Elk softwareteam heeft een proces om werk te voltooien. Door dat proces als een workflow te beschouwen, wordt het gestructureerd, herhaalbaar en schaalbaar. In combinatie met een duidelijk omschreven projectscope helpen workflows de projectplanning en andere fasen van projectbeheer te verbeteren.
Workflows ondersteunen je besluitvormingsproces, helpen je projectdoelstellingen efficiënter te bereiken en resultaten te behalen die nauw aansluiten bij de behoeften en doelen van je bedrijf.
In dit artikel worden workflows, de verschillende soorten gedefinieerd en de belangrijkste fasen van effectieve workflows voor projectbeheer geschetst. Verder vind je hier specifieke stappen en beste praktijken om jou en je teams te helpen efficiënte projectworkflows te creëren.
Download Jira gratis en begin met het opzetten van je Agile workflows.
Wat is een workflow?
Een workflow definieert een reeks projecttaken van begin tot eind. Elke workflow bevat details over rollen, processen en tijdlijnen voor het bereiken van de projectdoelstellingen.
Soorten workflows
Bij softwareontwikkeling worden verschillende populaire projectbeheermethodologieën gebruikt, waaronder Agile, DevOps, Kanban, Lean, de Waterfall-methodologie en hybride methodologieën. Elke methodologie heeft zijn eigen functies en workflows, waardoor deze zeer geschikt is voor bepaalde soorten projecten en bedrijfsbehoeften.
Kanban-, Lean-, Waterfall- en hybride workflows zijn met name populair bij productie- en servicebedrijven. Softwareontwikkelaars gebruiken ze ook, maar bij softwareontwikkeling wordt meer gebruik gemaakt van Agile dan bij welke andere methodologie dan ook. In dit artikel wordt hierop de nadruk gelegd.
Het belang van Agile workflows in projectbeheer
Agile workflows helpen ontwikkelingsteams om gedurende de hele levenscyclus van een project duidelijkheid, efficiëntie en coördinatie te bereiken en te waarborgen. Workflows helpen Agile teams om deadlines consequent te halen, resources effectief toe te wijzen en risico's te beheren en te beperken. Deze voordelen maken workflows van cruciaal belang voor Agile ontwikkeling en projectbeheer.
Fasen van een effectieve workflow voor projectbeheer
Een workflow voor projectbeheer verloopt doorgaans in de volgende vier fasen:
- Initiatie: in deze fase worden de doelen, scope en initiële resources van een project gedefinieerd
- Planning: in deze fase verdeelt het team de taken, maakt het planningen en wijst het resources toe.
- Uitvoering: in deze fase worden taken volgens plan uitgevoerd en worden de prestaties van het team beheerd
- Monitoring en controle: in deze fase wordt de voortgang bijgehouden en aangepast om het succes van een project en continue verbetering te garanderen.
Een Agile workflow creëren om het succes van een project te garanderen
Agile workflows bestaan uit vijf stappen die doeltreffend projectbeheer en succes mogelijk maken: projectdoelen definiëren, taken en mijlpalen opsplitsen, taken en verantwoordelijkheden toewijzen, een tijdlijn en planning opstellen, evenals de voortgang volgen en aanpassen.
Doelstellingen van het project definiëren
Geef een overzicht van de projectdoelstellingen, resultaten en beperkingen. Werk samen met teamleden, belanghebbenden en bedrijfsleiders om hun verwachtingen te begrijpen en je projectdoelen zo optimaal mogelijk af te stemmen op de behoeften en doelen van je bedrijf.
Taken en mijlpalen opsplitsen
Verdeel een project in beheersbare taken en stel hiervoor assertieve maar haalbare mijlpalen vast. Breng de wens om snel resultaten te boeken zorgvuldig in evenwicht met de beschikbare resources. Overweeg om resultaten te behalen die in overeenstemming zijn met de verwachte doelen en doelstellingen, met minimale fouten of aanpassingen.
