Как добиться успеха при удаленном управлении продуктом

Этот год выдался, мягко говоря, непростым. Мировое сообщество столкнулось с пандемией, поэтому компания Atlassian приняла решение перевести всех сотрудников, находящихся в разных уголках света, на полноценный дистанционный режим работы до конца 2020 года. Совсем недавно компания Atlassian объявила об инициативе TEAM Anywhere, цель которой — позволить своим сотрудникам выбирать, где они будут работать: дома, в офисе или и там и там. Работать дома в одиночку и работать в составе удаленной команды — это две разные вещи.

Объявление о переводе всей рабочей силы на удаленный режим застало меня в процессе разработки бизнес-стратегии на следующие три года. Намеченные в ней цели были согласованы между всеми частями компании. Услышав объявление, я не принялась менять цели. Однако мне пришлось искать новые способы их достижения. Наша команда по управлению продуктом освоила новые способы удаленной работы и взаимодействия с коллегами и клиентами. Хотя для управления продуктом требуется тесное сотрудничество с заинтересованными сторонами и коллегами, менеджеры по продукту могут работать удаленно, внедрять новые методы совместной работы и при этом добиваться успеха.

Мы быстро поняли, что работать в привычном режиме не получится. При работе из дома сотруднику приходится иметь дело со множеством разных отвлекающих факторов и сложностей. Работе и совещаниям могут помешать дети, супруги, соседи по комнате и (или) домашние животные. Приведу в пример курьезный случай. Во время моего выступления с презентацией на видеоконференции моя собака подкралась сзади и положила игрушку мне на голову.

Компания Atlassian считает, что для создания лучших продуктов необходимо ориентироваться на клиента. Обычно менеджеры по продукту уделяют много времени личным встречам с клиентом, чтобы наладить отношения, изучить условия работы клиента и понять, как продукт может наилучшим образом удовлетворить его потребности. Однако нашим удаленным менеджерам по продукту приходится общаться, вести совместную работу и налаживать отношения по видеоконференц-связи, а не в очном порядке.

Хотя компания Zoom хорошо постаралась, чтобы между собеседниками не ощущалось расстояние, мы не можем получить зрительную информацию через Zoom в том же объеме, в котором она поступает при личной встрече. В ходе личной беседы большинство людей, как правило, осматриваются по сторонам. Их взгляд сосредоточен, хоть и не пристален. В случае с Zoom камера постоянно направлена на лицо. Любую паузу в разговоре можно посчитать сигналом о том, что ожидается реплика со стороны другого человека.

К тому же, собрания по видеоконференц-связи могут проходить одно за другим в течение дня. У вас нет возможности сделать перерыв и собраться с мыслями. Работая в офисе, вы можете сделать это, пока идете в другое помещение для совещаний. Проведение видеопрезентации без возможности очно считывать реакцию аудитории сопряжено с определенными трудностями. Поэтому мы загрузили аддон Zoom, который воспроизводит звук аплодисментов, когда докладчики выступают с презентациями.

Я выяснила, что удаленная работа требует четких границ. Я создала страницу Confluence, где четко указано, когда я работаю, когда я доступна (с указанием часового пояса) и каковы мои приоритеты на неделю. Хотя инструмент Slack весьма полезен для удаленной работы, он также может отвлекать, когда нужно сосредоточиться. Поэтому я указала, что не буду открывать его по понедельникам (как и входящую почту).

Как заметил мой коллега Дэн Рэдиган, есть способы преодоления сложностей в общении, сопряженных с удаленной работой. Попробуйте, например, сообщать как можно больше информации. Когда принимается решение, ожидается, что его смысл и мотивация будут понятны всем участникам команды. В этом может помочь система управления содержимым, например по принципу вики, в которой участники команды смогут без труда просматривать новости из разных частей команды. Можно настроить отправку уведомлений об изменениях в групповой чат Slack.

Для управления продуктом нужен тесный контакт с клиентами. Это особенно важно сейчас, когда вся работа ведется в дистанционном режиме. Еще до пандемии COVID-19 большую часть исследований компания Atlassian проводила удаленно. С помощью Zoom клиенты могут показать свои рабочие места и посвятить нас в производственный процесс.

Теперь, когда все наши сотрудники переведены на удаленный режим работы, мы задумались, как управлять участниками команды для проведения удаленного исследования потребительских свойств продукта. Конечно, для нашей команды наблюдать за встречей, посвященной исследованию, — это невероятный опыт. Но клиенту работа со множеством участников команды одновременно может показаться обременительной. Поэтому теперь мы ограничиваем число наблюдателей и участников от нашей команды, которые будут присутствовать на каждом сеансе связи. Для тех, кто пропускает эти собрания, мы часто проводим совместные просмотры после сеансов связи. Так все участники команды могут посмотреть видеозаписи исследования и обсудить их между собой. С помощью таких инструментов, как Trello и Mural, мы фиксируем выводы, сделанные по итогам этих собраний, чтобы позднее использовать их при удаленном коллективном анализе.

