Je bent projectmanager en je team staat op het punt aan de volgende sprint te beginnen. Maar zijn de taken klaar voor je team om mee aan de slag te gaan?
Om dit te bepalen, heb je een definitie van klaar (DoR) nodig, wat essentieel is voor agile projectmanagement. Dit zorgt ervoor dat je team de taak effectief kan aanpakken. Het kan je team ook helpen bij het verfijnen van de backlog.
Op deze pagina geven we een overzicht van de definitie van klaar in de aanpak voor scrum en agile. We leggen ook uit hoe je kunt beoordelen of een taak voldoet aan de criteria.
Wat is de definitie van klaar?
Met een definitie van klaar (DoR) kun je werk evalueren voordat je team eraan begint. Het definieert een taak, userstory of storypoint voor je team. Als je een Scrum-aanpak gebruikt, betekent de DoR dat je onmiddellijk actie kunt ondernemen. Voordat je met een project begint, moet je team het volgende weten:
- Je doelklanten: wat zijn hun motivaties, pijnpunten en behoeften?
- Het doel van het project: wat is het doel van het project?
- De vereiste taken: zijn ze waardevol, zowel voor het bedrijf als voor de gebruiker? Zijn ze duidelijk en haalbaar?
- Technische vereisten: beschikken ze over de nodige middelen? Begrijpen ze de technische aanpak of oplossing? Kun je het testen?
- Tijdsinschattingen: wat is de tijdlijn om het werk te voltooien? Zijn de belanghebbenden en het team het eens geworden over een einddatum?
- De definitie van voltooid (DoD): hoe ziet voltooiing, of DoD, eruit? Welke Scrum-statistieken ben je van plan te gebruiken om het succes te evalueren?
Pas als het team de scope van het project begrijpt, kan het werk van de productbacklog naar actief worden overgezet. Iedereen moet het er collectief over eens zijn of het werk klaar is. Op die manier verminder je de communicatie over de werklast van het team.
Belangrijkste componenten van DoR
Er zijn zes cruciale componenten van een DoR waar je rekening mee moet houden. Deze componenten helpen je bij je agile planning. De bijnaam voor deze componenten is de INVEST-methode, wat staat voor:
Independent (onafhankelijk)
Aan welk backlogitem je ook werkt, het mag niet afhangen van een andere taak. Het moet zelfstandig zijn. Je team zal op deze manier onnodig werk vermijden.
Negotiable (onderhandelbaar)
Een taak moet niet rigide zijn. Je moet flexibel genoeg zijn om andere opties te overwegen die het team zou kunnen gebruiken.
Valuable (waardevol)
Je werk moet een doel hebben. En nog belangrijker, het moet waarde toevoegen aan het product, de klant en het bedrijf.
Estimable (schatbaar)
De taak moet haalbaar, bereikbaar en meetbaar zijn. Je team moet weten hoeveel tijd en moeite je van hen zal vereisen. Als de sprint meerdere taken nodig heeft, geldt dat voor elke taak hetzelfde.
Klein
Het werk moet beheersbaar zijn. Als een taak complex is, moet deze opsplitsbaar zijn in kleinere taken. Dit voorkomt het blussen van brandjes en te hard werken om onredelijke deadlines te halen. Hierdoor raakt je team niet overwerkt.
Testable (testbaar)
Specificeer de criteria voor succes en voltooiing op basis van de behoeften van het bedrijf en de gebruikers. Hierdoor kan je team beoordelen of de taak voltooid is.
Waarom is de definitie van klaar belangrijk?
Een duidelijke DoR zal vertrouwen en verwachtingen wekken bij jou, je team en je belanghebbenden.
Dit is waarom een DoR essentieel is voor je bedrijf:
- Verbetert de communicatie: met DoR kan je team beter communiceren of een taak klaar is om aan gewerkt te worden, waardoor verwarring en vertragingen tot een minimum worden beperkt.
- Verbetert de efficiëntie: met DoR kan je team taken efficiënt uitvoeren, omdat teamleden snel vooruitgang kunnen boeken in de wetenschap dat ze volledig op de hoogte zijn van de technische vereisten.
- Vermindert het aantal fouten: met een goed begrip van een taak kan het team fouten tijdens de sprint beperken.
- Bevordert samenwerking: DoR kan worden beschouwd als een arbeidsovereenkomst en bevordert een gezonde samenwerking binnen het hele team.
Biedt je team meer mogelijkheden: DoR geeft je team eigendom van en controle over hun werk. "Onthoud dat de DoR voor het team en door het team is gemaakt", zegt Mark Cruth, Modern Work Coach van Atlassian. "Het draait allemaal om wat teamleden nodig hebben om zich op hun gemak te voelen en aan het werk te gaan."
