"Is deze taak gereed?”
Om deze schijnbaar eenvoudige vraag te beantwoorden, moet je controleren of een item of productstap gereed of in uitvoering is. Maar het werkt niet tenzij een team en de belanghebbenden het uitdrukkelijk als 'gereed' hebben gedefinieerd.
In agile projectmanagementmethodologieën zoals Kanban of Scrum verwijst 'klaar' naar de meest rechtse kolom op een visueel bord voor voltooide items. Door te kiezen voor een duidelijke definitie van gereed (DoD) kunnen agile teams, waaronder DevOps- en scrumteams, hun items efficiënter voltooien.
In deze handleiding wordt uitgelegd wat de DoD betekent in Agile-methodologieën en hoe je er een kunt aanmaken, zodat je projecten effectiever en waardevoller worden.
De betekenis van de definitie van 'gereed' in Agile
Een DoD is een reeks criteria waaraan een productverhoging moet voldoen volgens het team om als voltooid en klaar voor klanten te kunnen worden beschouwd. De teamleden zijn het er allemaal over eens wanneer een productverhoging klaar is om te releasen, zelfs als de verhoging groot is en uit veel items bestaat. Door duidelijk te definiëren wat 'gereed' betekent voor het project, kan een Agile team zich concentreren op het leveren van waarde bij elke sprint en voorkomen dat werk opnieuw gedaan moet worden.
Het is belangrijk om op te merken dat niet één persoon de definitie van Gereed maakt. In plaats daarvan wordt de definitie goedgekeurd door het hele projectteam, waaronder ontwikkelaars, testers, producteigenaren en andere belanghebbenden. Dit zorgt voor een soepeler proces tijdens sprints, aangezien iedereen de DoD als leidraad naast eventuele checklisten gebruikt voordat een item als voltooid wordt gemarkeerd.
"Als je te maken hebt met overdrachten aan andere teams, zorg er dan voor dat bij je definitie van gereed (DoD, Definition of Done) rekening wordt gehouden met alles wat er nodig is om het andere team succesvol te laten zijn", zegt Mark Cruth, Modern Work Coach van Atlassian. "Werk samen met de andere teams in de waardestroom om erachter te komen wat je in je DoD moet opnemen om hen te ondersteunen.”
Definitie van voorbeelden van 'klaar'
De DoD voor een project varieert afhankelijk van het type project en het betrokken team. De volgende voorbeelden van DoD illustreren hoe deze definities verschillen tussen projecttypen:
Bij een ontwikkelingsproject voor mobiele apps kan de DoD het volgende omvatten:
- Alle afbeeldingen zijn gecomprimeerd.
Alle code is verkleind en gzipped.
Bij een softwareontwikkelingsproject kunnen de voorbeeldcriteria van de DoD het volgende omvatten:
- Alle code is grondig getest via unit- en integratietesten en end-to-end testen.
Productverhoging is geïmplementeerd in een testomgeving en getest door het team.
Een algemeen project zou het volgende kunnen bevatten als onderdeel van de DoD:
- Alle fouten zijn afgesloten.
Alle documentatie voor de release is geschreven en bewerkt.
De definitie van gereed versus de definitie van klaar
De DoD bestaat uit een reeks criteria van hoog niveau die bepalen wanneer een productverhoging is voltooid. Het garandeert de kwaliteit en consistentie van een product. Teams gebruiken de DoD meestal aan het einde van een sprint om de kwaliteit van een productverhoging te controleren.
De definitie van klaar (DoR) is daarentegen een reeks specifieke criteria van laag niveau die alleen van toepassing zijn op items met een productbacklog. De DoR bepaalt wanneer een backlogitem klaar is voor een team om aan te werken in een komende sprint. Een team gebruikt de DoR tijdens het verfijnen van de backlog aan het begin van een sprint.
Waarom is de definitie van 'gereed' belangrijk?
Een DoD is essentieel om een kwaliteitsproduct te leveren dat klanten willen, omdat het duidelijk maakt wanneer een item als voltooid kan worden gemarkeerd en klaar is om te worden opgenomen in een productverhoging. Een goed ontworpen DoD biedt de volgende voordelen:
Verbetert de kwaliteit: door elke productverhoging te vergelijken met de criteria in de DoD, zorg je ervoor dat Agile teams tijdens de ontwikkeling van een product de kwaliteitsdoelstellingen voor ogen houden. Dit zorgt ervoor dat ze consistent voldoen aan de kwaliteitsnormen die vereist zijn voor de release.
