Een gebrek aan transparante workflows kan leiden tot verwarring, gemiste deadlines en verminderde productiviteit, waardoor bedrijfsdoelen worden belemmerd. Door voorbeelden van workflows en use cases te onderzoeken, kun je werkzaamheden optimaliseren en teamcoördinatie en projectresultaten verbeteren, waardoor een samenwerkingscultuur wordt bevorderd. Deze voorbeelden van workflowdiagrammen zijn een visueel hulpmiddel om de stapsgewijze processen te verduidelijken die betrokken zijn bij verschillende bedrijfsfuncties. Hierdoor zijn effectieve workflows eenvoudiger te begrijpen en te implementeren.
Dit artikel introduceert use cases en geeft voorbeelden van workflowautomatisering voor bedrijven. Ook wordt er uitgelegd hoe Jira workflows stroomlijnt voor meer zakelijk succes. Verder wordt er ingegaan op voorbeelden van Jira-workflows, waarin wordt uitgelegd hoe Jira workflows stroomlijnt voor meer zakelijk succes. Aan de hand van voorbeelden van Jira-workflows kunnen bedrijven zien hoe aanpasbare workflows helpen bij het beheren van taken, het bijhouden van de voortgang en het bereiken van doelstellingen binnen verschillende afdelingen en projecten.
Wat is een workflow?
Een workflow is een gedefinieerde reeks van taken en activiteiten die zijn ontworpen om een specifiek doel te bereiken, waardoor processen gestroomlijnd worden, de efficiëntie verhoogd en voor consistentie tussen verschillende activiteiten binnen een organisatie gezorgd wordt. Een workflow omvat de systematische uitvoering en beoordeling van taken, zodat teams effectief kunnen samenwerken, de voortgang kunnen volgen en de gewenste resultaten kunnen bereiken met minimale fouten en overbodigheden.
Voorbeelden van workflows zijn onder andere:
- Projectmanagement
- Levenscyclus van softwareontwikkeling
- Marketingcampagnes
- Ontwerpprojecten
- Human resources-taken zoals werving, onboarding en prestatie-evaluaties
- Content maken
- Ontwerp van een webpagina
- IT-bugtracking
- Verwerking van verkooporder
- Beheer van klantensupport
Onboarden van nieuwe werknemer
Het belang van efficiënte workflows
Efficiënte workflows zijn belangrijk voor bedrijven omdat ze processen stroomlijnen, het aantal overbodigheden verminderen en de kans op menselijke fouten minimaliseren. Zo wordt de productiviteit gemaximaliseerd en wordt ervoor gezorgd dat taken nauwkeurig en efficiënt worden uitgevoerd.
Dankzij deze gestructureerde aanpak voor het beheren van taken kunnen teams effectief samenwerken, de toewijzing van hulpbronnen optimaliseren en deadlines consistent halen. Het verbetert de algemene operationele efficiëntie en bevordert gegevensgestuurde besluitvorming en continue verbetering, wat uiteindelijk leidt tot betere projectresultaten en meer zakelijk succes.
Use cases voor workflows
Workflows verbeteren projectbeheer, klantenservice, interne processen en de samenwerking tussen teams bij verschillende bedrijfsscenario's.
Jira voldoet met zijn aanpasbare sjablonen en workflows aan de unieke behoeften van verschillende teams en projecten, waardoor het een ideaal hulpmiddel is voor het optimaliseren van workflows binnen afdelingen. Of het nu gaat om softwareontwikkeling, marketing, ontwerp of human resources, met de functies van Jira, zoals aanpasbare projectsjablonen, workflowautomatisering en samenwerkingstools, kunnen processen gestroomlijnd, de efficiëntie verbeterd en betere resultaten behaald worden.
Projectmanagement
Gestroomlijnde projectbeheerprocessen verbeteren de samenwerking tussen teams, het bijhouden van de voortgang en het naleven van deadlines door middel van duidelijke communicatie, gedefinieerde rollen en tools voor taakmonitoring.
Softwareontwikkeling
De levenscyclus van softwareontwikkeling omvat fasen zoals planning, ontwerp, codering, testen, implementatie en onderhoud. Methodologieën zoals Agile en Scrum helpen bij het stroomlijnen van de workflows voor softwareontwikkeling. Deze kaders bevorderen iteratieve voortgang, flexibiliteit en samenwerking. Ze optimaliseren de productontwikkeling en helpen teams hun doelen te bereiken.
De sjabloon voor het volgen van bugs is een belangrijke tool in dit proces dat teams helpt om softwarefouten effectief te registreren, te prioriteren en aan te pakken.
