Plan de perfecte sprint met het Jira scrum-sjabloon
Verdeel grote projecten over sprints in beheersbare taken en mijlpalen.
In dit artikel schetst Dave West, CEO van Scrum.org, een sprintplanningvergadering zoals beschreven op Scrum.org. Scrum.org onderwijst scrum volgens de Scrum Guide, die in de agile-wereld wordt beschouwd als de officiële handleiding voor de scrum-structuur. Megan Cook, Head of Product voor Jira, deelt in deze video haar kijk op sprintplanning:
Wat is sprintplanning?
Sprintplanning is een gebeurtenis met een tijdschema binnen het scrumframework waarmee de komende sprint voor agile teams wordt gestart. De sprintplanning bepaalt welke taken in de sprint zullen worden voltooid en hoe dat werk zal worden uitgevoerd.
In scrum is de sprint een vaste periode waarin al het werk gedaan is. Maar voordat je in actie kunt komen, moet je de sprint instellen. Je moet beslissen hoe lang het tijdvak duurt, wat het sprintdoel is en waar je gaat beginnen. De sprintplanningvergadering start de sprint door de agenda en focus vast te stellen. Als het goed wordt gedaan, creëert dat ook een omgeving waarin het team gemotiveerd en uitgedaagd is en succesvol kan zijn. Slechte sprintplannen kunnen het team ontsporen door onrealistische verwachtingen te stellen.
Wat is het doel van sprintplanning?
De producteigenaar beschrijft het doel van de sprint en welke items uit de backlog bijdragen aan dat doel. Het scrumteam bepaalt wat er in de komende sprint kan worden gedaan en wat ze tijdens de sprint gaan doen om dat te laten gebeuren.
Hoe organiseer je een sprintplanningvergadering?
Het ontwikkelingsteam plant het werk dat nodig is om het sprintdoel te behalen. Uiteindelijk is het resulterende sprintplan een onderhandeling tussen het ontwikkelingsteam en de producteigenaar op basis van waarde en inspanning.
Wie zijn de belangrijkste deelnemers?
Sprintplanningvergaderingen kunnen niet worden gehouden zonder de producteigenaar of het ontwikkelingsteam. De producteigenaar stelt het doel vast op basis van de waarde die nodig is. Het ontwikkelingsteam moet begrijpen hoe ze dat doel wel of niet kunnen bereiken. Als een van beide ontbreekt, is het bijna onmogelijk om de sprint te plannen.
Wat zijn de inputs?
Een geweldig startpunt voor het sprintplan is de productbacklog omdat dit een lijst is met items die mogelijk deel kunnen uitmaken van de huidige sprint. Het team moet ook kijken naar het bestaande werk dat in het increment wordt uitgevoerd en wat de capaciteit is.
Wat zijn de outputs?
Het belangrijkste resultaat voor de sprintplanningvergadering is dat het team het doel van de sprint kan beschrijven en hoe het naar dat doel gaat toewerken. Dit wordt zichtbaar gemaakt in de sprintbacklog.
Stap één: Bereid de sprintplanningvergadering voor
Het organiseren van een geweldige sprintplanningvergadering vereist een beetje discipline. De producteigenaar moet voorbereid zijn door de lessen van de vorige sprintreview, feedback van belanghebbenden en visie voor het product te combineren, zodat hij de basis vormt voor de sprint. De productbacklog moet up-to-date en verbeterd zijn om duidelijkheid te bieden. Backlog-verfijning is een optionele gebeurtenis in Scrum, omdat dat voor sommige backlogs niet nodig is. Voor de meeste teams is het echter beter om het team samen te brengen om de backlog te bekijken en te verbeteren vóór de sprintplanning.
Als je een sprint van twee weken hebt, kun je midden in de sprint een meeting houden om de backlog te verfijnen. Het is goed voor het team om de sprint even te pauzeren en te kijken naar de volgende stap. Hierdoor kunnen ze zich niet alleen voorbereiden op de sprintplanning, maar kunnen ze ook op een nieuwe manier kijken naar het huidige werk.
Stap twee: Stel een tijdslimiet in voor de sprintplanning
De planning van de sprint mag niet langer duren dan twee uur per week van de sprint. Zo mag de sprintplanningmeeting voor een sprint van twee weken niet langer dan vier uur duren. Dit wordt 'time boxing' genoemd, ofwel het instellen van een maximale hoeveelheid tijd voor het team om een taak uit te voeren; in dit geval het plannen van de sprint. De scrummaster is er verantwoordelijk voor dat de vergadering plaatsvindt, en dat men zich houdt aan de geplande tijd. Als het team tevreden is voordat de tijd is verstreken, dan is het evenement voorbij. Deze regel geeft een maximale tijd, geen minimale.
