Автоматизация рабочих процессов появилась в ответ на потребность в оптимизации операций и принятии более точных решений. Автоматизация помогает работать эффективнее, сокращает количество ошибок и высвобождает кадровые ресурсы для выполнения более важных задач. Индивидуальные стратегии автоматизации решают конкретные эксплуатационные задачи, а также повышают продуктивность и качество обслуживания клиентов.
Компании могут добиться беспрецедентной эффективности и производительности. Для этого необходимо знать, на какие характеристики следует обратить внимание в решениях для автоматизации рабочих процессов. К таким характеристикам относятся простота использования, возможности интеграции, масштабируемость и многое другое. В этом руководстве мы рассмотрим, как автоматизация повторяющихся задач упрощает операции и значительно улучшает процессы принятия решений.
Вы узнаете, что такое автоматизация рабочих процессов, как она работает и почему стоит использовать надежные возможности автоматизации рабочих процессов, доступные в Jira.
Что такое автоматизация рабочих процессов?
Автоматизация рабочих процессов — это подход к автоматическому выполнению различных бизнес-процессов, рабочих процессов и задач с минимальным вмешательством человека. Для автоматизации рабочих процессов используется программное обеспечение, позволяющее создать серию автоматизированных действий для реализации этапов бизнес-процесса, что помогает командам выполнять проекты эффективно и последовательно.
Как устроена автоматизация рабочих процессов
Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов распределяет задачи и данные между сотрудниками и системами на основе заранее определенных правил и триггеров. Например, когда одна система отмечает выполнение задачи, та автоматически отправляется следующему исполнителю, и при этом обновляются дашбоарды, что экономит время и сводит ошибки к минимуму.
Чтобы приступить к автоматизации, выполните следующие действия.
- Соберите информацию о распределении задач между командами, а также о текущих ролях и обязанностях, чтобы изучить текущий рабочий процесс. Проанализируйте, как происходит запуск проектов, каковы критерии выполнения задачи, что включает объем работы и каковы причины возникновения узких мест. Определите, что приводит к созданию и изменению каждой задачи.
- Для поиска недостатков визуально изобразите рабочий процесс. Создайте черновик рабочего процесса, чтобы выделить поворотные точки. Привлеките многофункциональные команды к совместной работе над улучшением черновика и выявлению непродуктивных методов.
- Определите задачи, для которых требуется интегрировать данные из других систем, и проверьте, поддерживает ли их программное обеспечение для рабочих процессов. Рассмотрите возможность корректировки рабочего процесса в соответствии с требованиями к интеграции, например разделите задачи на более мелкие подзадачи.
- Устраните недостатки рабочего процесса, включая проблемы взаимодействия и просроченные задачи. Например, введите меры обеспечения подотчетности по задачам или уточите, какая системная информация должна передаваться.
- Опишите каждую задачу и назначьте роли пользователей, используя программное обеспечение для автоматизации. В зависимости от области проекта и потребностей команды сделайте процесс более наглядным с помощью диаграмм Ганта, карт процессов, календарей и т. д.
- Создайте автоматические триггеры и действия, чтобы оптимизировать повторяющиеся задачи. Настройте наборы правил автоматизации под свои уникальные потребности или используйте готовые варианты.
- Постоянно тестируйте и оптимизируйте автоматизированный рабочий процесс для решения проблем. Определите параметры продуктивности и ключевые показатели эффективности для мониторинга производительности. Используйте дашбоарды, чтобы поддерживать наглядное общее представление о прогрессе и блокерах.
- Обучите команду новому автоматизированному рабочему процессу с помощью практических демонстраций. Подготовьте команды к преобразованию и оптимизации рабочих процессов с помощью планов управления изменениями.
Не знаете, с чего начать? Для запуска процесса автоматизации и оптимизации управления проектами используйте бесплатный шаблон рабочего процесса.
