Как и специалисты НАСА по управлению полетами, руководители проектов должны держать под контролем множество аспектов, чтобы команда реализовывала проекты без инцидентов. Разница лишь в том, что НАСА управляет космическими аппаратами, а руководители проектов следят за результатами.
Методы бережливого производства помогают предотвратить чрезвычайные ситуации в управлении проектами, подобные катастрофе «Аполлона-13», и позволяют поставлять проекты в срок и в рамках бюджета.
Методология бережливого производства способствует непрерывному процессу постепенной корректировки. Она значительно ускоряет поставку продуктов благодаря оптимизации ресурсов и усилий и позволяет командам работать эффективно и результативно.
В этой статье вы узнаете больше о бережливом производстве, его преимуществах и о том, как решение Jira может помочь вашей команде разработчиков ПО реализовать соответствующие принципы.
История методологии бережливого производства
Бережливое производство направлено на полную оптимизацию процессов и результатов команды путем непрерывного совершенствования. При правильном применении данный подход позволяет командам эффективно поставлять клиентам ценность.
Основатель компании Toyota Киитиро Тоеда разработал методологию бережливого производства после Второй мировой войны, чтобы экономить ресурсы и устранять потери. Наблюдая за закупками и пополнением запасов в супермаркете, он разработал концепцию Just-in-time, которая ориентирована на производство продуктов именно тогда, когда они нужны клиентам.
Концепция Тоеды переросла в производственную систему Toyota, а та, в свою очередь, стала методологией бережливого производства. Так из скромной задумки бережливое производство превратилось в основу управления проектами по системе Agile. Сегодня данный подход используется в таких отраслях, как разработка ПО, строительство и здравоохранение.
Обзор методологии бережливого производства
Бережливое производство опирается на два столпа, которые являются основой для всех практикующих его проектов: непрерывное совершенствование и уважение к людям.
- Непрерывное совершенствование. Регулярный цикл обратной связи помогает командам вносить постепенные изменения в процессы, продукты и персонал для постоянного улучшения систем. Выявляя, оценивая и изменяя существующие процессы или системы по одному элементу за раз, команды могут устранить потери и повысить эффективность в целом.
- Уважение. Руководители отмечают и ценят вклад команды и отзывы клиентов, а также уделяют должное внимание их идеям и мнениям. В рамках бережливого производства руководители наиболее эффективно распределяют работу по всему процессу, чтобы стимулировать тесное сотрудничество и приносить максимальную ценность клиентам.
Основные принципы бережливого производства разработаны с учетом обоих этих факторов.
Принципы методологии бережливого производства
Важно учитывать, какое влияние ваша работа окажет на качество обслуживания клиентов. Пять основных принципов бережливого производства помогают командам упорядочивать задания и обеспечивают контроль руководителям проектов. Перечислим эти принципы.
1. Определение ценности
Чтобы поставлять ценность клиентам, сначала изучите их потребности. Для этого используйте следующие методы.
- Взаимодействуйте с клиентами напрямую, чтобы узнать об их болевых точках.
- Проанализируйте, как ваш продукт помогает с ними справиться.
Затем определите ценность продукта, которая позволит удовлетворить потребности клиентов, и сообщите выводы команде. Спланируйте работу участников таким образом, чтобы она влияла на качество обслуживания, и выберите лучшие инструменты, которые помогут команде поставлять клиентам ценность.
Определив ценность, вы сэкономите время и денежные средства, поскольку команда будет разрабатывать только те функции, которые нужны клиентам.
2. Систематизация потока ценности
Деятельность, необходимая для обеспечения качественного обслуживания клиентов, является частью потока ценности. При систематизации потока ценности используются диаграммы, помогающие наглядно представить процесс проекта и управлять потоком ценности, что крайне важно для устранения потерь.
Систематизация потока ценности включает в себя следующие действия.
