Assim como os especialistas em controle de missão da NASA, os gerentes de projeto devem acompanhar vários aspectos para garantir que a equipe entregue projetos sem incidentes. Mas enquanto a NASA gerencia naves espaciais, os gerentes de projeto monitoram os resultados.
As metodologias Lean visam evitar desastres na gestão de projetos como a catástrofe da Apollo 13, permitindo que os projetos sejam entregues dentro do prazo e do orçamento.
A metodologia Lean possibilita processo contínuo de ajuste incremental, acelerando muito a entrega de produtos ao otimizar recursos e esforços e permitindo que as equipes trabalhem com eficiência e eficácia.
Neste artigo, você vai aprender mais sobre a metodologia Lean, seus benefícios e como o Jira pode ajudar a equipe de software a implementar esses princípios.
História da metodologia enxuta
A metodologia enxuta visa otimizar por completo o processo e os resultados da equipe por meio de melhorias contínuas. Quando bem aplicada, ela permite que as equipes entreguem valor ao cliente com eficiência.
O fundador da Toyota, Kiichiro Toyoda desenvolveu a metodologia enxuta após a Segunda Guerra Mundial para conservar recursos e eliminar desperdícios. Depois de observar a compra e o reabastecimento de itens em um supermercado, ele criou o conceito just-in-time (na hora certa), que visa fabricar produtos bem no momento em que os clientes precisam deles.
O conceito do Toyoda passou a ser o Sistema Toyota de Produção, que acabou virando a metodologia enxuta. Após esse início despretensioso, a metodologia enxuta evoluiu criando a base da gestão ágil de projetos. Vários setores, como desenvolvimento de software, construção e serviços de saúde, agora usam a metodologia enxuta.
Visão geral da metodologia enxuta
A metodologia enxuta tem dois pilares que funcionam de estrutura para todos os projetos enxutos: melhoria contínua e respeito pelas pessoas.
- Melhoria contínua: o ciclo de feedback contínuo ajuda as equipes a fazer alterações progressivas em processos, produtos e pessoas para melhorar os sistemas o tempo todo. Ao identificar, avaliar e modificar processos ou sistemas existentes, uma parte de cada vez, as equipes podem eliminar o desperdício e melhorar a eficiência como um todo.
- Respeito: os gerentes reconhecem o valor das contribuições da equipe e do feedback dos clientes e levam esses insights e ideias a sério. Os gerentes Lean distribuem o trabalho por todo o fluxo de trabalho da maneira mais eficiente para incentivar a colaboração e maximizar o valor para os clientes.
Os princípios fundamentais da metodologia Lean foram desenvolvidos com esses dois fatores.
Princípios da metodologia enxuta
É fundamental considerar o impacto que o trabalho da equipe vai causar na experiência do cliente. Os cinco princípios fundamentais do Lean ajudam as equipes a organizar tarefas e supervisionar os gerentes de projeto. Esses cinco princípios básicos incluem:
1. Identificar o valor
Para entregar valor aos clientes, primeiro você deve entender as necessidades que eles têm. Você pode fazer isso da seguinte forma:
- Interaja com os clientes para saber mais sobre suas dificuldades.
- Identifique como o produto ajuda a atenuar esses pontos problemáticos.
Depois, você precisa definir o valor do produto para atender às necessidades do cliente e comunicar isso à equipe. Você pode fazer isso estruturando o trabalho da equipe para visar o impacto na experiência do cliente e pesquisando as melhores ferramentas que a equipe pode usar para oferecer valor aos clientes.
Identificar valor economiza tempo e dinheiro ao garantir que a equipe crie apenas funções que agreguem valor aos clientes.
2. Mapear o fluxo de valor
As atividades necessárias para oferecer experiências de qualidade aos clientes fazem parte do fluxo de valor. O mapeamento dos fluxos de valor usa diagramas que permitem visualizar o processo do projeto, ajudando na gestão do fluxo de valor, que é fundamental para eliminar o desperdício.