Преимущества автоматизации рабочих процессов
Автоматизация рабочих процессов имеет множество преимуществ в рамках любой деятельности компании. Она значительно повышает эффективность и производительность, обеспечивая непрерывное совершенствование. Вот еще несколько ключевых преимуществ автоматизации рабочих процессов.
Повышение эффективности
Автоматизация повторяющихся заданий дает сотрудникам возможность сосредоточиться на более стратегической работе, что повышает общую продуктивность. Автоматизированные процессы позволяют быстрее выполнять задания и действуют в любое время суток, что значительно повышает эффективность.
Уменьшение количества ошибок
Автоматизированные рабочие процессы позволяют свести к минимуму человеческий фактор благодаря последовательному выполнению задач по заранее определенным правилам. Это приводит к повышению точности ввода данных, вычислений и обработки задач. Кроме того, это позволяет сократить затраты времени и ресурсов на исправление ошибок.
Инструменты для совместной работы
Ваша система отслеживания задач должна способствовать коммуникации и совместной работе участников команды. Эти инструменты выступают платформой для ведения диалога, обмена документами, обратной связи и координации, что улучшает командную работу и гарантирует успех проектов.
Экономия средств
Автоматизация рутинных задач снижает потребность в ручном труде. Благодаря меньшему количеству ошибок компании экономят на расходах, связанных с их исправлением. Помимо этого, путем автоматизации рабочих процессов можно оптимизировать распределение ресурсов, чтобы исключить их нехватку или избыток.
Эффективная совместная работа
Особенности автоматизации рабочих процессов часто способствуют формированию культуры совместной работы среди участников команды независимо от их местонахождения. Обновления в режиме реального времени, общие рабочие пространства и автоматические уведомления помогают держать всех в курсе событий. Это улучшает командную работу и позволяет проводить плодотворные собрания.
Масштабируемость
Автоматические рабочие процессы позволяют компаниям справляться с растущей рабочей нагрузкой без пропорционального увеличения штата сотрудников. Это способствует росту бизнеса без ущерба для качества и эффективности.
Примеры автоматизации рабочих процессов
Вы можете автоматизировать рабочие процессы для разных команд и ролей — это позволит упростить планирование проектов и повысить производительность. Ниже представлены несколько конкретных примеров автоматизации рабочих процессов, которые помогут понять, как разные команды используют автоматизацию.
Менеджеры по продукту
Менеджеры по продукту могут использовать автоматизацию рабочих процессов для улучшения принятия решений и оптимизации процессов разработки продуктов. Например, они могут внедрить автоматизированную систему сбора и анализа отзывов о продуктах, которая собирает отзывы пользователей по нескольким каналам. Такая система может автоматически классифицировать отзывы, основанные на мнениях и функциональных возможностях, и давать представление о том, как улучшить продукт в будущем.
Менеджеры по продукту могут использовать автоматизацию рабочего процесса еще и для приоритизации запросов функций. Можно настроить автоматизированную систему оценки, которая анализирует запросы функций на основе заранее определенных критериев, таких как потенциальное влияние, затраты на разработку и соответствие стратегии продукта. Благодаря такой автоматизации рабочего процесса наиболее полезные функции становятся приоритетными для разработки.
Кроме того, можно автоматизировать планирование спринтов и распределение задач. Бэклоги спринтов можно создавать на основе оценок приоритета и возможностей команды, а задачи можно назначать членам команды в зависимости от их доступности.
Руководители инженерных отделов
Руководители инженерных отделов могут использовать автоматизацию рабочих процессов для повышения качества кода и оптимизации процессов разработки. Например, можно внедрить автоматизированный процесс проверки кода, в котором задачи по проверке распределяются между участниками команды в зависимости от их опыта и загруженности. При этом в процесс могут быть встроены напоминания об ожидающих проверках. Благодаря этому наиболее подходящие участники команды будут проверять код в короткие сроки.
