Workflowautomatisering is ontwikkeld om tegemoet te komen aan de behoefte aan gestroomlijnde activiteiten en betere besluitvorming. Automatisering verbetert de efficiëntie, vermindert het aantal fouten en geeft personeel de vrijheid voor meer strategische taken. Op maat gemaakte automatiseringsstrategieën kunnen specifieke operationele uitdagingen aanpakken, waardoor de productiviteit en klanttevredenheid worden verbeterd.
Bedrijven kunnen ongekende efficiëntie en productiviteit bereiken door inzicht te krijgen in de functies waarnaar ze moeten zoeken in oplossingen voor workflowautomatisering, zoals gebruiksgemak, integraties, schaalbaarheid en meer. In deze handleiding onderzoeken we hoe het automatiseren van terugkerende taken de bedrijfsvoering stroomlijnt en besluitvormingsprocessen aanzienlijk verbetert.
Lees verder om meer te weten te komen over workflowautomatisering, hoe het werkt en de redenen om gebruik te maken van de robuuste automatiseringsmogelijkheden die beschikbaar zijn in de Jira-software voor workflowautomatisering.
Wat is workflowautomatisering?
Workflowautomatisering is de manier om verschillende bedrijfsprocessen, taken en workflows te automatiseren met minimale menselijke tussenkomst. Workflowautomatisering maakt gebruik van software om een reeks geautomatiseerde acties op te stellen voor de stappen in een bedrijfsproces, waardoor teams projecten efficiënt en consistent kunnen uitvoeren.
Hoe workflowautomatisering werkt
Workflowautomatisering maakt gebruik van software voor taakbeheer om taken en informatie tussen mensen en systemen te routeren op basis van vooraf gedefinieerde regels en triggers. Als een systeem bijvoorbeeld een taak als voltooid markeert, kan de automatisering deze naar de volgende uitvoerder sturen en dashboards bijwerken. Dit bespaart tijd en zorgt voor minder fouten.
Volg deze stappen om te beginnen:
- Verzamel informatie over de manier waarop taken tussen teams stromen en over de huidige rollen en verantwoordelijkheden om inzicht te krijgen in de huidige workflow. Kom te weten hoe projecten van start gaan, welke criteria er worden gebruikt om een taak te voltooien, de scope van het werk en hoe knelpunten ontstaan. Bepaal wat ervoor zorgt dat elke taak wordt gestart en gewijzigd.
- Geef een visueel overzicht van de workflow om inefficiënties te identificeren. Stel een conceptschema van de workflow op om de opsplitsingspunten te benadrukken. Laat multifunctionele teams samenwerken om het concept te verbeteren en verspillende praktijken aan het licht te brengen.
- Identificeer taken waarvoor de integratie van gegevens uit andere systemen vereist is en zorg ervoor dat de workflowsoftware deze ondersteunt. Overweeg om de workflow aan te passen om te voldoen aan de integratievereisten, zoals het opsplitsen van taken in kleinere subtaken.
- Pak inefficiënties in de workflow aan, waaronder communicatiestoringen en achterstallige taken. Voorbeelden hiervan zijn het toevoegen van verantwoordelijkheidsmaatregelen voor taken of het verduidelijken welke systeeminformatie moet worden verstrekt.
- Gebruik software voor workflowautomatisering, waarbij je elke taak beschrijft en gebruikersrollen toewijst. Zorg op basis van de projectscope en de behoeften van het team voor inzicht via Gantt-grafieken, proceskaarten, kalenders, enz.
- Maak geautomatiseerde triggers en acties aan om terugkerende taken te stroomlijnen. Pas automatiseringsrecepten aan op basis van unieke behoeften of vertrouw op vooraf opgestelde opties.
- Test en optimaliseer voortdurend de geautomatiseerde workflow om problemen op te lossen. Stel prestatiestatistieken en belangrijke prestatie-indicatoren vast om de efficiëntie te controleren. Gebruik dashboards om diepgaand inzicht te houden in de voortgang en blockers.
- Train het team in het gebruik van de nieuwe geautomatiseerde workflow door middel van praktische demonstraties. Bereid teams voor op proceswijzigingen en workflowoptimalisaties met plannen voor verandermanagement.
Weet je niet zeker hoe je moet beginnen? Gebruik een gratis workflowsjabloon om je automatiseringsproces een vliegende start te geven en je inspanningen op het gebied van projectbeheer te stroomlijnen.
