Se você quer melhorar a gestão de projetos, o Kanban é uma estratégia que precisa conhecer. O Kanban é uma estrutura visual que pode mudar a forma como você gerencia o fluxo de trabalho e os recursos, dando mais eficiência e transparência aos projetos como um todo.
Para dominar o Kanban, você precisa conhecer as quatro métricas essenciais do Kanban: tempo de espera, tempo de ciclo, trabalho em andamento e rendimento. Neste guia, a gente vai explicar essas quatro métricas do Kanban, ensinando você a analisar a duração das tarefas, equilibrar a carga de trabalho da equipe e avaliar a capacidade geral do projeto.
Quais são as principais métricas do Kanban?
As métricas de KPI são a força vital de qualquer estratégia de gestão ágil de projetos e, quando se trata de Kanban, há quatro métricas principais que garantem ou destroem o fluxo de trabalho. Essas métricas são tempo de espera, tempo de ciclo, trabalho em andamento e rendimento. A gente vai explicar cada uma para você entender como as métricas do Kanban ajudam a monitorar o desempenho e o progresso da equipe.
Tempo de espera
O tempo de espera mede o tempo desde o momento em que você adiciona uma tarefa nova de desenvolvimento de software ao quadro Kanban até o ponto em que a equipe marca a tarefa como concluída. Em essência, ele mede o tempo total que uma tarefa leva para percorrer todo o fluxo de trabalho do Kanban.
Essa métrica é fundamental para os gerentes de projeto porque oferece uma visão abrangente de quanto tempo as tarefas demoram no sistema, permitindo um planejamento mais preciso e uma alocação eficaz de recursos.
Tempo de ciclo
O tempo de ciclo amplia a "fase de trabalho ativo" do sistema Kanban, medindo o tempo entre o momento em que um membro da equipe inicia uma tarefa e o momento em que ela é concluída. Não importa se ninguém iniciou a tarefa até meses após a criação. O tempo de ciclo só começa quando a tarefa passa para o fluxo de trabalho ativo.
O tempo de ciclo pode indicar se a equipe está trabalhando com eficiência ou se você precisa fazer algum ajuste nas fases ativas das tarefas.
Trabalho em andamento
O trabalho em andamento representa o número de tarefas que, no momento, estão nos estágios "ativo" ou "em andamento" no sistema Kanban. Ele mede, a qualquer hora, o volume do trabalho que está sendo feito, dando uma visão geral das tarefas que não estão no backlog nem concluídas.
É importante monitorar o trabalho em andamento porque ajuda a equilibrar a carga de trabalho da equipe e a identificar gargalos. O ideal é que a equipe esteja trabalhando, mas não fazendo diversas tarefas diferentes.
Rendimento
O rendimento quantifica o número de tarefas ou itens de trabalho que a equipe conclui dentro de um período específico, como um dia ou uma semana. Ela mede quanto a equipe produziu (a produtividade) durante esse período.
Essa métrica é essencial porque indica os níveis de produtividade da equipe, permitindo que você tome decisões informadas sobre futuras atribuições de tarefas e cronogramas de projetos.
Como essas métricas são medidas?
Se você for iniciante no Kanban ou mesmo um gerente de projetos experiente, talvez se pergunte como medir essas métricas importantes com eficácia. Nesta seção, a gente vai examinar os métodos e ferramentas específicos que você pode usar para medir essas métricas essenciais, como gráficos de controle e diagramas de fluxo cumulativo.
Mas se você estiver procurando uma solução completa para medir essas métricas, o Jira tem aquilo de que você precisa. O Jira ajuda a monitorar métricas sem esforço, além de dar informações úteis que ajudam na entrega contínua. Há um quadro Kanban do Jira para todas as equipes de desenvolvimento de software ágil e DevOps.
Gráficos de controle
Um gráfico de controle é uma ferramenta de representação e diagnóstico que traz informações sobre a estabilidade e a variabilidade do fluxo de trabalho. O gráfico traça os pontos de dados do tempo de ciclo durante um período, mostrando o tempo médio necessário para concluir uma tarefa e a variabilidade em torno dessa média. Ele é valioso porque a alta variabilidade costuma indicar instabilidade no processo.
Quando se aprofunda em um gráfico de controle, você interpreta a história por trás dos pontos de dados. Aqui estão algumas interpretações possíveis:
- Uma lacuna cada vez maior entre os limites de controle superior e inferior do gráfico pode indicar uma maior imprevisibilidade nos tempos de ciclo.
- Um agrupamento de pontos distante da linha média pode sinalizar um gargalo onde as tarefas estão ficando presas.
Examinando esses padrões, você pode identificar problemas com iniciativa e implementar alterações, tornando o sistema Kanban mais eficiente e responsivo.
Diagramas de fluxo cumulativo
Um diagrama de fluxo cumulativo é outra ferramenta visual do kit de ferramentas Kanban. Ao contrário dos gráficos de controle, que se concentram no tempo de ciclo, o diagrama de fluxo cumulativo dá uma visão em camadas das quatro métricas importantes do Kanban ao mesmo tempo. O diagrama tem várias faixas coloridas, cada uma representando um estágio diferente do fluxo de trabalho, empilhadas ao longo do tempo.
Um diagrama de fluxo cumulativo permite que você veja o fluxo de tarefas em vários estágios e em tempo real. A alteração da largura de cada camada pode oferecer insights imediatos. Considere a camada de trabalho em andamento:
- Se ela começar a crescer, é um alerta de que as tarefas estão acumulando e que pode haver um gargalo.
- A diminuição da camada indica que as tarefas estão avançando com mais rapidez do que a chegada de novas, mostrando que a equipe talvez tenha capacidade de trabalhar mais.