Автоматизация также может быть полезна для непрерывной интеграции и конвейеров развертывания. Руководители инженерных отделов могут сократить количество ошибок, присущих ручной работе, и ускорить цикл разработки, настроив систему, которая автоматически уведомляет нужного человека о запуске тестов и развертывании в промежуточных средах.
Отслеживание и устранение багов также можно автоматизировать с помощью системы сортировки, которая классифицирует входящие отчеты о багах, назначает их соответствующим участникам команды и эскалирует критические проблемы.
Руководители проектов
Руководители проектов могут использовать автоматизацию рабочих процессов, чтобы повысить наглядность проекта и оптимизировать управление ресурсами. Например, они могут внедрить автоматические отчеты о статусе проекта, благодаря которым можно собирать информацию о прогрессе от участников команды, объединять ее в стандартизированный отчет и регулярно рассылать заинтересованным сторонам.
Кроме того, можно автоматизировать распределение ресурсов и планирование производительности, чтобы оптимизировать работу команды. Вы можете настроить систему отслеживания загруженности участников команды и автоматически предлагать переназначение задач, чтобы сбалансировать нагрузку и управлять хронологией проекта.
Помимо этого, руководители проектов могут автоматизировать рабочие процессы по оценке и снижению рисков, чтобы помочь участникам команды выявлять потенциальные риски и инициировать действия по снижению высокоприоритетных рисков. Это позволяет оперативно решать проблемы проекта.
Автоматизация маркетинговых кампаний
Маркетинговые команды могут значительно повысить свою эффективность и результативность путем автоматизации рабочих процессов. К примеру, каждый раз, когда создается задача для проектов по маркетинговой рассылке, Jira может автоматически создавать заявки на дизайн и копирайтинг с инструкциями и рекомендациями, а затем связывать их друг с другом. Такая автоматизация упрощает проведение маркетинговых кампаний и позволяет всем членам команды быть в курсе событий.
Управление контентом — еще одна область, в которой может помочь автоматизация рабочих процессов. Команды по работе с контентом могут внедрить рабочие процессы, которые автоматически планируют расписание сотрудников в зависимости от их доступности и загруженности. Затем контент продвигается по конвейеру в зависимости от того, кто из сотрудников отвечает за тот или иной аспект работы над ним.
Рекомендации по автоматизации рабочих процессов
Чтобы получить максимальную отдачу от программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов, изучите следующие рекомендации.
- Начните с малого и постепенно увеличивайте масштаб. Начинайте с постановки целей для одного простого процесса. По мере обучения и получения результатов переходите к более сложным рабочим процессам.
- Привлекайте к процессу ключевых участников. Подключайте участников команды, которые будут использовать автоматизированные рабочие процессы. Их вклад поможет создать эффективные системы и ускорить внедрение.
- Постоянно отслеживайте и улучшайте автоматизированные рабочие процессы. Регулярно контролируйте производительность и вносите необходимые изменения. Отслеживайте такие показатели, как сэкономленное время и удовлетворенность пользователей, чтобы улучшить автоматизацию.
- Соблюдайте баланс между автоматизацией и участием человека. Предусмотрите в рабочих процессах точки проверки человеком, особенно при принятии критически важных решений. Так автоматизация улучшит, а не заменит решения человека.
Особенности, на которые следует обратить внимание при выборе ПО для автоматизации рабочего процесса
Чтобы добиться желаемых результатов, важно правильно выбрать ПО для автоматизации рабочих процессов. Вот несколько основных характеристик решений по автоматизации рабочих процессов, на которые следует обратить внимание.
Удобство в использовании
Удобный интерфейс и понятный дизайн инструмента позволяют сотрудникам легко в нем ориентироваться. Это способствует быстрому внедрению и ускоренной окупаемости инвестиций.