Minimaliseert het risico: het volgen van de DoD zorgt ervoor dat minder werk opnieuw moet worden gedaan en dat daaruit voortvloeiende vertragingen worden beperkt, aangezien het team precies weet aan welke criteria een item moet voldoen voordat het als voltooid wordt gemarkeerd. Dit zorgt voor kwaliteit in elke fase van het project.
Verbetert de teamafstemming: omdat de DoD een gedeeld begrip is van wat 'klaar' betekent in de context van het project, kunnen teams zich gemakkelijker concentreren op de behoeften van de klant en bij elke sprint waarde leveren.
Meet de voortgang: met een duidelijke DoD kunnen teams bijhouden hoeveel productverhogingen voldoen aan het criterium 'gereed'. Onder Scrum-statistieken kan bijvoorbeeld snelheid vallen, wat aangeeft hoeveel voltooide productverhogingen iemand binnen een bepaald tijdsbestek levert.
Stappen om een definitie van 'gereed' aan te maken
Hoewel de exacte stappen om een definitie van gereed te maken varieert afhankelijk van het team en het project, volgt het proces een vergelijkbaar patroon. Dit zijn de stappen om een DOD te maken:
1. Samenwerken met het juiste team
Het is belangrijk om met de juiste teamleden samen te werken bij het maken van een DoD, aangezien de vastgestelde criteria gebaseerd zijn op een gedeeld begrip tussen alle deelnemers. Dit omvat iedereen die zeggenschap zou moeten hebben over de definitie van gereed voor het project: producteigenaren, de scrummaster, leden van het scrumteam, testers, productbeheerders, sponsoren en andere relevante belanghebbenden.
Elk teamlid neemt zijn domeinkennis mee naar het project en kan afwegen welke criteria relevant zijn voor zijn specifieke vakgebied. Als je de verkeerde teamleden hebt of belangrijke teamleden weglaat, zijn de DoD-criteria misschien niet zo uitgebreid, wat resulteert in een product dat niet aan de normen voldoet.
2. De criteria vaststellen
De belangrijkste taak bij het definiëren van 'gereed' is het vaststellen van de criteria die het team voor het project gebruikt. Het bepalen van de criteria voor de DoD is cruciaal, omdat deze van invloed zijn op de kwaliteit van het uitgevoerde werk.
Hoe weten ze of elke component van het project voltooid is? Welke voorwaarden wijzen erop dat deze productverhoging is voltooid? De criteria moeten specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden zijn. Om de juiste criteria te kunnen kiezen, moet het team zichzelf twee belangrijke vragen stellen:
- Zijn de criteria specifiek genoeg? Wees niet vaag (alle code getest), maar specifiek (alle code is grondig getest via unit- en integratietesten en end-to-end testen).
- Zijn de criteria klantgericht? Een goed voorbeeld hiervan is 'Alle documentatie is geschreven en bijgewerkt', waardoor de eindgebruiker gemakkelijk advies kan vinden voor het gebruik van het product.
"Onthoud dat de definitie van gereed niet hetzelfde is als acceptatiecriteria", legt Cruth uit. "De DoD is een verzameling activiteiten waarvan het team denkt dat deze voltooid moet worden om de userstory als 'gereed' te kunnen beschouwen (die mogelijk acceptatiecriteria bevat). Het is echter niet hetzelfde als zeggen dat de userstory niet op de juiste manier is geïmplementeerd."
3. Een checklist samenstellen voor voltooiingen
Een DoD-criterium lijkt misschien geschikter voor teams die aan grotere projecten werken, maar teams die werken aan kleinere taken, issues of fouten kunnen dezelfde concepten toepassen om een minder uitgebreide voltooiingschecklist op te stellen. Een checklist voor de voltooiing van elke taak of elk issue kan ervoor zorgen dat het team consistent werk van hoge kwaliteit levert.
4. Acceptatiecriteria toewijzen aan userstory's
Acceptatiecriteria (AC) verwijzen naar de voorwaarden waaraan userstory's moeten voldoen om acceptabel te zijn voor klanten. Deze verschillen van de DoD-criteria, omdat het hierbij gaat om userstory's of functies in plaats van productverhogingen.