Hoe maak je een effectieve DoR aan
Nu je de DoR begrijpt, is het tijd om er een aan te maken. Laten we het stapsgewijze proces doorlopen om een effectieve DoR voor je bedrijf aan te maken:
- Definieer de verantwoordelijkheden van je team. Zorg ervoor dat elk teamlid weet waarvoor hij of zij verantwoordelijk is.
- Betrek cruciale belanghebbenden. Je wilt hun inbreng en steun voor de DoR-criteria om scope-creep te beperken.
- Specificeer de structuur en de indeling van de DoR. Waar is jouw checklist voor? Wat maakt iets klaar voor werk? Hoe bepaalt jouw team wat er klaar is? Dit zijn belangrijke vragen die je jezelf moet stellen als je een DoR aanmaakt.
- Houd je backlog opgeruimd. Er gaat niets boven een goed georganiseerde backlog. Je team moet onderzoeken of een item voldoet aan de productroadmap en nog steeds relevant is.
- Identificeer en definieer userstory's. Bepaal de criteria van een userstory en of dat haalbaar is.
- Zorg ervoor dat het voldoet aan de INVEST-methode. Een DoR-checklist bepaalt of een taak onafhankelijk, onderhandelbaar, waardevol, schatbaar, klein en testbaar is.
- Controleer regelmatig je DoR. Prioriteiten veranderen, en in je DoR moeten deze veranderingen terug te zien zijn. Anders werkt je team wellicht niet zo efficiënt. "Als je merkt dat het team regelmatig niet al het werk voltooit in een sprint, of als het veel moeite kost om het werk in de sprint te begrijpen, betekent dat waarschijnlijk dat je definitie van 'klaar' moet worden herzien en bijgewerkt", legt Cruth uit.
Nu je alle stappen kent, kun je in Jira een checklist voor definitie van klaar aanmaken om ervoor te zorgen dat je team op één lijn zit over hoe een taak moet worden voltooid en wat de verwachtingen zijn.
De DOR van je team verfijnen met Jira
Klaar om met een DoR te beginnen? Softwareteams kunnen dankzij Jira eenvoudig flexibel zijn. Ook zorgt het ervoor dat je werk zinvol is voor klanten en het bedrijf als geheel.
Definieer je DoR en verwerk die vereisten in Jira. Maak aangepaste velden aan of download een extensie om issue-checklists in Jira aan te maken voor elke Jira-issue. Als je verschillende soorten werk hebt, maak dan een andere DoR door Jira-issuetypen aan te passen.
Jira vereenvoudigt ook het proces van verfijning van de sprintbacklog. Met Jira kan je softwareteam:
- Bepalen welke taken en userstory's klaar en uitvoerbaar zijn.
- Grote taken in kleinere, beheersbare sprints opdelen.
- Sprints efficiënt uitvoeren en aan het werk blijven.
- De snelheid verbeteren met zo min mogelijk wrijving.
Definitie van klaar: veelgestelde vragen
Wat is een voorbeeld van een DoR?
Een DoR laat je team weten of een backlogitem klaar is voor een sprint. Hier is een voorbeeld van een definitie van klaar voor een bugfix:
Er is misschien een bugfix in je backlog blijven hangen, maar nu kun je die oplossen. Dat komt omdat je team:
- Heeft bepaalt dat het uitvoerbaar is. Het team is van mening dat de bugfix haalbaar is en onafhankelijk van andere taken.
- Een gedeeld begrip heeft vastgesteld. Het team begrijpt gezamenlijk wat de bugfix inhoudt. Ze weten wat ze nodig hebben om dit mogelijk te maken.
- De waarde ervan weet. Het team begrijpt de impact van de bugfix op klanten en het bedrijf.
- Criteria en een tijdlijn voor de voltooiing heeft vastgesteld. Het team schat de tijd in die nodig is om de oplossing te voltooien op basis van belangrijke benchmarks.
- Van mening is dat de bugfix testbaar en verifieerbaar is. Het team kan testen of de oplossing werkt en kan deze oplossing aan belanghebbenden tonen.
Hoe past DoR in agile projectmanagement?
Met een DoR kan je team agile zijn. Het is perfect voor agile projectmanagement omdat je team:
- Weet aan welke taken ze kunnen werken binnen een redelijke tijdlijn.
- Effectief kan werken omdat ze alle afhankelijkheden en vereisten kennen.
- Beschikt over alle nodige informatie om ervoor te zorgen dat de scope van het werk op tijd voltooid kan worden.
Wat is het verschil tussen DoR en DoD?
DoR en DoD zijn beide cruciale maatstaven aan beide uiteinden van een sprint, maar er zijn een paar belangrijke verschillen:
- DoR: dit zijn de criteria om te bepalen of een taak of userstory klaar is voor je team om aan te pakken.
- DoD: dit is de benchmark om te evalueren wanneer een taak of userstory voltooid is.