Als projectmanagement een complexe dans is van tijdlijnen, middelen en doelstellingen, dan is de scope van het werk (SoW) de choreografie die ervoor zorgt dat iedereen in harmonie beweegt. Het minimaliseert risico's, bevordert samenwerking en zorgt ervoor dat alle belanghebbenden op één lijn zitten wat betreft hun inzicht in de doelstellingen en verwachtingen van het project.
In dit artikel wordt antwoord gegeven op de vraag 'Wat is de scope van het werk?' en wordt beschreven hoe je stap voor stap een SoW maakt (tip: gebruik een sjabloon voor de scope van het werk, zoals het projectplansjabloon). In dit artikel wordt ook besproken hoe je met een scope van het werk risico's kunt minimaliseren en de communicatie kunt verbeteren.
Inzicht in de scope van het werk
Bij de projectplanning geeft een SoW aan welke taken wel en niet deel uitmaken van het project. Het wijst iedereen die aan het project werkt in de goede richting. Een SoW zorgt voor duidelijkheid bij het ontwikkelen van een projectplan door verwachtingen en grenzen te stellen, en te zorgen voor afstemming tussen de belanghebbenden van het project.
Belangrijkste onderdelen van een scope van het werk
Een SoW bespreekt de algemene doelstellingen die het project zal bereiken, wat het project zal opleveren en wanneer de juiste partijen het zullen produceren.
De volgende belangrijke onderdelen van een scope van het werk bevatten de gedetailleerde details en specificaties die essentieel zijn voor het succes van het project. Ze geven een overzicht van de algemene doelen, specifieke doelstellingen, resultaten, rollen, verantwoordelijkheden en tijdlijnen die als leidraad dienen voor de uitvoering van het project.
Doelstellingen en resultaten van het project
De doelstellingen en resultaten van het project zijn de specifieke doelstellingen en tastbare resultaten die het project beoogt te bereiken. Ze geven een duidelijk doel en richting voor het project. Door deze te definiëren, zorg je ervoor dat iedereen in een team de doelstellingen en verwachte resultaten van het project begrijpt. Gebruik een sjabloon voor de scope van het werk om dit proces te stroomlijnen.
Stel dat het project een herontwerp van een website is. Het doel is om de gebruikerservaring te verbeteren. De resultaten kunnen bestaan uit een opnieuw ontworpen lay-out en structuur van de website, bijgewerkte inhoud en verbeterde sitenavigatie.
Inclusies en uitsluitingen
Om scope-creep te voorkomen, moet je specificeren wat er in het project wordt inbegrepen, zoals verwachtingen met betrekking tot taken, verantwoordelijkheden en benodigde middelen. Leg ook uit wat de uitsluitingen zijn. Deze duidelijkheid elimineert dubbelzinnigheid en houdt het project op schema.
Voor dit hypothetische project zouden inclusies het reactievermogen van mobiele apparaten, het aanmaken van inhoud en het testen van kwaliteitsborging kunnen zijn. Uitsluitingen kunnen voortdurende updates van de inhoud of domeinregistratie zijn.
Grenzen en beperkingen van het project
De SoW moet beperkingen definiëren, zoals budget, middelen en merkrichtlijnen.
Het herontwerp van de website mag bijvoorbeeld niet meer kosten dan het budget van $ 30.000. Het team — een projectmanager, webdesigner, ontwikkelaar en schrijver van de inhoud — moet specifieke kleurenschema's en berichten gebruiken.
Projectaannames
Projecten zijn vaak gebaseerd op bepaalde aannames over de omgeving, de middelen of de voorwaarden. Benoem deze aannames om de verwachtingen te stellen en de risico's die gepaard gaan met onvoorziene veranderingen te verminderen.
Bij het herontwerpen van een website kunnen algemene aannames bestaan uit:
- beschikbaarheid van serverinfrastructuur en hostingservices
- compatibiliteit van het contentbeheersysteem
toegankelijke gegevens en assets voor migratie
Tijdlijn en mijlpalen
Stel een projecttijdlijn op met belangrijke mijlpalen en deadlines om het project op schema te houden en in lijn te houden met de doelstellingen en resultaten. Mijlpalen zijn voortgangsmarkeringen die het team helpen bij het volgen van hun traject naar de voltooiing van het project.