O mapeamento dos fluxos de valor envolve as seguintes atividades:
- Identificar o problema e escolher a equipe certa: identifique as principais dificuldades dos clientes e escolha uma equipe com as habilidades necessárias para resolver esses problemas.
- Limitar e mapear o processo: limite o escopo do projeto às atividades necessárias. Em seguida, você pode mapear o processo usando o template do Quadro Scrum no Jira e definir datas para cada entrega.
- Colete dados: entenda quais recursos são necessários rastreando dados, como as horas que a equipe gasta trabalhando no projeto.
- Avalie e ajuste: para garantir a melhoria contínua do processo, avalie sempre os processos e faça a pergunta: “Existe uma maneira melhor de fazer isso?”
3. Criar um fluxo
O estado de fluxo é quando a equipe está em um ritmo acelerado e o trabalho está fluindo sem problemas, tanto que mal se percebe a passagem do tempo. Criar um estado de fluxo aumenta o engajamento e o desempenho da equipe.
O fluxo da equipe reflete a eficiência do fluxo de valor, que você pode estar sempre ajustando por meio do ciclo de feedback contínuo. A metodologia enxuta exige um fluxo bom e contínuo para reduzir atrasos e minimizar os tempos de entrega.
“Ao implementar a gestão enxuta, você deve se concentrar no fluxo”, diz Mark Cruth, coach de trabalho moderno da Atlassian. “O fluxo está no centro de cada elemento da metodologia enxuta, seja reduzindo desperdícios, eliminando silos ou fazendo melhorias contínuas… Ele é essencial para todos os elementos.”
Você pode melhorar o fluxo da equipe implementando o seguinte:
- Colaboração multifuncional: o isolamento representa o fracasso da metodologia enxuta. A equipe deve participar de todo o processo e colaborar com outras equipes, se necessário, para fazer as tarefas. Por exemplo, isso pode envolver a inserção de equipes de sucesso do cliente e a obtenção de opiniões sobre os pontos problemáticos do cliente. Além disso, a equipe pode aprofundar os conhecimentos sobre como outros departamentos operam.
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Rastreamento de tarefas: os quadros Kanban, ou o template Kanban no Jira, podem ajudar você a atribuir tarefas, visualizar o trabalho e coordenar a equipe. Esses cartões ajudam as equipes a acompanhar o progresso das tarefas durante todo o ciclo de vida do projeto.
4. Estabelecer o pull
Com um sistema de pull, as equipes trabalham apenas no que o cliente precisa, quando ele precisa, produzindo de acordo com a demanda real do cliente, não com as projeções previstas.
Para avaliar com precisão as necessidades dos clientes, a equipe deve conversar com eles e pedir opinião.
5. Buscar a perfeição
A metodologia enxuta exige uma mentalidade de crescimento e busca a perfeição por meio da melhoria contínua, usando um ciclo de feedback contínuo que ajuda o gerente de projetos, a equipe e a empresa a reduzir o desperdício e aumentar a eficiência.
Benefícios da metodologia enxuta
Como gerente de projetos, você já deve ter visto alguns problemas no projeto, como a espera do feedback das partes interessadas. Se o feedback chega tarde demais, todo o projeto fica estagnado. A metodologia Lean tem muitos benefícios que aliviam esses obstáculos, como:
- Maior eficiência: ao mapear o fluxo de valor, você pode centralizar o trabalho nas necessidades do cliente, eliminando ações desnecessárias em produtos e serviços que os clientes não querem.
- Menos problemas: o Lean atenua problemas, como falta de comunicação e prazos irrealistas, antes que eles se tornem problemas maiores. No caso da comunicação, essa metodologia oferece monitoramento e transparência para que as tarefas, as responsabilidades e os prazos fiquem claros para todos. Como a equipe participa mais de perto do processo, ela também pode adiar prazos que não sejam realistas.
