Cartões Kanban

Resumo: Um cartão Kanban é uma representação visual de um item de trabalho. É um componente essencial do Kanban, uma estrutura de gerenciamento de trabalho que ajuda você a visualizar seu trabalho, limitar o trabalho em andamento e maximizar a eficiência.

Quando a Toyota procurou melhorar seus processos de fabricação na década de 1940, ela usou cartões para monitoramento visual do trabalho. Não muito diferente da proverbial nota adesiva, esses cartões ajudaram a Toyota a melhorar seus processos de fabricação. Quando o método Kanban foi desenvolvido na década de 1990, como uma forma de usar os mesmos métodos de sinais visuais para o trabalho de conhecimento, os cartões Kanban se tornaram parte integrante dos processos de trabalho.

Um cartão Kanban é uma representação visual de um item de trabalho. É um componente essencial do método Kanban, uma estrutura de gerenciamento de trabalho que ajuda a visualizar o trabalho, limitar o trabalho em andamento (WIP) e maximizar a eficiência (ou fluxo). Cada cartão Kanban representa um único item de trabalho à medida que passa por vários estágios de conclusão, representados em um quadro Kanban físico ou virtual.

Para entender o que os cartões Kanban são, imagine uma equipe de desenvolvimento de software usando notas adesivas em um quadro branco para representar seus itens de trabalho. Enquanto eles trabalham nos bugs e funções, a equipe mexe as notas entre colunas com os rótulos de Priorizado, Design, Desenvolvimento, Teste, Bloqueado e Concluído.

Por exemplo, quando os designers têm largura de banda, levam o cartão Kanban de Priorizado para Design, então, quando o desenvolvimento está pronto, o desenvolvedor vai levar o cartão de Design para Desenvolvimento. Os cartões Kanban rastreiam o progresso de um item de trabalho por esses estágios, para que a equipe sempre saiba o histórico e status de qualquer item de trabalho a qualquer momento.

Kanban é uma palavra japonesa que significa "sinal visual" ou "quadro de sinais". Os cartões Kanban foram inventados no final da década de 1940 por Taiichi Ohno, um engenheiro industrial da Toyota que procurava uma maneira de melhorar o processo de produção da empresa.

A pesquisa de Ohno fez com que ele observasse os supermercados americanos, onde ele descobriu algo interessante. Em vez de manter todo o estoque completo o tempo inteiro, o que representaria um gasto enorme de tempo e esforço, o supermercado só fazia a reposição dos produtos nas prateleiras quando via que uma das prateleiras estava quase vazia. A loja então fazia a reposição na prateleira apenas com o necessário para satisfazer a demanda imediata do cliente por aqueles produtos.

Ohno intuiu que esse tipo de entrega just-in-time (JIT) revolucionaria a cadeia de produção de suprimentos. Seu primeiro desafio foi descobrir como visualizar diversos processos de produção na fábrica. A solução foi o cartão Kanban.

Cada caixa de peças tinha um cartão Kanban preso a ela, que servia como sinal de alerta para os funcionários caso o volume do estoque estivesse abaixo do que estava indicado no cartão. Quando estava abaixo, o processo de reposição era iniciado, e a fábrica enviava a caixa vazia com seu cartão Kanban para o fornecedor.

Ao usar esse cartão — que incluía informações sobre especificações de partes, quantidades solicitadas e tempo de entrega esperado — como referência, o fornecedor podia logo completar o pedido e enviar a caixa de reposição com o cartão Kanban de volta para a fábrica a tempo de manter o ciclo de produção funcionando.

Por quase meio século, esse sistema de produção foi o segredo por trás do sucesso da Toyota. Quando a empresa começou a compartilhar as informações sobre o sistema com o público na década de 1990, as pessoas notaram.

Os pensadores no mundo dos negócios traduziram o Sistema de Produção da Toyota como um conjunto de processos conhecido como "produção enxuta". Quando as empresas de tecnologia começaram a crescer na década de 1990, o consultor de gestão David J. Anderson criou o Método Kanban, que trouxe as técnicas enxutas para áreas de autenticação mais abstratas, como tecnologia da informação e desenvolvimento de software.

O cartão Kanban logo se tornou um artefato visual que faz o acompanhamento do item de trabalho à medida que ele avança no fluxo de trabalho. Em sua essência, o cartão Kanban encoraja o trabalho em equipe acrescentando o recurso visual na comunicação e no compartilhamento de informações entre os membros da equipe.

Os cartões Kanban permitem que as equipes:

• Identifiquem informações importantes sobre itens de trabalho só de olhar. Cada cartão Kanban normalmente apresenta uma breve descrição, além do proprietário, da data de entrega e do status do item de trabalho. O cartão pode incluir outras informações, como referências à documentação de origem ou listas de problemas que estão bloqueando o progresso do item.
• Entreguem resultados com tranquilidade e eficiência. Os cartões Kanban incentivam as equipes a estabelecer expectativas claras e consistentes para cada área funcional. Quando chega a hora de passar um item de trabalho de um estado para o próximo (por exemplo do estágio de planejamento para a implementação), essas políticas explícitas esclarecem quem assume a propriedade e quais são as próximas etapas.
• Melhorem a eficiência. Os cartões Kanban facilitam o acompanhamento do tempo de espera, que é o tempo que leva para um item de trabalho ir do início ao fim. Os cartões Kanban, junto com o quadro Kanban, podem ajudar as equipes a identificar gargalos no fluxo de trabalho e a simplificar o processo. A maioria das equipes trabalha para diminuir o tempo de espera, o que significa fazer o trabalho mais rápido!

