Como criar um cronograma de projeto eficiente

Os cronogramas de gerenciamento de projetos ajudam a manter o projeto sob controle. Alguns dos benefícios de usar um cronograma incluem:

• A clareza e o direcionamento faz a equipe focar no propósito e em como um bom resultado beneficia os clientes e a empresa.
• O gerenciamento de tempo melhora com o trabalho sequenciado e definido, o que aumenta a produção.
• A alocação de recursos fica mais simples com tarefas menores e sequenciadas que não sobrecarregam os membros da equipe.
• O gerenciamento de riscos é mais eficaz porque é mais fácil identificar obstáculos e tarefas atrasadas no início do projeto.

Entenda as metas do projeto antes de criar um cronograma para ele. Seu plano inclui informações importantes sobre o produto que você está criando e o motivo. Durante esse processo, um valor fundamental do gerenciamento ágil de projetos, a colaboração em equipe ajuda a garantir que você inclua todo o trabalho, identifique dependências e faça estimativas precisas. Use essa base para criar o cronograma do projeto usando as etapas abaixo.

Divida grandes blocos de trabalho em tarefas menores para fazer estimativas mais precisas. Identifique as dependências de cada tarefa, o que ajudará no sequenciamento. Agrupe tarefas semelhantes em marcos, mas se prepare para mudar a organização delas depois.

Determine a ordem de conclusão das tarefas. Considere as dependências. Use ferramentas de criação de cronogramas para visualizar o fluxo do projeto do início ao fim. Às vezes, as equipes trabalham de trás para frente para sequenciar as tarefas.

Fazer estimativas da duração das tarefas pode ser difícil, mas fica mais fácil se dividir o trabalho em tarefas menores. Colabore em equipe para garantir que suas estimativas não sejam agressivas nem muito liberais. Membros experientes da equipe geralmente têm mais noção de quanto tempo uma tarefa leva para ser concluída.

Atribua membros da equipe com base na habilidade e disponibilidade de cada um. Mova as tarefas para evitar atribuir tudo a uma ou duas pessoas. Identifique em quais tarefas trabalhar simultaneamente, em vez de sequencialmente. Por exemplo, reordene uma tarefa autônoma sem dependências que faz parte do último marco se os recursos estiverem disponíveis no primeiro marco.

Envie o cronograma ao patrocinador do projeto para análise antes de finalizar a criação dele e começar a trabalhar. Se a linha do tempo for menor, o processo pode envolver reduzir o escopo do projeto para atender às demandas do mercado ou dividir o projeto em fases extras.

Depois de ajustar o trabalho agendado para satisfazer às necessidades da empresa, o projeto passa do planejamento para a execução e a equipe começa a trabalhar.

A última etapa antes do início do trabalho é compartilhar o cronograma do projeto com as partes interessadas. Isso garante que todos concordem com a linha do tempo e saibam como se manter atualizados.

Monitore continuamente o progresso. Ferramentas de criação de cronograma de projetos, como o Jira, facilitam a identificação de tarefas concluídas ou atrasadas. Incentive toda a equipe a monitorar o cronograma e levantar questões com antecedência. Ajustar o cronograma com tarefas inesperadas ou perdidas assim que elas surgirem mantém o andamento do projeto.

Ferramentas e templates de cronogramas ajudam a dividir grandes projetos em tarefas gerenciáveis e monitoráveis. É uma maneira eficaz e eficiente de criar e monitorar o cronograma do seu projeto.

O Jira fornece os elementos básicos para ajudar você a concluir o projeto com sucesso:

• Os quadros ajudam a equipe do projeto a planejar, visualizar e gerenciar o trabalho exibindo cartões individuais, ou partes do trabalho, que você pode mover para diferentes áreas do fluxo de trabalho.
• Os painéis oferecem uma visão única de todos os projetos, atribuições e conquistas para um monitoramento eficiente do progresso.
• Os templates, como o template de cronograma de projeto pré-configurado, fornecem elementos essenciais para uma transição rápida do plano para o cronograma do projeto.

Confira algumas técnicas para fazer um cronograma de projetos eficiente.

Os gerentes de projeto costumam usar diagramas de Gantt porque fornecem uma representação visual do cronograma do projeto. O diagrama mostra quando cada tarefa começa e termina, além de suas dependências, para oferecer uma visão global de todo o projeto.

As listas de tarefas são uma maneira simples, mas eficaz, de identificar todo o trabalho necessário e organizar as atividades para a conclusão dele.

Os calendários ajudam a gerenciar tarefas e prazos urgentes, como reuniões com partes interessadas, entregas esperadas de material e testes de aceitação dos usuários. Embora os calendários não incluam atribuições e dependências de recursos, elas ajudam a manter os processos de alto nível sob controle.

Compreender os elementos e as técnicas de cronogramas de projetos eficientes ajuda você a levar os projetos até a linha de chegada. Manter as partes interessadas informadas, lidar com vários fluxos de trabalho e cumprir prazos não precisa ser algo cansativo. O recurso de cronograma do Jira ajuda as equipes a planejar projetos, definir o trabalho e acompanhar o progresso desde a ideia até o lançamento.

Com o Jira, os membros da equipe sabem no que estão trabalhando, como isso se encaixa nas metas de negócios e para onde o produto está indo. Ele oferece a flexibilidade de responder a alterações de prioridade e, ao mesmo tempo, manter os projetos em andamento. O Jira foi criado especificamente para gerenciar com sucesso os desafios dos cronogramas de projetos e outros recursos.

Comece a usar o Jira

Um plano de projeto descreve as metas, políticas, metodologias e procedimentos do projeto. É um documento de alto nível que fornece informações para o cronograma. O plano geralmente inclui escopo, custos e linha do tempo geral.

O cronograma do projeto engloba todos os marcos e tarefas necessários para entregar o projeto planejado em uma determinada sequência, com dependências e atribuições.

Os desafios comuns dos cronogramas de projetos incluem estimar a duração das tarefas e sequenciar o trabalho para que alguns recursos não fiquem sobrecarregados enquanto outros ficam ociosos.

Os cronogramas visuais permitem que você visualize o projeto como um todo e ajuste o cronograma para otimizar os recursos. Promover um ambiente de colaboração ajuda a identificar dependências, e aproveitar a experiência coletiva da equipe ajuda a refinar as estimativas.

Um cronograma de projeto bem desenvolvido identifica as tarefas necessárias para concluir o projeto, facilita o monitoramento do status e dos marcos e permite que as equipes identifiquem os obstáculos com antecedência. Por exemplo, se uma tarefa depende da implementação de uma nova tecnologia, mas a integração está atrasada devido a problemas de qualidade, você vai conseguir ver o risco assim que ele surgir. Isso permite que você tome decisões mais rapidamente, aumentando suas chances de manter o projeto dentro do cronograma.