Voordelen van workflowautomatisering
Workflowautomatisering biedt tal van voordelen voor alle bedrijfsactiviteiten. Deze verhoogt de efficiëntie en productiviteit aanzienlijk om continue verbetering te garanderen. Dit zijn enkele belangrijke voordelen van workflowautomatisering:
Verhoogde efficiëntie
Door herhaaldelijke taken te automatiseren, kunnen werknemers zich concentreren op meer strategisch werk, waardoor de algehele productiviteit toeneemt. Geautomatiseerde processen voltooien taken sneller en kunnen dag en nacht worden uitgevoerd, wat de efficiëntie aanzienlijk verhoogt.
Vermindering van fouten
Geautomatiseerde workflows minimaliseren menselijke fouten door te zorgen voor consistente taakuitvoering volgens vooraf gedefinieerde regels. Dit leidt tot een hogere nauwkeurigheid bij gegevensinvoer, berekeningen en verwerking. Het vermindert ook de tijd en middelen die worden besteed aan het corrigeren van fouten.
Tools voor samenwerking
Je taak-tracker moet de communicatie en samenwerking tussen teamleden eenvoudiger maken. Deze tools bieden een platform voor dialoog, het delen van documenten, feedback en coördinatie. Dit verbetert het teamwork en het succes van het project.
Bespaar kosten
Door routinetaken te automatiseren, is er minder handmatig werk nodig. Door fouten tot een minimum te beperken, besparen bedrijven op de kosten die gepaard gaan met het herstellen ervan. Workflowautomatisering optimaliseert ook de toewijzing van middelen, waardoor teams niet te veel of te weinig uitgeven.
Verbeterde samenwerking
Workflowautomatisering heeft vaak functies die een samenwerkingscultuur tussen teamleden bevorderen, ongeacht de locatie. Updates in realtime, gedeelde werkruimten en geautomatiseerde meldingen helpen om iedereen op één lijn te houden. Dit verbetert het teamwork en maakt gezamenlijke vergaderingen mogelijk.
Schaalbaarheid
Met workflowautomatisering kunnen bedrijven een toenemende werklast aan zonder hun personeelsbestand proportioneel uit te breiden. Dit ondersteunt de groei van bedrijven zonder afbreuk te doen aan kwaliteit of efficiëntie.
Voorbeelden van workflowautomatisering
Je kunt workflowautomatisering toepassen in verschillende teams en rollen om de projectplanning te stroomlijnen en de productiviteit te verhogen. Dit zijn enkele specifieke voorbeelden van workflowautomatisering die je inzicht geven in hoe verschillende teams automatisering gebruiken:
Productmanagers
Productmanagers kunnen workflowautomatisering gebruiken om de besluitvorming te verbeteren en productontwikkelingsprocessen te stroomlijnen. Ze kunnen bijvoorbeeld een geautomatiseerd systeem voor het verzamelen en analyseren van productfeedback implementeren dat feedback van gebruikers verzamelt via meerdere kanalen. Dit systeem kan feedback automatisch categoriseren op basis van sentiment en functies, wat inzichten biedt voor toekomstige productverbeteringen.
Een andere krachtige manier om als productmanager gebruik te maken van workflowautomatisering is door prioriteit te geven aan functie-aanvragen. Productmanagers kunnen een geautomatiseerd scoresysteem opzetten dat functie-aanvragen evalueert op basis van vooraf gedefinieerde criteria zoals mogelijke impact, ontwikkelingsinspanningen en afstemming op de productstrategie. Deze workflowautomatisering zorgt ervoor dat de meest waardevolle functies prioriteit krijgen voor de ontwikkeling.
Daarnaast kunnen sprintplanning en taaktoewijzing worden geautomatiseerd. Sprintbacklogs kunnen worden gegenereerd op basis van prioriteitsscores en teamcapaciteit en taken kunnen aan teamleden worden toegewezen op basis van beschikbaarheid.
Engineering Leads
Engineering Leads kunnen workflowautomatisering gebruiken om de kwaliteit van de code te verbeteren en de ontwikkelingsprocessen te stroomlijnen. Ze kunnen bijvoorbeeld een geautomatiseerd codebeoordelingsproces implementeren waarbij beoordelingen worden toegewezen aan teamleden op basis van hun expertise en werklast, met ingebouwde herinneringen voor openstaande beoordelingen. Dit zorgt ervoor dat de code snel wordt beoordeeld door de meest geschikte teamleden.
