Что такое kanban-доска?

Доска Kanban — это инструмент управления Agile-проектами, который помогает наглядно представить задачи, ограничить объем незавершенной работы и добиться максимальной эффективности (или скорости). Она может помочь командам Agile и DevOps упорядочить повседневную работу. С помощью карточек и столбцов на доске Kanban команды по техническим вопросам и сервисные команды могут понять, какой объем работы следует взять на себя, и выполнить этот объем, придерживаясь принципов непрерывного совершенствования.

Методика Kanban проделала долгий путь от своих истоков в сфере бережливого производства, за что стоит поблагодарить небольшую, но эффективную группу ее сторонников. Труд Дэвида Андерсона, в котором были обозначены принципы методики Kanban, способствовал проникновению Kanban в мир разработки ПО и обслуживания, а книга Джима Бенсона и Тониан Де Мариа Personal Kanban (Персональный Kanban) помогла распространению Kanban в самых разных областях.

Я использую доски Kanban каждый день и уже не представляю свою жизнь без них. Приведенные здесь идеи и рекомендации появились в результате объединения моего личного опыта, итогов исследования и разговоров с Заком Найсом, Китом Ноттинсоном и Джимом Бенсоном.

Я обращаюсь к Kanban снова и снова из-за ценностей Kanban и (как ни странно) отсутствия правил. В Kanban ценятся уважение к людям и постоянное совершенствование.

Дэвид Андерсон выделяет пять составляющих досок Kanban: видимые сигналы, столбцы, лимиты незавершенной работы, точка принятия обязательств и точка поставки продукта.

1. Видимые сигналы. Первыми на доске Kanban бросаются в глаза карточки (стикеры, листки и пр.). Kanban-команды выносят записи обо всех проектах и рабочих задачах на карточки; одна карточка, как правило, соответствует одному проекту или рабочей задаче. Для Agile-команд каждая карточка обозначает одну пользовательскую историю. Увидев эти сигналы на доске, участники команды и заинтересованные стороны смогут без труда понять, над чем работает команда.
2. Столбцы. Еще одним отличительным признаком доски Kanban являются столбцы. Они символизируют конкретные действия, которые в совокупности составляют «рабочий процесс». Карточки перемещаются по рабочему процессу до стадии завершения. Рабочие процессы могут быть простыми и состоять лишь из столбцов «Предстоит сделать», «В процессе» и «Завершено», а могут быть гораздо более сложными.
3. Ограничения незавершенной работы (WIP). Ограничения WIP — это максимальное количество карточек, которое может находиться в одном столбце одновременно. Если для столбца выбрано ограничение WIP, равное 3, то в нем не может быть более трех карточек. Когда количество карточек в столбце достигает максимума, команда должна сосредоточить усилия на этих карточках и передать их дальше, чтобы на эту стадию рабочего процесса могли поступить новые карточки. Ограничения WIP нужны, чтобы выявлять проблемные места в рабочем процессе и добиваться максимальной скорости работы. Ограничения WIP помогают на ранних этапах понять, не взяла ли команда на себя слишком много задач.
4. Точка принятия обязательств. На доске у Kanban-команд часто присутствует бэклог. Клиенты и участники команды вносят в него идеи по проектам, к которым команда может обратиться, когда будет готова. В точке принятия обязательств команда выбирает ту или иную идею, после чего начинается работа над проектом.
5. Точка поставки продукта. Точка поставки продукта знаменует завершение рабочего процесса команды Kanban. Многие команды принимают за точку поставки продукта момент, когда продукт или сервис передаются в распоряжение клиента. Цель команды — как можно быстрее перенести карточки из точки принятия обязательств в точку поставки продукта. Время, за которое карточка проходит из одной точки в другую, называется временем выполнения. Kanban-команды постоянно совершенствуются, стремясь свести время выполнения к минимуму.

