Samenvatting: de verbeter-kata is een methode waarbij teamleiders en teamleden voortdurend een kata-routine uitoefenen die hun vaardigheden ontwikkelt en kanaliseert om problemen op te lossen. Het is een set werkwijzen die worden beschreven in het boek Toyota Kata die experimenten gebruiken om te werken naar een complex doel door dit op te splitsen in kleinere, direct doelen.
In de vechtkunst is een kata een gechoreografeerde stijloefening die door een leerling wordt beoefend om vechtsportbewegingen te onthouden en te perfectioneren. Deze werkwijze van het beoefenen van een routine totdat het een verfijnde gewoonte is, reikt nu verder dan de vechtkunst en wordt ook in het bedrijfsleven toegepast.
Met name de Toyota Motor Corporation ontwikkelde continue verbetering door middel van geoefende patronen. Deze techniek, de verbeter-kata genaamd, werd ontdekt en gedocumenteerd in het managementboek Toyota Kata.
Wat is de verbeter-kata?
De verbeter-kata is een methode waarbij teamleiders en -leden voortdurend een kata-routine oefenen die hun vaardigheden om problemen op te lossen ontwikkelt en kanaliseert. Na verloop van tijd worden de werkwijzen een tweede natuur. Het is een reeks werkwijzen die worden beschreven in het boek Toyota Kata en die experimenten gebruiken om te helpen werken aan een complex doel door het op te splitsen in kleinere, onmiddellijke doelen.
De verbeter-kata-routine probeert problemen op een creatievere, gerichtere en zinvollere manier op te lossen. Deze probeert dit te doen met een vierdelig model:
- Begrijp de richting of uitdaging
- Je huidige situatie begrijpen
- Definieer de doelbestemming
- Ga iteratief naar het doel toe, wat obstakels onthult die moeten worden overwonnen
Deze technieken zijn vooral nuttig wanneer de weg naar een eindbestemming onduidelijk is, omdat experimenten je kunnen helpen het probleem beter te begrijpen en unieke oplossingen te vinden.
Elke stap van het verbeter-kata-patroon heeft eenvoudige oefenroutines, starterkata's genoemd, die het patroon gemakkelijk uitvoerbaar en leerbaar maken.
Wat zijn de voordelen van een verbeter-kata?
De technische omgeving van vandaag de dag is ongelooflijk dynamisch en dit brengt uitdagingen met zich mee die complexer zijn dan ooit. De verbeter-kata is een wetenschappelijke, doelgerichte manier van werken die individuele werknemers en teams in staat stelt deze uitdagingen efficiënt aan te pakken. Beheersing van de techniek kan tal van voordelen bieden die verder gaan dan een gestructureerde werkwijze. Enkele voorbeelden van deze voordelen:
Teams afgestemd op één doel
Wanneer teams dezelfde definitie van succes delen, is er meer samenwerking, minder verwarring en een hogere productiviteit. Dit komt omdat ze begrijpen hoe ze het beste kunnen bijdragen aan een groter doel, teams een groter gevoel van eigenaarschap geven over hun werk, hun toewijding aan de overkoepelende visie versterken en proactieve besluitvorming aanmoedigen die prioriteit geeft aan beweging naar het einddoel.
Experimenteren leidt tot resultaten
Als je weet waar je heen wilt, maar je weet niet zeker hoe je daar moet komen, lijkt de eerste stap altijd de grootste uitdaging te zijn. Het op regelmatige basis toepassen van experimenten kan echter helpen de onzekerheid te verminderen en als vehikel naar de eindbestemming te dienen. Maak hypothesen over hoe je kunt komen waar je wilt zijn en begin te experimenteren om te kijken of je gelijk hebt. Als dat niet het juiste pad is, kan het geen kwaad om de koers te verleggen. In ieder geval heb je nu een beter idee van wat de juiste richting is. Experimenteren draait om leren en oplossen.
