Aan de slag met Jira, Confluence en het scrumframework

Als je begint met de implementatie van agile tools, kan dat soms nogal overweldigend aanvoelen. Om dit gevoel weg te nemen, hebben we enkele essentiële termen verzameld die je team in een mum van tijd zullen laten 'sprinten'. Laten we eens kijken naar twee van de meest voorkomende scrum-events die worden gebruikt in agile projectmanagement.

Een sprint is een afgebakend tijdvak waarbinnen een scrumteam een bepaalde hoeveelheid werk voltooit. Sprints zijn zeer effectief in het scrumframework omdat ze projecten beter beheersbaar maken en teams in staat stellen snel en efficiënt te werken. De lengte van de sprint varieert meestal van één tot vier weken, maar duurt meestal twee weken. Ongeacht het tijdsbestek dat je kiest, moet het kort genoeg zijn om risico's te beperken, maar lang genoeg voor het team om het werk te voltooien.

Jira is een geweldige tool die agile teams helpt hun werk te visualiseren en te beheren. Het doel aan het einde van een sprint is dat je team een stap van een ontwikkelend product realiseert. Jira stroomlijnt sprints in realtime door je team in staat te stellen de backlog visueel te ordenen, userstory's te schatten, de scope van de sprint aan te passen, de snelheid aan te passen en problemen opnieuw te prioriteren. Zodra het team bekend is met de software, biedt Jira de geavanceerde mogelijkheid om processen te automatiseren en de sprintworkflow te optimaliseren.

Scrum is een framework dat gebruikmaakt van de agile mindset om teams te helpen bij het organiseren, reflecteren en plannen van elke werkdag van de sprint. De dagelijkse scrum is een snelle synchronisatie van 10-15 minuten waarmee het team hun voortgang op algemeen niveau kan bespreken. Deze bijeenkomsten stellen leden in staat om belangrijke informatie te delen, eventuele blockers of problemen te bespreken en elkaar verantwoordelijk te houden voor hun taken. Dagelijkse scrums houden werknemers ook energiek en betrokken bij elkaar, wat de algehele teamtevredenheid verhoogt.

Hoewel het vooruitzicht van dagelijkse vergaderingen enige weerstand van je team kan oproepen, is het belangrijk om te begrijpen dat een dagelijkse scrum niet parallel loopt met een traditionele vergadering. Dagelijkse scrums worden gebruikt als 'check-ins' in plaats van uitgebreide sit-downs. Het is dan ook belangrijk dat het geen vergaderingen van een uur worden die ander werk in de weg staan! Deze stand-ups zijn een risicobeperkende werkwijze die ervoor zorgt dat iedereen op dezelfde golflengte zit.

Een succesvolle en waardevolle dagelijkse scrum bevat updates over waar het team momenteel aan werkt, of en hoe ze support nodig hebben, en duidelijkheid over mogelijke taakblockers. Je team moet de huidige voortgang naar het sprintdoel onderzoeken en een plan voor de dag maken. Er zijn drie belangrijke vragen die je teamleden tijdens elke scrumvergadering moeten beantwoorden:

1. Waar heb ik gisteren aan gewerkt?
2. Waar werk ik vandaag aan?
3. Welke problemen heb ik?

Om extra inzicht te geven tijdens de scrum, kan je team een scrumbord in Jira of een burndown-diagram gebruiken om de hoeveelheid werk weer te geven die al in de sprint is voltooid, evenals de totale hoeveelheid resterend werk. Daarnaast hebben we een uitgebreide lijst met toegankelijke documentatie samengesteld om je team te helpen het agile proces te stroomlijnen en het meeste uit de dagelijkse scrums te halen

Hoewel het doel van deze stand-ups redelijk consistent blijft, is er geen vaste doorsnee benadering voor een scrumbijeenkomst. De scrums van je team moeten worden gepersonaliseerd op een manier die voor elk teamlid werkt en die iedereen enthousiast houdt voor de komende werkdag.

Nu je team begrijpt hoe sprints en dagelijkse scrums relevant zijn voor het agile ontwikkelingsproces, is het tijd om de ceremonies, of events, die plaatsvinden binnen het scrumframework nader te bekijken. Deze ceremonies zorgen voor regelmaat en helpen teams om transparant te communiceren. Er zijn meestal twee gelijktijdige tracks: 'voorbereiden om te sprinten' en het 'daadwerkelijke sprinten'. Dan is er ook nog de 'post-sprint'-fase.

Elke sprint zou moeten beginnen met een sprintplanning. Tijdens deze ceremonie bepaalt het hele scrumteam wat ze kunnen leveren in de sprint, en ook hoe dat werk kan worden voltooid. Als het team een nieuw project gaat opstarten, zullen ze een lange lijst van taken en vereisten tegenkomen die voltooid moeten worden of waaraan moet worden voldaan. Deze informatie wordt opgeslagen in de productbacklog.

