Sneller en vaker kwaliteitsproducten leveren kan een uitdaging zijn voor bedrijven met meerdere producten, belanghebbenden uit verschillende disciplines en deadlines waar klanten op rekenen. Een efficiënte projectplanning bestaat uit alles wat nodig is om het project binnen een bepaald tijdsbestek te voltooien, waaronder start- en einddatums, mijlpalen, afhankelijkheden en realtime statusupdates. Het vereenvoudigt de algemene uitvoering van projecten en zorgt voor betere projectresultaten.
Deze handleiding belicht de voordelen van het gebruik van een projectplanning, de stappen die je moet zetten om er een op te stellen en de technieken die je moet gebruiken om de voltooiing van projecten te optimaliseren.
Wat is een projectplanning?
Een projectplanning geeft een heldere actuele status van je project weer. Hierin worden ook de taken, opdrachten, afhankelijkheden en mijlpalen weergegeven. Software voor projectplanning, zoals Jira, helpt teams complexe werkblokken op te splitsen in kleinere taken die makkelijker te beheren zijn. Hierdoor worden het in kaart brengen van afhankelijkheden en het plannen van resources eenvoudiger en wordt de nauwkeurigheid van leveringsdatums verbeterd.
Componenten van een projectplanning
De projectplanning is essentieel voor de levenscyclus van projecten. Met behulp van visuele elementen die gemakkelijk te begrijpen zijn, belicht de projectplanning alle belangrijke informatie in één oogopslag:
- Visuele tijdlijnen, zoals Gantt-grafieken, houden iedereen op één lijn. Met de interactieve tijdlijn van Jira kun je epics toevoegen, werkitems in kaart brengen, afhankelijkheden identificeren en releases bijhouden.
- Taken en mijlpalen geven een overzicht van het werk dat nodig is om een project te voltooien. Door taken in een logische volgorde te groeperen met afhankelijkheden, kun je mijlpalen stellen en projecten op schema houden.
- Taakduur en afhankelijkheden helpen projectmanagers om mijlpalen en algemene voltooiingsdatums in te schatten. Door de afhankelijkheden te volgen, kun je ervoor zorgen dat knelpunten vroegtijdig worden geïdentificeerd en overwonnen.
- Beknopte begrotingen bieden een overzicht van wat er tot op heden is besteed ten opzichte van het budget. Door de beknopte begroting aan het projectplan te koppelen, kunnen de uitgaven worden beheerd en kunnen projectmanagers, indien nodig, gedurende de hele tijdlijn aanpassingen doen.
- Resource-tracking zorgt voor een overzicht van elke taak op de tijdlijn en welke teamleden daarbij horen. Hierdoor kun je erop vertrouwen dat er voldoende resources zijn en dat er niets blijft liggen.
- Links naar het projectplan helpen teamleden om te verwijzen naar doelen, de scope, het proces en de methodologie.
Waarom zou je een projectplanning gebruiken?
Planningen voor projectmanagement helpen om projecten op schema te houden. Enkele voordelen van het gebruik van een projectplanning zijn:
- Duidelijkheid en sturing zorgen ervoor dat het team het doel in zicht houdt en inziet dat een succesvol resultaat zowel de klanten als het bedrijf ten goede komt.
- Tijdmanagement zorgt ervoor dat werk wordt geordend en gedefinieerd en dat de productie toeneemt.
- Het toewijzen van resources wordt eenvoudiger met kleinere, opeenvolgende taken die ervoor zorgen dat de teamleden niet overbelast raken.
- Risicomanagement is effectiever, doordat het makkelijker is om obstakels en achterblijvende taken eerder in een project te signaleren.
De stappen die je moet zetten om een projectplanning op te stellen
Verdiep je in doelstellingen van een project voordat je een projectplanning opstelt. Je projectplan bevat belangrijke informatie over het product dat je bouwt en waarom je het product bouwt. Samenwerking van het team, een van de kernwaarden van agile projectmanagement, zorgt ervoor dat je al het werk opneemt, afhankelijkheden identificeert en een nauwkeurige schatting maakt. Gebruik deze basis om de projectplanning op te stellen met behulp van de onderstaande stappen.
Taken en mijlpalen definiëren
Verdeel grote werkblokken in kleinere taken, zodat je makkelijker inschattingen kunt maken. Identificeer de afhankelijkheden van elke taak om de volgorde te bepalen. Groepeer soortgelijke taken in mijlpalen, maar wees bereid ze later opnieuw in te delen.
De volgorde van de taken bepalen
Bepaal de volgorde waarin de taken moeten worden voltooid. Houd rekening met afhankelijkheden. Gebruik tools voor het plannen van projecten om de projectflow van begin tot eind te visualiseren. Soms werken teams omgekeerd om de volgorde van taken te bepalen.
Inschattingen maken van de duur van taken
Het kan lastig zijn om in te schatten hoelang het duurt voordat een taak is voltooid. Wanneer je het werk opsplitst in kleinere taken, wordt dit echter makkelijker. Goede samenwerking van het team kan ervoor zorgen dat je schattingen niet te strikt en niet te soepel zijn. Ervaren teamleden kunnen vaak goed inschatten hoe lang een taak zal duren.
Taken toewijzen aan teamleden
Wijs teamleden toe op basis van vaardigheden en beschikbaarheid. Wees bereid om taken opnieuw toe te wijzen om te voorkomen dat alle taken aan één of twee personen worden toegewezen. Identificeer aan welke taken gelijktijdig moet worden gewerkt en welke taken na elkaar moeten worden afgerond. Als er bij de eerste mijlpaal resources beschikbaar zijn, dan kun je bijvoorbeeld een zelfstandige taak zonder afhankelijkheden als onderdeel van de laatste mijlpaal opnieuw toewijzen.