Pipelines voor continue integratie en implementatie zijn een ander gebied waar automatisering kan helpen. Engineering Leads kunnen handmatige fouten verminderen en de ontwikkelingscyclus versnellen door een systeem op te zetten dat automatisch de juiste persoon op de hoogte stelt om tests uit te voeren en te implementeren in stagingomgevingen.
Het opsporen en oplossen van bugs kan ook geautomatiseerd worden met een triagesysteem dat binnenkomende bugrapporten categoriseert, ze toewijst aan de juiste teamleden en kritieke problemen escaleert.
Projectmanagers
Projectmanagers kunnen workflowautomatisering gebruiken om de zichtbaarheid van projecten en het middelenbeheer te verbeteren. Ze kunnen bijvoorbeeld geautomatiseerde projectstatusrapportage implementeren waarbij voortgangsupdates van teamleden worden verzameld, worden samengevoegd tot een gestandaardiseerd rapport en regelmatig met belanghebbenden worden gedeeld.
De toewijzing van middelen en capaciteitsplanning kunnen ook worden geautomatiseerd om de prestaties van het team te optimaliseren. Je kunt een systeem opzetten om de werklast van teamleden bij te houden en automatisch nieuwe taken voor te stellen om de werkdruk in evenwicht te brengen en de projecttijdlijnen te beheren.
Projectmanagers kunnen ook de workflows voor risicobeoordeling en -beperking automatiseren, waardoor teamleden potentiële risico's kunnen identificeren en risicobeperkende maatregelen kunnen nemen voor risico's met een hoge prioriteit, waardoor ze projectuitdagingen proactief beheren.
Automatisering van marketingcampagnes
Marketingteams kunnen hun efficiëntie en effectiviteit aanzienlijk verhogen met workflowautomatisering. Als er bijvoorbeeld een taak wordt aangemaakt voor een e-mailmarketingproject, kan Jira automatisch ontwerp- en copywritingtickets maken met specificaties en richtlijnen en deze vervolgens aan elkaar koppelen. Deze automatisering stroomlijnt de uitvoering van marketingcampagnes en houdt alle teamleden op één lijn.
Inhoudsbeheer is een ander gebied waar workflowautomatisering kan helpen. Inhoudsteams kunnen workflows implementeren waarbij werknemers automatisch worden ingepland op basis van beschikbaarheid en werklast. De inhoud wordt vervolgens door een pipeline geleid op basis van welke werknemers verantwoordelijk zijn voor welk aspect van het proces van inhoud maken.
Best practices voor de implementatie van workflowautomatisering
Om het meeste uit software voor workflowautomatisering te halen, kun je deze best practices overwegen:
- Begin klein en schaal geleidelijk op: begin met het stellen van doelen voor één eenvoudig proces. Naarmate je leert en resultaten ziet, kun je uitbreiden naar complexere workflows.
- Betrek de belangrijkste belanghebbenden bij het proces: betrek de teamleden die de geautomatiseerde workflows gaan gebruiken. Door hun inbreng kunnen er effectieve systemen aangemaakt en de implementatie verbeterd worden.
- Controleer en optimaliseer geautomatiseerde workflows voortdurend: controleer regelmatig de prestaties en pas ze indien nodig aan. Houd statistieken bij zoals bespaarde tijd en gebruikerstevredenheid om je automatisering te verfijnen.
- Zorg voor een evenwicht tussen automatisering en menselijk toezicht: ontwerp workflows met punten die door mensen kunnen worden beoordeeld, met name voor cruciale beslissingen. Dit zorgt ervoor dat automatisering het menselijk oordeel verbetert in plaats van vervangt.
Functies om naar te zoeken in software voor workflowautomatisering
Het selecteren van de juiste software voor workflowautomatisering is cruciaal om de gewenste voordelen te behalen. Dit zijn enkele essentiële functies waarmee je rekening moet houden bij oplossingen voor workflowautomatisering:
Gebruiksgemak
Een gebruiksvriendelijke interface en een intuïtief ontwerp zorgen ervoor dat werknemers gemakkelijk door de tool kunnen navigeren, waardoor een snelle implementatie en een sneller investeringsrendement wordt bevorderd.