- Определение проблемы и выбор подходящей команды. Выявите основные болевые точки клиентов, а затем выберите команду, у которой есть навыки для решения соответствующих проблем.
- Определение границ и составление схемы процесса. Оставьте в проекте только необходимые мероприятия. Затем составьте схему процесса, используя шаблон доски Scrum в Jira, и задайте даты для каждого результата.
- Сбор данных. Изучите данные (например, узнайте, сколько времени команда тратит на работу над проектом), чтобы понять, какие ресурсы необходимы.
- Оценка и корректировка. Для непрерывного совершенствования процессов нужно постоянно оценивать их и искать возможности для улучшения.
3. Создание потока
Состояние потока — это когда команда входит в ритм и работа идет настолько удачно, что время летит незаметно. Обеспечив состояние потока, можно повысить вовлеченность и производительность команды.
Командный поток отражает эффективность создания ценности, которую можно постоянно корректировать, используя непрерывный цикл обратной связи. Методология бережливого производства требует бесперебойного и непрерывного процесса, с помощью которого удастся сократить задержки и минимизировать время передачи работы.
«При внедрении бережливого подхода сосредоточьтесь на потоке, — объясняет тренер Atlassian по современной работе Марк Крут. — Вне потока невозможен ни один элемент бережливого подхода, будь то сокращение потерь, устранение разрозненности или непрерывное совершенствование… все элементы реализуются в потоке!»
Улучшить работу команды можно с помощью следующих приемов.
- Сотрудничество многофункциональных команд. Разобщенность — это криптонит для бережливого производства. Команда должна участвовать во всех этапах процесса и при необходимости работать совместно с другими группами для выполнения своих заданий. Например, в рамках такого сотрудничества можно привлечь к процессу специалистов по сопровождению, чтобы получить информацию о болевых точках клиентов. Кроме того, команда сможет больше узнать о работе других отделов.
-
Отслеживание заданий. С досками Kanban и шаблоном Kanban в Jira вам будет проще назначать задания, а также наглядно представлять и координировать работу команды. Эти карточки помогают командам отслеживать выполнение заданий на протяжении всего жизненного цикла проекта.
4. Создание «вытягивающей» системы
В рамках данной системы команды работают только над тем, что нужно клиенту к конкретному сроку, и производство осуществляется в соответствии с фактическим, а не прогнозируемым спросом.
Чтобы точно оценить потребности клиентов, команда должна наладить с ними диалог и узнать их мнения.
5. Стремление к совершенству
В случае с бережливым производством важно нацелиться на развитие и стремиться к совершенству путем постоянного улучшения. При этом потребуется внедрить непрерывный цикл обратной связи: он поможет руководителю проекта, команде и компании сократить потери и повысить эффективность.
Преимущества методологии бережливого производства
Руководители проектов часто сталкиваются с проблемами, например когда приходится ждать отзывы от заинтересованных сторон. Если обратная связь поступает слишком поздно, останавливается вся работа над проектом. Методология бережливого производства имеет множество преимуществ, которые позволяют преодолеть такие препятствия. Перечислим эти преимущества ниже.
- Повышение эффективности. Систематизировав поток ценности, вы можете сосредоточить усилия на потребностях клиентов и отказаться от работы над продуктами и услугами, которые им не нужны.
- Сокращение числа проблем. С бережливым производством вам не придется переживать о таких проблемах, как недостаток коммуникации и нереалистичные сроки, поскольку они не перерастут в серьезные неприятности. В том, что касается коммуникации, бережливое производство обеспечивает отслеживание и прозрачность, чтобы все участники четко понимали задания, обязанности и сроки выполнения. Команда принимает активное участие в процессе, поэтому участники могут выразить несогласие с любыми необоснованными сроками.
- Снижение затрат. Создав четкий план и устранив препятствия, вы сможете сэкономить денежные средства, производя ровно столько, сколько нужно для удовлетворения потребностей клиентов. С таким подходом у вас не будет излишков, что особенно важно для физических продуктов.
