什么是 IT 资产管理 (ITAM)？

很多时候，资产在许多不同地方会被大量不同人员追踪。没有一个人拥有任何东西，也没有一个单一的工具来收集和集中信息。当然，随之而来的就是混乱和不准确，且很难做出明智的决策。甚至，有些公司雇用员工只是为了跟踪 IT 资产，而这其实应该由系统完成。IT 员工无需将时间和精力投入到跟踪工件、监控使用情况和了解依赖关系上，而是可以将更多精力放在对组织最重要的事情上。资产管理有助于打造秩序，并可为 IT 团队、管理层乃至整个组织提供单一数据源。

资产管理可使信息保持更新，因此团队可以消除浪费并提高利用率。它有助于避免不必要的购买并削减许可和支持成本，从而节省资金。加强后的控制还可强制遵守安全和法律政策，并降低风险。对成本和工作效率的积极影响可使整个组织受益。

随着数字化转型改变组织的运营方式，现代资产管理已远远超出跟踪笔记本电脑和鼠标的范围。团队正在采用 DevOps 和 SRE 原则，并且需要资产管理流程和工具，以便在不影响可靠性的前提下，快速高效地提供新功能和服务。在《为 2020 年准备好 IT 资产管理》报告中，Gartner 指出，鉴于对平台和基础架构服务的依赖日益上升，有效的资产管理可以使组织管理其“按需服务”的使用。通过增强控制、可见性和分配责任，团队可以减少过度消耗，包括过度调配和实例空闲，从而避免不必要的成本。

IT 资产管理对于支持 ITIL 流程（包括变更、事件和问题管理）至关重要。IT 团队可让整个组织更具创新性，更快地交付价值。借助触手可及的正确数据，团队可以快速行动，并在变更发生之前预测其影响。通过实现洞察信息的普及，组织可获得竞争优势并加速交付价值。任何想要跟上现代创新步伐的组织都需要在控制、跟踪和掌握 IT 数据方面进行战略部署。

IT 资产管理不是一个项目。您不会只做一次，就期望它大功告成。ITAM 是团队定期执行或在资产、目标和工具变更时执行的一项流程。

1. 清单资产 — IT 资产管理流程的第一步是创建所有 IT 资产的详细清单。您的清单包括您拥有哪些资产、这些资产在购买后存放在何处，以及购买这些资产花费了多少成本。
2. 计算生命周期成本 — 第二步是计算清单中所有资产的生命周期费用。一般而言，在资产的生命周期中有很多增加费用的机会，例如维护、资本和处置费用。计算生命周期费用可使您的资产清单准确且具有可操作性。
3. 跟踪 — 第三步是通过资产管理工具进行跟踪。您的目标是在 IT 资产的整个生命周期内，通过密切关注合同、许可证和保修到期日期等方面，持续监控这些资产。跟踪还有助于您先于第四步（即维护）采取行动。
4. 维护 — 维护包括资产维修、升级和更换。所有维护活动都应在 ITAM 工具中进行跟踪，以便可以使用数据来了解资产的整体表现。
5. 财务规划 — 第五步也是最后一步，即财务规划。通过准确了解您的 IT 资产、其生命周期阶段和费用，您可以有效地做好未来规划。财务规划的目标之一是：确定维持或提高您团队为最重要的资产提供“服务水平”所需的预算。通过高水平的服务（例如服务台和专职团队）成功管理的资产在未来也需要该水平的服务。表现不佳的资产将来可能需要更高水平的服务，这将产生更高的费用。

开始 IT 资产管理似乎是一项艰巨的任务，但是通过遵循 ITIL 4 的“从当下开始”原则，您便可以为成功做好准备。该过程不是尝试一次性彻底检修您的整个系统，而是首先评估和分析当前的流程和基础架构。此举可让您发现需要改进和逐步变更的领域，以便优化您的资产管理策略。通过专注于业务中最关键的方面并首先解决最大痛点，从而快速取得胜利。

