отслеживать прогресс в реальном времени, что повышает качество совместной работы.
- Управление процессами. Инструменты управления заданиями наглядно показывают прогресс, что помогает управлять проектами, выявлять узкие места и совершенствовать рабочие процессы.
Лучшие инструменты для управления заданиями
Правильный выбор инструмента управления заданиями способствует достижению общих целей компании. Изучите основные функции инструментов и выберите тот, который соответствует потребностям вашей команды.
Jira: лучший во всех отношениях инструмент управления заданиями
Благодаря широким возможностям и гибкости Jira станет лучшим выбором для пользователей, которые хотят добиться эффективности и точнее планировать ресурсы.
- Центр управления заданиями. Jira служит единым центром для всех заданий и проектов, что позволяет видеть как общую картину, так и представление на уровне заданий. Интуитивно понятный интерфейс обеспечивает прозрачность и упрощает сбор, систематизацию и приоритизацию заданий и зависимостей.
- Разделение на задания. В Jira сложный проект можно разделить на более выполнимые задания, и тогда он уже не будет казаться таким внушительным. Работа над отдельными заданиями в логической последовательности помогает участникам команды сконцентрировать усилия.
- Мониторинг и планирование ресурсов в реальном времени. В Jira прогресс и распределение ресурсов можно отслеживать в реальном времени, что делает проект полностью прозрачным. Руководители проектов видят рабочие процессы, выявляют узкие места и следят за прогрессом с помощью досок Kanban.
- Совместная работа и обмен информацией. Единый интерфейс Jira стимулирует командную работу, обеспечивая обмен данными, обратную связь и мониторинг состояния проекта.
Jira Product Discovery: лучшее решение для формирования идей и мозгового штурма
Традиционные методы мозгового штурма не всегда применимы на практике. Неструктурированное и беспорядочное обсуждение мешает уловить важные идеи. Решение? Jira Product Discovery — многофункциональный инструмент для мозгового штурма и формирования идей.
Особенности Jira Product Discovery:
- Визуальная совместная работа. Команды могут исследовать концепции в графическом виде с помощью ассоциативных карт и историй пользователей, что делает мозговой штурм динамичным и увлекательным.
- Централизованное фиксирование идей. Jira Product Discovery служит центральным репозиторием для идей во время мозгового штурма.
- Простая расстановка приоритетов. С помощью инструментов Jira Product Discovery перспективные концепции можно эффективно ранжировать. Команды могут голосовать за них и сортировать их по важности, чтобы определить, какие идеи заслуживают дальнейшего изучения и разработки.
- Интеграция. Jira Product Discovery можно интегрировать с экосистемой Jira, чтобы создать бесшовный рабочий процесс от генерации идей до превращения их в задачи Jira для работы над ними.
- Полная согласованность и прозрачность. Централизация на платформе Jira Product Discovery делает работу более ясной и прозрачной. Участники команды видят процесс формирования идей и могут непосредственно участвовать в нем.
Доски Confluence: лучший инструмент визуальной совместной работы
Доска Confluence — это виртуальный холст, на котором команды могут вести мозговой штурм, составлять планы и делиться идеями. Доски Confluence помогают раскрывать творческий потенциал участников и проводить:
- Мозговой штурм в свободной форме. Доски Confluence служат средой, где команды могут записывать идеи, делать наброски концепций и наглядно упорядочивать мысли.
- Визуальный обмен идеями. На досках команды могут обмениваться идеями в виде изображений, диаграмм и ассоциативных карт, что способствует пониманию идей и четкому взаимодействию вне зависимости от подхода к работе.
- Совместная работа в реальном времени. Виртуальные доски служат пространством для совместной работы в реальном времени, в котором сеансы мозгового штурма будут динамичными, а видение участников — согласованным.
- Простая интеграция и доступность. Доски Confluence доступны на любом устройстве. Их можно связывать со страницами и документами Confluence и задачами Jira, чтобы получить целостное представление о проекте.
Jira: лучшее решение для назначения и отслеживания заданий
Jira помогает управлять проектами и эффективно выполнять задания благодаря следующим особенностям:
- Назначение задач. Пользовательские поля, вложения и описания в шаблоне отслеживания заданий Jira позволяют точно определять задания. Руководители проектов могут назначать задания конкретным участникам команды, чтобы каждый из них понимал свои обязанности.
- Управление сроками. В Jira сроки четко представлены на наглядном графике, что помогает контролировать их.
- Отслеживание прогресса. Участники команды могут регистрировать рабочее время, обновлять статусы заданий и давать к ним комментарии. Это помогает руководителям проектов отслеживать статус проекта, выявлять задержки и при необходимости находить решения.