De mogelijkheden van de workflowautomatisering van Jira zijn ontworpen met het oog op eenvoud. Ze stellen teams in staat aangepaste workflows op te stellen die de processen uit het echte leven weerspiegelen zonder complexiteit. Probeer Jira-workflows uit om onze gebruiksvriendelijke aanpak uit de eerste hand te ervaren.
Integratiemogelijkheden
Moeiteloze integratie met bestaande systemen en applicaties is essentieel om te zorgen voor een soepele gegevensstroom tussen verschillende tools en platforms. Dit voorkomt ook datasilo's en maximaliseert geautomatiseerde workflows.
De krachtige automatiseringsengine van Jira kan naadloos worden geïntegreerd met verschillende tools zoals Slack, Teams, Figma, GitHub en nog veel meer, waardoor je team minder handmatige taken hoeft uit te voeren en de werkzaamheden kan opschalen.
Aanpassing en flexibiliteit
De mogelijkheid om workflows aan te passen aan specifieke bedrijfsbehoeften is cruciaal. Een flexibele tool voor workflowautomatisering past zich aan je unieke operationele vereisten aan, waardoor afstemming op strategische doelstellingen wordt gegarandeerd.
Met Jira-workflows kunnen teams aangepaste workflows bouwen die frictie verminderen en snellere levering mogelijk maken.
Schaalbaarheid
Oplossingen voor workflowautomatisering moeten toenemende hoeveelheden werk aankunnen naarmate het bedrijf groeit. Dit omvat de ondersteuning van meerdere workflows, gebruikers en gegevens zonder afbreuk te doen aan prestaties of betrouwbaarheid.
Het robuuste platform van Jira is ontworpen om met je team mee te groeien en ondersteunt je behoeften op het gebied van workflowautomatisering terwijl je (op)schaalt.
Rapporten en analyses
Inzichtelijke rapporten en analyses zijn onmisbaar om de efficiëntie van de workflow te kunnen meten. Deze mogelijkheden benadrukken verbeterpunten en maken datagestuurde besluitvorming mogelijk dankzij toegang tot realtime inzichten.
Jira biedt uitgebreide rapportagetools waarmee teams de voortgang kunnen volgen en gebieden kunnen identificeren die geoptimaliseerd moeten worden.
Beveiliging
Automatiseringstools moeten beschikken over robuuste beveiligingsmaatregelen zoals versleuteling, toegangscontroles en auditlogs om bescherming te bieden tegen ongeoorloofde toegang en datalekken.
De robuuste beveiligingsmaatregelen van Jira zorgen ervoor dat je gegevens beschermd blijven binnen de Atlassian Cloud-omgeving. Maak en pas rechten aan met gedetailleerde controle over wie toegang heeft tot wat via aanpasbare rollen. Jira biedt ook verbeterde beveiligingsmaatregelen, zoals IP-allowlists, zodat alleen mensen van vertrouwde netwerken toegang hebben tot je installatie.
Mobiele toegankelijkheid
Mobiele toegankelijkheid wordt steeds belangrijker. Het zorgt ervoor dat personeel productief blijft en dat de workflows soepel verlopen, ongeacht de geografische locatie.
De mobiele interface van Jira is ontworpen voor eenvoudige weergave en interactie met issues op mobiele apparaten. Als je Jira opent op een smartphone, krijg je een geoptimaliseerde paginaversie te zien.
Met de mobiele interface kun je issues, opmerkingen, bijlagen, issue-links en favoriete filters bekijken en basishandelingen uitvoeren, zoals opmerkingen toevoegen, issues bekijken of erover stemmen, en taken toewijzen aan teamleden.
Download Jira-automatisering gratis en ontdek hoe deze functies je workflowprocessen kunnen transformeren.
Maximaliseer de efficiëntie met workflowautomatisering in Jira
De tools voor workflowautomatisering van Jira kunnen de manier waarop je team werkt veranderen. Of je nu producten beheert, engineeringteams leidt of marketingcampagnes voert, Jira helpt je proces te stroomlijnen en de productiviteit te verhogen. Het is gemakkelijk te gebruiken, kan worden geïntegreerd met andere tools die je al gebruikt en groeit met je team mee. Bovendien blijven je gegevens veilig, waar je ook werkt.
Klaar om het aantal repetitieve taken te beperken en je te concentreren op wat belangrijk is? Probeer Jira-workflows om te zien hoe Jira je team kan helpen slimmer te werken, niet harder.