Wat is een stand-up-meeting en krijg tips om er een te plannen

In dit artikel bespreken we hoe je blockers effectief kunt beheren en geven we andere geweldige tips en trucs die we bij Atlassian gebruiken. We willen je helpen om je stand-ups (en je algehele agile programma) zo goed mogelijk te maken.

De dagelijkse stand-up is een korte, dagelijkse vergadering om de voortgang te bespreken en blockers te identificeren. Het wordt een 'stand-up' genoemd omdat, als deelnemers staand deelnemen, de vergadering kort moet worden gehouden.

Voor softwareteams lijkt een stand-up op de tactiekbespreking van een sportteam. Bij voetbal, American football en rugby houdt het team een tactiekbespreking voor elk deel van de wedstrijd. De tactiekbespreking is strategisch: deze houdt het team tijdens de wedstrijd op de hoogte, verbonden en afgestemd. Voor softwareteams fungeert de stand-up als de tactiekbespreking van het team. Het is zelfs algemeen bekend als de dagelijkse scrum, en versterkt het wij-gevoel om iedereen op de hoogte te houden van wat er speelt en van de voortgang van het team.

Anders gezegd, een stand-up is een dagelijkse vergadering waarbij het kernteam betrokken is: producteigenaren, ontwikkelaars en de scrummaster. De sfeer van deze vergadering is uniek voor elk team, maar bij Atlassian gebruiken we drie eenvoudige vragen om structuur te genereren:

• Waar heb ik gisteren aan gewerkt?

• Waar werk ik vandaag aan?

• Welke problemen heb ik?

Deze vragen benadrukken de voortgang en helpen teamblockers te markeren. Ze versterken ook het team wanneer iedereen de voortgang deelt die ze bijdragen aan het team. De dagelijkse versterking van het delen van individuele successen en plannen houdt iedereen enthousiast over de algehele bijdrage van het team aan de organisatie.

Op individueel niveau is het belangrijk om aan de stand-up van de dag te beginnen wetende wat je gaat zeggen. Het houdt de energie van de stand-up hoog en iedereen betrokken. Bij Atlassian gebruiken mensen Jira-borden om bij te blijven met hun projecten met behulp van snelle filters. Twee geweldige filters die samen kunnen worden gebruikt om je voor te bereiden op stand-ups zijn 'alleen mijn issues' en 'onlangs bijgewerkt'. Wanneer deze twee filters samen worden gebruikt, tonen ze de issues die aan jou zijn toegewezen en die de afgelopen dag zijn bijgewerkt.

Stand-ups zijn geen one-size-fits-all vergadering. Bij Atlassian heeft elk team een persoonlijke stand-up om iedereen betrokken en aan boord te houden. Geen twee zijn precies hetzelfde.

Laten we eens kijken naar wat een goede stand-up is en een paar van onze voorbeelden bekijken.

1. Kies een tijdstip dat voor iedereen werkt – bij Atlassian vinden de meeste stand-ups voor teams op dezelfde locatie plaats tussen 9.00 en 10.00 uur. Het geeft iedereen de tijd om een context voor de dag te hebben en vereist niet dat er alleen vroege vogels in het team zitten. Kies voor teams verspreid over verschillende regio's een tijd die werkt voor iedereen. Het Jira Service Management-team is bijvoorbeeld verspreid over San Francisco en Sydney. Hun stand-up is om 15.30 uur San Francisco-tijd. Natuurlijk is een stand-up in de middag een beetje onconventioneel, maar het is een geweldige manier om in Sydney in contact te blijven met collega's over de hele wereld.

2. Houd stand-ups efficiënt — Veel teams bij Atlassian timen informeel hun stand-ups om iedereen gefocust te houden en de stand-up efficiënt te laten verlopen. Roteer wie de tijd bijhoudt om ervoor te zorgen dat iedereen verantwoordelijk en betrokken is. Beperk de duur van stand-ups tot maximaal 15 minuten. Heb je een kleiner team? Maak er een gewoonte van om de stand-up nog korter te houden.