- Улучшение отношений с клиентами. Сосредоточившись на ценности для клиентов, вы укрепите отношения с ними, что крайне важно для бизнеса.
- Непрерывное совершенствование. Регулярный цикл обратной связи в бережливом производстве помогает настраивать и постоянно улучшать процессы для эффективной поставки ценности.
- Вклад команды. Бережливое производство требует активного участия команды, так что ее члены будут активнее вовлечены в работу над результатом. Сотрудники смогут выражать свое мнение насчет того, чем им следует заниматься и к какому сроку. Команда охотнее проявляет инициативу, когда у нее есть достаточные возможности.
Возможные проблемы бережливого производства
Практика бережливого производства приносит не только множество преимуществ, но и ряд потенциальных сложностей, которые руководителям проектов нужно замечать и учиться преодолевать. Перечислим их.
- Отсутствие поддержки со стороны руководства. Руководство, которое скупится на поддержку, может помешать любой команде по бережливому производству, став препятствием на ее пути.
- Как это исправить? Как можно раньше заручитесь поддержкой команды и продемонстрируйте участникам пользу бережливого производства.
- Недостаточная подготовка. Когда команду не обучают должным образом, от этого может пострадать результат. Если участникам непонятен процесс бережливого производства, не стоит ждать, что они легко его внедрят.
- Как это исправить? Адаптируя новую команду, обеспечьте адекватное обучение бережливому производству. Организуйте для участников программу профильной сертификации, чтобы они могли заняться практикой. Получив сертификат, команда будет хорошо ориентироваться в методах бережливого производства, и вам не придется сомневаться в ее результатах.
-
Ориентация на инструменты, а не на культуру. Когда инструменты становятся важнее сотрудников, вовлеченность команды снижается. С такими приоритетами в бережливом производстве вы можете обезличить и обесценить команду и ее работу. Когда участники не чувствуют, что их ценят, они с меньшей вероятностью будут стараться.
-
Как это исправить? Развивайте культуру доверия, используя бережливое производство с его философией непрерывного совершенствования. Регулярная обратная связь и возможности для развития свидетельствуют о том, что руководитель заинтересован в карьерном росте своей команды.
-
- Недостаточное внимание к показателям. Показатели необходимы для совершенствования команды в рамках методологии бережливого производства.
- Как это исправить? Анализируйте показатели, чтобы оценить успех проекта, а также ищите области для развития команды.
Используйте Jira для управления проектами
Устраняя потери и непрерывно совершенствуя процессы в рамках бережливой модели, команды могут ускорить управление проектами и действовать гибко.
Решение Jira помогает командам разработчиков ПО соблюдать принципы бережливого производства и поставлять больше ценности клиентам. Аналитика контекста позволяет командам наращивать и развивать потенциал, чтобы постоянно учиться и совершенствовать свой стиль работы. Доски Scrum и Kanban показывают команде, что делать дальше для достижения наилучших результатов в кратчайшие сроки. Используя Jira в качестве основы для сотрудничества, все команды могут работать в тесном контакте друг с другом и с остальной организацией.
Решение Jira также позволяет предприятиям наглядно представить потоки создания ценности. Это дает возможность обеспечить следующее.
- Автоматизация процессов. Экономьте время и сократите объем ручной работы команды благодаря мощной системе автоматизации Jira. Согласование работы с бизнес-потребностями. Узнайте, как повседневные задачи способствуют достижению стратегических целей и предоставляют информацию важным заинтересованным сторонам с помощью готовых agile-отчетов.
- Отслеживание инвестиций. Анализируйте использование ресурсов и затраты по времени в рамках того или иного проекта, чтобы грамотно распределять усилия для следующих инициатив.
- Обнаружение препятствий. Определите потенциальные препятствия и предотвратите их возникновение.
- Обеспечивать непрерывную ценность. Благодаря аналитике и наглядности команда сможет непрерывно поставлять ценность клиентам и компании в целом.