- Custos reduzidos: ao criar um plano claro e eliminar obstáculos, você pode economizar nas despesas produzindo apenas o suficiente para atender à demanda do cliente. Assim, você nunca produz um estoque maior do que o necessário, o que é muito importante para produtos físicos.
- Melhor relacionamento com o cliente: com o foco no valor para os clientes, você cria relacionamentos mais fortes com eles, o que é crucial para uma empresa.
- Melhoria contínua: o ciclo de feedback contínuo da metodologia enxuta ajuda a refinar e melhorar os processos o tempo todo para agregar valor com eficiência.
- Investimento na equipe: como a metodologia enxuta exige mais envolvimento inicial da equipe, eles ficam mais engajados com o resultado. Eles sempre sabem dizer no que estão trabalhando e quando pretendem concluir. Uma equipe capacitada é uma equipe engajada.
Possíveis desafios da metodologia enxuta
Apesar dos inúmeros benefícios, praticar o Lean pode apresentar alguns desafios que os gerentes de projeto devem reconhecer e aprender a superar. Esses desafios incluem:
- Falta de apoio gerencial: a gestão sem apoio pode acabar com qualquer equipe enxuta e virar um obstáculo.
- Solução: consiga a adesão da equipe o quanto antes e mostre como a metodologia pode ajudar.
- Treinamento insuficiente: uma equipe mal treinada pode prejudicar os resultados. Se eles não entenderem o processo enxuto, como esperar que eles adotem com facilidade?
- Solução: ao integrar a equipe, dê um treinamento adequado sobre a metodologia enxuta. Você pode inscrever a equipe em um programa de certificação em metodologia enxuta que vai oferecer um treinamento prático. Com a certificação, você tem certeza de que eles conhecem bem os métodos enxutos.
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Foco nas ferramentas, não na cultura: dar mais importância às ferramentas do que às pessoas diminui o engajamento da equipe. A ênfase nas ferramentas enxutas pode desumanizar e desvalorizar a equipe e o trabalho que ela faz. Quando a equipe não se sente valorizada, é provável que ela não dê o melhor de si.
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Solução: crie uma cultura de confiança usando a filosofia de melhoria contínua da metodologia enxuta. O feedback contínuo e as oportunidades de crescimento mostram que você, como gerente, se interessa pelo desenvolvimento de carreira da equipe.
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- Foco insuficiente nas métricas: as métricas são fundamentais para a melhoria da equipe na metodologia enxuta.
- Solução: preste atenção às métricas para medir o sucesso do projeto e procure áreas de melhoria para desenvolver a equipe.
Use o Jira para gestão de projetos
A metodologia Lean acelera a gestão de projetos e mantém a equipe ágil, eliminando o desperdício e otimizando os processos de forma contínua.
O Jira pode ajudar as equipes de software a se manterem enxutas e a oferecer mais valor ao cliente. Os insights contextuais capacitam as equipes a construir e treinar músculos para aprender e melhorar sua maneira de trabalhar. Os quadros Scrum e Kanban dão à sua equipe visibilidade total do que está por vir, para que você possa fornecer o máximo de resultados em um tempo mínimo. Com o Jira como a espinha dorsal da colaboração, todas as equipes podem se manter em sintonia umas com as outras e com o resto da empresa.
O Jira também permite que as empresas visualizem fluxos de valor. Com isso, a empresa pode:
- Configurar a automação do fluxo do processo. Recupere o tempo das equipes e reduza o trabalho manual com o poderoso mecanismo de automação do Jira. Alinhe o trabalho às necessidades da empresa. Veja como o trabalho diário se eleva aos objetivos estratégicos e mantém as partes interessadas importantes informadas com relatórios ágeis prontos.
- Monitorar os investimentos. Entenda quais recursos estão sendo usados e o tempo investido em qualquer projeto para que você possa alocar esforços apropriados para o próximo.
- Descobrir obstáculos. Identifique possíveis obstáculos e evite-os antes que eles aconteçam.