- Доски Kanban. Рабочие процессы в проектах Jira представлены на досках Kanban. Прогресс по проекту можно отслеживать, перетаскивая задания между этапами, например «К исполнению», «В работе», «Готово».
- Отчетность и аналитика. Широкий набор функций аналитики и отчетности в Jira позволяет руководителям проектов создавать отчеты для отслеживания разных показателей от процента завершенных работ до длительности циклов.
Confluence: лучшее решение для ведения документации и обмена знаниями
Confluence — это комплексное решение для ведения документации, обмена знаниями и совместной работы в команде, обеспечивающее единообразный доступ к материалам в масштабах всей компании.
Confluence предоставляет командам следующие возможности:
- Централизованный репозиторий знаний. Confluence служит для команды легкодоступным единым достоверным источником информации, от планов проектов и протоколов собраний до руководств пользователя и статей базы знаний.
- Совместное создание контента. Confluence способствует плодотворному общению и созданию контента с помощью редактирования, комментирования и контроля версий в реальном времени.
- Широкие возможности форматирования и организации контента. Полнофункциональный текстовый редактор в Confluence позволяет легко форматировать содержимое, включая изображения, таблицы и мультимедийные элементы.
- Полная интеграция с Jira. Команды могут создавать связанную экосистему, напрямую соединяя страницы Confluence с задачами и проектами Jira.
- Доступность и функции поиска. Confluence предоставляет удобный интерфейс (доступный с любого устройства) и мощные функции поиска, позволяющие находить на платформе нужную информацию.
Loom: лучшее решение для асинхронной совместной работы
Loom позволяет наладить общение сотрудников при распределенной работе. Пользователи Loom могут записывать и пересылать короткие видеосообщения, что делает общение увлекательным и сохраняет все нюансы.
Loom обладает следующими функциями:
- Простая запись с экрана и веб-камеры. Пользователи могут записывать видео с экрана и веб-камеры, добавляя к нему голосовой и визуальный контекст.
- Автоматическая публикация видео. После записи Loom автоматически загружает видео на сайт и генерирует ссылку для отправки по электронной почте или текстовым сообщением.
- Асинхронное общение. Участники команд могут смотреть видео в любой удобный момент, что устраняет необходимость одновременно собираться на совещаниях.
- Больше контекста и полезных сведений. Записывая экран через Loom, вы можете задействовать мимику и жесты, чтобы эффективнее донести мысль до других пользователей.
- Больше вовлеченности. Видеосообщения Loom позволяют привлечь и удержать внимание зрителей, а также дают возможность эффективнее общаться и усваивать информацию.
Jira Align — лучший инструмент для agile-планирования в корпоративном масштабе
Решение Jira Align обладает полным набором возможностей для оптимизации agile-планирования в корпоративном масштабе. С их помощью на основе стратегических целей создаются реализуемые инициативы для межфункциональных команд.
Jira Align помогает решить проблемы корпоративного agile-планирования с помощью следующих средств:
Стратегическое согласование. В Jira Align можно определять стратегические темы и цели и спускать их ниже по иерархии, чтобы согласовать действия и понять роль каждого участника в реализации концепции.
Управление портфелем. Инструмент Jira Align позволяет сортировать портфели по приоритету, распределять ресурсы и управлять рисками. С таким подходом руководители могут принимать обоснованные решения о распределении ресурсов, отслеживать препятствия и обеспечивать соответствие стратегическим приоритетам.
Прозрачность и отслеживание. На досках Jira Align отображаются общие сведения о состоянии программы, ходе ее реализации и зависимостях. С такой наглядностью руководители могут следить за эффективностью, выявлять узкие места и стабильно добиваться результата.
Командное сотрудничество. С Jira Align у вас будет единая платформа для обмена информацией, отслеживания зависимостей и синхронизации рабочих усилий.
Интеграция с Jira. Jira Align можно связать с Jira, что обеспечивает информационную связь между стратегическими планами и работой по их реализации.
Jira Service Management: лучшее решение для управления ИТ-заданиями
В Jira Service Management есть полный набор функций, которые упрощают управление ИТ-заданиями, помогают улучшить качество обслуживания и позволяют командам эффективно решать задачи.
С Jira Service Management у ИТ-команд будут следующие возможности:
- Централизованное управление запросами на обслуживание. Jira Service Management — это главный центр приема запросов на обслуживание от пользователей. Запросы сортируются по категориям и приоритету, а затем направляются соответствующему участнику команды. Такой подход ведет к эффективному решению вопросов и довольным пользователям.
- Управление инцидентами. В Jira Service Management доступны широкие возможности управления инцидентами, чтобы вы могли быстро и слаженно реагировать на важные задачи, а также минимизировать время простоя.
- Управление изменениями. Решение Jira Service Management предлагает структурированный подход к управлению изменениями, обеспечивающий контролируемое внедрение обновлений.
