Diagramas de fluxo de trabalho (ou fluxogramas) são infográficos visuais que descrevem o fluxo sequencial de etapas ou tarefas envolvidas em um processo. Eles funcionam como planos de ação para realizar o trabalho.
Os diagramas de fluxo de trabalho contêm formas e símbolos padrão que representam cada estágio do processo ou cada decisão. O melhor de tudo é que o diagrama mostra como cada etapa flui para a próxima, incluindo todos os caminhos de ramificação e várias opções. Eles são ferramentas úteis para planejar projetos e melhorar fluxos de trabalho.
Neste guia, vamos abordar os diagramas de fluxo de trabalho em detalhes, incluindo quando usar, como criar e muito mais.
O que é um diagrama de fluxo de trabalho?
Um diagrama de fluxo de trabalho (ou fluxograma) é uma representação visual de um processo. Ele descreve uma sequência de etapas do início ao fim e pode incluir diversas opções de ramificação em cada ponto de decisão. É comum que diagramas de fluxo de trabalho usem diferentes formas, conectores e símbolos para diferenciar tarefas de decisões e descrever o fluxo de trabalho.
Esses fluxogramas ajudam as equipes a compreender como o trabalho delas se encaixa no processo geral da empresa e como ele contribui para o produto final. Eles são ferramentas cruciais para integrar novos membros da equipe, pois convertem processos desconhecidos em infográficos de fácil compreensão.
Quando usar um diagrama de fluxo de trabalho
Os diagramas de fluxo de trabalho são úteis quando você precisa visualizar um processo de várias etapas ou definir esse processo para as partes interessadas. Há também várias outras situações nas quais você deve usar um diagrama de fluxo de trabalho.
Os fluxogramas são perfeitos para a otimização de processos. O layout visual de um processo permite que você veja as etapas em que as entregas de decisões ou tarefas podem estar causando atrasos. Isso ajuda a identificar áreas a serem aprimoradas e otimizadas.
Os fluxogramas são úteis para integração ou treinamento. Se você tem novos membros da equipe que não estão familiarizados com o processo, o diagrama do fluxo de trabalho pode ser usado como uma ferramenta de treinamento. Use um fluxograma para colocar os membros a par de tudo. Esse é outro motivo pelo qual a documentação do processo é essencial para o trabalho: seus processos estão em constante mudança!
Os diagramas de fluxo de trabalho são vitais para o gerenciamento de projetos. O gerenciamento de projetos complexos nunca é linear, mas um diagrama de fluxo de trabalho ajuda a visualizar as várias etapas e dependências entre tarefas. Esse auxílio visual é uma ferramenta para um gerenciamento ágil de projetos e leva a um planejamento mais estratégico, pois documenta cada etapa do processo e alinha todos os envolvidos a ele.
Benefícios do diagrama de fluxo de trabalho
Os diagramas de fluxo de trabalho são ferramentas valiosas por vários motivos, incluindo:
- Clareza: os fluxogramas introduzem uma maneira de entender e acompanhar um processo facilmente. Reunir tudo em um só lugar permite que as partes interessadas se alinhem às etapas do processo e à linha do tempo do projeto. Ao compartilhar fluxogramas com sua equipe, você pode ensinar processos internos com mais rapidez e manter todos alinhados sobre como fazer as coisas em sua empresa.
- Gargalos: os fluxogramas facilitam a identificação de ineficiências em seu processo. Você pode ver facilmente os pontos de decisão em que as pessoas podem sofrer atrasos devido a gargalos. Se você identificar esse risco, vai conseguir otimizar o processo para remover essas ineficiências.
- Colaboração: os diagramas de fluxo de trabalho são excelentes pontos de partida para colaboração, mesmo que não aparentem. Quando você define um processo em um fluxograma, os membros da equipe podem ajudar no trabalho quando surgem gargalos. Com a diagramação do fluxo de trabalho, as equipes também podem identificar quem é responsável por decisões específicas, para que as pessoas saibam a quem pedir ajuda.
Como criar um diagrama de fluxo de trabalho?
Os diagramas de fluxo de trabalho são benéficos, mas como criar um template de diagrama de fluxo de trabalho útil? Esta seção aborda as principais etapas para criar um fluxograma eficaz, da definição do processo ao uso dos símbolos corretos em cada etapa.
Definir o processo
Um diagrama de fluxo de trabalho descreve um processo específico. Você precisa definir com clareza o processo que pretende transformar em fluxograma. Quais são os objetivos do seu diagrama? Descubra o escopo do trabalho— o que vai ou não fazer parte do visual — e os principais componentes que devem estar presentes na imagem. O tempo gasto nessa preparação vai evitar que você crie um visual muito complicado.
Listar as etapas
O fluxograma descreve um processo, então você deve descobrir e listar cada etapa. É necessário dividir os processos de várias etapas em tarefas únicas que você pode executar em sequência. Isso torna o diagrama fácil de entender e, ao mesmo tempo, cria uma representação precisa do processo que você quer registrar.
Coletar informações
Quais detalhes estão em cada etapa? Reúna e registre dados relevantes para o diagrama do fluxo de trabalho. Essas informações podem ser necessárias para que um membro da equipe conclua uma etapa e podem incluir detalhes como requisitos de entrada, partes responsáveis e até dependências entre tarefas. Embora nem todos os dados cheguem ao fluxograma final, ter essas informações em mãos vai ajudar você a contextualizar cada etapa.
Identificar ineficiências
Depois de listar todas as etapas e coletar as informações necessárias, você precisa ter uma visão crítica do processo. Onde estão as ineficiências atuais? Em que etapa você enfrenta atrasos ou gargalos? Reconheça esses desafios desde o início para otimizar o processo antes de criar o fluxo de trabalho.
