Als je je projectmanagement naar een hoger niveau wilt tillen, is Kanban een strategie die je moet begrijpen. Kanban is een visueel framework dat de manier waarop je je workflow en middelen beheert kan veranderen, waardoor je projecten van begin tot eind efficiënter en transparanter worden.
Om Kanban onder de knie te krijgen, moet je bekend zijn met vier essentiële Kanban-statistieken: doorlooptijd, cyclustijd, werk in uitvoering en doorvoer. In deze handleiding analyseren we deze vier Kanban-statistieken, zodat je de duur van een taak kunt analyseren, de workload van je team in evenwicht kunt brengen en de totale projectcapaciteit kunt beoordelen.
Wat zijn de belangrijkste Kanban-statistieken?
KPI-statistieken zijn onmisbaar voor elke Agile projectmanagementstrategie, en als het op Kanban aankomt, valt of staat je workflow met vier belangrijke statistieken. Deze statistieken zijn doorlooptijd, cyclustijd, werk in uitvoering en doorvoer. Laten we ze op een rijtje zetten om te begrijpen hoe Kanban-statistieken helpen om de prestaties en voortgang van je team bij te houden.
Doorlooptijd
De doorlooptijd meet de tijd vanaf het moment dat je een nieuwe softwareontwikkelingstaak toevoegt aan het Kanban-bord tot het moment waarop het team de taak als voltooid markeert. In wezen meet deze de totale tijd die een taak nodig heeft om de volledige Kanban-workflow te doorlopen.
Deze statistiek is cruciaal voor projectmanagers omdat ze een uitgebreid overzicht biedt van hoe lang taken binnen het systeem duren, waardoor een nauwkeurigere planning en effectieve toewijzing van middelen mogelijk is.
Cyclustijd
De cyclustijd zoomt in op de 'actieve werkfase' van het Kanban-systeem, waarbij de tijd wordt gemeten tussen het moment waarop een teamlid aan een taak begint en het moment waarop hij de taak voltooit. Het maakt niet uit of iemand pas maanden na het aanmaken met de taak is begonnen; de cyclustijd begint pas wanneer de taak naar de actieve workflow wordt gezet.
De cyclustijd kan aangeven of je team efficiënt werkt of dat je aanpassingen moet aanbrengen in de actieve fasen van de taken.
Werk in uitvoering
Werk in uitvoering vertegenwoordigt het aantal taken dat zich momenteel in de fase 'actief' of 'in uitvoering' binnen het Kanban-systeem bevindt. Het meet de omvang van het lopende werk op een bepaald moment en geeft een momentopname van taken die niet in de backlog staan en ook niet voltooid zijn.
Het monitoren van werk in uitvoering is cruciaal omdat je er de werklast van het team mee in evenwicht brengt en knelpunten kunt identificeren. Idealiter is je team aan het werk, maar niet aan het multitasken.
Doorvoer
De doorvoer meet het aantal taken of werkitems dat je team met succes voltooit binnen een bepaald tijdsbestek, zoals een dag of een week. Het meet de output of productiviteit van het team gedurende die periode.
Deze statistiek is essentieel omdat ze rechtstreeks de productiviteitsniveaus van je team aangeeft, zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen voor toekomstige taken en projecttijdlijnen.
Hoe worden deze statistieken gemeten?
Als Kanban nieuw voor je is, of zelfs nog als je een ervaren projectmanager bent, vraag je je misschien af hoe je deze belangrijke statistieken effectief kunt meten. In dit gedeelte gaan we dieper in op de specifieke methoden en hulpmiddelen die je kunt gebruiken om deze essentiële statistieken te meten, zoals beheerschema's en cumulatieve stroomdiagrammen.
Maar als je op zoek bent naar een totaaloplossing om deze statistieken te meten, dan ben je bij Jira aan het juiste adres. Met Jira kun je niet alleen moeiteloos statistieken bijhouden, maar het biedt ook bruikbare inzichten die helpen bij continue levering. Er is een Jira Kanban-bord voor elk Agile en DevOps-softwareontwikkelingsteam.
Beheerschema's
Een beheerschema is een hulpmiddel voor grafische weergave en diagnose dat inzicht biedt in de stabiliteit en variabiliteit van je workflow. De grafiek toont de datapunten van de cyclustijd binnen een bepaalde periode, en toont de gemiddelde tijd die nodig is om een taak te voltooien en de variabiliteit rond dat gemiddelde. Dit is waardevol omdat een grote variabiliteit vaak duidt op instabiliteit in het proces.
