Для Agile-команд разработки ПО крайне важно поддерживать единообразное понимание области и контекста продукта. Продукты, уже выпущенные на рынок, часто имеют обширный бэклог пользовательских историй, которые еще предстоит разработать. При планировании спринтов Agile-команды используют бэклог продукта, и его состояние играет важную роль в общем успехе.
Проще говоря, уточнение бэклога — это поддержание бэклога продукта в актуальном состоянии. Собрания по уточнению бэклога, также известные как «сеансы», позволяют команде обновить и подготовить бэклог к предстоящему спринту.
Бэклог продукта может быть объемным и непростым в управлении. Но для эффективного управления проектами по гибкой методологии Agile важно освоить продуктивное проведение собраний по уточнению бэклога.
В этой статье представлены проверенные стратегии проведения собраний по уточнению бэклога, позволяющие поддерживать его актуальность, чистоту и организованность. В ней объясняется, почему важно проводить сеансы по уточнению бэклога, как проводить такие сеансы эффективно, а также приводятся полезные советы, которым Agile-команды успели научиться.
Цель сеансов по уточнению бэклога
Собрание по уточнению бэклога — это встреча команды проекта для проверки, обновления и приведения бэклога продукта в надлежащий вид. Это очень важный этап в любой методологии Agile, поскольку он позволяет определить рабочую нагрузку команды во время будущего спринта. Такие собрания направлены на то, чтобы обеспечить наличие в бэклоге элементов на два спринта, чтобы команда всегда имела запас работы и могла переключаться на новые задачи в случае изменения требований.
«Однако важно помнить, что собрания по уточнению бэклога проводятся не только для обзора новых работ, но и для удаления из бэклога элементов, утративших актуальность, — поясняет тренер Atlassian по современной работе Марк Крут. — Если у вас возникнет соблазн отменить собрание по уточнению бэклога из-за отсутствия новой работы, задайтесь вопросом, нет ли в бэклоге позиций, которые можно было бы удалить. Обсудите эти истории на собрании».
На собрании по уточнению бэклога, как и при планировании спринта, владельцы продуктов и участники команды разработки ПО обсуждают каждый элемент бэклога, уточняют требования к нему, оценивают его приоритет и сложность, в результате чего составляется более четкий и практичный список элементов, над которыми нужно работать.
Регулярные сеансы по уточнению бэклога повышают гибкость процесса разработки и помогают адаптировать его к меняющимся потребностям и приоритетам. В подобной динамичной среде требуются такие инструменты для отслеживания проектов и совместной работы, как Jira, в которых есть возможность ведения бэклога. С ней руководители могут вносить изменения сразу для всей команды.
Как провести эффективное собрание по уточнению бэклога
Управление проектами по гибкой методологии Agile начинается с эффективных собраний по уточнению бэклога. Следующие шаги помогут вам создать отлаженный и повторяемый процесс, позволяющий собрать нужных сотрудников, сформировать ожидания, расставить приоритеты и оценить рабочие элементы, а также определить последующие шаги.
1. Оцените элементы бэклога и определите их приоритет
Прежде чем провести собрание по уточнению бэклога, владелец продукта должен провести первоначальный анализ существующих элементов бэклога продукта (таких как пользовательские истории, функции или задания) и удалить те, которые больше не актуальны. По мере развития продукта и изменения требований к функциям некоторые элементы перестают соответствовать видению проекта. Владелец продукта также должен учесть отзывы, полученные во время предыдущих обзоров итогов спринтов, и удалить элементы, которые команда решила убрать.
Затем владелец продукта должен расставить приоритеты для всех оставшихся в бэклоге элементов, подразумевая, что этот приоритет может измениться по мере обсуждения командой каждого пункта на собрании.
«Наконец, владелец продукта должен разослать команде список историй для совместного рассмотрения по меньшей мере за 24 часа, — советует Крут. — Так команда сможет ознакомиться со списком и подготовить вопросы. Тогда вам не понадобятся многократные уточнения истории».
2. Создайте повестку дня для собрания и поделитесь ей
Как и на любом собрании в рамках управления проектами, повестка дня необходима, чтобы обсуждение шло по заданной теме. Владельцы продуктов могут составлять повестку дня для собраний по уточнению бэклога и взаимодействовать с соответствующими участниками команды, что позволяет им заблаговременно давать обратную связь и оценивать сроки выполнения работ по элементам, а также подготовиться к будущему обсуждению.