Taken en verantwoordelijkheden toewijzen
Verdeel taken en wijs verantwoordelijkheden toe aan teamleden op basis van vaardigheden en beschikbaarheid. Gebruik tools voor middelenbeheer om nauwkeurige en volledige informatie te verkrijgen over de beschikbaarheid van teamleden. Zo kun je tegenstrijdige of overlappende opdrachten van belangrijke mensen voorkomen.
Een tijdlijn en een planning maken
Stel een gedetailleerde tijdlijn op met duidelijke deadlines en afhankelijkheden. Benadruk alle bekende en verwachte mogelijke conflicten of vertragingen.
Voortgang monitoren en aanpassen
Zorg ervoor dat je effectieve workflows en processen hebt om de voortgang te volgen, issues te identificeren en de nodige aanpassingen te doen om je project op schema te houden. Voeg waar mogelijk en passend stappen toe die voortdurende verbeteringsinspanningen ondersteunen.
Beste praktijken voor workflows
Met effectieve workflows kun je meerdere projectbeheertaken en -processen automatiseren en standaardiseren. De automatiseringsmogelijkheden van Jira kunnen helpen om workflows te vereenvoudigen en je processen een boost te geven door knelpunten weg te nemen en de projectactiviteiten op te schalen, waardoor het projectbeheer in je bedrijf efficiënter en consistenter wordt. Je kunt de waarde van je workflows verder vergroten met deze beste praktijken:
- Houd het simpel. Complexe processen zijn moeilijk te begrijpen, te implementeren en aan te passen. Hieronder staan enkele aanbevolen workflowstatussen:
- Nog doen: dit is voor het werk waar nog niet aan is begonnen.
- In uitvoering: het team werkt aan deze items.
- Codebeoordeling: het werk is voltooid maar moet nog worden beoordeeld.
- Gereed: deze taken voldoen aan de definitie van Gereed van het team.
- In afwachting van QA: deze categorie is bedoeld voor uitgevoerde werkzaamheden die nog moeten worden beoordeeld door een tester.
- Klaar om samen te voegen: dit is een beoordeelde code die klaar is om samen te worden gevoegd in de hoofd- of releasebranch.
Niet elke status in de workflow hoeft door een andere persoon te worden afgehandeld. Naarmate een Agile team groeit, verwerken ontwikkelaars steeds meer van het werk: van ontwerp tot levering. Een zelfstandig team dat heterogeen werk aankan, is een van de kenmerken van agile zijn.
- Communiceer duidelijk. Zorg voor regelmatige en reguliere communicatie met je teams. Moedig ze aan om alle informatie te delen die van invloed kan zijn op hun vermogen om hun inspanningen op schema te houden.
- Betrek belanghebbenden. Belanghebbenden die door je projecten worden beïnvloed, kunnen ook invloed hebben op die inspanningen. Houd ze betrokken tijdens elk project, moedig hun support aan en neem hun zorgen snel en geloofwaardig weg.
- Verbeter continu. Verzamel feedback van ontwikkelaars en belanghebbenden. Let op wat er goed ging en wat niet. Gebruik die informatie om deze resultaten, workflows en processen stapsgewijs aan te passen en te verbeteren.
Workflows voor projectbeheer optimaliseren met Jira
Doeltreffende workflows kunnen een stevige, flexibele basis bieden voor consistent succesvolle Agile ontwikkelingsprojecten en voortgang in de richting van continue verbetering en levering. Goed ontworpen processen kunnen jou en je teams helpen om deze workflows te ontwikkelen, uit te voeren en te beheren en zo de voordelen ervan voor je bedrijf te maximaliseren.
Jira-workflows kunnen jou en je teams helpen om je Agile projectbeheer te optimaliseren. Jira vergemakkelijkt het volgen van taken, teamsamenwerking, issuebeheer en rapportage en ondersteunt Agile en andere projectbeheermethodologieën.