Zodra een team 'daadwerkelijk gaat sprinten', komen ze aan het einde van de sprint bij elkaar om deze backlog te evalueren en te zien wat er daadwerkelijk is bereikt. Deze ceremonie wordt een sprintreview genoemd en is een goed moment om een productrelease te demonstreren en feedback te krijgen van teamleden. De backlog zal tijdens deze evaluatie ook worden aangepast om als startpunt te dienen voor de volgende sprint.

De laatste stap van elke sprint is het retrospectief door het team, een 'post-sprint' ceremonie waarbij het team samenkomt om te bepalen wat goed werkte en wat niet. Dit retrospectief is een geweldige manier om een veilige ruimte te creëren voor de teamleden om te communiceren over wat er tijdens de sprint is gebeurd. Teams kunnen de retro gebruiken om over zo ongeveer alles te praten en het gesprek gebruiken om toekomstige processen te verbeteren.

Dus, hoe passen we Jira en Confluence nou precies toe in dit agile ontwikkelingsproces, dat met ceremonies is gevuld?

Op zichzelf zijn Confluence en Jira al krachtige tools. Samen kunnen ze de manier transformeren waarop je team aan projecten samenwerkt, software bouwt, belangrijke beslissingen bijhoudt en meer.

We hadden het al over twee gelijktijdige tracks: 'voorbereiden om te sprinten' en het 'daadwerkelijke sprinten'. Teams gebruiken Jira om deze tracks te visualiseren door een aangepaste workflow op te zetten verdeeld over twee Jira-borden. Deze boards staan bekend als de verfijningsbord de sprintbord. De meeste teams hebben een sprintbord, maar niet veel hebben een goed werken verfijningsbord. Het doel van het verfijningsbord is ervoor te zorgen dat het werk goed wordt voorbereid en gepland om een succesvolle sprint uit te voeren.

Confluence fungeert als de hub voor alle samenwerkingsbehoeften van het team. Sprintcadans kan worden bekeken en bijgehouden in teamagenda's, waardoor transparantie wordt geboden aan het hele project en team. Teamagenda's blijven automatisch up-to-date met de backlog en kunnen eenvoudig worden gedeeld met de belanghebbenden van het project.

Met behulp van geavanceerde rechten kunnen teamleden of kleine groepen privé aan een document werken terwijl dit nog in uitvoering is. Notulen van vergaderingen, projectplannen, collectieve kennisbanken en nog veel meer komen allemaal samen om Confluence de ideale werkruimte van elk agile team te maken.

Een van de beste dingen van het naast elkaar gebruiken van Jira en Confluence is dat de tools en plannen zijn ontworpen om samen met je team te groeien. Hier zijn een paar extra functies die je team kan inzetten bij het gebruik van deze krachtpatsers:

Jira:

• Snelheidstracering: het snelheidsdiagram toont de hoeveelheid waarde die in elke sprint wordt geleverd, zodat je kunt voorspellen hoeveel werk je team kan doen in toekomstige sprints. Het diagram is handig tijdens vergaderingen voor het maken van een sprintplanning om je team te helpen beslissen hoeveel werk ze realistisch kunnen inplannen.
• Gezondheidsmonitor voor teams: de gezondheidsmonitor beoordeelt het team aan de hand van de acht kenmerken die het meest voorkomen bij gezonde teams. Aan het einde van de sessie met de gezondheidsmonitor identificeer je de sterke punten die het team kan benutten en geef je aan waar groei wenselijk is.

Confluence:

• Sjablonen: Confluence is het Canva van projectmanagement! Van productvereisten tot marketingplannen, je kunt het allemaal maken in Confluence. Je kunt kiezen uit allerlei sjablonen en er zit er altijd wel één bij die perfect past bij jouw project.
• Macro's:macro's helpen om de mogelijkheden van Confluence-pagina's uit te breiden, zodat je extra functionaliteit kunt toevoegen of dynamische inhoud kunt opnemen. Je kunt macro's gebruiken om de indeling en lay-out van een pagina te wijzigen, media weer te geven en inhoud te ordenen.

Jira en Confluence helpen teams georganiseerd te blijven en efficiënt en probleemloos van planning naar uitvoering te gaan. Deze tools hebben alles wat je team nodig heeft om vanaf het begin een goed presterend agile-team te worden. 76% van de Jira-klanten zei zelfs dat de integratie met Confluence hielp producten sneller uit te rollen en de communicatie tussen ontwikkelingsteams en niet-technische belanghebbenden te vereenvoudigen.

Als je nu op het puntje van je stoel zit en graag meer wilt leren, kun je hier uitgebreid lezen hoe je Confluence en Jira kunt gebruiken in elke fase van een agile sprint.