O que é a reunião rápida e dicas para organizar uma

Nesse artigo, falaremos sobre o quão efetivo é o gerenciamento de obstáculos, além de ótimas dicas e truques que usamos na Atlassian. Queremos ajudar você a fazer reuniões rápidas (e seu programa ágil de modo geral) incríveis.

Reuniões rápidas são reuniões curtas e diárias para discutir o progresso e identificar bloqueadores. Elas também são chamadas de reuniões em pé porque, se os participantes ficam em pé, a reunião deve ser curta.

Para equipes de software, uma reunião rápida é como a reunião de um time de esportes como futebol (americano) e rúgbi, em que o time se reúne antes de cada jogada. A reunião é estratégica: ela mantém o time informado, conectado e calibrado durante todo o jogo. Para equipes de software, a reunião rápida é como a reunião de um desses times. Ela também é conhecida como Scrum diário e reforça a noção de grupo para manter todos conscientes sobre o cenário e o progresso da equipe.

Dito de outro modo, a reunião rápida é uma reunião diária que envolve a equipe principal: proprietários do produto, desenvolvedores e o mestre de Scrum. Essa reunião é exclusiva para cada equipe, mas, na Atlassian, a gente usa três perguntas simples para gerar a estrutura:

• No que trabalhei ontem?

• No que trabalharei hoje?

• Quais problemas estão me atrapalhando?

Essas perguntas destacam o progresso e ajudam a sinalizar os obstáculos da equipe. Além disso, também fortalecem a equipe quando todos compartilham o progresso com o qual estão contribuindo para a equipe. O reforço diário do compartilhamento dos planos e êxitos individuais mantém todos animados sobre a contribuição geral da equipe em relação à organização.

No nível individual, é importante ir para a reunião rápida diária sabendo o que vai dizer. Assim, a reunião ganha mais energia, e todos ficam mais envolvidos. Na Atlassian, os indivíduos usam os quadros do Jira para se manterem atualizados sobre seus projetos com filtros rápidos. Dois ótimos filtros que podem ser usados juntos para ajudar na preparação para a reunião rápida são "apenas meus itens" e "recém-atualizado". Quando esses dois filtros são usados juntos, eles mostram os problemas atribuídos a você e que foram atualizados no dia anterior.

As reuniões rápidas não são um modelo único para todas as reuniões. Na Atlassian, cada equipe tem uma reunião rápida personalizada para manter todos envolvidos. As reuniões são não exatamente iguais.

Vamos analisar o que torna uma reunião rápida ótima e ver alguns de nossos exemplos.

1. Escolha um horário que funcione para todos – na Atlassian, a maioria das reuniões rápidas para equipes co-localizadas acontece entre as 9h e as 10h. Isso proporciona a todos tempo para contextualização para o dia e não exige que ninguém precise madrugar. Para equipes em diferentes localidades, escolha um horário que funcione para todos. Por exemplo, os membros da equipe Jira Service Management ficam localizados em São Francisco e Sydney. A reunião rápida deles é às 15h30 (horário de São Francisco). Uma reunião rápida durante a tarde é pouco convencional, mas é um ótimo modo de manter contato com os colegas de Sydney.

2. Manter a reunião rápida eficiente – muitas equipes na Atlassian agendam suas reuniões rápidas de modo informal para manter todos focados e deixar a reunião rápida eficiente. Alterne o responsável pelos agendamentos para garantir que todos tenham a oportunidade de fazer isso. Limite a duração das reuniões rápidas para 15 minutos–no máximo. Tem uma equipe menor? Tenha como prática manter uma duração ainda menor para a reunião rápida.

3. Brincar de pega –os membros da equipe Jira jogam bola uns para os outros para manter todos envolvidos. Ninguém pode jogar a bola para alguém do lado ou para alguém que já passou a bola. Não há perda de concentração! Se ainda não tentou essa técnica, é um ótimo modo para manter todos envolvidos.

4. Torne a reunião rápida uma parte da retrospectiva da equipe – as reuniões rápidas fazem parte de muitas culturas ágeis, mas isso não significa que a equipe não pode discutir a eficácia das reuniões rápidas nas retrospectivas. Algumas equipes da Atlassian se reúnem todos os dias. Outras se reúnem três vezes por semana. A equipe Jira discute regularmente como melhorar as reuniões rápidas para a equipe nas retrospectivas. Se a equipe não estiver encontrando valor em uma reunião rápida, discuta o motivo. Faça mudanças! Reuniões rápidas também são ágeis!

A gente tem membros de equipes em todo o mundo: em um dos 12 escritórios da Atlassian ou trabalhando no modelo remoto. A gente faz reuniões rápidas para manter todos conectados em diferentes locais. A heurística que a gente usa para equipes remotas é simples: se um membro da equipe for remoto, a gente trata cada membro da equipe como remoto. Essa visão se aplica a reuniões rápidas e a todas as reuniões da equipe.

A dica que a gente oferece para as equipes distribuídas é que cada membro da equipe participe das reuniões rápidas de vídeo no próprio computador. Com todos na mesma videoconferência, em seus espaços específicos, a equipe nivelou as regras do jogo. Todos os membros da equipe podem ver, ouvir e experimentar as mesmas informações ao mesmo tempo.

Consulte o template de reunião remota.

Imagine uma equipe de oito pessoas, com cinco membros na sala de conferências e três membros remotos em videoconferência. É um desafio para os membros da equipe remota que querem captar conversas paralelas, linguagem corporal e gestos que nem sempre são transmitidos por vídeo. Sem falar na dificuldade de fazer colocações em grupos grandes. Com todos os oito membros da equipe nas próprias máquinas, ninguém vai perder as dinâmicas importantes da equipe.

• Torne os membros da equipe visuais - No Trello, as equipes usam a visualização "Brady Bunch" em videoconferências da equipe. Assim é possível ver todos os membros da equipe, para que você possa se conectar com outras pessoas além daquela com quem esteja falando. O Zoom disponibiliza essa funcionalidade, assim como outras plataformas de conferências.
• Faça referência ao quadro Scrum - Se reunir "ao redor" do quadro Scrum da equipe pode ser excelente para manter todos na mesma página. O quadro de trabalho pode ajudar a visualizar cada história do usuário e item de trabalho à medida que os membros da equipe compartilham no que estão trabalhando e onde estão bloqueados.
• Esteja aberto a reuniões rápidas assíncronas — Para equipes sem sobreposição de horas de trabalho, as reuniões rápidas assíncronas são o caminho! Elas podem usar o Slack ou comentar no quadro de trabalho para compartilhar atualizações conforme ficam on-line. A integração do Slack ao Jira permite que você selecione e comunique informações extraídas da reunião rápida. Dar um toque de personalidade a reuniões rápidas assíncronas ajuda a manter todos envolvidos.

Reuniões rápidas são apenas parte de programas ágeis saudáveis. Assim como outras cerimônias do Scrum, como planejamento de sprint, revisões de sprint e retrospectivas, as reuniões rápidas demandam tempo e iteração para ficarem do jeito certo. Não tenha medo de fazer melhorias adequadas à equipe e ao programa. E não se esqueça de se divertir.