Maar net als de DoD is AC ook een overeengekomen criterium om te bepalen of een userstory of een individuele taak is voltooid. Als een userstory bijvoorbeeld luidt: 'Als gebruiker wil ik via een zoekveld het product kunnen vinden dat ik zoek.' De acceptatiecriteria kunnen het volgende omvatten:
- Het zoekveld bevindt zich bovenaan in de navigatiebalk.
- Het zoeken begint nadat je op de knop Zoeken hebt getikt.
Het zoekveld bevat de tijdelijke grijze tekst: 'Waar ben je naar op zoek?'
5. De DoD herzien en bijwerken
De DoD is geen statisch document. Elke bug of fout die tijdens een sprint wordt gevonden, is een kwaliteitsissue dat veroorzaakt kan zijn door een onduidelijke definitie van 'gereed'. Het bijwerken van de DoD wordt dan cruciaal, zodat de bug zich niet opnieuw voordoet.
"De definitie van gereed moet een levend document zijn. Als er dus nieuwe dingen worden geleerd over het werk, moet je team de DoD bijwerken", voegt Cruth eraan toe. "Overweeg om de DoD elk kwartaal te herzien om er zeker van te zijn dat die alle items bevat waarvan je denkt dat ze nodig zijn."
Herzie en werk de DoD bij tijdens sprintreviews, zodat deze relevant blijven voor het project. Naarmate projecten evolueren en teams meer te weten komen over de behoeften van klanten, moet de DoD misschien ook worden herzien om haalbaar te kunnen zijn. Zorg ervoor dat teamleden de mogelijkheid hebben om veranderingen voor de DoD voor te stellen tijdens sprintreviews of vergaderingen om de backlog aan te scherpen.
Zorgen voor een duidelijk omschreven DoD met Jira
Softwareteams kunnen dankzij Jira gemakkelijk de definitie van 'gedaan' opstellen. Maak aangepaste velden of download een extensie om checklists te maken voor elke Jira-issue. Maak een andere DoD voor verschillende soorten werk door Jira-issuetypen aan te passen.
Jira wordt door miljoenen goed presterende agile teams vertrouwd om hun behoeften op het gebied van programma- en projectmanagement te ondersteunen, van agile planning tot sprintstandups en alles daartussenin. Probeer het nu gratis uit.
Definitie van gereed: veelgestelde vragen
Wie is verantwoordelijk voor het aanmaken van de definitie van gereed?
Het ontwikkelteam, geleid door de scrummaster, maakt doorgaans een DoD aan. Ze moeten echter om input vragen van producteigenaren, testers en andere belanghebbenden.
Wat is het verschil tussen de definitie van gereed en acceptatiecriteria?
De DoD bestaat uit een reeks criteria van hoog niveau waarmee je kunt bepalen of een productverhoging voltooid is. Het is van toepassing op alle productverhogingen en bepaalt de algemene kwaliteit van een product.
Acceptatiecriteria zijn daarentegen voorwaarden op laag niveau die alleen van toepassing zijn op specifieke userstory's of functies. De AC bepalen of een userstory acceptabel is voor een klant. Een voorbeeld van de DoD zou 'Alle documentatie is geschreven en bijgewerkt' kunnen zijn. Een voorbeeld van de AC zou: 'De link naar de gebruikersdocumentatie is toegankelijk via het navigatiemenu' kunnen zijn.
Wat zijn enkele best practices om een definitie van gereed te maken?
Bepaal de criteria met je team: het definiëren van de DoD moet een gezamenlijke inspanning zijn waarbij het hele team betrokken is, inclusief ontwikkelaars, testers, producteigenaren en relevante belanghebbenden. Het aanmaken van een DoD zorgt voor een gedeeld begrip van wat het betekent om een productverhoging te voltooien.
Houd het zichtbaar: de DoD moet beschikbaar en zichtbaar zijn tijdens de sprintplanning of wanneer er discussies zijn over het inschatten van items in de productbacklog. Het team moet er regelmatig naar kunnen verwijzen. Print het en hang het aan de muur, of voeg het toe aan een wiki of het projectplan.
Wees praktisch en realistisch: de DoD moet binnen de tijdsperiode en met de beschikbare middelen haalbaar zijn. Belangrijker nog, het moet relevant zijn voor wat klanten echt nodig hebben.