- Oferecer valor contínuo. Com mais clareza e visão, a equipe vai poder agregar um valor consistente aos clientes e à empresa como um todo.
Essa solução também funciona bem para outros métodos, como o ágil, o Open DevOps e a gestão dos fluxos de valor.
Metodologia enxuta: perguntas frequentes
Qual é a diferença entre as metodologias ágil e enxuta?
À primeira vista, parece difícil distinguir as metodologias Lean e Ágil. Embora as duas tratem da eficiência e do valor para o cliente, elas enfatizam aspectos diferentes da gestão de projetos. A Lean se concentra na eliminação de desperdícios, no processo e na entrega de valor, enquanto a Ágil se concentra nos clientes, na redução da incerteza e na entrega de um software funcional.
Em detalhes:
- Foco: como uma abordagem de cima para baixo, a enxuta visa garantir as melhorias do processo. No entanto, a ágil é uma abordagem de baixo para cima, em que o trabalho é dividido em ciclos de iteração menores.
- Entrega de produtos: as equipes enxuta e ágil trabalham aceleradas para entregar os produtos o quanto antes. No entanto, a ágil visa menos a velocidade e mais o feedback. Assim, as equipes ágeis ficam menores, recebem feedback e iteram. A equipe enxuta visa melhorar o processo geral para agilizar a entrega.
- Estruturas: a enxuta não tem estruturas específicas, mas a ágil tem. Scrum e Kanban são duas estruturas de gestão ágil de projetos que permitem aplicar princípios de agilidade. O Jira oferece um template Scrum e um template Kanban para ajudar os gerentes de projeto a começarem a usar a metodologia Ágil.
Qual é a diferença entre as metodologias DevOps e enxuta?
A DevOps cria colaboração funcional entre equipes operacionais e de desenvolvimento, permitindo uma entrega mais rápida de software. A filosofia central da DevOps é: entregar valor contínuo aos negócios por meio de uma cultura de compreensão e colaboração.
Por outro lado, a filosofia central da enxuta é agregar valor por meio de melhorias nos processos e eliminação de desperdícios.
Enxuta e DevOps são metodologias centradas no cliente, que diferem em duas áreas principais:
- Valor para o cliente: a DevOps cria mapas de imagens de empatia do cliente, enquadrando as metas de negócios ao valor para o cliente. A enxuta escolhe atividades de valor para o cliente considerando a necessidade.
- Foco: a DevOps integra desenvolvimento e operações com documentação e colaboração. A enxuta otimiza processos, recursos e ações.
Além disso, a DevOps automatiza tarefas rotineiras, como pull requests, que o guia de DevOps para iniciantes aborda melhor.
Se você já usa DevOps, o Open DevOps— uma base de DevOps pronta para uso com tecnologia Jira com uma abordagem de ferramentas abertas e automação — pode ajudar a equipe ágil a se concentrar na entrega e operação de software de qualidade e garantir a prática de "criar e executar" associada aos princípios de DevOps.
É possível usar as metodologias ágil, enxuta e DevOps ao mesmo tempo?
Sim! Essas metodologias se complementam no objetivo de oferecer qualidade e valor aos clientes. A DevOps elimina o isolamento integrando as equipes de desenvolvimento e operações. A ágil incentiva a melhoria contínua. A enxuta coloca em prática os ideais de melhoria contínua.
Usar todos os três pode acelerar a entrega do produto e o valor para o cliente. A empresa também poderia usar as três, mas não em conjunto. A enxuta pode ajudar a melhorar o processo ágil. E a abordagem iterativa da ágil pode ajudar na melhoria contínua da enxuta. Com a DevOps, você pode melhorar a colaboração entre as equipes.
Com o uso das três, a empresa vira uma potência, agregando valor ao cliente por meio de práticas mais eficientes.
Você pode conectar essas metodologias usando o conjunto de ferramentas de gestão de projetos da Atlassian.