Als je een beheerschema bekijkt, interpreteer je het verhaal achter de datapunten. Hier zijn enkele mogelijke interpretaties:
- Een steeds groter wordende kloof tussen de boven- en ondergrenzen van de grafiek kan wijzen op toenemende onvoorspelbaarheid in cyclustijden.
- Een groepering van punten ver van de gemiddelde lijn af kan wijzen op een knelpunt waar taken vastlopen.
Door deze patronen onder de loep te nemen, kun je proactief problemen identificeren en wijzigingen doorvoeren, waardoor je Kanban-systeem efficiënter en responsiever wordt.
Cumulatieve stroomdiagrammen
Een cumulatief stroomdiagram is een ander visueel hulpmiddel in de Kanban-toolkit. In tegenstelling tot beheerschema's, waarbij de cyclustijd wordt bepaald, biedt een cumulatief stroomdiagram een gelaagd overzicht van alle vier belangrijke Kanban-statistieken tegelijk. Het diagram bestaat uit meerdere gekleurde banden, die elk een andere fase van je workflow voorstellen, die in de loop van de tijd worden gestapeld.
In een cumulatief stroomdiagram kun je de flow met taken in verschillende fasen in realtime zien. De veranderende breedte van elke laag kan onmiddellijke inzichten bieden. Denk aan de laag werk in uitvoering:
- Als de laag werk in uitvoering zich begint uit te breiden, is dat een waarschuwingsteken dat het aantal taken zich opstapelt, en dat er misschien een knelpunt bestaat.
- Als de laag smaller wordt, duidt dat erop dat taken sneller worden uitgevoerd dan dat er nieuwe taken binnenkomen, wat erop wijst dat je team misschien wat extra bandbreedte heeft.
De mogelijkheid om te zien hoe deze statistieken op één plek op elkaar inwerken, maakt het cumulatieve stroomdiagram tot een krachtig hulpmiddel voor tijdige besluitvorming en aanpassingen van de workflow.
Het belang van Kanban-statistieken
Kanban-statistieken zijn niet alleen cijfers of datapunten, ze bepalen de status en efficiëntie van je project. Deze statistieken dienen als navigatiemiddel zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen over zaken zoals de toewijzing van middelen en het instellen van deadlines.
Knelpunten snel opsporen
Als de cyclustijden van je team plotseling langer worden en je doorvoer afneemt, heeft je team waarschijnlijk een knelpunt bereikt. Deze trends zijn waarschuwingstekens dat een bepaalde fase in je proces alles zou kunnen vertragen.
Knelpunten kunnen leiden tot vertraagde leveringen, hogere kosten en gestreste teamleden. Door deze vroegtijdig op te sporen, kun je onmiddellijk middelen opnieuw toewijzen of de problematische fase stroomlijnen, waardoor je hele workflow efficiënter en effectiever wordt.
Voorspellingen verbeteren
Als het op projectmanagement aankomt, is het vermogen om nauwkeurige voorspellingen te doen hetzelfde als in een kristallen bol kijken. Deze zeer gewaardeerde vaardigheid helpt bij het toewijzen van middelen, de verwachtingen van klanten en tijdige leveringen. Deze zijn allemaal cruciaal om een concurrentievoordeel te behouden.
Statistieken zoals doorlooptijd- en cyclustijden kunnen daarbij je sterkste bondgenoten zijn. Door deze in de gaten te houden, kun je inschatten hoe lang het duurt om een taak van begin tot eind uit te voeren. Hierdoor kun je realistische deadlines en verwachtingen vaststellen voor je team en belanghebbenden. Op dezelfde manier geeft het monitoren van de doorvoer een momentopname van de efficiëntie van je team, zodat je de voorspellingen kunt aanpassen als dat nodig is.
Maximaliseer de efficiëntie binnen meerdere projecten
De echte magie vindt plaats als je deze Kanban-statistieken samen gaat gebruiken. Je kunt de duur van een taak meten door de doorlooptijd en cyclustijd te monitoren, terwijl je in de gaten houdt of het team niet overbelast raakt. Door de doorvoer toe te voegen, krijg je een volledig beeld van de capaciteit van je team na verloop van tijd.