Возможности автоматизации в Jira созданы для упрощения работы. Они позволяют командам без труда создавать собственные рабочие процессы, отражающие реальную ситуацию. Попробуйте рабочие процессы Jira, чтобы на собственном опыте убедиться в удобстве нашего подхода.
Возможности интеграции
Полная интеграция с существующими системами и приложениями чрезвычайно важна для органичного обмена данными между различными инструментами и платформами. Кроме того, она позволяет предотвратить разрозненность данных и по максимуму использовать автоматизацию рабочих процессов.
Мощный механизм автоматизации Jira легко интегрируется с различными инструментами, такими как Slack, Teams, Figma, GitHub и многие другие, что позволяет вашей команде сократить количество выполняемых вручную задач и масштабировать операции.
Возможности настройки и гибкость
Возможность настроить рабочие процессы под конкретные потребности бизнеса имеет решающее значение. Гибкий инструмент автоматизации рабочих процессов можно адаптировать к индивидуальным эксплуатационным требованиям, чтобы обеспечить соответствие стратегическим целям.
Jira дает командам возможность создавать собственные рабочие процессы, чтобы устранить разногласия и ускорить поставку результатов.
Масштабируемость
Решения по автоматизации рабочих процессов должны справляться с растущими объемами работы по мере роста бизнеса. Сюда входит поддержка множества рабочих процессов, пользователей и источников данных без ущерба для производительности и надежности.
Надежная платформа Jira создана для того, чтобы расти вместе с вашей командой и удовлетворять ваши потребности по автоматизации рабочих процессов по мере масштабирования.
Отчеты и аналитика
Подробная отчетность и аналитика незаменимы для оценки эффективности рабочего процесса. Благодаря доступу к аналитике в режиме реального времени эти возможности позволяют определить области для улучшения и принимать решения на основе данных.
В Jira предусмотрены комплексные инструменты отчетности, которые помогают командам отслеживать прогресс и выявлять области для оптимизации.
Безопасность
Инструменты автоматизации должны иметь надежные меры безопасности, такие как шифрование, контроль доступа и журналы, для защиты от несанкционированного доступа и утечек данных.
Надежные меры безопасности Jira обеспечивают защиту ваших данных в среде Atlassian Cloud. Создавайте и настраивайте права и контролируйте, кто и к чему может получить доступ, с помощью настраиваемых ролей. Кроме того, Jira предлагает усиленные средства защиты, например список разрешенных IP-адресов, благодаря чему доступ к вашему экземпляру могут получить только пользователи из проверенных сетей.
Доступность на мобильных устройствах
Доступность на мобильных устройствах приобретает все большее значение. Так сотрудники могут сохранять продуктивность и бесперебойно выполнять рабочие процессы независимо от своего местонахождения.
Мобильный интерфейс Jira разработан для удобного просмотра и взаимодействия с задачами на мобильных устройствах. Если вы заходите в Jira со смартфона, вам предлагается оптимизированная версия страницы.
С помощью мобильного интерфейса вы можете просматривать задачи, комментарии, вложения, ссылки на задачи и избранные фильтры, а также выполнять базовые операции, такие как комментирование, просмотр задач или голосование по ним и назначение задач участникам команды.
Получите автоматизацию Jira бесплатно и узнайте, как эти функции могут преобразовать рабочие процессы.
Отладьте рабочие процессы в Jira до совершенства с помощью автоматизации
Инструменты автоматизации рабочих процессов Jira могут преобразовать работу вашей команды. Независимо от того, управляете ли вы продуктами, руководите командами разработчиков или проводите маркетинговые кампании, Jira поможет вам оптимизировать процесс и повысить производительность. Это решение легко использовать, объединять с другими инструментами и масштабировать с ростом команды. А еще оно сохраняет безопасность данных и позволяет работать откуда угодно.
Готовы меньше работать над рутинными задачами и сосредоточиться на главном? Попробуйте рабочие процессы Jira и узнайте, как Jira помогает команде работать эффективнее, не усложняя процесс.