Hier is een voorbeeld van een tijdlijn met mijlpalen voor een herontwerp van een website:
- Week 1–4: start het project en ontwerp en ontwikkel de lay-out van de website.
- Week 5–8: maak inhoud aan en ontwikkel deze.
Week 9–12: test, debug en lanceer de website.
Hoe je een scope van het werk aanmaakt
Vraag bij het aanmaken van de SoW om input van de belangrijkste belanghebbenden. Vergeet niet dat samenwerking de lijm is die alles bij elkaar houdt. Het biedt duidelijkheid en transparantie, zorgt voor afstemming op de bedrijfsdoelstellingen en verbetert een gedeeld begrip tussen belanghebbenden.
Zo maak je een robuuste SoW aan:
- Verzamel informatie: vraag om input van verschillende teamleden en belanghebbenden, van klanten tot projectmanagers, over essentiële projectdetails, vereisten en doelstellingen.
Insidertip: maak een Confluence-pagina aan met een vooraf geconfigureerde sjabloon om de vereisten van de klant te verzamelen. Klanten kunnen de sjabloon invullen en Confluence organiseert de informatie automatisch zodat het projectteam er toegang toe heeft. Teams kunnen ook hun eigen sjablonen ontwerpen op basis van de manier waarop ze samenwerken. Confluence-pagina's kunnen ook worden geïntegreerd met Jira, waardoor het eenvoudig is om documentbeheer te bevorderen en als team gedurende het hele proces op één lijn te blijven. - Definieer doelstellingen en resultaten: zorg voor afstemming tussen teamleden en belanghebbenden.
Insidertip: definieer de doelstellingen van het project door ze op te splitsen in userstory's en taken binnen Jira. In deze aanpak van Agile projectmanagement kunnen userstory's projectdoelstellingen op hoog niveau vertegenwoordigen, en kunnen taken specifieke resultaten vertegenwoordigen. Wijs deze toe aan de juiste teamleden en gebruik Jira-borden om de voortgang te visualiseren. - Specificeer inclusies en uitsluitingen: hierdoor worden misverstanden en scope-creep tijdens het project voorkomen.
Insidertip: Maak taken in Jira om wijzigingen en updates van de projectscope bij te houden. Log functieaanvragen die buiten de scope vallen als taken in Jira. - Stel grenzen en beperkingen: alle belanghebbenden moeten op de hoogte zijn van budgetbeperkingen, beperkte middelen en andere externe factoren.
Insidertip: maak een speciale Confluence-pagina of -sectie aan om het budget en de middelen van het project te documenteren. - Benoem aannames: bespreek hoe aannames van invloed kunnen zijn op de projectscope. Deze duidelijkheid voorkomt mogelijke problemen in de toekomst.
Insidertip: koppel Confluence-pagina's met aannames aan de bijbehorende Jira-issues. - Maak een tijdlijn aan: een gedeelde tijdlijn helpt om het project op schema te houden.
Insidertip: maak issues voor projectmijlpalen en individuele taken in Jira. Wijs eigenaren, einddatums en afhankelijkheden toe. Gebruik een roadmaptool, zoals Jira, die functies bevat om Gantt-grafieken aan te maken voor je projecten.
Voordelen van een duidelijk omschreven scope van het werk
Een duidelijk omschreven scope van het werk vormt de kern van het project en biedt tal van voordelen, waaronder:
- Beperkte risico's door duidelijke documentatie: het projectteam kan uitdagingen proactief aanpakken, waardoor de kans op onverwachte problemen die het project zouden kunnen doen ontsporen, wordt verkleind.
- Verbeterde communicatie tussen teamleden en belanghebbenden: een gedetailleerde SoW is een centraal referentiepunt voor alle projectgerelateerde informatie.
- Verbeterde samenwerking in het projectteam: het team kan hun inspanningen op elkaar afstemmen, samenhangend werken en hun expertise inbrengen met een duidelijke doelgerichtheid.
- Efficiënt toegewezen middelen: projectmanagers kunnen de juiste teamleden toewijzen aan specifieke taken, budgetmiddelen toewijzen en eenvoudig tijdlijnen beheren.
Duidelijke grenzen die scope-creep vermijden: voorkom ongeoorloofde wijzigingen of toevoegingen, zodat het project op schema en binnen het budget blijft.