Доска Kanban с этими пятью составляющими несомненно приведет вашу команду к успеху. Но сейчас я хочу познакомить вас с противоположной точкой зрения.

Джим Бенсон считает, что в Kanban есть только два правила: ограничивайте незавершенную работу и визуализируйте работу. Если следовать в работе только этим правилам, доска Kanban будет выглядеть совсем иначе. И в этом нет ничего плохого! Джим советует использовать только эти два правила в начале своего знакомства с Kanban, потому что «чем больше вы установили правил, тем меньше ситуаций, в которых их будет целесообразно применять».

Доски Kanban можно применять во многих сферах, от производства до управления персоналом и разработки ПО с использованием методик Agile и DevOps. От того, к какой сфере нужно приспособить Kanban, часто зависит выбор доски — цифровой или физической. В ходе исследования я узнал о случае, когда для выполнения строительного заказа стоимостью 58 млн долларов использовалась физическая доска, размещенная в трейлере. С другой стороны, я лично общался с очень многими командами разработчиков ПО, которые используют цифровые доски Kanban.

Самый простой пример доски Kanban — реальная доска, поделенная на вертикальные столбцы. Команды размечают маркерную или меловую доску и наклеивают на нее стикеры. Эти стикеры передвигаются по рабочему процессу, отражая ход работы.

Одно из преимуществ реальной доски заключается в том, что ее нельзя «выключить». Нельзя открыть новую вкладку на огромной маркерной доске на колесиках, стоящей возле стола. Такую доску легко подготовить, легко показать другим, и часто с ее помощью проще всего доносить информацию в определенных командах. Тем не менее реальные доски не подходят для удаленных команд или людей с ужасным почерком, как у меня.

Optimizely создает программное обеспечение, помогающее компаниям понять, какой вариант веб-сайта или продукта больше всего нравится пользователям. В этой компании рабочие задачи самых разных размеров отслеживают при помощи Jira, но Кит Ноттонсон, старший директор по развитию, заметил одно упущение.

Команды вели в Jira бурную деятельность по отдельности, но между собой не общались. Чтобы привлечь внимание всех к одному общему делу, Кит соорудил основательную реальную доску Kanban, которую назвал «стеной работы».

На доске разместили все проекты, над которыми работала техническая команда. Показатели, имена участников команды и статус работы теперь были у всех на глазах. Всем стало проще понимать полный объем работы, но вскоре у доски обнаружилось более любопытное достоинство.

«Сначала стена состояла из столбцов "Предстоит сделать", "Выполняется" и "Завершено", но со временем сотрудники начали обсуждать друг с другом, как мы работаем», — говорит Кит. Он рассказал, что благодаря таким обсуждениям стена разрасталась и развивалась и за несколько недель у компании Optimizely появилось более осмысленное представление о процессе работы.

Сильной стороной доски Optimizely является наличие точки принятия обязательств и точки поставки продукта. Когда границы проекта определены и он отвечает определенным критериям, техническая команда выбирает проект и берет на себя обязательство по его выполнению. Затем проект передается в Jira, чтобы представляющие особый интерес данные и взаимодействия в процессе итоговой поставки не ускользнули от внимания команды.

Кит рекомендует командам начинать с реальной доской Kanban, потому что благодаря подобным обсуждениям с ранних пор достигается высокая скорость итераций рабочего процесса и задачи быстро проходят все стадии.

Когда система Kanban снискала успех у команд по разработке ПО и технических команд, доски Kanban претерпели цифровую трансформацию. Географически распределенные команды могут обращаться к цифровым доскам Kanban удаленно и в разное время.

Trello — это простое средство для быстрого создания цифровой доски Kanban. Всего за несколько нажатий можно подготовить доску с цифровыми списками, символизирующими стадии Kanban-процесса. Работать с доской и управлять ею может вся ваша команда.

Например, можно создать списки «Бэклог», «На очереди», «В процессе» и «Готово». Каждое задание представлено в виде карточки, которая перемещается из списка в список по мере того, как задание попадает в очередь, над ним работают и его выполняют.