Além de facilitar a organização, os cartões Kanban são muito divertidos. Vamos ser sinceros, é muito satisfatório acompanhar o progresso de uma forma clara e tangível.

Os cartões Kanban trazem vários outros benefícios:

Como dito antes, pelo fato de os cartões Kanban serem tão visuais, é fácil dizer onde está o problema em um dos passos do processo de trabalho, ao olhar para o quadro Kanban.

Se a equipe de desenvolvimento de software tiver sempre o dobro de cartões na coluna de Testes em relação à de Design e Desenvolvimento, os membros da equipe vão logo notar aquela fila visual. Talvez a equipe precise de mais testadores ou talvez haja algo errado nos critérios do próprio estágio de testes.

Com o método Kanban, os problemas aparecem de imediato, o que facilita a identificação e a eliminação deles assim que aparecem. É disso que os aficionados de Kanban estão falando quando falam de "melhoria contínua".

Os cartões Kanban foram desenvolvidos para fazer o acompanhamento dos níveis de inventário e prevenir que os materiais se acumulassem. O setor industrial ainda usa cartões Kanban com este propósito, mas este tipo de metodologia "just-in-time" também é útil em outros setores, como, por exemplo, o de desenvolvimento de software. Deixar as funções do software acumularem em um determinado estágio é tão ruim quanto deixar as peças de um automóvel acumularem no chão.

Uma forma com que as equipes podem evitar projetos estagnados é usando um limite de trabalho em andamento (WIP). A equipe limita de uma só vez o número de cartões Kanban que pode haver nos estágios do fluxo de trabalho. Quando uma coluna chega ao máximo, a equipe trabalha em conjunto para completar esses projetos antes que possam começar algo novo. Assim o trabalho continua avançando.

Uma das melhores coisas sobre os painéis Kanban é que são compartilhados. À medida em que os cartões avançam de coluna para coluna, frequentemente, são passados de funcionário para funcionário ou de equipe para equipe. Com o Kanban, apesar de todos serem responsáveis por uma parte diferente do processo, todo mundo está olhando para a mesma coisa, e pelo sistema ser tão visual, é fácil de entender o fluxo de trabalho da outra equipe ao olhar para as colunas e cartões. Por esse motivo, o método Kanban é um bom antídoto para a mentalidade de silo.

É legal pegar e carregar cartões Kanban impressos por aí, mas e se os membros da equipe não trabalharem todos no mesmo lugar? A boa notícia é que há vários programas como o Jira e o Trello que facilitam a criação de quadros Kanban digitais e o preenchimento deles com cartões Kanban digitais.

Além de possibilitar a colaboração entre equipes remotas, os cartões Kanban digitais têm várias vantagens em relação aos cartões físicos. Os cartões Kanban do Jira e do Trello têm muitas possibilidades de personalização. Por exemplo, você pode escolher mostrar ou ocultar campos de informação dos cartões e adicionar conteúdo dinâmico como comentários, anexos ou links para os outros cartões. A maioria dos softwares de Kanban pode ser configurada para mandar uma notificação por e-mail quando o cartão muda de responsável ou passa para outro estágio do fluxo de trabalho ou sofre alguma outra modificação.

Ferramentas de software também podem ajudar as equipes a entenderem melhor a eficiência de seu trabalho. Ferramentas como o Jira monitoram as métricas vitais que uma equipe Kanban pode usar para melhorar o processo. É uma grande vantagem poder analisar o tempo de espera, o WIP e os diagramas de fluxo cumulativo com apenas um ou dois cliques.

As desvantagens de ser digital são sutis, mas importantes! O objetivo do Kanban é visualizar o trabalho. Agora, ao invés de morar em um quadro branco ou em uma parede, o quadro Kanban mora no seu computador. Eu sempre digo: "Você não pode abrir uma aba nova em um quadro branco enorme!"

O método Kanban é versátil e fácil de adaptar a diferentes áreas e ocupações. Já falamos sobre como ele é utilizado em alguns setores. Em uma fábrica, por exemplo, ele organiza o processo de reposição de estoque de peças da linha de montagem e, no varejo, pode ajudar os funcionários a acompanhar e realizar pedidos. Na indústria médica, os cartões Kanban são usados para manter o controle dos suprimentos médicos.

O Kanban também é bem útil no atendimento ao cliente. Muitas equipes acabam usando algum software de central de atendimento como o Jira Service Management. Esses aplicativos registram o feedback do cliente e já criam cartões Kanban que ficam disponíveis, só esperando a ação da equipe.

Na indústria de software, os cartões Kanban são utilizados para facilitar a entrega contínua, em que as equipes entregam atualizações pequenas e frequentes em um ciclo de versão rápido em vez de deixar que atualizações de segurança e funções se acumulem em lançamentos "big bang" maciços e muitas vezes problemáticos.

Não importa em qual setor você atua, os cartões Kanban podem ajudar a organizar os itens de trabalho e a realizar o trabalho com eficiência. A gente espera que, ao longo do processo, os membros de sua equipe absorvam os valores do Kanban de melhoria contínua, transparência, entre outros.

Antes de começar a usar um template de quadro Kanban, leia a visão geral sobre Kanban e quadros Kanban. Não se esqueça de que o Kanban encoraja melhoria contínua e mudança evolutiva, então você pode sempre fazer modificações ao longo do processo.