Основная цель повестки дня заключается в том, чтобы сосредоточить внимание команды на выбранных элементах бэклога и успешно выполнить уточнение за время, отведенное на собрание. Шаблон повестки дня для собрания Atlassian позволяет Agile-командам легко составлять повестки дня, делать заметки и делиться списками задач, предоставляя готовый формат протокола собрания.
3. Обеспечьте присутствие необходимых участников
Поскольку собрания по уточнению бэклога могут быть сопряжены со сложными обсуждениями и иногда длятся целый час, крайне важно приглашать только требуемых участников.
Кто должен присутствовать на собрании по уточнению бэклога? Для типичного сеанса требуется присутствие следующих участников команды.
- Владелец продукта
- Участники команды разработчиков (scrum-команда)
- Спонсор проекта
- Фасилитатор собрания (scrum-мастер)
- Менеджер по продукту (необязательно)
4. Определите подходящее время для собрания
Лучшее время для собрания зависит от продолжительности спринтов и сложности проекта. Если команда проводит еженедельные спринты, руководитель проекта должен каждую неделю проводить сеанс по уточнению бэклога. Если спринты длятся две недели, руководитель проекта должен планировать сеанс раз в две недели. Если спринты длятся более двух недель, сеансы все равно лучше проводить раз в две недели, чтобы помочь команде подготовиться к возможной смене приоритетов или непредвиденным ситуациям.
Какое бы решение ни приняла команда, постарайтесь проводить собрания продолжительностью в один час, чтобы успеть охватить весь бэклог. Убедитесь, что менеджер по продукту планирует их проведение в календаре, а фасилитатор собрания строго устанавливает сроки их проведения, чтобы не тратить время впустую.
«Собрания по уточнению бэклогов могут проводиться в асинхронном режиме, — добавляет Крут. — Предложите участникам команды самостоятельно анализировать истории, оставляя вопросы и используя раздел комментариев в Jira, чтобы перевести историю в статус готовности».
5. Оцените пользовательскую историю
Чтобы Agile-команда могла успешно оценить сложность элемента, участники должны иметь коллективное понимание пользовательской истории. Пользовательская история — это неформальное объяснение работы функции с точки зрения клиента.
Собрание по уточнению бэклога позволяет изучить существующие пользовательские истории и оценить, актуальны ли они для проекта. Оно также дает возможность добавить новые пользовательские истории на основе недавно собранной аналитики или разделить крупные пользовательские истории на более мелкие. Это непрерывное совершенствование пользовательских историй является важной частью процесса разработки по методике Agile, поскольку оно позволяет команде выявлять возможности для поэтапного улучшения продукта.
Определите дальнейшие шаги и действия
Во время собрания по уточнению бэклога команда должна определить, какие элементы следует включить в спринт, и удалить остальные. В некоторых случаях за один сеанс может быть выявлено несколько элементов бэклога с одинаковым приоритетом, но у команды может не хватать времени, чтобы завершить их все. Карты для покера планирования по методике Agile — полезный инструмент для принятия решений о том, какие элементы взять в работу, а какие оставить на следующий спринт.
По окончании собрания отправьте протокол всем участникам и убедитесь, что они понимают приоритет элементов, обсуждавшихся на собрании. Разбивка процесса разработки на списки задач с помощью такого инструмента, как Jira, помогает сосредоточить внимание на важнейших компонентах бэклога. Этот бэклог с расставленными приоритетами позже станет основой следующего сеанса по планированию спринта.
Преимущества продуктивных сеансов по уточнению бэклога
При надлежащем проведении собрания по уточнению бэклога продукта способствуют повышению общей эффективности и производительности команды, а также успешному завершению проекта. В следующих разделах описываются некоторые преимущества сеансов по уточнению бэклога.
Оптимизированный бэклог
Эти сеансы устраняют беспорядок и оптимизируют процесс. Они обеспечивают организованность и чистоту бэклога продукта, а также предотвращают его засорение неактуальными элементами.
Общее понимание
Поскольку на этих собраниях команда должна подробно обсудить каждый элемент, команда и заинтересованные стороны вырабатывают общее понимание того, что требуется для выполнения работы и каким вопросам следует уделить приоритетное внимание.
Эффективное планирование спринта
Участники собрания могут задавать вопросы и оставлять отзывы, что позволяет оптимизировать собрания по планированию спринтов. Кроме того, общее понимание проекта упрощает и ускоряет планирование спринтов.
Более эффективная совместная работа
Участники команды имеют разный опыт и разные взгляды на приоритеты и время работы над элементами. Собрание по уточнению позволяет участникам поделиться своим мнением и прийти к единому пониманию приоритетов и сроков.
