Kanban-карточки

Краткое содержание: карточка Kanban — это визуальное представление единицы работы. Это важный компонент системы управления Kanban, которая помогает визуализировать работу, ограничивать выполняемый объем и повышать эффективность.

Когда компания Toyota стремилась улучшить свои производственные процессы в 1940-х годах, она использовала карточки для визуального отслеживания работы. В отличие от пресловутых стикеров с напоминаниями, эти карточки действительно помогли Toyota добиться улучшения. Когда в 1990-х годах был разработан метод Kanban как способ использования тех же визуальных сигналов для работы с знаниями, карточки стали неотъемлемой частью рабочих процессов по этому методу.

Карточка Kanban — это визуальное представление единицы работы. Это важнейший компонент системы управления Kanban, которая помогает визуализировать работу, ограничивать ее текущий объем и повышать эффективность (или производительность). Каждая карточка Kanban символизирует рабочую задачу, которая проходит различные стадии выполнения, представленные на физической или виртуальной доске Kanban.

Чтобы понять, что такое Kanban-карточки, представьте команду разработчиков программного обеспечения, которые для представления рабочих задач используют стикеры на доске. Работая над багами и функциями, команда перемещает стикеры по столбцам «Приоритет», «Дизайн», «Разработка», «Тестирование», «Заблокировано» и «Готово».

Например, когда у дизайнеров есть ресурсы для выполнения очередной задачи, они перемещают Kanban-карточку из столбца «Приоритет» в столбец «Дизайн», а затем, когда дизайн создан, разработчик перемещает готовую карточку из столбца «Дизайн» в столбец «Разработка». Kanban-карточки позволяют отследить рабочую задачу на всех этапах, поэтому команда всегда знает историю и статус любой рабочей задачи.

Kanban — это японское слово, означающее «визуальный сигнал» или «сигнальная доска». Kanban-карточки были изобретены в конце 1940-х годов Тайити Оно, инженером-технологом компании Toyota, который искал способы улучшить производственный процесс.

Исследование Оно привело его в ряды американского супермаркета, где он обнаружил кое-что интересное. Вместо того чтобы постоянно набивать полки товарами до отказа и тратить много времени и усилий, работники супермаркета повторно наполняли их, только когда видели, что одна из полок почти пуста. После этого они помещали на полку достаточное количество товаров, чтобы удовлетворить текущий покупательский спрос.

Интуиция подсказывала Оно, что поставки точно в срок (JIT) произведут революцию в производственной цепочке поставок. Его первой задачей было выяснить, как визуализировать множество производственных процессов в цехах. Он сделал это с помощью Kanban-карточек.

К каждой корзине с деталями была прикреплена Kanban-карточка, которая служила для рабочих сигналом тревоги, когда количество деталей становилось меньше указанного на карточке. Когда это происходило, запускался процесс пополнения запасов, и фабрика отправляла поставщику пустую корзину вместе со своей Kanban-карточкой.

На карточке указывались сведения о спецификациях деталей, требуемом количестве и ожидаемом времени доставки. С учетом этой информации поставщик мог быстро исполнить заказ и отправить заполненную корзину с Kanban-карточкой обратно на фабрику, как раз к тому времени, чтобы производственный цикл продолжил работу без остановки.

В течение почти полувека эта система производства была «секретным ингредиентом» успеха компании Toyota. Когда в 1990-х годах компания начала публично делиться сведениями о своей системе, люди обратили на нее внимание.

Идеологи из мира бизнеса превратили производственную систему Toyota в набор процессов, известных как «бережливое производство». В 1990-х годах во время активного развития технологических компаний консультант по вопросам управления Дэвид Дж. Андерсон создал метод Kanban, который позволил внедрить бережливые методики в более эфемерные области знаний, такие как информационные технологии и разработка ПО.

Kanban-карточки быстро превратились в визуальный артефакт, отслеживающий задачи по мере их прохождения по рабочему процессу. По сути, Kanban-карточка способствует командной работе, помогая участникам общаться и наглядно делиться информацией.

Kanban-карточки позволяют командам делать следующее.

• Быстро просматривать важные сведения о рабочих задачах. Каждая Kanban-карточка обычно содержит краткое описание рабочей задачи, а также информацию о ее владельце, дате выполнения и статусе. Она может содержать и другие сведения, например ссылки на исходную документацию или список задач, блокирующих продвижение этой задачи.
• Плавно и эффективно передавать результаты работы. Kanban-карточки побуждают команду устанавливать четкие и предсказуемые ожидания для каждой рабочей зоны. Когда приходит время перевести рабочую задачу из одного состояния в другое (например, переместить ее с этапа планирования на этап реализации), эти четкие политики показывают, кому передается ответственность и какими будут следующие шаги.
• Повышать эффективность. Kanban-карточки позволяют легко отслеживать время выполнения, то есть время, необходимое для выполнения рабочей задачи от начала и до конца. Kanban-карточки вместе с доской Kanban помогают командам выявлять узкие места в рабочем процессе и упрощать сам процесс. Большинство команд стараются сократить время выполнения, т. е. выполнять работу быстрее.

