Меня часто поражает, насколько хорошо мы ставим цели. С появлением OKR и других систем постановки целей специалисты практически любой отрасли могут уверенно ставить цели для проектов и команд. Не меньше меня поражает то, насколько сложно понять, почему мы достигли цели или потерпели неудачу. Основа проекта помогает добавить в это обсуждение полезный контекст. Создав основу проекта, вы можете начать свое исследование с простого вопроса: «Удалось ли нам вписаться в параметры, заложенные в основе проекта?» В этом контексте вам будет легче понять, почему получилось или не получилось добиться поставленных целей.
Что такое основа проекта в управлении проектами?
Основа проекта — это фиксированная точка отсчета, используемая для отслеживания эффективности проекта с течением времени. Руководители используют основы проектов, чтобы понять, как область, расписание и стоимость проекта меняются по мере его выполнения. Основы проектов отличаются от целей тем, что они ориентированы на статус проекта, в то время как цели ориентированы на результаты. Создание основы проекта позволяет понять, как динамика состояния проекта способствовала достижению его целей.
Представим, что команда разработчиков программного обеспечения приступила к двухнедельному проекту, чтобы привести устаревшую регистрационную форму в соответствие с GDPR. Это срочное задание, поскольку на дворе 2023 год и форма должна была соответствовать требованиям уже много лет назад. Кроме того, есть сложности, поскольку эти входные данные используются во всем бизнесе и каждая конечная точка должна быть защищена. Руководитель проекта запускает проект, и работа начинается.
Три недели спустя команда отмечает успешное сквозное тестирование, и решение запускается в рабочую среду. Был ли проект успешным?
Если смотреть на цель, ответ положительный. Если же свериться с основой проекта, то все может оказаться совсем иначе. В основе определены расписание, область и стоимость проекта, поэтому давайте пройдемся по ним. Проект был рассчитан на две недели, а растянулся на три. В качестве области была определена только разработка, но оказалось, что для всплывающего окна о GDPR необходимо разработать дизайн. Стоимость выросла, поскольку в бюджет не были заложены траты на дизайнера, а команда разработчиков теперь отстает от следующего проекта на неделю. Мы любим праздновать успехи, однако благодаря основе проекта всем командам становится понятно, какой ценой они были достигнуты.
Ключевые составляющие основы проекта
Руководители проектов знают, каким должен быть отличный план проекта. Нам повезло, что сейчас многие фундаментальные принципы управления проектами известны и широко используются. Ключевые компоненты, составляющие основу проекта, как правило, обсуждаются при формировании проекта — достаточно собрать их вместе, чтобы получить основу проекта и приступить к работе.
1. Область
Область проекта — это подробное описание активностей, ресурсов и результатов, связанных с проектом. Самое главное, область определяет границы проекта и дает четкое представление о том, что входит в проект, а что нет. Область проекта также определяет ключевые заинтересованные стороны, участников команды, процессы, предположения и ограничения. Все эти сведения задокументированы в описании области.
Простое описание области для нашего примера по GDPR выглядит следующим образом: «Команда разработчиков A должна написать код и развернуть решение для использования и хранения данных в соответствии с требованиями GDPR из формы регистрации B за две недели или меньше».
2. Расписание
Каким бы образом ни была организована работа в вашей компании — по спринтам, часам, дням или неделям, — в основе проекта должно быть расписание. Полное расписание содержит дату начала, дату окончания и общее затраченное время (продолжительность). Многие команды помечают даты окончания проекта прекрасными описателями типа «прогнозируемая» или «ориентировочная дата». Основа проекта хороша тем, что мы не сталкиваемся с неопределенностью. Составление расписания в первый же день является обязательным условием для эффективного использования основы проекта.
В примере с GDPR руководитель проекта мог бы определить расписание на две рабочие недели: два дня на исследование, пять дней на разработку и три дня на тестирование и развертывание.
3. Стоимость
Менеджеры проектов прекрасно справляются с этой задачей! Стоимость проекта — это сумма в долларах или количество времени, которое команды соглашаются выделить на проект. В стоимость входит бюджет на любые расходы, которые команда может понести при выполнении области проекта. Здесь же может учитываться потеря времени, которое команды могли бы посвятить работе над другими проектами.
Предположим, что команда разработчиков A в примере с GDPR состоит из специалистов с почасовой ставкой, поэтому стоимость проекта равна сумме почасовых ставок всех участников команды, умноженной на 40 часов в неделю и на две недели.
Как настроить или создать основу проекта?
Основа проекта должна быть зафиксирована в плане проекта. Планы лучше всего создавать в открытых редактируемых документах, которые легко доступны всем участникам команды в проекте. С помощью шаблона Confluence ваши команды смогут запустить предварительно отформатированные планы проекта, имеющие специальный раздел для основы проекта.