Marketing
Workflows voor marketing verbeteren de planning van campagnes, de aanmaak van inhoud, de uitvoering van strategieën en de analyse. Ze optimaliseren taken, hulpbronnen en beslissingen op basis van gegevens voor een tijdige uitvoering.
Ontwerp
Workflows voor ontwerpen bevorderen de productontwikkeling, van concept tot afronding. Ze verbeteren de samenwerking tussen teams en verwerken feedback voor voortdurende verbeteringen en superieure functionaliteit.
Human Resources
HR-workflows stroomlijnen werving, onboarding, prestatie-evaluaties en verlofbeheer door taken te standaardiseren en te automatiseren. Dit zorgt voor naleving en voor ondersteuning van het beheer van de levenscyclus van werknemers.
Voorbeelden van workflows voor bedrijven
Workflows voor bedrijven integreren verschillende activiteiten, zoals Agile projectbeheer, softwareontwikkeling, marketing, ontwerp en HR, waardoor de productiviteit wordt verbeterd. Hier zijn enkele veelvoorkomende voorbeelden van workflows voor bedrijven:
Marketingcampagne
- Doelstellingen definiëren : zorg voor duidelijke doelen.
- Marktonderzoek uitvoeren: begrijp de doelgroep en de concurrenten.
- Doelgroepen identificeren: stem de berichtgeving af op de doelgroep en selecteer geschikte kanalen.
- Inhoud en materialen aanmaken: produceer inhoud die aanslaat bij de doelgroep.
- Promoten: voer de marketingcampagne uit via verschillende kanalen voor maximale impact.
- Prestatiestatistieken monitoren: volg de voortgang en effectiviteit van de campagne.
- Resultaten analyseren: verkrijg inzichten en gebruik de resultaten voor toekomstige inspanningen op het gebied van optimalisatie.
Productlancering
- Roadmaps aanmaken: stel een plan voor productlancering op waarin de visie, belangrijkste functies en mijlpalen van het product worden beschreven.
- Goedkeuring van het ontwerp: maak het ontwerp van het product en voltooi deze met de nodige iteraties en goedkeuringen van belanghebbenden.
- Team- en klantcommunicatie: zorg voor duidelijke en consistente communicatie tussen alle teamleden en belanghebbenden gedurende het hele lanceringsproces.
- Gegevensanalyses: stel systemen in om gegevens te verzamelen en te analyseren om de besluitvorming te onderbouwen en het succes van de lancering te meten.
- Rapporten opstellen: ontwikkel rapporten om de voortgang bij te houden en inzichten te delen met het team en de belanghebbenden.
- Geautomatiseerde meldingen: implementeer geautomatiseerde meldingen om het team op de hoogte te houden van de voltooide taken en de projectontwikkelingen.
- Afstemming van marketing en sales: coördineer met marketing en sales om ervoor te zorgen dat de boodschap consistent is en dat het salesteam over de benodigde informatie en materialen beschikt.
- Feedback van klanten: verzamel en verwerk feedback van klanten tijdens en na de lancering om het product te verfijnen en toekomstige projecten te verbeteren.
Content maken
- Ideevorming: genereer ideeën op basis van onderzoek naar de doelgroep, trends en doelen van de inhoud.
- Planning: maak een overzicht van de inhoud, definieer doelstellingen en stel deadlines vast.
- Opdracht: verdeel taken onder teamleden, zoals schrijvers, ontwerpers en redacteuren.
- Productie van de inhoud: schrijf, ontwerp en produceer de inhoud.
- Beoordelen en bewerken: herzie de inhoud op kwaliteit, nauwkeurigheid en afstemming op de doelstellingen.
- Goedkeuring: verkrijg de definitieve goedkeuring van belanghebbenden of projectbeheerders.
- Publicatie: publiceer de inhoud op de gekozen platforms.
- Promotie: deel en promoot de inhoud via sociale media, e-mailmarketing en andere kanalen.
- Prestatiemonitoring: volg de betrokkenheid, het bereik en andere relevante statistieken.
- Analyse en feedback: analyseer prestatiegegevens en verzamel feedback voor toekomstige inhoudsverbeteringen.
Ontwerp van een webpagina
- Wireframing: schets de basisstructuur en lay-out van de webpagina's.
- Prototype aanmaken: maak een klikbaar prototype aan om gebruikersinteractie te simuleren.
- Visueel ontwerp: ontwerp visuele elementen zoals kleuren, typografie en afbeeldingen.
- Codering: ontwikkel de website met behulp van HTML, CSS, JavaScript en andere technologieën.
- Testen: controleer de website op bruikbaarheid, toegankelijkheid en compatibiliteit tussen verschillende browsers.
- Implementatie: lanceer de website op een server voor openbare toegang.