您需要选择一种既能满足当前需求又能随组织一起发展的软件和方法。随着需求的变化，您将需要一款能够适应新兴需求的灵活解决方案。

推行协作和透明的文化是成功进行 IT 资产管理的必要条件。确保合适的人员可以在需要时访问他们所需的信息。这将营造一个更高效、更有成效的工作环境。

如需了解有关开始 IT 资产管理的更多详细指导，请考虑浏览我们免费的资产和配置管理手册，或者详细了解 IT 资产管理最佳实践。

当您开始考虑不同的资产管理软件供应商时，首先要评估为什么需要改进资产管理方法。以下是一些常见迹象，表明您已准备好使用资产管理软件：

随着对软件、基础架构和平台服务的依赖不断上升，削减成本的关键之一就是优化这些服务的支出。根据 Gartner 的研究，使用最佳实践来优化软件许可证使得“许多组织将软件支出削减了多达 30％”。手动完成并非易事。Gartner 写道：“手动优化复杂的许可证是一项劳动密集型工作，它需要专业知识，而且无法扩展。大型企业需要 SAM（软件资产管理）工具。SAM 工具可以加速和改进手动流程并实现自动化。与手动替代方案相比，它可以带来红利，而且通常物有所值。”

如今，很多公司仍常常使用电子表格来全程跟踪自身产品。电子表格能长时间保持准确吗？不能。电子表格很快就会变得不准确或不便处理。事实上，Sage Accounting 发现，一家拥有 200 万美元资产的公司如果使用电子表格来跟踪其资产，则每年可能会在“幽灵资产”上花费高达 5 万美元。幽灵资产是指公司支付并在总账中进行核算、但实际并不存在的项目。这很令人惊讶。

今天有 5 款新耳机到货。4 名员工的笔记本电脑在塔斯卡卢萨的一家餐馆被盗。下个月，将有 10 台打印机更换为租赁公司的新型号，而下下个月将有 14 台笔记本电脑更换为新型号。如果您需要一名员工（甚至是兼职人员）来跟踪所有事情，那就需要一个基本系统来简化这项工作。

应用、许可证和其他 IT 资产正越来越多地在中央 IT 团队不知情的情况下购买、管理和使用。可简化协作的软件可让 IT 团队始终掌握最新情况，从而提高其他团队的工作效率，并可避免风险和不必要的成本。

一旦您知道时机成熟，仔细考虑实施新的资产管理方法对您的组织来说会有什么影响，将有助于进一步了解哪种软件最能满足您的需求。根据我们的经验，进行资产盘点是更好了解资产所在位置以及您成本的第一步。从资产盘点开始，就可以制定资产生命周期，并与财务部门一起评估成本。

更高级的 IT 资产管理不仅限于此步骤，还可自动执行日常资产管理任务。例如，员工可以使用自助服务门户申请通用软件订阅的许可证。使用预先存在的规则，可以通过发送链接来批准该请求，以向请求者提供对订阅的访问权限。这样可减少 IT 团队在支持任务上花费的精力，因而他们可以专注于更高级别的工作。

协作也是有效资产管理的重要组成部分。协作工具不必暗中购买，而是允许员工轻松提出请求，让采购等其他团队对此购买计划进行评论和批准。而且，如果您可以将资产管理工具与员工已经使用的服务连接起来，则效果更佳。例如，链接到 Slack，这样员工只需在键盘上敲击几下即可发出请求。改善资产请求的接收流程大大提高了 IT 团队的可见性。

值得注意的是，服务台是实现这一目标的重要基础。它为员工提供了一种寻求帮助的简便方法，此外，它还允许 IT 员工组织请求并提供报告。与资产管理软件关联的服务台为 IT 团队提供了重要的环境，以提供更好的服务。例如，当用户请求维修笔记本电脑时，某些基本信息会自动提供：包括购买日期、之前出现的故障等。IT 团队还可访问与该笔记本电脑关联的所有工作单。这种快速、完整的背景信息有助于更快地解决客户遇到的问题。

随着 IT 不断发展，对关键服务的依赖越来越多地转向 SaaS 供应商，而且随着资产管理的不断调整，必须跟踪日益动态的云环境中的变化。选择能够最好地实现协作和支持服务管理实践的工具，这一点很重要。

每个组织都不一样。也许您需要在整个企业中映射复杂的依赖关系。您可能需要保留许可证和合规性文件等无形资产的记录，以降低风险。也许您的要求更简单，只涉及跟踪计算机库存。

幸运的是，资产管理软件有各种形式，从灵活且经济实惠的集成到复杂的高价解决方案。这些解决方案可自动发现网络上所有基于 IP 的硬件，处理办公室中堆积的杂事等等。无论您使用的是轻量级跟踪器还是企业级系统，最重要的考虑因素依然是找到最适合您特殊用例的那个选项。