Agile Retrospectives

Samenvatting: een retrospectief is een sessie waarbij je team nadenkt over het verleden om de toekomst te verbeteren. Met technische en niet-technische teams kun je voor zo ongeveer alles een retrospectief uitvoeren!

In 2001 kwam met één pennenstreek de agile retrospective tot stand. Het laatste van de twaalf principes van agile ontwikkeling luidt als volgt:

Het agile-manifest is duidelijk: om de agile waarden zo goed mogelijk na te leven, moeten teams regelmatig samenkomen om in te checken en bij te sturen. Meestal passen ontwikkelingsteams dit principe toe door regelmatig retrospective vergaderingen te houden. Maar hoewel een groot deel van deze pagina aan die vergaderingen is gewijd, zijn ze niet de enige manier om retro te doen.

Meer recentelijk heeft het concept 'retrospectives' ook buiten ontwikkelingsteams zijn weg gevonden en is het doorgedrongen in alle facetten van zakelijke activiteiten en teamwork.

Ik ken marketingteams die retro's doen tijdens campagnes, managementteams die retro's doen tijdens grote presentaties, en op nog hoger niveau organiseert Atlassian een retrospective over de hele branche. Deze openheid voor retrospectives en de toepassing ervan in alle facetten van het bedrijfsleven, is iets om heel enthousiast over te zijn.

De reden voor dit enthousiasme is dat retrospectives van pas komen in contexten waarin agile wordt toegepast. Heel veel kernconcepten in het agile-manifest worden versterkt door retrospective vergaderingen. Houd rekening met de volgende waarden:

• Individuen en interacties boven processen en tools

• Reageren op veranderingen boven het volgen van een plan

Op het eerste gezicht draait een retro hierom: samenwerken met echte mensen om veranderingen en verbeteringen te realiseren. Weinig dingen versterken agile principes beter. Nu je weet waarom retrospectives zo belangrijk zijn, kun je doorlezen om te ontdekken je zelf een vergadering kunt organiseren.

Retrospectives zijn een uitstekende gelegenheid voor jouw agile team om zichzelf te evalueren en een plan op te stellen om verbeterpunten voor de toekomst aan te pakken. De retrospective omarmt het ideaal van continue verbetering en beschermt tegen de valkuilen van zelfgenoegzaamheid door buiten de werkcyclus te stappen om na te denken over het verleden:

Het doel van een retrospective vergadering is:

• Evalueren hoe de laatste sprint, iteratie of werkitem is verlopen, met name wat betreft de teamdynamiek, processen en tools.
• Articuleren en prioriteren van de items die goed gingen, en de items waarvoor dat niet gold.

• Opstellen en implementeren van een plan om de werkwijze van het team te verbeteren.

De retrospectieve biedt een veilige plek om te focussen op introspectie en aanpassing. Om retrospectives succesvol te laten zijn, moet er een ondersteunende sfeer zijn die alle teamleden aanmoedigt (maar niet dwingt) om bij te dragen.

De retrospective moet een positieve, stimulerende ervaring zijn voor je team. Een retrospective helpt teamleden om belangrijke feedback te delen, frustraties los te laten en samen te werken om tot oplossingen te komen. Facilitators kunnen ook veel uit een retrospective halen, inclusief een beter begrip van hoe het team samenwerkt en welke uitdagingen (en successen) ze hebben meegemaakt in de laatste sprint. Een succesvolle retrospective resulteert in een lijst met verbeteringen waar teamleden eigenaar van worden en waar ze naar toe werken in de volgende sprint.

Hoewel het nuttig kan zijn om het formaat van retrospectives te variëren (daarover hieronder meer!), moeten bepaalde aspecten zoals timing, aanwezigen en algemeen formaat zo consistent mogelijk blijven.

Voor agile teams die in de traditionele sprint van twee weken werken, zou de retrospective aan het einde van elke sprint moeten plaatsvinden. Voor teams met een meer Kanban-achtige werkstijl kan een maandelijkse of driemaandelijkse retrospective logischer zijn. Het is ook gezond om leden van het bredere leiderschap te betrekken nadat grote initiatieven zijn uitgerold. Pas op dat je niet focust op wat er is geleverd, maar eerder op hoe het team heeft samengewerkt om tot het bereikte resultaat te komen.