Voorbeelden van de scope van het werk
Hier is een voorbeeld van een SoW voor het hypothetische project voor het herontwerpen van websites dat in dit artikel wordt besproken:
Voorbeeldproject: herontwerp van de website voor Bedrijf XYZ
Doelstellingen en resultaten van het project:
- Doelstelling: de website van Bedrijf XYZ herontwerpen om de gebruikerservaring te verbeteren.
- Resultaten:
- Herontworpen lay-out en structuur van de website
- Bijgewerkte inhoud, waaronder tekst en afbeeldingen
- Integratie van een gebruiksvriendelijk contentbeheersysteem (CMS)
- Implementatie van responsief ontwerp voor mobiele compatibiliteit
- Verbeterde sitenavigatie en gebruikersinterface (UI)
Inclusief
- Herontwerp en ontwikkeling van de website
- Aanmaak en migratie van inhoud
- CMS-integratie
- Responsiviteit op mobiele apparaten
- Zoekmachineoptimalisatie
- Kwaliteitsborging en testen
Exclusief
- Alle aanvullende functies die niet zijn vermeld in deze Werkverklaring
- Voortdurende updates van de inhoud na de lancering
- Hosting en domeinregistratie (afzonderlijk afgehandeld door de klant)
Grenzen en beperkingen van het project
Budget: $ 50.000
- Tijdlijn: 12 weken vanaf de start van het project tot de lancering van de website
- Middelen: een projectmanager, een webdesigner, een ontwikkelaar en een schrijver van de inhoud
- De website moet voldoen aan de bestaande merkrichtlijnen van de klant.
Projectaannames
- De klant zal alle benodigde inhoud en afbeeldingen aanleveren.
- De klant zal na goedkeuring geen grote wijzigingen aanbrengen in de projectscope.
- De klant voert vóór de lancering een gebruikersacceptatietest (UAT) uit.
Tijdlijn en mijlpalen
- Week 1–4: start van het project, ontwerp en ontwikkeling van de lay-out
- Week 5–8: aanmaak en ontwikkeling van inhoud
Week 9–12: testen, debuggen en lancering van de website
Hier is nog een voorbeeld voor een team dat verantwoordelijk is voor een softwareontwikkelingsproject. De volgende scope van het werk zou als leidraad dienen voor het softwareverbeteringsproject, zodat alle belanghebbenden de doelstellingen, grenzen en verwachtingen van het project duidelijk begrijpen.
Voorbeeldproject: softwareverbetering voor klantrelatiebeheer (CRM)
Projectoverzicht: het project heeft tot doel de bestaande CRM-software te verbeteren en uit te breiden om het klantrelatiebeheer te verbeteren, processen te stroomlijnen en de efficiëntie te verhogen. Het omvat zowel front-end verbeteringen van de gebruikersinterface als back-end verbeteringen van de functionaliteit.
Doelstellingen en resultaten van het project
- Ontwikkel een gebruiksvriendelijk dashboard met functies voor gegevensvisualisatie voor een betere gebruikersbetrokkenheid.
- Implementeer een geautomatiseerde functie voor e-mailmeldingen voor de follow-ups van klanten.
- Maak een mobiele applicatieversie van het CRM voor salesteams.
- Integreer met externe gegevensbronnen voor updates in realtime.
- Verbeter het toegangsbeheer en de beveiligingsfuncties voor gebruikers.
Inclusief
- Ontwerp en ontwikkeling van de gebruikersinterface en functies
- Testen en kwaliteitsborging
- Documentatie over de nieuwe functies en functionaliteiten
- Training en ondersteuning voor gebruikers tijdens de implementatie
Exclusief
- De aankoop of upgrade van hardware
- Grote infrastructuurveranderingen
Grenzen en beperkingen van het project
- Voltooi het project binnen het toegewezen budget en de tijdlijn.
- Het project moet compatibel zijn met de bestaande IT-infrastructuur.
- Het projectteam moet werken met de huidige CRM-databasestructuur.
Projectaannames
- De huidige CRM-softwarelicentie dekt de verbeteringen.
- Beschikbaarheid van de benodigde servermiddelen voor de software-uitbreiding
- Beschikbaarheid van de benodigde gebruikersgegevens voor integratie.