Veel efficiënter werken
Focussen op kleine, duurzame verbeteringen kan tijd en energie besparen die worden verspild aan activiteiten die niet bijdragen aan de oplossing. Als je bijvoorbeeld de taken in je backlog bekijkt, moet je jezelf afvragen: brengt dit me dichter bij mijn volgende mijlpaal en algemene doel? Je kunt ook wat verder gaan: denk ik, gezien de tijd die ik nog heb in deze stap, over de kennis te beschikken om blockers weg te nemen en de taken te voltooien, of moet ik ze uitstellen? Ik vond deze tactiek nuttig om te voorkomen dat je dagen of weken verspilt aan een probleem dat allerlei zijsprongen vereist om barrières weg te nemen.
De verbeter-kata vermindert verspilling voor ontwikkelaars, managers en teams. Ontwikkelaars moeten zich bijvoorbeeld niet concentreren op het bouwen van extra functies die leuk maar onnodig zijn. Een mijlpaalgericht proces kan ervoor zorgen dat ze gericht bouwen. Managers of tech-leiders die de werkwijzen van de verbeter-kata volgen, moeten zich inzetten om blockers weg te nemen die onmiddellijke vooruitgang belemmeren. Ten slotte kan de verbeter-kata teams als geheel ten goede komen door constante communicatie, efficiënte feedbacklussen en continue levering te bevorderen.
Stappen om de verbeter-kata te implementeren
Het coördineren tussen wat we denken dat er zal gebeuren, wat er daadwerkelijk gebeurt en wat er uit de discrepanties wordt geleerd, vormt de kern van de verbeter-kata. Hoewel dit misschien niet zo ingewikkeld lijkt, is de uitdaging dat we niet allemaal direct in staat zijn om zo te denken. Het integreren van verbeter-kata-werkwijzen in de workflow vergt consistente, bewuste oefening.
Je poolster vinden
De eerste stap is om de richting of uitdaging duidelijk te begrijpen. Dit helpt bij het informeren van de plannings- en experimentatiefasen. Als je moeite hebt om te achterhalen wat je poolster is, bedenk dan hoe je team kan bijdragen aan de grotere doelen van je organisatie of hoe je de sterke punten van je team kunt benutten om een bepaalde visie werkelijkheid te maken.
De huidige situatie begrijpen
Voordat je op weg gaat naar je poolster is het belangrijk om rustig de tijd te nemen om bestaande processen en workflows te documenteren, vast te stellen hoe je team zich verhoudt tot relevante statistieken en om te bepalen wat de huidige kennisinfrastructuur van het team is. Wees eerlijk over wat de huidige toestand is, zodat je zinvolle stappen naar het uiteindelijke doel kunt identificeren.
Je volgende doel kiezen
Als je eenmaal een duidelijk beeld hebt van de huidige systemen en processen, identificeer je de volgende doelvoorwaarde of waar je wilt zijn na de volgende iteratie. Het volgende doel zou een enkele, tastbare verandering moeten zijn die binnen enkele weken/sprints kan worden bereikt en die je dichter bij je poolster brengt.
Experimenten uitvoeren totdat je je doel hebt bereikt
Nu je een weet wat je volgende doel is, vorm je een hypothese over hoe je daar kunt komen. Bedenk ideeën over waar je moet beginnen en wat je moet proberen, en wees vooral niet bang om te falen!
Het doel op de snelst mogelijke manier bereiken
Snelheid is nodig, zelfs als dit betekent dat je onderweg bochten moet afsnijden en slimme hacks moet gebruiken. Je krijgt ofwel vroeg bevestiging dat het kan worden gedaan, of je krijgt te maken met onverwachte uitdagingen om aan te pakken. Als het niet werkt, maak er dan een leermoment van.
De finishing touch
Als je hebt vastgesteld dat het werkt, ga je terug om de afgesneden bochten bij te werken en eventuele ruwe randen glad te strijken die moeten worden verfijnd.
Wat zijn enkele voorbeelden van een verbeter-kata?
Stel dat je een nieuwe service wilt bouwen op basis van een idee, maar je weet niet zeker of het zal werken. In plaats van te proberen elke laag perfect uit te werken en stapsgewijs uit te breiden totdat deze volledig is voltooid, probeer je een doel te kiezen dat enige waarde levert en je dichter bij het systeem brengt dat je voor ogen hebt. Je zult waarschijnlijk met veel onbekende factoren te maken hebben, maar je kunt veel leren van uitdagingen en experimenteren met verschillende ideeën om er een te vinden die werkt. Op dat moment evalueer je opnieuw waar je bent, kies je je volgende doel, voer je een iteratie uit en reflecteer je op de voortgang.