Voorzie minstens dertig minuten en maximaal een uur, afhankelijk van hoe lang de sprint is en hoeveel je moet bespreken.

Elk teamlid moet de retrospective bijwonen, met een facilitator die de discussie leidt. De facilitator kan de scrummaster of producteigenaar zijn, of het kan door het hele team roteren. Voel je vrij om een beroep te doen op ontwerpers, marketeers of anderen die hebben bijgedragen aan de huidige sprint of iteratie.

Er zijn verschillende manieren om je retrospective af te wisseln (die we hieronder zullen bespreken), maar hier is een basissjabloon voor retrospective vergaderingen:

1. Maak een korte lijst met dingen die goed werkten en dingen die verbeterd konden worden. Deze lijst kan worden gemaakt op een whiteboard, op een Atlassian Confluence-pagina of misschien zelfs met post-its op een muur! Het maakt niet uit waar je de eerste feedback vastlegt, maar zorg er wel voor dat je dit direct na de vergadering doet zodat er later naar kan worden verwezen.
2. Prioriteer deze lijst op belangrijkheid als team. Je ontdekt misschien gemeenschappelijke thema's die je kunt groeperen.
3. Bespreek manieren en tactieken om de twee belangrijkste items op de lijst 'ruimte voor verbetering' staan te verbeteren.Focus op resultaten, niet op acties of mensen, of het verleden.
4. Maak een actieplan.Tegen het einde van de sessie had het team een paar bruikbare ideeën moeten produceren met duidelijke eigenaren en vervaldatums om de verbeterpunten aan te pakken.
5. Wees gedisciplineerd bij de uitvoering van #4. Niets is zo frustrerend als het herhalen van dezelfde problemen in elke retro. Vermijd stagnatie (en frustratie!) door ervoor te zorgen dat iedereen weggaat met duidelijke vervolgstappen. Elk actie-item dat in de retro wordt geïdentificeerd, moet een duidelijke eigenaar hebben die het tot en met de voltooiing volgt.

Het standaardiseren van je retrospectief is een goed idee om voor consistentie te zorgen en na verloop van tijd vertrouwen in het team op te bouwen. Maar er zijn een paar aanpassingen die facilitators kunnen uitproberen om misschien aanvullende inzichten te ontdekken, de deelname van nieuwe teamleden aan te moedigen of gewoon om het interessant te houden.

Breng een externe facilitator binnen. Meestal worden retrospectives uitgevoerd door de scrummaster of projectleider, maar misschien wil je overwegen om een gast binnen te halen om je volgende retro te faciliteren. De dynamiek kan op een positieve manier veranderen door een onafhankelijk iemand de discussie te laten leiden. Bovendien stelt deze strategie iemand anders binnen de organisatie in staat om te observeren hoe andere agile teams werken en kan deze persoon enkele best practices oppikken voor zijn of haar eigen team.

Varieer de aanwijzingen in de lijst. Aan het eind van de dag is de retrospectief bedoeld om te ontdekken wat werkt en wat niet. Overweeg deze verschillende aanwijzingen:

• Starten/stoppen/doorgaan: waarmee het team moet starten, stoppen en doorgaan. Focus op manieren om items in de kolom 'Stoppen' te beëindigen.
• Meer/minder: waar het team steeds meer en minder van moet doen. Maak een plan om de belangrijkste items in de lijst 'Minder doen' aan te pakken.

• Blij/triest/kwaad: wat het team blij, triest en kwaad maakte. Je raadt het al: focus op de lijsten met dingen die triest en kwaad maken en hoe je die kunt verbeteren, zodat er de volgende keer alleen items in de blije kolom staan.

Betrek het management. Nadat een groot project is uitgerold, plan je een uur in met een lid van je managementteam en focus je op hoe het team heeft samengewerkt (niet op de details van hoe het initiatief is verlopen).

Er zijn tal van manieren om tot verbetering te komen. Aarzel daarom niet om zelf nieuwe trucs te vinden. Of je nu probeert een gedistribueerd team erbij te betrekken of een stagnerend retroproces vlot te trekken, het belangrijkste is om je team betrokken te houden en de resultaten bruikbaar te maken.