Tijdlijn en mijlpalen
- Projectkick-off: 1 januari
- Voltooiing van het ontwerp van de gebruikersinterface: 28 februari
- Voltooiing van de ontwikkeling van de mobiele app: 14 april
- Integratietests: 12 juni
Voltooiing en implementatie van het project: 7 juli
De scope van het werk (SoW, Scope of Work) beheren met Jira
Een goed vervaardigd SoW is essentieel voor succesvol projectmanagement. Het minimaliseert risico's, verbetert de communicatie en bevordert een efficiënte toewijzing van middelen. Jira en Confluence kunnen het projectmanagementproces nog meer stroomlijnen met robuuste functies voor het volgen van taken, de samenwerking en het rapporteren van functies.
- Taken volgen: Jira stelt projectmanagers in staat om taken die betrekking hebben tot de SoW aan te maken, toe te wijzen en te volgen. Teamleden kunnen eenvoudig de status van hun taken bijwerken, zodat ze in realtime inzicht hebben in de voortgang van het project. Het volgen van taken minimaliseert de kans op gemiste deadlines en houdt het project op schema.
- Samenwerking: samenwerking is de kern van deze tools. Met Jira kunnen teamleden en belanghebbenden communiceren, updates delen en projectgerelateerde zaken bespreken op een gecentraliseerd platform. Confluence biedt ook een omgeving om samen te werken aan het maken en delen van projectdocumentatie.
-
Functies voor rapporteren: rapporteren is cruciaal voor het monitoren van de gezondheid en de prestaties van het project. Jira biedt geïntegreerde rapportmogelijkheden waarmee projectmanagers verschillende rapporten kunnen genereren, waaronder voortgangsrapporten, burndown-grafieken en samenvattingen van de sprint. Deze rapporten bieden waardevolle inzichten in hoe het project is afgestemd op de SoW, wat helpt om mogelijke problemen of verbeterpunten te identificeren. Met Confluence kun je uitgebreide projectdocumentatie opstellen die teams kunnen raadplegen en delen voor rapportdoeleinden.
Scope van het werk: veelgestelde vragen
Hoe ga je om met scope-creep?
Scope-creep is het gevolg van niet-goedgekeurde veranderingen, toevoegingen of functies die tijdens de uitvoering van het project zijn geïntroduceerd. Deze veranderingen zorgen voor vertragingen en hogere kosten. Om scope-creep onder controle te houden:
- Definieer de projectverwachtingen duidelijk in een SoW.
- Implementeer een proces voor verandermanagement.
- Zorg voor een open communicatie met belanghebbenden.
- Documenteer alle veranderingen en goedkeuringen.
Wat zijn de risico's als je geen duidelijk scope van het werk hebt?
Enkele veelvoorkomende risico's als je geen duidelijke SoW hebt, zijn onder meer:
- Scope-creep. Zonder een duidelijk omschreven SoW is er geen duidelijk referentiekader waarmee de impact op de tijdlijn en het budget kan worden beoordeeld.
- Verwarring onder teamleden. Zonder een nauwkeurige definitie van wie verantwoordelijk is voor welke taak, kunnen teamleden elkaar overlappen, tijd verspillen aan onnodig werk of essentiële deliverables missen. Dit kan de workflow verstoren, samenwerking belemmeren en tot frustratie leiden tussen teamleden.
Vertragingen bij de voltooiing van het project. Als er nieuwe vereisten of verwachtingen naar voren komen, verleggen deze de grenzen van het project. Deze uitbreiding leidt vaak tot vertragingen omdat het extra werk moet worden ondergebracht binnen de oorspronkelijk vastgestelde tijdsbestek.
Wat zijn enkele uitdagingen bij het beheren van de scope van het werk?
Het beheren van de scope van het werk brengt verschillende uitdagingen met zich mee gedurende de levenscyclus van een project.
- Belanghebbenden op één lijn krijgen met betrekking tot de projectdoelstellingen: de verschillende perspectieven en verwachtingen kunnen het proces bemoeilijken.
- Volledige vereisten samenstellen met nauwkeurige precisie: ontbrekende of onduidelijke informatie kan leiden tot verkeerde interpretaties en fouten.
- Beperkte middelen beheren: de projectmanager moet flexibel zijn en middelen opnieuw toewijzen wanneer dat nodig is.
Een robuust proces voor verandermanagement helpt om veranderingen in de scope te beheren door middel van open communicatie. Dit proces voorkomt misverstanden en bevordert de samenwerking tussen teamleden en belanghebbenden.