- Iteratieve feedbackloops: verzamel feedback en maak de nodige aanpassingen om de website te verbeteren.
IT-bugtracking
- Identificatie: herken en documenteer het bestaan van een bug in de software.
- Rapportage: dien een gedetailleerd rapport in van de bug, inclusief stappen om de bug te reproduceren, de verwachte resultaten ten opzichte van de werkelijke resultaten en relevante schermafbeeldingen of logs.
- Sortering: evalueer en prioriteer de bug op basis van de ernst, impact en complexiteit.
- Opdracht: wijs de bug toe aan de juiste ontwikkelaar of het juiste team voor een oplossing.
- Oplossing: documenteer het proces waarbij de bug wordt opgelost. Dit kan bestaan uit coderen, testen en beoordelen.
- Verificatie: test de software na de oplossing om er zeker van te zijn dat de bug is opgelost en er geen nieuwe issues zijn.
- Afsluiting: markeer de bug als afgesloten en sluit het ticket voor het traceren van bugs zodra het is geverifieerd.
Verkooporder
- Plaatsing: klanten bestellen via een e-commerceplatform, e-mail, telefoon of persoonlijk.
- Beoordeling en bevestiging: het salesteam controleert de nauwkeurigheid van de bestelling en bevestigt de beschikbaarheid van het product.
- Generatie van verkooporders: een formele verkooporder bevat informatie over producten, verzending, prijzen en leveringsvoorwaarden.
- Uitvoering: het magazijn of de afdeling inventarisatie verzamelt, verpakt en maakt de bestelling klaar voor verzending.
- Verzending: de afdeling logistiek stuurt de bestelling naar het adres van de klant en verstrekt een trackingnummer.
- Facturering en betaling: de klant ontvangt een factuur en betaalt volgens de overeengekomen voorwaarden.
- Support na de verkoop: de klantenservice neemt contact op voor feedback of behandelt vragen of problemen na de levering.
Klantenservice
- Initiatie van een klantvraag: de klant neemt contact op met support via telefoon, e-mail, chat of sociale media.
- Generatie van tickets: een geautomatiseerd systeem maakt een supportticket aan met klantgegevens en een omschrijving van het probleem.
- Toewijzing van tickets: een supportagent ontvangt een ticket op basis van expertise of beschikbaarheid.
- Onderzoek naar het probleem: de toegewezen agent onderzoekt het probleem en verzamelt zo nodig aanvullende informatie van de klant.
- Oplossing en antwoord: de agent lost het probleem op en legt de oplossing uit aan de klant met behulp van duidelijke instructies.
- Opvolging: de agent neemt contact op met de klant om de oplossing te bevestigen en feedback te verzamelen.
- Afsluiting van het ticket: het ticket wordt afgesloten na bevestiging van de klant of na een bepaalde periode van inactiviteit.
- Analyse en feedback: het supportteam analyseert afgesloten tickets voor veelvoorkomende problemen en feedback om producten en services te verbeteren.
Onboarden van nieuwe werknemer
- Preboarding: vul het nodige papierwerk in en verwelkom de werknemer bij het bedrijf vóór de eerste dag.
- Oriëntatie op de eerste dag: stel de nieuwe medewerker voor aan collega's, geef een rondleiding van het kantoor en begin met de onboarding van het bedrijf.
- Doelen stellen in de eerste week: stel doelen vast om in 30, 60 en 90 dagen te bereiken en start een training op basis van functie.
- Gesprekken na 30, 60 en 90 dagen: controleer de voortgang, geef feedback en wijs taken toe op basis van de functie om snel succes te boeken.
- Evaluatie na zes maanden: evalueer hoe goed de werknemer zelfstandig functioneert en stel extra training of hulpmiddelen ter beschikking indien nodig.
- Continue ondersteuning en groei: bied permanente ondersteuning en mogelijkheden tot groei, zodat de werknemer bijdraagt aan een goede bedrijfscultuur en zijn functie goed uitoefent.
Jira verbetert het onboardingproces van werknemers door taken klaar te zetten, sjablonen voor de onboarding van nieuwe werknemers aan te bieden met checklists van maximaal 55 items, en door de algemene workflow te stroomlijnen.
Werving van werknemers
- Kandidaten werven: vind potentiële kandidaten via vacatures, sociale media, wervingsbureaus en referenties van werknemers.
- Cv's screenen: bekijk de ingediende cv's om kandidaten uit te filteren op basis van functie-eisen en kwalificaties.
- Sollicitatiegesprekken houden: plan en houd sollicitatiegesprekken met een selectie van kandidaten om meer te weten te komen over hun vaardigheden en ervaring en om te achterhalen of ze passen bij het bedrijf.