3. Balletje gooien - Het Jira-team gooit een strandbal geen en weer tussen teamleden om iedereen betrokken te houden. Niemand kan de bal naar iemand naast zich gooien of naar iemand die al weg is. Geen afdwalen! Als je de techniek nog niet hebt geprobeerd, is dit een geweldige manier om iedereen erbij betrokken te houden.

4. Maak de stand-up onderdeel van de retrospective van het team – Stand-ups maken deel uit van veel agile culturen, maar dat betekent niet dat het team de effectiviteit van stand-ups niet in retrospectives kan bespreken. Sommige Atlassian-teams komen dagelijks samen. Anderen komen drie keer per week samen. Het Jira-team bespreekt in retrospectives regelmatig hoe je stand-ups beter kunt maken voor het team. Als het team een stand-up niet waardevol, bespreek dan waarom. Breng enkele wijzigingen aan! Stand-ups zijn ook agile!

Bij Atlassian hebben we teamleden over de hele wereld: in een van onze 12 kantoren of die op andere manieren op afstand werken. We vertrouwen op stand-ups om iedereen in verschillende regio's verbonden te houden. Onze heuristiek voor teams op afstand is eenvoudig: als één teamlid op afstand is, behandel je elk teamlid als een teamlid op afstand. Dit geldt zowel voor stand-ups als voor alle teamceremonies.

Onze tip voor gedistribueerde teams is om elk teamlid deel te laten nemen aan een video-stand-up op een eigen computer. Met iedereen in een eigen speciale space en in hetzelfde videogesprek heeft het team het speelveld gelijk gemaakt. Alle teamleden kunnen tegelijkertijd dezelfde informatie zien, horen en ervaren.

Bekijk ons sjabloon voor vergaderingen op afstand.

Stel je een team van acht mensen voor, met vijf teamleden op dezelfde locatie in een vergaderruimte en drie teamleden op afstand in een videogesprek. Dit is een uitdaging voor teamleden op afstand die zijdelingse gesprekken, lichaamstaal en gebaren willen oppikken die niet altijd via video worden weergegeven. Om nog maar te zwijgen van de uitdaging om in een grote groep tussenbeide te komen. Met alle acht teamleden op hun eigen apparaat loopt niemand belangrijke teamdynamiek mis.

• Maak teamleden zichtbaar - Bij Trello gebruiken teams de weergave 'Brady Bunch' voor teamvideogesprekken. Dit maakt alle teamleden zichtbaar zodat je in contact kunt komen met meer dan alleen de persoon die aan het woord is. Zoom biedt deze functionaliteit, net als andere conferentieplatforms.
• Verwijs naar je scrumbord - Verzamelen 'rond' je scrumbord van je team kan een krachtige manier zijn om iedereen op dezelfde golflengte te houden. Jouw werkbord kan helpen bij het visualiseren van elke userstory en elk werkitem terwijl teamleden delen waar ze aan werken en waar ze zijn geblokkeerd.
• Sta open voor asynchrone stand-ups: voor teams zonder overlappende werkuren zijn asynchrone stand-ups de juiste keuze! Teams kunnen Slack of opmerkingen op hun werkbord plaatsen om updates te delen zodra ze online komen. Nu Slack en Jira zijn geïntegreerd, kun je aangeven wat je uit een stand-up-meeting wilt halen. Door wat humor en persoonlijkheid toe te voegen aan asynchrone stand-ups, blijft iedereen betrokken.

Stand-ups zijn niet meer dan een onderdeel van een gezond agile programma. Net als andere scrumceremonies zoals sprintplanning, sprintreviews en retrospectives, vragen stand-ups tijd en iteratie om het goed te doen. Wees niet bang om verbeteringen aan te brengen die passen bij je team en je programma. En vergeet niet om plezier te hebben.