Planejamento trimestral de agilidade — oito passos para começar

Ao participar de outra reunião ágil de planejamento trimestral no trabalho, percebi que também estou trabalhando em projeto de longo prazo. Estou construindo uma casa. Criar um software e construir uma casa não são tão diferentes – ambos são projetos de longo prazo nos quais várias equipes precisam estar coordenadas e, qualquer proprietário residencial confirmará, o projeto nunca acaba. Melhorias sempre podem ser feitas, algo sempre quebra e as tendências de mercado sempre mudam. Sem um plano, há risco de bloqueadores potenciais ou de ter uma data de mudança que é sempre para daqui dois meses.

A metodologia ágil é usada quando o desenvolvimento de software difere e é claro que a criação de software próprio seria benéfica. O método ágil permite que várias equipes respondam às mudanças rapidamente. Então, como a entrega contínua do método ágil, um método baseado na frequência, existe com um planejamento de cenário a longo prazo? É possível criar uma previsão realista para um período longo, sabendo que a única constante é a mudança?

Não importa em qual parte da jornada ágil você está, se está usando Kanban, Scrum ou se está começando a lidar com a agilidade em escala, ainda existe a necessidade de gerenciar pessoas, trabalho e tempo ao planejar a visão estratégica a longo prazo. Em software, é difícil definir a visão com ferramentas desconectadas, como diagramas de Gantt, planilhas e misturas personalizadas de ferramentas de gestão de portfólio de projeto (PPM). Ou, no caso do empreiteiro, a mistura de planilha, e-mail e mensagem de texto é sem dúvidas impraticável.

Antes de falarmos sobre as soluções de previsão dinâmica, vamos falar sobre as etapas para criar um plano ágil de longo prazo usando a metáfora da construção de uma casa:

Seja uma casa ou um produto, você precisa definir a visão e delinear os temas estratégicos. Pense nos temas como áreas de foco de toda a empresa. No que você quer se focar no próximo trimestre, nos próximos seis meses e em um ano? Onde quer gastar tempo e recursos? Desempenho, experiência do usuário, segurança, funções competitivas (banheira, pessoal?) novos ou uma combinação de tudo?

Claramente, eu queria tudo, mas há sempre duas realidades – tempo e dinheiro. Definir temas de alta prioridade ajudará você a ter foco no tempo e na energia necessários para fazer poucas coisas bem feitas.

Por exemplo, para dar suporte ao tema de segurança, precisamos construir uma nova base, com paredes sólidas na estrutura, portas fortes e janelas duplas.

Que tipo de trabalho é necessário para instalar janelas novas e seguras? Divida o trabalho da iniciativa maior em partes mais fáceis de realizar, como epics, que podem ajudar no planejamento trimestral ágil. Isso vai dar a você a visão mais detalhada de todas as etapas necessárias para obtenção do resultado.

Por exemplo, é necessário remover janelas antigas, comprar e instalar novas e melhorar a experiência da janela com as coberturas. Esses trabalhos preencheriam todo o backlog.

Esse detalhamento vai ser útil para a etapa seguinte, a mais importante deste processo de planejamento: estimar.

Após o trabalho ser dividido em etapas, será necessário uma estimativa do tempo para elaborar um roteiro. Um roteiro de produto é um plano de ação relacionado a como um produto ou solução será desenvolvido ao longo do tempo. Isso é necessário para entender quando coisas importantes acontecerão e em qual ordem.

É nesse ponto que o conhecimento de seu contratante (ou gerentes de desenvolvimento e produto) realmente entra em ação. Ao observar esforços similares anteriores, você consegue ter uma boa ideia do que é necessário para concluir cada epic.

Como as estimativas exigem conhecimento de esforços anteriores para epics similares, é ainda mais importante armazenar suas informações em um local. Isso faz com que a análise dos acontecimentos anteriores seja muito mais simples, o que torna as estimativas mais precisas. Meu contratante baseia-se em sua experiência, mas o que acontece se ele se esquecer ou se um contratante diferente tiver outra experiência?

Posteriormente, você levará o roteiro final para a equipe (desenvolvedores, instaladores de janela, etc.) e a equipe fará a análise do escopo com mais precisão.

Ao usar o desenvolvimento ágil, as equipes geralmente entregam uma parte do software no final de cada sprint como uma liberação (ou versão). No entanto, quando você está fazendo roteiros e planejamento de longo prazo, é necessário definir alguns pontos de liberação mais difíceis no roteiro, para que possa estimar as datas de lançamento do próximo trimestre com o planejamento trimestral ágil. Como uma casa completa do lado de fora, que combina iniciativa de janelas seguras, com estrutura, pintura, isolamento, etc.

Coloque os itens de trabalho na lista de pendências com funções que são similares, que fazem mais sentido juntos, ou forneça valor como um todo aos clientes. E, lembre-se, as liberações são direcionadas inteiramente pelo escopo e não por prazos estritos.

Agora você tem a estimativa de um backlog, lançamentos e equipes com uma velocidade. O triângulo de planejamento tradicional mostra que um plano tem três variáveis: escopo (o que você quer fazer), tempo (quanto tempo vai demorar para fazer) e recursos (quem podem fazer). Você tem tudo o que precisa para criar um roteiro realista. Finalmente, seu pedreiro pode dar uma ideia da data real da mudança!

Dica profissional: é aqui que você usa uma ferramenta como o Timelines no Jira para criar um roteiro realista para suas equipes, tomar decisões baseadas em dados e manter as partes interessadas por dentro do progresso das equipes.

Pegue seu novo roteiro, leve-o para a equipe e faça a validação. Deixe que a equipe divida os epics em histórias e forneça suas melhores estimativas de quanto tempo o trabalho demorará. Seus instaladores poderão ter conflitos na agenda, ou a base da empresa ficou sem concreto e demorará seis semanas para receber. Use esses fatores externos para validar suas suposições e fazer suas estimativas. Use as etapas necessárias para concluir seus epics de modo mais preciso. Você deve executar seu roteiro pelas principais partes interessadas, especialmente se a aprovação delas for necessária para continuar determinadas etapas.

Com o método ágil, e aquisição imobiliária, nenhum projeto nunca é feito. Continuar a fornecer valor durante as melhorias é o que impulsiona a motivação e uma casa incrível. Use seu roteiro para informar e otimizar os roteiros futuros. Veja os feedbacks dos clientes, ou da família, e continue testando e aprimorando regularmente.

Quer criar roteiros para mostrar a visão que tem a longo prazo? O Jira Align e os Planos do Jira oferecem recursos de roteiro para ajudar você. Descubra as diferenças e decida qual opção é a melhor para seus negócios.