Voor Agile softwareontwikkelingsteams is het van cruciaal belang om een consistent inzicht te hebben in de scope en context van het product. Producten die al op de markt zijn gebracht, hebben vaak een grote backlog aan userstory's die nog moeten worden ontwikkeld. Agile teams putten uit de productbacklog bij het plannen van sprints. De staat van de backlog speelt een belangrijke rol in het algemene succes van het product.
Simpel gezegd draait backlogverfijning om het actueel houden van de productbacklog. Vergaderingen over backlogverfijning, ook wel 'sessies' genoemd, zijn gebeurtenissen waarbij een team de backlog kan bijwerken en gereedmaken voor een komende sprint.
Een productbacklog kan groot en moeilijk te beheren zijn. Maar voor goed Agile projectmanagement is het essentieel om vergaderingen over backlogverfijning onder de knie te krijgen.
Dit artikel bevat bewezen strategieën om vergaderingen over backlogverfijning te houden waardoor je backlog actueel, schoon en georganiseerd blijft. Er wordt uitgelegd waarom sessies over backlogverfijning belangrijk zijn, hoe je efficiënte sessies kunt houden en bevat handige tips die Agile teams gaandeweg hebben geleerd.
Het doel van sessies over backlogverfijning
Een vergadering over backlogverfijning is wanneer een projectteam bijeenkomt om de productbacklog te bekijken, bij te werken en op te schonen. Het is cruciaal voor elke Agile methodologie, omdat het de werklast van het team voor een toekomstige sprint duidelijk maakt. Deze vergaderingen zijn bedoeld om twee sprints aan items in de backlog te houden, zodat het team altijd een nieuwe voorraad werk heeft en zich kan richten op nieuwe taken wanneer de vereisten veranderen.
"Het is echter belangrijk om te onthouden dat vergaderingen over backlogverfijning niet alleen gaan over het beoordelen van nieuw werk, maar ook over het wegnemen van backlogitems die niet langer nodig zijn", legt Mark Cruth, Modern Work Coach van Atlassian, uit. "Als je ooit eraan denkt om een vergadering over backlogverfijning te 'annuleren' omdat er geen nieuw werk is, vraag jezelf dan af of er nog werk in de backlog is dat het team moet overwegen om weg te nemen. Benoem de story's dan in de vergadering."
Tijdens een vergadering over backlogverfijning, net als bij de sprintplanning, bespreken producteigenaren en leden van het ontwikkelingsteam elk backlogitem, verduidelijken ze de vereisten en beoordelen ze de prioriteit en complexiteit ervan. Dit zorgt voor een duidelijk gedefinieerde en bruikbare lijst met items om aan te werken.
Door regelmatig sessies over backlogverfijning te houden, kan het team ervoor zorgen dat het ontwikkelingsproces agile blijft en dat het inspeelt op veranderende behoeften en prioriteiten. Zulke dynamische omgevingen vereisen samenwerking en tools voor projecttracering, zoals Jira, dat een backlogfunctie heeft, om managers te helpen die veranderingen op grote schaal door te voeren voor hun team.
Hoe je een efficiënte vergadering over backlogverfijning organiseert
Agile projectmanagement begint met efficiënte vergaderingen over backlogverfijning. De volgende stappen zullen je helpen om een soepel en herhaalbaar proces aan te maken dat de juiste mensen samenbrengt, verwachtingen stelt, items prioriteert en evalueert, en de volgende stappen definieert.
1. Backlogitems beoordelen en prioriteren
Voordat de vergadering over backlogverfijning kan plaatsvinden, moet de producteigenaar een eerste beoordeling uitvoeren van bestaande items in de productbacklog (zoals userstory's, functies of taken) en de items die niet relevant zijn verwijderen. Naarmate een product evolueert en de functievereisten veranderen, zullen sommige items niet langer passen bij de projectvisie. De producteigenaar moet ook feedback uit eerdere sprintreviews implementeren en items wissen waarvan het team heeft besloten ze te verwijderen.
De producteigenaar moet dan alle items die nog in de backlog staan prioriteren, wetende dat deze prioritering kan veranderen naarmate het team elk item overweegt tijdens de vergadering.
"Tot slot moet de producteigenaar minstens 24 uur van tevoren de lijst met story's sturen die ze met het team willen bespreken", stelt Cruth voor. "Zo kan het team de lijst bekijken en vragen voorbereiden. Hierdoor voorkom je dat je een story meerdere keren wordt verfijnd."
2. De agenda aanmaken en delen
Zoals bij elke vergadering met betrekking tot projectmanagement is een agenda essentieel om te discussiëren over onderwerpen. Producteigenaren kunnen een agenda van de vergadering over backlogverfijning aanmaken en samenwerken met de relevante teamleden, zodat ze in een vroeg stadium feedback en tijdsinschattingen kunnen geven over de items en zich kunnen voorbereiden op de onderwerpen.