Een ander voorbeeld is dat je een intern systeem onderhoudt dat verbeteringen nodig heeft. Kies een aandachtspunt dat je wilt gaan aanpakken en brainstorm over enkele ideeën om dit op te lossen. Experimenteer met verschillende benaderingen en probeer het zo snel mogelijk te voltooien om er feedback over te krijgen. Zodra de zaken goed genoeg zijn, ga je verder met het volgende probleem om op te lossen.
Wat zijn de verschillen tussen de verbeter-kata en lean?
Kata en lean zijn anders, maar vullen elkaar wel aan. Kata en lean zijn in veel opzichten verschillend. Lean verwijst naar processen die moeten worden geïmplementeerd, terwijl kata verwijst naar technieken die moeten worden uitgevoerd. Zo werd kata een gangbare bedrijfswerkwijze toen Toyota het in zijn lean productiesysteem opnam. Door kata en lean te combineren tot een uniforme aanpak, leveren deze concepten krachtige resultaten op.
Zowel kata- als lean werkwijzen richten zich op het mogelijk maken van snellere vooruitgang, maar verschillen enigszins in hun benaderingen. Kata is een reeks gewoonten die op individueel niveau kunnen worden ingezet en die zijn gericht op voortdurende verbetering en leren door experimenten. Deze is nuttig om problemen met onzekerheid aan te pakken, terwijl vaardigheden worden geleerd en ontwikkeld om de oplossingen sneller en sneller te herhalen. En kata helpt het onbekende te omarmen en niet bang te zijn voor uitdagingen en obstakels.
Lean principes, zoals lean portfoliomanagement, helpen organisaties en teams processen en workflows te verbeteren zodat de grootste waarde kan worden verkregen met minimale verspilling. Zodra een proces tot stand is gebracht, ligt de focus op het optimaliseren ervan om het zo snel en efficiënt mogelijk te laten verlopen.
Hoe kun je de verbeter-kata en lean samen gebruiken?
Verbeter-kata zijn gewoonten en technieken die teams kunnen gebruiken om lean principes te versterken. Hoewel de twee benaderingen zich richten op verschillende dingen, kwamen ze allebei oorspronkelijk van Toyota en kunnen ze goed samen worden gebruikt. De lean filosofie hangt bijvoorbeeld af van het elimineren van verspillende activiteiten, zodat teams de meeste waarde kunnen extraheren en leveren. De verbeter-kata ondersteunt dit doel door verspilde tijd en energie te minimaliseren door routinematige experimenten. Als één methode geen verwachte resultaten oplevert, wordt deze uit het proces verwijderd.
De doelgerichte leerstellingen van de verbeter-kata moedigen het voltooien van een taak aan voordat je verdergaat naar de volgende, zodat het proces voortdurend wordt verfijnd totdat de beoogde resultaten zijn bereikt. Op deze manier wordt een grotere organisatorische efficiëntie bereikt, wat nog een andere pijler is van de lean filosofie. Bovenal biedt de verbeter-kata tools die 'as is' kunnen worden gebruikt om in een toekomstige lean toestand te komen. Het opsplitsen van grotere doelstellingen in kleinere stukken betekent dat elk van deze onderdelen zal worden geoptimaliseerd voor het beoogde doel. Uiteindelijk betekent dit dat het hele systeem dus maximale waarde kan genereren.
Conclusie...
De verbeter-kata is een waardevol hulpmiddel dat de doelen van de lean filosofie ondersteunt. Wanneer medewerkers en teams een doelgerichte aanpak hanteren, kunnen ze gemakkelijk incrementele verandering stimuleren die het gebruik van beperkte middelen maximaliseert en verspilling minimaliseert. Samen kunnen de verbeter-kata en lean organisaties helpen efficiënter te zijn en een cultuur van innovatie te ontwikkelen.
Wil je meer weten over de verbeter-kata en lean portfoliomanagement? Lees alles over de basisprincipes van lean portfoliomanagement en ontdek hoe Jira Align van Atlassian deze ondersteunt:
