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如何改善您的 IT 支持工作流

什么是 IT 请求单系统?

尽管开发人员和网络工程师努力创造完美的网络、软件和网站,但事情并不总是那么简单。团队成员难免会在某些时候遇到软件或硬件问题,因此必须有一个简化的流程来解决这些问题,以确保组织不断向前发展。

IT 支持请求单是简化内部 IT 问题的一种方法。您可以使用内部 IT 请求单系统将问题提交给 IT 团队,由他们逐一审查和处理服务请求

您是否正在考虑创建一个请求单系统?了解 ITSM 软件如何帮助您简化组织对 IT 问题的响应。

什么是 IT 请求单?

IT 请求单是用于跟踪和管理 IT 相关问题的支持请求单。它是描述服务请求(如事件报告或技术支持查询)的另一种方式。遇到问题的团队成员会创建 IT 请求单,以便 IT 团队及时处理。

Jira Service Management 可帮助组织创建一个标准系统,用于响应、协调和执行 IT 请求单。

IT 请求单系统如何工作

从创建请求单开始,IT 请求单在其生命周期内遵循特定的流程。当团队成员遇到 IT 问题时,他们可以创建一个请求单,并将其发送给 IT 团队。请求单创建后,会根据请求单类型和优先级进行分类。

一旦请求单被分类,就会发送给相应的 IT 团队成员进行处理。在这一阶段,IT 团队会采取必要的措施解决问题,然后关闭请求单。

自动化是简化 IT 操作的关键,它使请求单管理和优先级排序变得更容易。自动化工作流可自动对请求单进行分类和优先级排序,从而使请求单提交和分配更加高效。

为什么企业需要 IT 请求单系统

使用 IT 请求单系统有助于简化流程。如果没有 IT 请求单系统,团队就必须花时间联系 IT 团队解决他们遇到的具体问题,这会导致更长的响应时间。由于这些流程没有实现自动化或简化,IT 团队还必须花更多时间手动对请求单进行分类和优先级排序。

结构化的 IT 支持系统可帮助您缩短响应时间、减少停机时间并创造更好的用户体验。利用自动化工作流自动对请求单进行分类和优先级排序,因此 IT 团队可以更快地收到请求单。一致的事件管理可创造更好的用户体验,而减少停机时间则可将影响利润的损失降至最低。

每个组织都应该拥有一个服务台,并配备简化的请求单系统,以节省时间和金钱。

使用 IT 请求单系统的好处

无论您开发什么类型的产品或服务,都能从使用 IT 请求单系统中获益。一个简化的 IT 请求单系统可以减少停机时间,缩短响应时间,从而提高组织效率,带来更好的客户体验。详细了解建立服务台的一些好处。

改进了组织方式

组织是 IT 请求单和事件响应方面的最大挑战之一,尤其是当您的企业需要处理大量请求单时。要高效处理请求单,您必须对每张请求单进行分类和优先级排序,以确定首先处理哪些请求单,以及将为每张请求单指派哪些团队成员。

使用 IT 请求单系统可节省您手动对每张请求单进行分类、优先级排序和分配的工作量。相反,您可以使用自动化来组织请求单,并确保将它们发送给正确的团队成员。

在处理大量请求单时,自动化组织是必不可少的。当您每周只收到一两张请求单时,很容易对请求单手动进行优先级排序和组织。请求单量较大的大型组织可以通过改用 IT 请求单系统来节省时间。

增强沟通

通常,团队成员会直接与 IT 团队沟通,以讨论并解决 IT 相关问题。虽然这看起来很简单,但当组织内部有许多环节时,沟通并不总是那么容易。

有了 IT 请求单系统,创建的请求单会直接发送给 IT 团队进行处理。无需直接联系 IT 团队,组织内的任何人都可以在几分钟内提交 IT 请求单。

清晰的沟通对于保持组织效率至关重要。当每个人都达成共识,共同协作发现并解决问题时,您就有更多的资源专注于下一个项目或产品。

数据驱动的洞察信息

使用 IT 服务管理 (ITSM) 软件可以帮助组织利用数据的力量推动长期决策过程。IT 请求单系统允许您收集有关您所看到的问题和趋势的数据,以确定反复出现的问题以及您需要优先处理的问题。这一点至关重要,因为它可以帮助您降低今后反复出现问题的频率。

收集到的有关 IT 请求单和人们面临的常见问题的数据越多,做出的决策就越明智。如果用户在执行特定操作或连接软件时遇到问题,您就可以找到替代解决方案,以降低出现这些问题的可能性。

IT 请求单系统会自动收集有关 IT 请求单的数据,因此您不必花费宝贵的资源来了解您需要改进的地方。相反,您可以专注于解决各支持请求单,并解决导致这些请求单的问题。

IT 请求单系统应具备的主要功能

在选择 IT 请求单系统时,您希望它能提供组织所需的功能。选择合适的 IT 请求单系统可以帮助您简化请求单组织、数据收集和请求单响应。

自动化是 IT 请求单系统的一项基本功能。当请求单分类和优先级排序等关键流程实现自动化后,您的 IT 团队就可以将更多精力放在解决问题上。自动化还能让各团队更容易与 IT 团队成员进行清晰的沟通。

您的请求单系统还应集成其他 ITSM 工具并提供报告功能。集成并自动化所有功能可让您收集数据,为未来决策提供依据。

Jira Service Management 为 IT 团队组织收到的 IT 请求单并进行分类提供了一个简单的解决方案。客户和员工可以使用自助服务门户提交请求单并查看其状态。当收到请求单后,它们会被发送到队列中,从而使请求单分类、跟踪并将其分配给正确的团队成员变得更加容易。

您还可以使用 Jira 的服务管理模板快速上手。有了服务管理模板,您无需从头开始创建任何内容,只需配置默认请求类型,并根据组织需求添加自己的类型即可。

管理 IT 请求单的最佳实践

在管理 IT 请求单时,正确操作非常重要。您应该有明确的准则来确定请求单的优先级和分类,并制定支持工作流来回复请求单。集成知识库还可以为客户和员工提供必要信息的参考。

在管理 IT 请求单时,清晰的文档是必不可少的。每张请求单都应清晰地记录和分类,以便将其发送给相应的团队。及时的响应有助于最大限度地减少停机时间及其对利润的影响。

随着时间的推移,重新审视您的请求单系统并做出必要的改进非常重要。不断改进支持工作流和请求单组织可以增强 IT 团队的能力。

IT 请求单系统与 ITSM 的比较

IT 服务管理 (ITSM) 是交付和管理 IT 服务的广义术语。IT 请求单系统是 ITSM 的一个方面,但其他几个部分也构成了 ITSM,包括变更管理资产管理

IT 请求单支持系统专门处理如何提交、接收、处理和解决请求单。由于 IT 请求单系统是 ITSM 的一个方面,因此选择一个能与 ITSM 软件集成的请求单系统至关重要。

使用 Jira Service Management 优化 IT 支持

如果您想优化 IT 运营并简化 IT 请求单管理,Jira Service Management (JSM) 可以帮助您。Jira 使用人工智能支持的工作流、自动化和自助服务功能来增强 IT 请求单流程。

Jira 还与 DevOps 和 ITSM 工具集成,使您能够整合资源,以快速解决事件并提供最佳服务。更高效的 IT 请求单处理意味着您有更多资源专注于下一个项目。

立即试用 Jira Service Management,了解人工智能支持的工作流如何改变您的 IT 请求单。