De planning afronden
Voordat je de planning definitief maakt en met de werkzaamheden begint, moet deze ter beoordeling worden voorgelegd aan de projectsponsor. Als de tijdlijn korter is, kan de scope van een project worden verkleind om te voldoen aan de markteisen. Ook is het mogelijk dat een project wordt verdeeld in aanvullende fases.
Nadat de planning is bijgesteld om te voldoen aan de zakelijke behoeften, gaat een project van de planningsfase naar de uitvoeringsfase en gaat het team aan de slag.
Delen en controleren
Voordat het team aan de slag gaat, is de laatste stap om de projectplanning te delen met de belanghebbenden. Zo is iedereen het eens over de tijdlijn en weet iedereen hoe ze op de hoogte moeten blijven.
Houd de voortgang voortdurend in de gaten. Tools voor projectplanning, zoals Jira, maken het gemakkelijk om voltooide of achterblijvende taken te identificeren. Moedig het hele team aan om de projectplanning in de gaten te houden en problemen vroegtijdig te melden. Door ruimte te creëren in de planning voor onverwachte of gemiste taken zodra deze zich voordoen, blijven projecten doorstromen.
Technieken voor het plannen van projecten
Door tools en sjablonen te gebruiken voor het plannen van een project, kun je grote projecten opsplitsen in taken die beheerbaar en meetbaar zijn. Zo kun je effectief en efficiënt je projectplanning opstellen en controleren.
Jira biedt je de bouwstenen om te helpen met een succesvolle afronding van een project:
- Borden helpen het projectteam bij het plannen, visualiseren en beheren van het werk door individuele kaarten, of onderdelen van het werk, weer te geven die je naar verschillende delen van de workflow kunt verplaatsen.
- Dashboards bieden een overzicht van alle projecten, opdrachten en prestaties, zodat de voortgang efficiënt kan worden bewaakt.
- Sjablonen, zoals het vooraf geconfigureerde sjabloon voor projectplanning, bevatten essentiële elementen voor een snelle overgang van projectplan naar projectplanning.
Hier zijn enkele technieken voor het efficiënt plannen van een project.
Gantt-grafieken
Projectmanagers maken vaak gebruik van Gantt-statistieken, omdat deze een visuele weergave bieden van de tijdlijn van het project. Om een holistisch beeld te geven van het gehele project, biedt de statistiek een overzicht van wanneer elke taak begint en eindigt en welke afhankelijkheden erbij horen.
Takenlijsten
Takenlijsten bieden een eenvoudige maar effectieve manier om het benodigde werk te identificeren. Ook worden in takenlijsten de activiteiten zo georganiseerd dat ze kunnen worden voltooid.
Agenda's
Het gebruik van agenda's helpt bij het beheren van tijdgevoelige taken en deadlines, zoals vergaderingen met belanghebbenden, verwachte leveringen van materialen en acceptatietests voor gebruikers. Hoewel agenda's geen toewijzing van resources en afhankelijkheden bevatten, helpen ze om processen op een hoog niveau op schema te houden.
Maak een projectplanning in Jira
Als je eenmaal de elementen en technieken van efficiënte projectplanningen begrijpt, kan dit helpen om je projecten te voltooien. Belanghebbenden op de hoogte houden, met meerdere werkstromen omgaan en deadlines halen hoeft niet overweldigend te zijn. De tijdlijnfunctie van Jira helpt teams om projecten te plannen, werk te definiëren en de voortgang van een project bij te houden, van het idee tot de release.
Met Jira weten teamleden waar ze mee bezig zijn, hoe dat past bij de bedrijfsdoelstellingen en wat de planning is voor het product. Teamleden krijgen de flexibiliteit om op veranderende prioriteiten te reageren en tegelijkertijd projecten op schema te houden. Jira is speciaal ontwikkeld om de uitdagingen op het gebied van projectplanningen aan te kunnen en met meer succes aan te pakken.
Projectplanning: veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een projectplanning en een projectplan?
Met een projectplan worden de doelstellingen, het beleid, de methodologieën en de procedures van een project beschreven. Het is een document op een hoger niveau waarin informatie wordt gegeven over de projectplanning. Het projectplan omvat gewoonlijk de scope, de kosten en de algemene tijdlijn.
Het projectschema omvat alle mijlpalen en taken die nodig zijn om het geplande project in een vaste volgorde uit te voeren, met afhankelijkheden en opdrachten.
Wat zijn veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van projectplanning?
Veelvoorkomende uitdagingen bij projectplanning zijn onder meer het inschatten van de duur van de taken en de volgorde van de werkzaamheden, zodat sommige resources niet overbelast raken, terwijl andere moeten wachten.
Met visuele tijdlijnen kun je een project als geheel bekijken en het schema aanpassen om de resources te optimaliseren. Het bevorderen van een samenwerkende teamomgeving helpt om afhankelijkheden te identificeren. Daarbij helpt het om de collectieve ervaring van het team te gebruiken om schattingen te verfijnen.
Hoe draagt een projectplanning bij aan het succes van een project?
Met een goed ontwikkelde projectplanning worden de taken geïdentificeerd die nodig zijn om een project te voltooien, wordt het eenvoudiger om de status en mijlpalen te volgen en kunnen teams obstakels vroegtijdig identificeren. Als een taak bijvoorbeeld afhangt van de implementatie van een nieuwe technologie, maar de integratie achterloopt als gevolg van kwaliteitsproblemen, kun je het risico zien zodra het zich voordoet. Hierdoor kun je sneller beslissingen nemen en worden je kansen vergroot om het project op schema te houden.