Stap drie: Definieer de doelen voor de sprint
Tijdens de sprintplanning is het gemakkelijk om verstrikt te raken in het werk, waarbij wordt gefocust op welke taak het eerst moet komen, wie de taak moet doen en hoe lang de taak zal duren. Bij ingewikkeld werk heb je van tevoren vaak maar weinig informatie, en veel ervan is gebaseerd op aannames. Scrum is een empirisch proces, wat betekent dat je niet vooraf kunt plannen, maar juist kunt leren door te doen, en die informatie vervolgens kunt gebruiken verderop in het proces.
Het sprintdoel beschrijft het doel van de sprint op een hoog niveau, maar de items uit de backlog kunnen ook worden geschreven met een uitkomst in het achterhoofd. Userstory's zijn een geweldige manier om het werk vanuit het oogpunt van de klant te beschrijven. Userstory's, geschreven zoals hieronder, richten zich bij defecten, problemen en verbeteringen op de uitkomst die de klant nodig heeft in plaats van op het probleem zelf.
Door duidelijke, meetbare resultaten toe te voegen aan de userstory, kunnen de resultaten duidelijk worden gemeten en weet je wanneer je klaar bent. Door vooraf zoveel mogelijk duidelijkheid te krijgen over het werk waar het team zich op richt, krijgt iedereen de nodige transparantie om aan de slag te gaan. Je kunt beter iets beschrijven als een vraag die moet worden beantwoord tijdens de sprint dan het probleem in het midden laten.
Iets niet weten is anders dan vaag zijn. Negeer onbekende factoren niet; ze horen erbij als je moeilijk werk aanpakt. Maar verberg ze niet in vaag taalgebruik. Wees juist duidelijk wanneer je iets niet weet en beschrijf het werk als iets wat je zult moeten ontdekken.
Stap vier: Schat de sprintinspanning
Sprintplanning vereist enige mate van schatting. Het team moet vaststellen wat wel of niet kan worden gedaan tijdens de sprint: geschatte inspanning versus capaciteit. Schattingen worden vaak verward met toezeggingen. Schattingen zijn voorspellingen gebaseerd op de kennis van dat moment. Technieken zoals storypoints of T-shirtmaten schatten voegen waarde toe aan het proces door het team een andere manier te geven om naar het probleem te kijken. Het zijn echter geen magische middeltjes die de waarheid kunnen achterhalen als die er niet is. Hoe meer onbekende factoren, hoe kleiner de kans dat de schatting correct is.
Een goede schatting vereist een omgeving waarin het team op elkaar vertrouwt, waarin informatie vrij wordt gegeven, en aannames worden besproken om van elkaar te leren en te verbeteren. Als schattingen op een negatieve, confronterende manier worden gebruikt nadat het werk is voltooid, zullen toekomstige schattingen ofwel veel groter zijn om ervoor te zorgen dat ze altijd uitkomen, of zal de tijd die nodig is om de schatting te maken veel langer zijn, omdat het team zich zorgen maakt over de implicaties als de schatting niet blijkt te kloppen.
Ontdek verschillende schattingstechnieken, zoals de maten van T-shirts of storypoints. Verschillende technieken kunnen zorgen voor verschillende visies op het probleem.
Best practices voor het plannen van een sprint
Concentreer je op een plan dat 'net genoeg' is
Het is makkelijk om vast te lopen in de details van de sprintplanning, je vergeet dat de focus van sprintplanning is om een plan op te stellen dat 'net genoeg' is voor de volgende sprint. Maar zorg ervoor dat je niet te veel vooruit plant. Dat plan zou geen blijvend probleem voor het team moeten zijn. Het moet je team helpen om te concentreren op de waardevolle resultaten en moet vangrails bieden voor zelforganisatie.
Geef prioriteit aan doelgerichte planning
Een goed sprintplan motiveert iedereen door een resultaat en een duidelijk plan voor succes te definiëren. In plaats van het meest complete sprintplan op te stellen waarbij 'elke minuut van de sprint wordt verantwoord', kun je je concentreren op het doel en genoeg sprintbacklog opbouwen om te beginnen.
Zorg voor een flexibele backlog
Zorg ervoor dat de productbacklog is geordend, zodat het team het werk kan oppakken als ze het sprintdoel vroegtijdig hebben behaald.
Accepteer het empirische karakter van scrum
Scrum is een procesframework dat gericht is op het oplossen van complexe problemen. Voor complexe problemen is een empirisch proces nodig (leren door te doen). Empirische processen zijn heel moeilijk te plannen, dus hou jezelf niet voor de gek: het perfecte plan bereik je niet. Richt je in plaats daarvan op de resultaten en ga aan de slag. Het hoeft niet moeilijk te zijn, ook al is het probleem dat je oplost dat wel.
Klaar om te beginnen? Ontdek hoe je sprints gebruikt in Jira