Команда с расширенными возможностями
Участники команды, участвующие в собраниях по уточнению, берут на себя ответственность за спринт и, соответственно, за проект и работу, необходимую для его завершения. В результате команда несет ответственность за результаты каждого спринта, и ее возможности расширяются.
Советы по успешному проведению собраний по уточнению бэклога
Существует множество советов и стратегий по проведению собраний по уточнению бэклога. Однако следующие советы зарекомендовали себя крайне полезными для Agile-команд по всему миру.
Используйте критерии DEEP для бэклога
Роман Пихлер и Майк Кон впервые использовали аббревиатуру DEEP, чтобы описать способ структурирования бэклога для максимальной полезности. Ниже перечислены четыре характеристики бэклога, соответствующего критериям DEEP.
- Достаточная степень проработки. Сделайте элементы полезными, снабдив их сведениями.
- Адаптивность. Добавляйте, изменяйте или удаляйте элементы бэклога на основе новых сведений о проекте или меняющихся требований.
- Взвешенность. Оценивайте временные затраты на каждый элемент.
- Приоритизация. Сортируйте элементы спринта по приоритету, размещая задачи с наивысшей ценностью в начале списка.
Определите критерии готовности к работе для каждого элемента
Критерии готовности к работе (DoR) — это оговоренный набор условий, согласно которым определяется, когда элемент бэклога можно передать команде. DoR гарантируют, что команде будет понятна суть работы и участники смогут оценить, сколько времени потребуется для ее выполнения.
Раскладывайте элементы на выполнимые фрагменты
Как показывает практика, при правильном разбиении каждый элемент бэклога занимает максимум половину спринта. Если на спринт отводится неделя, то задание, на выполнение которого требуется четыре дня, может сорвать график. Поэтому его следует поделить на два мелких элемента, каждый из которых рассчитан на два дня.
Разбивайте встречи по уточнению
Первые встречи по уточнению бэклога могут длиться несколько часов. Чтобы удержать внимание команды и оптимизировать длительность бесед со спонсорами, менеджерами по продуктам и другими заинтересованными сторонами, можно разбить встречи, отведя на каждую из них по часу. Так участники получат достаточно времени, чтобы просмотреть элементы бэклога и определить, вписываются ли они в проект.
«Уточнение бэклога — это непрерывный процесс, — говорит Крут. — Не стоит дожидаться официального совещания для рассмотрения и уточнения работы. Если уточнение позиций бэклога происходит только в ходе специальных собраний, этот процесс окажется весьма затяжным».
Оптимизируйте встречи по уточнению бэклога с помощью Jira
Важность встреч по уточнению трудно переоценить, ведь в результате формируется актуальный бэклог продукта с четкими приоритетами. Но такие встречи могут отнимать время и вносить путаницу, особенно если у вас нет правильных инструментов, которые позволяют создать бэклог, зафиксировать решения и сообщить их команде.
Специальная возможность в Jira упрощает совместную работу команды по уточнению бэклога. Участники могут снабжать каждый элемент бэклога комментариями и сведениями, назначать задания коллегам, а также группировать их и сортировать по приоритету в зависимости от ценности или степени риска. С помощью Jira легче проводить собрания по уточнению бэклога и оптимизировать весь процесс управления проектом. Попробуйте и убедитесь сами, насколько это решение повышает эффективность команды.
Встреча по уточнению бэклога: часто задаваемые вопросы
Как часто следует проводить встречи по уточнению бэклога?
Частота встреч по уточнению бэклога зависит от цикла спринта команды. Если спринт длится неделю, в среднем можно встречаться еженедельно. Если его продолжительность составляет две недели или больше, то актуализировать бэклог лучше раз в две недели.
Сколько должны длиться встречи по уточнению бэклога?
Точно определить продолжительность встреч по уточнению бэклога продукта невозможно, так как она зависит от сложности проекта и объема самого бэклога. Тем не менее для первых встреч рекомендуется выделить два часа. После запуска проекта их можно сократить до часа, а затем выделять еще меньше времени по мере продвижения спринта.
Как подготовиться к встрече по уточнению бэклога?
В основном за подготовку к встрече по уточнению бэклога отвечает владелец продукта. Именно он должен рассортировать задания по приоритету на основе ценности, добавить необходимые сведения к важнейшим элементам и составить программу встречи. Участникам команды потребуется ознакомиться с программой, а также наметить вопросы и комментарии по всем пунктам.