Criar o fluxo de trabalho
Em seguida, crie o verdadeiro visual para seu diagrama de fluxo de trabalho. Use uma ferramenta de visualização para transformar seu processo recém-definido em um fluxo de trabalho visual. Escolha os símbolos e conectores apropriados para descrever como as tarefas fluem em cada etapa para que seu diagrama ilustre com eficácia todo o processo.
O Jira é a plataforma perfeita para criar esse diagrama de fluxo de trabalho, porque seus recursos de gerenciamento de projetos ajudam as equipes a definir o trabalho, planejar projetos e acompanhar o progresso em tempo real de datas e resultados importantes. Você pode usar os fluxos de trabalho do Jira para descrever as etapas que sua equipe realiza para levar um projeto da criação à conclusão.
Compartilhe com a equipe
Depois de criar o gráfico do fluxo de trabalho, a próxima etapa é compartilhar esse gráfico com a equipe que usa o processo. Use o diagrama como um ponto de partida para obter feedback e saber se o gráfico retrata com precisão o processo ou o use como uma ferramenta em sessões de brainstorming sobre como melhorar o fluxo de trabalho.
Revise e refine
Por fim, crie um processo para revisão regular do diagrama do fluxo de trabalho para garantir que ele acomode todas as alterações ou melhorias em seu processo. Assim como uma equipe de produtos aperfeiçoa um produto por meio da melhoria contínua, você precisa otimizar seu processo atualizando e melhorando o fluxograma à medida que as etapas mudam. Isso ajuda a manter o fluxograma como uma referência confiável para sua equipe.
Usar o Jira para criar diagramas e gráficos de fluxo de trabalho
Ao definir seu processo e trabalhar na otimização dele com sua equipe, tenha em mente que é um trabalho em evolução. A maioria das pessoas está familiarizada com o quadro do Jira, que mostra como o trabalho flui de "em andamento" para "feito". No entanto, o editor de fluxo de trabalho do Jira permite que você crie, visualize e edite seu fluxo de trabalho como um diagrama. Aqui, você pode criar fluxos de trabalho mais complexos do que os que você pode ver no quadro. Os processos evoluem com o tempo, e parte do trabalho é documentar a aparência atual.
As equipes costumam configurar as colunas do quadro para se alinharem às etapas do fluxo de trabalho. Em fluxos de trabalho simples, os status atribuídos aos itens em cada coluna correspondem à respectiva etapa do fluxo. Nos complexos, as colunas do quadro podem mostrar apenas uma parte do fluxo de trabalho. Nesse caso, as equipes vão associar vários status a cada coluna.
O Jira é uma plataforma que ajuda você a criar o template do diagrama de fluxo de trabalho e a gerenciar projetos para todo tipo de equipe. Com acesso a muitos templates integrados, você pode personalizar o Jira com exatidão para o tipo de ferramenta de gerenciamento de trabalho que a equipe precisa.
Diagramas de fluxo de trabalho: perguntas frequentes
Quais são os tipos de gráficos de fluxo de trabalho?
Há muitos tipos de diagramas de fluxo de trabalho, cada um com um propósito diferente. São eles:
- Fluxo de trabalho do processo: esse é o modelo clássico de fluxograma. Ele descreve as etapas de um processo e costuma usar formas em uma sequência. É útil para entender como o trabalho flui e os principais estágios de um processo.
- Fluxograma de raia: esse é um dos exemplos mais comuns de diagramas de fluxo de trabalho, pois divide um processo em "raias" separadas — uma para cada equipe ou indivíduo que executa o processo. As raias são úteis para mostrar onde as transferências ocorrem, em especial em fluxos de trabalho ágeis e podem ajudar a identificar possíveis gargalos.
- Fluxograma de decisão: esse tipo de fluxo de trabalho destaca onde os pontos de decisão ocorrem e descreve os diferentes caminhos que se ramificam dessas decisões. Esse diagrama esclarece a lógica de decisão e analisa os resultados potenciais.
- Fluxo de dados: esse tipo de fluxograma mostra como os dados se movem por um processo, incluindo entradas, saídas e quaisquer transformações que ocorram. É útil para identificar áreas em que há a possibilidade de perda de dados e garantir a integridade deles.
Quais são os principais elementos de um gráfico de fluxo de trabalho?
Um fluxograma contém formas e linhas com significados específicos, em especial quando ilustra processos de trabalho. Estes são alguns dos principais elementos que você vai encontrar em um fluxograma:
- Os ovais significam os pontos inicial ou final de qualquer processo.
- Os retângulos representam ações ou tarefas únicas.
- Os diamantes representam pontos de decisão, onde uma resposta sim ou não cria uma bifurcação no gráfico, levando a várias ramificações.
- As setas mostram o fluxo da execução de cada etapa.
- Os paralelogramos indicam um local para entrada ou saída de dados.
Ao entender o que esses símbolos e formas indicam, você pode mapear com precisão o diagrama de fluxo de trabalho ou interpretar fluxogramas de outras equipes. Observe que você sempre pode personalizar o significado das formas, se necessário.
Como os gráficos de fluxo de trabalho melhoram os processos?
Os diagramas de fluxo de trabalho são uma representação visual bidimensional do processo no mundo real. Eles ajudam a otimizar o processo identificando possíveis gargalos, como recursos limitados que podem bloquear determinadas ações ou decisões tomadas por apenas uma parte interessada que podem paralisar o trabalho. Ao colaborar com a equipe para visualizar o processo, você abre espaço para ideias sobre como continuar melhorando o fluxo de trabalho.