Важно четко прописать концепцию продукта в документации. Сама документация при этом должна быть лаконичной, понятной, убедительной и визуально привлекательной (с диаграммами, графиками и т. д.). Менеджер по продукту должен выступить с презентацией, в которой будут четко обозначены ценность продукта, его элементы, ожидания и реальный путь к успеху. Благодаря этому собрания не будут затягиваться.

Во время презентации мы внимательно следим за чатом: реагируем на обсуждения и отвечаем на вопросы. Это дает представление о реакции аудитории и повышает интерактивность презентаций в Zoom. Теперь у нас также принято предоставлять доступ к презентациям и страницам вопросов и ответов другим сотрудникам компании. Участники нашей команды могут просматривать их в удобное время и делиться мнениями или получать разъяснения.

Каждую пятницу вся команда по маркетингу продуктов собирается в рамках видеоконференции. Участники делятся своими достижениями, проблемами, вопросами и многим другим. Каждую неделю мы также проводим собрание по маркетингу продукта, в котором участвуют все сотрудники, работающие с клиентами напрямую. Это представители команды поддержки и персональные менеджеры технической поддержки. На этом собрании каждый участник рассказывает, что больше всего важно для клиентов (пять позиций). Это позволяет очень быстро составить подробное представление о ситуации в каждой команде и выявить закономерности, характерные сразу для нескольких областей работы.

У нас очень строгий подход к документированию сведений о том, как участники наших команд связаны различными зависимостями. Мы не проводим отдельных собраний для обсуждения этих зависимостей. Вместо этого мы заранее фиксируем их и устраиваем обсуждение позже. Так мы тратим меньше времени на встречи.

Мы также придаем большое значение постановке правильных целей как отдельными сотрудниками, так и командами в целом. На собраниях для всего коллектива мы первым делом определяем миссию команды, цели компании и последовательность действий для достижения каждой цели. Когда в коллективе есть общее понимание целей, всем проще работать вместе в правильном направлении, хоть все мы и не можем собраться и время от времени пересекаться в офисе.

К счастью, компания Atlassian создает инструменты, которые повышают эффективность совместной работы команд. Поэтому у нас уже был некоторый инструментарий на случай внезапного перевода всех наших сотрудников на удаленный режим работы. Сейчас мы используем как собственные инструменты, так и решения сторонних разработчиков. Ниже приведены решения, которыми мы пользуемся в настоящий момент.

Zoom — один из лучших доступных инструментов для организации видеоконференций, который помогает миру оставаться на связи. Он отлично подходит для встреч один на один, звонков клиентам, работы в отдельных сессионных залах, командных собраний и т. д. Я рекомендую использовать таймер на собраниях в Zoom, чтобы не превышать установленные ограничения на продолжительность собраний.

Когда нам нужны ответы на простые вопросы, мы открываем Slack. В Slack можно создавать каналы, в которых команда может обмениваться информацией и коллективно искать решения проблем. Многие из нас устанавливают Giphy, чтобы сделать общение более увлекательным и личным. Это приложение также помогает выстроить доверительные отношения и развить дух товарищества. Участники наших команд делятся песнями, которые передают их душевное состояние в определенный день, и целыми музыкальными подборками. Мы также создали интеграцию для Slack, которая позволяет отправить команде опрос. Так мы можем выяснить, поняли ли ее участники назначение команды, цели, ценности и т. д.

Сегодня сотрудникам нужны удобные и надежные веб-инструменты для обмена информацией, совместной работы и просмотра контента. Это особенно важно для удаленных команд. Мы используем следующие инструменты.

Каждый раз, когда нужно предоставить доступ к содержимому, Google Диск и Google Документы становятся для нас единым достоверным источником информации. Эти инструменты позволяют нам создавать документы, обмениваться ими и совместно работать над ними. Все участники команды могут без труда получить доступ к файлам, оставить к ним комментарий и просмотреть последние изменения.

Не хочу показаться излишне предвзятой, но я считаю, что Confluence — это одно из лучших приложений для совместной работы. С его помощью наши удаленные команды отслеживают разную информацию по проектам и обновляют ее. Участники наших команд по продукту могут добавлять дорожные карты продуктов на страницы Confluence, оставлять ссылки на вспомогательные документы, в том числе заявки Jira, и многое другое. Это приложение позволяет держать всех в курсе изменений в стратегиях развития продуктов и в работе над их созданием.

Confluence — это отличный источник фактов, подкрепляющих принимаемые решения. Для удаленной работы это особенно важно, поскольку принимать решения приходится, когда некоторые люди недоступны. При этом с Confluence мы остаемся в курсе ситуации и быстро реагируем на вопросы и замечания, если это необходимо. Наши команды используют это решение как вики. Например, мы создали страницу для частых вопросов. Мы также создали шаблоны Confluence для командных ретроспектив и поделились ими со всеми участниками команды.