Это решение также хорошо подходит для других методик, таких как Agile, Open DevOps и управление потоками создания ценности.
Методология бережливого производства: часто задаваемые вопросы
В чем разница между Agile и бережливым производством?
На первый взгляд отличить методологию бережливого производства от Agile трудно. Хотя оба подхода ориентированы на эффективность и ценность для клиентов, акцент в них делается на разных аспектах управления проектами. В бережливой модели это устранение потерь, процесс и поставка ценности, а в Agile — клиенты, уменьшение неопределенности и поставка функционирующего ПО.
Разберем каждый из этих методов.
- Ориентация. Бережливое производство — это подход с принципом «сверху вниз», где основное внимание уделяется улучшению процессов. Agile, в свою очередь, имеет противоположную основу, при которой работа разбивается на небольшие итеративные циклы.
- Поставка продуктов. Команды по бережливому производству и по Agile стремятся поставить продукты как можно скорее. Однако в Agile обратная связь важнее скорости: Agile-команды выполняют мелкие задачи, получают обратную связь и переходят к следующей итерации. Бережливое производство, в свою очередь, нацелено на улучшение общего процесса и ускорение поставок.
- Платформы. В отличие от Agile, у бережливого производства нет специальной платформы. Scrum и Kanban — это две системы управления проектами по методологии Agile, которые позволяют применять принципы гибкой разработки. В Jira предусмотрены шаблон Scrum и шаблон Kanban, чтобы помочь руководителям проектов начать работу с Agile.
В чем разница между DevOps и бережливым производством?
DevOps обеспечивает функциональное сотрудничество между командами по разработке и эксплуатации, что позволяет ускорить поставку ПО. В этом заключается философия DevOps: непрерывная поставка ценности для бизнеса, подкрепленная культурой понимания и совместной работы.
У бережливого производства, напротив, основной принцип в том, чтобы поставлять ценность посредством совершенствования процессов и устранения потерь.
Бережливое производство и DevOps ориентированы на клиентов, но в них по-разному реализованы два основных направления.
- Ценность для клиентов. В рамках DevOps создаются карты эмпатии, в результате чего бизнес-цели приобретают ценность для клиентов. В бережливом производстве мероприятия по созданию ценности отбираются в зависимости от потребностей.
- Ориентация. Команды по DevOps объединяют разработку и эксплуатацию с документацией и совместной работой, а сторонники бережливого производства оптимизируют процессы, ресурсы и усилия.
Кроме того, в DevOps автоматизируются рутинные задания, такие как запросы pull (подробнее о них см. в руководстве по DevOps для начинающих).
Если вы уже используете DevOps, обратите внимание на Open DevOps — готовую платформу на базе Jira с открытым подходом к инструментам и с возможностями автоматизации. Она поможет agile-команде сосредоточиться на поставке и эксплуатации качественного ПО и следовать принципу «кто разработал, тот и поддерживает», основанному на заветах DevOps.
Можно ли одновременно использовать Agile, DevOps и бережливое производство?
Да. Эти методологии дополняют друг друга в стремлении обеспечить качество и ценность для клиентов. DevOps устраняет разобщенность и объединяет команды по разработке и эксплуатации, Agile поощряет непрерывное совершенствование, а бережливое производство реализует данный принцип на практике.
Сочетание этих трех подходов поможет вам ускорить поставку продуктов и ценности клиентам. Например, ваша компания может применять все три методологии, но брать от них лишь некоторые части. Бережливое производство поможет улучшить ваш процесс Agile, итеративный подход Agile поспособствует непрерывному совершенствованию бережливого производства, а благодаря DevOps можно улучшить межфункциональную совместную работу.
Применив все три методологии, ваша компания обретет широкие возможности и сможет поставлять клиентам ценность при поддержке более эффективных методов.
Вы можете объединить эти методологии с помощью набора инструментов Atlassian для управления проектами.