Зачастую в первую очередь на страницу проекта добавляется описание области. Его обычно пишут в виде предложений или пунктов маркированного списка, где описываются важные работы, ресурсы и результаты проекта. Далее по мере изменения ситуации область редактируют снова и снова.
Возможность роста заключается в том, чтобы взять это описание области и зафиксировать его в основе проекта. Вместо того чтобы менять описание области, вы вспоминаете намерение и ясно представляете себе масштаб расширения области проекта, которое так часто уводит проекты в сторону.
Далее — расписание. И снова ваши руководители проектов — эксперты в этом деле! Для удобного визуального представления расписания проекта менеджеры проектов предпочитают диаграммы Ганта и дорожные карты. Дорожная карта поможет упорядочить различные направления работы, чтобы вы могли убедиться, что все согласовано. Вы указываете дату начала и окончания в дорожной карте, чтобы четко представлять продолжительность проекта.
Это отличная возможность начать упорядочивать рабочие задачи в Jira. Давайте упростим область проекта до четырех заданий: дизайн, разработка, тестирование и развертывание. Теперь создадим четыре задачи Jira, по одной на каждое задание. Затем добавим к каждой задаче дату начала и дату окончания. Одним щелчком мыши переходим в режим представления в виде дорожной карты и получаем точное наглядное представление всей работы, которую необходимо выполнить, и ее сроков. Встраиваем эту дорожную карту в основу проекта в Confluence — и расписание добавлено.
Последний компонент, необходимый для завершения основы проекта, — это стоимость. Как и в случае с областью и расписанием, после добавления в основу проекта стоимость останется неизменной. Коллега из отдела по финансам или бухгалтерскому учету поможет рассчитать стоимость вашего проекта и будет помогать корректировать эти затраты с течением времени. Включив эту стоимость в основу проекта, по окончании работы вы сможете точно увидеть, насколько переоценили или недооценили бюджет.
Пример основы проекта в Confluence
Ваша цель — это выделенный раздел для основы проекта, в котором будут указаны область, расписание и стоимость проекта. Основа проекта фиксируется в плане проекта. Первое, что нужно сделать в плане проекта, — это собрать команду. Вот пример разных ролей, которые можно назначить сотрудникам, участвующим в осуществлении проекта.
Добавьте на страницу простой заголовок «Основа проекта» и начните собирать воедино ключевые компоненты. Сначала нужно определить область. В этом примере показан простой способ структурирования того, что входит в ваш проект, а что нет.
Затем можно сосредоточиться на визуализации расписания проекта. Самый простой способ сделать это — использовать дорожные карты, встроенные на страницу Confluence.
В конце добавьте стоимость проекта. Предоставим специалистам по финансам возможность определить наилучший способ представления вашего бюджета и расходов в Confluence. Главное достоинство основы проекта заключается в том, что эта информация указывается в начале проекта и остается неизменной до его завершения.
Преимущества основы проекта
Добавление нового процесса к существующим практикам управления проектами может вызвать возражения. Между тем основа проекта может открыть интересные преимущества для менеджеров проектов, руководителей команд, участников проектов и заинтересованных сторон.
Понятная отчетность по целям
Основа проекта включает три наиболее важных компонента успешного проекта. Отчитываясь об успехе проекта, вы можете использовать основу проекта для качественной оценки. Это позволяет составлять более честные отчеты о целях, где вы можете не только отметить достижение контрольных точек, но и признать, что они были достигнуты на неделю позже, чем планировалось.
Границы при расширении области проекта
Расширение области проекта означает изменение объема работ по проекту с течением времени. Это часто выматывает команду и приводит к срыву сроков. Определив объем работ в основе проекта, вы получаете реальные доказательства взятых на себя обязательств и можете использовать эти доказательства для укрепления своей решимости. Говорить «нет» всегда трудно, но основа проекта вас поддержит.
Соблюдение расписания
Вы вложили много усилий в расписание проекта. Ход работы над проектом удобно отслеживать на дорожной карте или диаграмме Ганта, однако при наличии нескольких рабочих потоков и зависимостей между командами это может быть не так просто. Публикация расписания может стать отличным мотивирующим фактором для коллег, которые буду четко видеть, как их работа влияет на других и на общее расписание проекта.
Использование Confluence для простой подготовки основы проекта
При внедрении нового процесса ключевое значение имеет устранение разногласий. Confluence помогает избежать проблем, позволяя добавлять основы проекта в шаблоны страниц проекта. Основа проекта содержит элементы, которые вы, вероятно, уже создаете, и просто переупаковывает их в новый контейнер. Добавление этого контейнера в шаблон страницы проекта ускорит его применение в компании. В Atlassian есть отличные ресурсы, которые помогут вдохновиться на создание шаблона и начать работать с Confluence.
Связанные ресурсы
.jpg?cdnVersion=2474)