- Автоматизированные рабочие процессы. Можно полностью автоматизировать задания, такие как распределение работы между техническими специалистами, отправка уведомлений и обновление статусов запросов, чтобы дать ИТ-специалистам возможность заниматься сложными задачами.
- Отображение полезных сведений. ИТ-команды могут воспользоваться ценной аналитикой по работе службы поддержки, чтобы выявить тенденции и оценить эффективность ИТ-услуг, а затем с помощью полученных данных повысить качество обслуживания.
Atlas: лучший инструмент для отслеживания целей
Atlas помогает отслеживать цели. Этот инструмент дает пользователям возможность управлять заданиями, а также ставить цели, следить за продвижением к ним и эффективно достигать их.
Решение Atlas предлагает следующие преимущества:
- Подход, ориентированный на достижение цели. С помощью Atlas можно ставить четкие задачи, а также снабжать их описанием, сроками выполнения и сведениями по ответственным лицам.
- Гибкая интеграция с фреймворками. Atlas интегрируется с различными рабочими моделями, благодаря чему пользователи могут выбрать удобный подход для целей и ключевых результатов, отдельных задач и ключевых показателей эффективности (KPI).
- Визуализация прогресса. С помощью наглядных дашбоардов Atlas можно отслеживать достижения в реальном времени. Понимая, как именно выполнение заданий помогает приблизиться к цели, участники лучше понимают ценность своих усилий и остаются на верном пути.
- Прозрачность и согласованность. С помощью Atlas пользователи могут связывать цели с соответствующими командами и проектами. С таким подходом у коллектива будут все нужные сведения, необходимые для того, чтобы согласовать работу участников и направить их усилия на выполнение поставленных задач.
- Удобная коммуникация. Решение Atlas легко интегрируется с Jira и Confluence, обеспечивая простое общение и совместную работу.
Улучшайте управление заданиями в нескольких проектах с помощью Jira
Jira представляет собой единое решение, позволяющее четко и эффективно управлять заданиями.
Jira — не просто инструмент для составления списков дел. Это решение позволяет командам разбивать большие проекты на выполнимые задачи. Руководители проектов могут подробно описать каждую задачу, а также связать ее с зависимостями, назначить конкретному участнику и отследить ход работы. С таким подходом каждый сотрудник будет в курсе своей роли и сможет стабильно вносить вклад в общее дело.
Хронологии и расширенные дорожные карты Jira позволяют нагляднее представить прогресс и зависимости, а также разобраться в концепции и понять, как работа согласуется между командами. Это расширяет возможности совместной работы и позволяет стабильно добиваться результатов.
Отдельно следует упомянуть об универсальности Jira. Это решение интегрируется с тысячами сторонних приложений, что позволяет командам кратко представить нужные данные и получить целостное представление о распределении ресурсов между заданиями или проектами.
Хотите оценить мощь Jira по достоинству? Попробуйте бесплатную версию Jira, чтобы повысить эффективность и добиться успеха.
Инструменты управления заданиями: часто задаваемые вопросы
Какие функции наиболее ценны в инструментах управления заданиями?
При оценке инструментов управления заданиями обращайте внимание на функции, которые привносят порядок в работу, такие как разбивка заданий и расстановка приоритетов. Изучите возможности совместной работы, поддерживающие общение в команде и обмен файлами. Кроме того, постарайтесь сделать так, чтобы вы могли настраивать рабочий процесс и выполнять интеграцию с существующими инструментами для оптимизации процедур. Наконец, помните, что удобный интерфейс упрощает внедрение и облегчает освоение инструмента участниками команды, вне независимости от их технической компетенции.
Как выбрать подходящий инструмент управления заданиями для команды?
Чтобы выбрать подходящий инструмент управления заданиями, вам нужно четко понимать потребности команды. Для начала оцените сложность проекта и размер команды, а также определите, какой функционал вам нужен. Отсортируйте варианты с учетом масштабируемости (важна для будущего роста) и удобства интерфейса (важен для простого внедрения в команде). Основное внимание уделите таким функциям, как возможности совместной работы и интеграции, которые обеспечивают бесперебойный рабочий процесс.
Как управлять заданиями в Jira?
В Jira участники команды могут создавать задания (их еще называют задачами) и снабжать их подробным описанием, а также назначать сотрудникам. Для заданий можно задавать сроки. Кроме того, команды могут отслеживать выполнение в целях контроля за статусами. Доски Kanban наглядно отображают рабочий процесс и дают возможность перетаскивать задания между этапами проекта, например To Do (К выполнению) и Done (Завершено). Функции комментариев и вложений способствуют совместной работе и помогают команде оставаться в курсе ситуации.