Het belangrijkste doel van de agenda is om het team gefocust te houden op de geselecteerde backlogitems en om de verfijningsactiviteiten met succes af te ronden binnen de tijd die er voor de vergadering is vastgesteld. Met de agendasjabloon van Atlassian kun je gemakkelijk agenda's opstellen, notities vastleggen en actie-items delen voor Agile teams door een vooraf gemaakt format te bieden voor de notulen.
3. Ervoor zorgen dat de nodige deelnemers aanwezig zijn
Omdat er complexe discussies kunnen ontstaan bij vergaderingen over backlogverfijning en de vergadering soms een heel uur kan duren, is het essentieel om alleen de nodige deelnemers uit te nodigen.
Wie zou er moeten deelnemen aan de vergadering over backlogverfijning? Een typische sessie vereist de aanwezigheid van de volgende teamleden:
- De producteigenaar
- Leden van het ontwikkelingsteam (Scrum-team)
- De projectsponsor
- De gespreksleider van de vergadering (Scrummaster)
- Een productmanager (optioneel)
4. Het juiste moment voor de vergadering bepalen
Het beste moment om samen te komen hangt af van de duur van de sprints en de complexiteit van het project. Als een team wekelijkse sprints houdt, moet de projectmanager wekelijks een sessie houden over backlogverfijning. Als sprints twee weken duren, moet de projectmanager om de week een sessie plannen. Als de sprints langer dan twee weken duren, is het nog steeds het beste om de sessies om de week te plannen, zodat het team zich kan voorbereiden op veranderende prioriteiten of onvoorziene problemen.
Wat het team ook beslist, streef naar vergaderingen van een uur om de volledige backlog aan te pakken en zorg ervoor dat de productmanager de vergadering op de agenda zet en dat de gespreksleider van de vergadering deze rigoureus in tijdvakken indeelt zodat er geen tijd wordt verspild.
"Het is belangrijk om te onthouden dat vergaderingen voor backlogverfijning asynchroon kunnen zijn", voegt Cruth eraan toe. "Overweeg om teamleden zelf story's te laten beoordelen, vragen te stellen en het commentaargedeelte in Jira te gebruiken om een story klaar te maken."
5. De userstory evalueren
Een Agile team moet een gedeeld inzicht hebben in de userstory's om de complexiteit van een item goed te kunnen evalueren. Userstory's zijn een informele uitleg over wat de functie doet vanuit het perspectief van de klant.
De vergadering over backlogverfijning is het moment om bestaande userstory's te onderzoeken en te evalueren of ze nog steeds relevant zijn voor het project. Dit is ook het moment om nieuwe userstory's toe te voegen op basis van nieuw verkregen inzichten of om grotere userstory's op te splitsen in meerdere kleinere. Deze continue verbetering van de userstory's is een belangrijk onderdeel van het Agile proces, omdat het team hierdoor mogelijkheden kan identificeren om het product incrementeel te verbeteren.
De volgende stappen identificeren en doorzetten
Tijdens een vergadering over de backlogverfijning, zal het team items identificeren die in de sprint moeten worden opgenomen en de rest verwijderen. In sommige gevallen kan een sessie meerdere backlogitems met dezelfde prioriteit aan het licht brengen, maar heeft het team niet genoeg tijd om ze allemaal te voltooien. Agile planning poker-kaarten zijn een handig hulpmiddel om te beslissen met welke items je verder wilt gaan en welke je moet bewaren voor de volgende sprint.
Stuur na afloop van de vergadering de notulen naar alle deelnemers en zorg ervoor dat ze begrijpen wat de prioriteit is van de besproken items. Door de ontwikkeling op te splitsen in actie-items met behulp van een tool zoals Jira, richt je de aandacht op de kritieke backlogcomponenten. Deze geprioriteerde backlog wordt dan de focus van de volgende sprintplanningssessie.
Voordelen van productieve sessies over backlogverfijning
Als ze op de juiste manier worden uitgevoerd, dragen vergaderingen over de verfijning van de productbacklog bij aan de algemene efficiëntie en de productiviteit van het team, en zorgen ze ervoor dat het project wordt voltooid. In de volgende secties worden enkele voordelen van sessies over backlogverfijning beschreven.
Geoptimaliseerde backlog
Deze sessies maken het proces overzichtelijk en optimaliseren het. Ze houden de productbacklog doelbewust en schoon en zorgen ervoor dat deze niet verstopt raakt door irrelevante items.
Gedeeld begrip
Omdat elk item uitvoerig wordt besproken tijdens deze vergaderingen, ontwikkelen het team en de belanghebbenden een gedeeld inzicht in wat het werk vereist en welke items prioriteit moeten krijgen.
Effectieve sprintplanning
Deelnemers kunnen tijdens de vergadering vragen stellen en feedback geven, waardoor de vergaderingen voor sprintplanning gestroomlijnd worden. Bovendien maakt het gedeelde inzicht in het project de sprintplanning eenvoudiger en sneller.
Verbeterde samenwerking
Teamleden hebben verschillende achtergronden en hebben verschillende opvattingen over prioriteiten en hoe lang het duurt om de items te voltooien. Tijdens de vergadering over verfijning kunnen leden hun mening geven, zodat iedereen op één lijn zit over prioriteiten en deadlines.