Kanban-карточки не только позволяют без труда поддерживать порядок, но и удобны в использовании. Будем честны: есть определенное удовольствие в том, чтобы отслеживать прогресс таким понятным и осязаемым способом.

Kanban-карточки имеют ряд следующих преимуществ.

Как я уже говорил, Kanban-карточки невероятно наглядны. Даже одного взгляда на доску Kanban хватает, чтобы определить, в какой момент возникла проблема на одном из этапов рабочего процесса.

Если у команды разработчиков программного обеспечения в столбце «Тестирование» всегда находится в два раза больше карточек, чем в столбцах «Дизайн» и «Разработка», другие участники команды быстро обратят внимание на эту визуальную очередь. Возможно, команде нужно больше тестировщиков либо требуется подправить сами критерии этапа тестирования.

При использовании этого метода проблемы сразу становятся заметны, что облегчает процесс их выявления и последовательного устранения. Именно это отмечают поклонники Kanban, когда говорят о «непрерывном улучшении».

Kanban-карточки были разработаны, чтобы отслеживать уровень запасов и предотвращать складирование материалов. Производственный сектор по-прежнему использует их для этой цели, но методика «точно в срок» полезна и в других отраслях, например в разработке программного обеспечения. Накопление нереализованных программных возможностей на одной стадии разработки ничуть не лучше, чем накопление автомобильных деталей в цехе.

Один из способов, с помощью которого команды предотвращают застой в развитии проектов, — это ограничения незавершенной работы (WIP). Команды ограничивают количество Kanban-карточек, которые могут одновременно находиться на любой стадии рабочего процесса. Если столбец заполнен задачами по максимуму, команда совместно работает над их завершением, прежде чем приступать к новой работе. Благодаря этому вся работа продолжает двигаться вперед.

Одной из замечательных особенностей досок kanban является то, что ими делятся. По мере продвижения карточек по столбцам они часто переходят от сотрудника к сотруднику или от команды к команде. Несмотря на то что каждый участник несет ответственность за разные участки процесса, все равно все наблюдают одну и ту же картину; а наглядность метода kanban позволяет легко различить рабочие процессы другой команды, пробежав глазами по столбцам и карточкам. Именно поэтому метод kanban является хорошим противоядием от местечкового мышления.

Физические kanban-карточки интересно брать в руки и перемещать, но как быть, если не все участники вашей команды работают в одном офисе? К счастью, существует множество программных инструментов, таких как Jira и Trello, где можно легко настроить цифровые доски Kanban и заполнять их цифровыми kanban-карточками.

Помимо возможности сотрудничать для удаленных команд, цифровые Kanban-карточки предлагают ряд других преимуществ по сравнению с физическими карточками. Kanban-карточки Jira и Trello включают в себя широкие возможности настройки. Например, можно отображать или скрывать на карточках выбранные информационные поля, а также добавлять динамический контент вроде комментариев, вложений и ссылок на другие карточки. В большей части программного обеспечения для Kanban можно настроить доставку уведомлений по электронной почте, когда карточку переназначают, перемещают на другой этап рабочего процесса или вносят в нее другие изменения.

Кроме того, программные инструменты помогают командам лучше понять, насколько эффективно они работают. Такие инструменты, как Jira, отслеживают важные метрики, которые kanban-команда может использовать для оптимизации своей деятельности. Возможность анализировать время выполнения, WIP и сводные диаграммы процесса за пару нажатий дает огромное преимущество.

Недостатки цифрового использования методики не такие заметные, но важные. Методика Kanban нужна для визуализации рабочего процесса. Теперь вместо яркой физической доски у нас есть доска Kanban на компьютере. И я постоянно повторяю: «На гигантской поворотной доске открыть другую вкладку нельзя!»

Методика Kanban универсальна, и ее легко адаптировать к различным областям и видам деятельности. Мы уже упоминали, как она используется в нескольких отраслях. Например, на промышленном производстве Kanban упрощает пополнение линии сборки деталями, а в розничной торговле — помогает сотрудникам отслеживать и выполнять заказы. В медицине Kanban-карточки используются для отслеживания наличия медицинских принадлежностей.

Методика Kanban особенно полезна при обслуживании клиентов. Многие команды обслуживания могут использовать программное обеспечение для служб поддержки, например Jira Service Management. Эти приложения собирают отзывы клиентов и автоматически создают Kanban-карточки для команды обслуживания.

В отрасли разработки ПО Kanban-карточки используются для непрерывной поставки. При этом применяется быстрый цикл выпуска, когда команды публикуют небольшие и частые обновления вместо того, чтобы накапливать исправления багов и возможности, образуя крупные и проблемные релизы. Часто выпуск таких громадин сопровождается радикальными изменениями продукта.

Kanban-карточки помогают организовать рабочие задачи и эффективно выполнять работу в любой отрасли. Надеемся, что по ходу дела участники команды увлекутся ценностями методики Kanban, которые заключаются в постоянном улучшении, прозрачности и многом другом.

Прежде чем приступить к работе с шаблоном доски Kanban, ознакомьтесь с обзором методики Kanban и досок Kanban. Помните, что эта система предполагает постоянное совершенствование и развитие, поэтому вы всегда можете внести поправки в процесс.