- Werkvoorstellen doen: kies de meest geschikte kandidaten, bied deze personen een baan aan en onderhandel over de arbeidsvoorwaarden, indien nodig.
- Onboarding: zodra de kandidaat het aanbod heeft geaccepteerd, kun je beginnen met het onboardingproces en de nieuwe werknemer gaan inwerken.
Goedkeuring van kosten
- Onkosten doorgeven: werknemers dienen onkostendeclaraties in met de vereiste documenten, zoals kwitanties en een onkostenbeschrijving.
- Automatische beoordeling: het systeem controleert automatisch of de ingediende onkosten voldoen aan het onkostenbeleid van het bedrijf.
- Managementcontrole: het rapport wordt naar de juiste manager gestuurd ter controle en goedkeuring. De manager kan aanvullende informatie goedkeuren of afwijzen, of om aanvullende informatie vragen.
- Verwerking: de manager stuurt goedgekeurde onkosten door naar de boekhoudings- of financiële afdeling voor verwerking.
- Vergoeding: de afdeling Financiën verwerkt de vergoeding, die de werknemer vervolgens ontvangt via de aangegeven betaalmethode.
Evaluatie van prestaties
- Doelen stellen: stel aan het begin van de evaluatieperiode vast wat er van de werknemer wordt verwacht.
- Constante monitoring: houd de voortgang en prestaties van een werknemer bij en documenteer deze het hele jaar door.
- Feedback verzamelen: verzamel feedback van verschillende bronnen, zoals zelfevaluaties, peer reviews en evaluaties van managers.
- Evaluatiegesprek: plan een officieel evaluatiegesprek om de prestaties, uitdagingen en verbeterpunten van de werknemer te bespreken.
- Groeiplan: stel een groeiplan op met specifieke acties voor de werknemer om de prestaties te verbeteren en doelen te bereiken.
- Documentatie: rond de evaluatie af en leg vast wat is besproken, met inbegrip van overeengekomen doelen en groeiplannen voor de komende periode.
Workflows stroomlijnen met Jira
Het kan soms moeilijk zijn om meerdere projecten, belanghebbenden en deadlines te beheren. Workflows zorgen voor een betere doorstroom van activiteiten en een betere samenwerking, en ze bevorderen een tijdige uitvoering, wat de productiviteit verbetert. Software voor workflowbeheer, zoals Jira, helpt teams bij het in realtime plannen, definiëren en monitoren van de voortgang van projecten, waarbij het projectbeheer wordt afgestemd op de behoeften van elk team.
Jira biedt flexibele projectsjablonen, aanpasbare workflows en automatiseringsregels die kunnen worden aangepast per project. Het programma biedt gespecialiseerde functies door integratie met andere tools. De belangrijkste kenmerken zijn onder meer:
- Borden: gebruik borden voor visueel taakbeheer.
- Issues: verdeel grote hoeveelheden werk in beter beheersbare taken die 'issues' worden genoemd.
- Tijdlijnen: met tijdlijnen kunnen teams eenvoudig projecten en afhankelijkheden coördineren.
-
Dashboards: bekijk een overzicht van de voortgang en prestaties met dashboards.
Workflowvoorbeelden: veelgestelde vragen
Wat zijn de verschillende soorten workflows?
De vier belangrijkste soorten workflows zijn opeenvolgende, parallelle, state-machine- en op regels gebaseerde workflows. Opeenvolgende workflows maken de lineaire voortgang van taken makkelijker, terwijl parallelle workflows ervoor zorgen dat taken tegelijkertijd kunnen worden uitgevoerd. State-machine-workflows zijn gebaseerd op gebeurtenissen en verwerken complexe processen met meerdere statussen, terwijl op regels gebaseerde workflows zich aanpassen op basis van specifieke omstandigheden.
Wat zijn de vijf stappen van een workflow?
De vijf stappen van een workflow zijn initiatie, planning, uitvoering, monitoring en voltooiing. Bij de initiatie wordt vastgesteld wat er nodig is om de taak uit te voeren en bij de planning worden de benodigde stappen en hulpmiddelen bepaald. Uitvoering is voor de uitvoering van de activiteiten, monitoring is voor toezicht op en aanpassing van het proces en voltooiing voor het afronden van taken en de evaluatie voor toekomstige verbeteringen.
Hoe maken bedrijven workflows?
Bedrijven stellen workflows op door vast te stellen welke processen structuur nodig hebben, stappen op te stellen en de lay-out vast te leggen. Vervolgens implementeren ze beheersoftware zoals Jira en optimaliseren ze voortdurend op basis van feedback en prestatieanalyses.