Цифровая доска Kanban обладает следующими преимуществами: скорость подготовки, простота предоставления совместного доступа и возможность отслеживать неограниченное количество обсуждений и комментариев в любое время по мере реализации проекта. Откуда бы и когда бы ни обращались участники команды к доске Kanban, они увидят самый актуальный статус проекта. А еще рабочий процесс Kanban в Trello можно использовать для ведения личных списков текущих дел, как показано на этом примере доски.

Бывают совсем простые цифровые доски Kanban, в то время как другие более продуманны и предусматривают больше возможностей настройки. Командам, которым нужны дополнительные функции, например лимиты незавершенной работы (WIP) и контрольные графики, следует выбрать инструмент с более широкими возможностями, такой как Jira. В Jira по умолчанию доступен готовый шаблон доски Kanban, чтобы команды Kanban могли без промедления приступить к работе. Команда может просто создать проект, настроить рабочий процесс и доску в зависимости от потребностей, установить ограничения WIP, создать дорожки и даже включить бэклог, чтобы было удобнее расставлять приоритеты.

Различия между Kanban и Scrum довольно незначительны. Многие сходятся во мнении, что команды Scrum используют доску Kanban, но с процессами, артефактами и ролями, принятыми в Scrum. И все же в некоторых аспектах эти две методики разительно отличаются.

• У спринтов в Scrum есть дата начала и дата окончания, в то время как в Kanban работа ведется без перерыва.
• В команде Scrum четко разграничены роли (владелец продукта, команда разработчиков и Scrum-мастер), а в Kanban формальные роли отсутствуют. Обе методики требуют от команд навыков самоорганизации.
• Доска Kanban используется на протяжении всего жизненного цикла проекта, а доска Scrum обнуляется и обновляется после каждого спринта.
• Доска Scrum содержит определенное количество заданий, которые нужно выполнить к заданному сроку.
• Доски Kanban дают больше свободы в том, что касается заданий и времени их выполнения. В зависимости от потребностей можно менять приоритеты, людей, ответственных за выполнение заданий, и содержание заданий.

Обе Agile-методики, Kanban и Scrum, популярны среди разработчиков ПО. Подробные сведения см. в нашем подробном сравнительном анализе Kanban и Scrum.

Работа в Kanban идет по принципу «начните с того, над чем работаете прямо сейчас». Это значит, что для начала работы с Kanban не нужно бросать текущую работу. Для успешного применения методики Kanban нужно соблюсти следующие три условия.

1. Вы понимаете текущие процессы в том виде, в котором они протекают в действительности, и придерживаетесь системы текущих ролей, обязанностей и должностей.
2. Вы готовы практиковать постоянное совершенствование и развитие через эволюционирование.
3. Вы поощряете инициативность на всех уровнях, от рядовых участников до руководящих лиц.

Это командный процесс, поэтому первое, что нужно сделать вашей команде, — собраться! Попробуйте разбить работу на отдельные активности, составляющие рабочий процесс (столбцы). После этого вы можете решить, как и когда добавлять на доску новые задания (карточки). Будет ли у вас служба поддержки, через которую клиенты будут передавать идеи, или команда будет проводить совещания для составления и размещения новых карточек?

Кроме того, стоит определить размер карточки и объем работы, который она покрывает. Выберите способ оценки продолжительности или сложности работы для всех карточек. Если какое-то задание слишком объемное или сложное, разбейте его на несколько карточек.

Когда точка принятия обязательств и точка поставки продукта определены, можно начинать работу. Со временем процесс будет совершенствоваться на основании замечаний команды. Kanban требует от участников всех уровней постоянно проявлять инициативу. Эта философия называется «кайдзен». Уважение к людям и постоянное совершенствование в Kanban превыше всего. Следуя этим ценностям, вы очень быстро овладеете этой методологией.