A capacidade de ver essas métricas interagirem em um só lugar torna o diagrama de fluxo cumulativo uma ferramenta poderosa para a tomada de decisões e ajustes no fluxo de trabalho em tempo hábil.
A importância das métricas de Kanban
As métricas de Kanban não são apenas números ou pontos de dados, elas são o pulso da integridade e da eficiência do projeto. Essas métricas servem como uma ferramenta de navegação para ajudar a tomar decisões informadas sobre alocação de recursos e definição de prazos, por exemplo.
Identifique gargalos de imediato
Se, de repente, os tempos de ciclo da equipe começarem a aumentar e o rendimento estiver diminuindo, é provável que ela tenha atingido um gargalo. Essas tendências são sinais de alerta de que um determinado estágio do processo pode estar atrasando tudo.
Gargalos podem causar atrasos nas entregas, aumento de custos e estresse nos membros da equipe. Ao identificar essas dificuldades com antecedência, você pode realocar recursos de imediato ou simplificar o estágio problemático, melhorando a eficiência e a eficácia de todo o fluxo de trabalho.
Melhore a previsão
Na gestão de projetos, a capacidade de prever com precisão equivale a ter uma bola de cristal. Essa habilidade muito valiosa ajuda na alocação de recursos, nas expectativas do cliente e na pontualidade das entregas, fatores cruciais para manter uma vantagem competitiva.
Métricas como tempos de espera e de ciclo são grandes aliadas. Com monitoramento, você pode avaliar em quanto tempo, do início até o fim, uma tarefa vai ser entregue. Assim, você consegue definir prazos e expectativas realistas para a equipe e partes interessadas. Da mesma forma, monitorar o rendimento dá uma visão geral da eficiência da equipe. Assim, você pode ajustar as previsões conforme a necessidade.
Maximize a eficiência em todos os projetos
A verdadeira mágica acontece quando você começa a usar essas métricas de Kanban juntas. Você pode estimar a duração da tarefa monitorando o tempo de espera e o tempo de ciclo. Além disso, seguir o trabalho em andamento evita a sobrecarga da equipe. Acrescentar o rendimento dá uma visão completa da capacidade da equipe ao longo do tempo.
Ao integrar essas métricas às práticas diárias de gestão, você não está apenas apagando incêndios ou eliminando gargalos, está refinando todo o processo para projetos futuros. Essa abordagem proativa permite que você continue melhorando, se adaptando e, o mais importante, agregando mais valor em menos tempo.
Como implementar o monitoramento e a geração de relatórios do Kanban
Se você quiser implementar o monitoramento e a geração de relatórios do Kanban com facilidade, um software especializado é um grande aliado. Entre as principais opções está o Jira, uma plataforma que é quase sinônimo de gestão ágil de projetos.
O Jira facilita a identificação de tendências, o acompanhamento do status dos projetos de cada equipe e a previsão do desempenho futuro com dezenas de relatórios ágeis pré-configurados. Os insights no backlog e no quadro permitem que as equipes desenvolvam a capacidade de sempre aprender e melhorar a maneira de trabalhar. E, se você estiver apenas começando, o template do quadro Kanban do Jira deixa tudo muito fácil.
Melhore o impacto do projeto com métricas de Kanban no Jira
Na gestão ágil de projetos, as métricas que você prioriza podem determinar o sucesso. Para monitorar essas métricas sem complicações, o Jira reúne todas elas. Com a confiança de milhões de equipes de software de alto desempenho, o Jira tem uma seleção robusta de funções de gestão de projetos que podem dar suporte a qualquer metodologia ágil, facilitando a organização do trabalho, o alinhamento e a criação de produtos melhores. O Jira não apenas monitora métricas importantes do Kanban, mas também capacita a equipe com dados para impulsionar a eficiência e priorizar os resultados em vez das entregas. Se você busca a excelência nos projetos e quer que eles sejam mais enxutos, mais eficientes e mais impactantes, o Jira é a melhor solução.
Métricas Kanban: perguntas frequentes
É fácil refinar o método Kanban?
Sim, refinar o método Kanban é bem simples. O método Kanban é ótimo para melhoria incremental, ou seja, ele pode ser usado sem interromper os processos que já existem. A adaptabilidade do método facilita o refinamento ao longo do tempo, permitindo a melhoria contínua do fluxo de trabalho.
Para saber mais, consulte o guia geral sobre Kanban da Atlassian.
Como saber se é melhor mudar para o método Scrum?
Você vai saber que é melhor mudar para o método Scrum quando o projeto exigir uma estrutura mais sólida, com funções atribuídas e iterações com prazos definidos.
Enquanto o Kanban oferece flexibilidade, o Scrum oferece uma estrutura rígida que pode beneficiar certos projetos. Muitas equipes adotam uma abordagem híbrida, combinando elementos do Kanban e do Scrum para atender a necessidades específicas.
Consulte o guia da Atlassian sobre Kanban versus Scrum para ver uma comparação mais aprofundada.
Quais são os princípios básicos do método Kanban?
O método Kanban tem princípios básicos criados para melhorar o fluxo de trabalho e a eficiência. Veja um detalhamento:
- Comece com o que você faz agora: começar com o fluxo de trabalho existente facilita a implementação do Kanban sem interromper as operações.
- Concorde em buscar alterações incrementais e evolutivas: adote pequenos ajustes incrementais que possam evoluir com o tempo para reduzir os riscos associados a alterações drásticas.
- Respeite o processo, as funções, as responsabilidades e os cargos atuais: ao introduzir melhorias, respeite as funções e os processos atuais da empresa.
- Incentive ações de liderança em todos os níveis da empresa: capacite todos a tomarem iniciativas e contribuírem para melhorias nos processos.