Een wilskrachtig team
Teamleden die deelnemen aan vergaderingen over verfijning nemen de verantwoordelijkheid voor de sprint en daarmee voor het project en het werk dat nodig is om de sprint te voltooien. Het resultaat is een wilskrachtig team dat verantwoordelijk neemt voor de uitkomst van elke sprint.
Tips voor succesvolle vergaderingen over backlogverfijning
Er zijn talloze tips en strategieën voor het houden van vergaderingen over backlogverfijning. De volgende best practices zijn echter degene die voor Agile teams van over de hele wereld nuttig zijn gebleken.
Je backlog DEEP houden
Roman Pichler en Mike Cohn gebruikten als eerste de afkorting DEEP om een manier te beschrijven waarmee een backlog kan worden gestructureerd en de bruikbaarheid ervan kon worden gemaximaliseerd. De vier elementen van een DEEP-backlog zijn:
- Detailed appropriately (passend gedetailleerd): maak items nuttig door details toe te voegen.
- Emergent (opkomend): voeg backlogitems toe op basis van nieuwe inzichten in het project of veranderende projectvereisten.
- Estimated (geschat): geef elk item een tijdsinschatting.
- Met prioriteit: geef prioriteit aan de items in de sprint door items met de hoogste waarde bovenaan de lijst te plaatsen.
Gebruik een definitie van klaar voor elk item
Een definitie van klaar (DoR) is een overeengekomen reeks criteria om aan te geven of een backlogitem klaar is zodat het team eraan kan werken. De DoR zorgt ervoor dat het team begrijpt wat het werk inhoudt en kan inschatten hoeveel tijd nodig is om het af te ronden.
Items in beheersbare stukken verdelen
Een goede vuistregel om het werk te verdelen is ervoor zorgen dat het per backlogitem nooit meer dan een halve sprint duurt om te voltooien. Voor een sprint van een week kan een item dat vier dagen in beslag neemt, de planning doen ontsporen en moet het worden opgesplitst in twee kleinere items van elk twee dagen.
Verdeel verfijningssessies
De eerste paar vergaderingen over backlogverfijning kunnen enkele uren duren. Eén manier om het team gefocust te houden en de vergadertijden met sponsors, productmanagers en andere belanghebbenden te optimaliseren, is door de sessies op te splitsen in twee of meer sessies, die idealiter elk een uur duren. Dit geeft deelnemers de tijd om items in de backlog te beoordelen en te bekijken hoe ze in het totale project passen.
"Het verfijnen van backlogs is een continu proces", zegt Cruth. "Het moet niet zo zijn dat je je moet wachten op de officiële vergadering om het werk te kunnen beoordelen en te verfijnen. Als je tijdens de verfijningsvergadering alleen items in de backlog verfijnt, kom je erachter dat het verfijnen van een backlog een langdurige activiteit is."
Vereenvoudig vergaderingen over backlogverfijning met Jira
Vergaderingen over productbacklogverfijning zijn essentieel en hebben een goed onderhouden en geprioriteerde productbacklog tot resultaat. Maar deze vergaderingen kunnen tijdrovend en verwarrend zijn, vooral als je niet de juiste tools gebruikt om je backlog aan te maken, de beslissingen vast te leggen en ze met het team te delen.
Met de backlog-functie van Jira wordt het eenvoudig om met teamleden samen te werken aan backlogverfijning. Je kunt bij elk item opmerkingen en gegevens toevoegen, taken toewijzen aan teamleden en items opsommen en prioriteren op basis van waarde of risico. Met Jira kun je eenvoudig je vergaderingen over backlogverfijning vereenvoudigen en het algemene projectbeheerproces verbeteren. Ontdek hoe het de efficiëntie van je team kan verbeteren.
Vergadering over backlogverfijning: veelgestelde vragen
Hoe vaak moeten sessies over backlogverfijning plaatsvinden?
Hoe vaak de vergaderingen over backlogverfijning plaatsvinden, hangt af van de sprintcyclus van je team. Voor sprints die een week duren, is de gemiddelde frequentie wekelijks. Voor sprints van twee weken of langer kan een vergadering om de twee weken je helpen om je backlog bij te houden.
Hoelang moeten vergaderingen over backlogverfijning duren?
Er is geen vaste duur voor een vergadering over backlogverfijning, omdat dat afhangt van de complexiteit van het project en de omvang van de productbacklog. Maar het is een goede gewoonte om twee uur uit te trekken voor de eerste paar vergaderingen. Als een project eenmaal van start is, is het gebruikelijk om verfijningsvergaderingen van een uur te houden. Deze vergaderingen worden vaak korter naarmate de sprints vorderen.
Hoe bereid je je voor op een sessie over backlogverfijning?
De producteigenaar is grotendeels verantwoordelijk voor de voorbereiding van een sessie over backlogverfijning. Diegene moet de items prioriteren op basis van hun waarde, de nodige informatie toevoegen aan de items met de hoogste prioriteit en de agenda van de vergadering voorbereiden. Teamleden moeten de agenda lezen en vragen en feedback over de genoemde items voorbereiden.