Wanneer je deze statistieken integreert in je dagelijkse managementpraktijken, ben je niet alleen bezig met brandjes blussen of knelpunten oplossen, maar verfijn je je hele proces voor toekomstige projecten. Met deze proactieve aanpak kun je continu verbeteren, je aanpassen en, belangrijker nog, meer waarde leveren in minder tijd.
Kanban-tracking en -rapportage implementeren
Als je Kanban-tracking en -rapportage eenvoudig en naadloos wilt implementeren, dan is gespecialiseerde software je sterkste bondgenoot. Een van de beste keuzes is Jira, een platform dat bijna synoniem is aan agile projectmanagement.
Met Jira is het eenvoudig om trends te identificeren, de status van de projecten van elk team te volgen en toekomstige prestaties te voorspellen met tientallen vooraf geconfigureerde agile rapporten. Inzichten in de backlog en het bord stellen teams in staat om voortdurend te leren en hun manier van werken te verbeteren. En als je net begint, kun je met de sjabloon voor een Kanban-bord van Jira zeer eenvoudig aan de slag.
De impact van het project verbeterem met Kanban-statistieken op Jira
Op het gebied van agile projectmanagement valt of staat je succes met de statistieken waarop je je concentreert. Als het gaat om het naadloos bijhouden van deze statistieken, brengt Jira alles samen. Jira wordt vertrouwd door miljoenen goed presterende softwareteams en beschikt over een uitgebreide selectie projectmanagementfuncties die elke agile methodologie kunnen ondersteunen, waardoor het eenvoudig is om werk te organiseren, op één lijn te blijven en betere producten te bouwen. Jira houdt niet alleen belangrijke Kanban-statistieken bij, maar voorziet het team ook van gegevens om de efficiëntie te verhogen en resultaten te prioriteren boven resultaten. Als je wilt uitblinken in je projecten en ze gestroomlijnder, efficiënter en effectiever wilt maken, dan is Jira de beste oplossing.
Kanban-statistieken: veelgestelde vragen
Is het makkelijk om de Kanban-methodologie te verfijnen?
Ja, het verfijnen van de Kanban-methodologie is bijzonder eenvoudig. De Kanban-methodologie is ideaal voor stapsgewijze verbeteringen, wat betekent dat je deze kunt gebruiken zonder je huidige processen te verstoren. Het aanpassingsvermogen van de methodologie maakt het eenvoudig om deze in de loop van de tijd te verfijnen, waardoor je je workflow continu kunt verbeteren.
Voor meer informatie kun je de uitgebreide Kanban-handleiding van Atlassian raadplegen.
Hoe weet je of het beter is om over te gaan naar de Scrum-methodologie?
Je weet dat het beter is om over te gaan naar de Scrum-methodologie als je project een meer gestructureerd kader nodig heeft met vaste rollen en iteraties in tijdvakken.
Hoewel Kanban flexibiliteit biedt, zorgt Scrum voor een vaste structuur die bepaalde projecten ten goede kan komen. Veel teams kiezen voor een hybride aanpak, waarbij elementen van Kanban en Scrum worden gecombineerd om aan de specifieke behoeften van het team te voldoen.
Je kunt de handleiding van Atlassian over Kanban versus Scrum raadplegen voor een meer diepgaande vergelijking.
Wat zijn de belangrijkste principes van de Kanban-methodologie?
De Kanban-methodologie is gebaseerd op kernprincipes die zijn ontworpen om de workflow en efficiëntie te verbeteren. We leggen het hieronder uit:
- Begin met wat je nu doet: door te beginnen bij je bestaande workflow wordt het makkelijker om Kanban te implementeren zonder operations te verstoren.
- Ga voor incrementele, evolutionaire veranderingen: kies voor kleine, incrementele aanpassingen die zich in de loop van de tijd evolueren om de risico's van drastische veranderingen te verminderen.
- Respecteer het huidige proces, de rollen, de verantwoordelijkheden en de titel: respecteer bij het introduceren van verbeteringen de huidige rollen en processen van het bedrijf.
- Stimuleer leiderschap op alle niveaus binnen je bedrijf: geef iedereen de mogelijkheid om initiatief te nemen en bij te dragen aan procesverbeteringen.