Agile scrumrollen en -verantwoordelijkheden

Scrum heeft drie rollen: de producteigenaar, de scrummaster en de leden van het ontwikkelingsteam. Hoewel dit vrij duidelijk is, kan het wat verwarrend worden als moet worden besloten wat er moet worden gedaan met bestaande functietitels. Veel teams vragen of ze hun titels moeten wijzigen wanneer ze scrum gaan gebruiken. Het korte antwoord is nee.

In dit artikel definiëren we scrumrollen en hoe je deze in je organisatie kunt integreren zonder nieuwe visitekaartjes te hoeven laten printen.

De drie scrumrollen beschrijven de belangrijkste verantwoordelijkheden voor de leden van het scrumteam. Het zijn geen functietitels. Dit betekent dat elke functietitel, zelfs die al lange tijd bestaan, een van de rollen kan vervullen. Omdat de essentie van scrum bestaat uit empirisme, zelforganisatie en voortdurende verbetering, geven de drie rollen een minimale definitie van verantwoordelijkheden en verantwoording om teams in staat te stellen effectief werk te leveren. Hierdoor kunnen teams verantwoordelijkheid nemen voor hoe ze zich organiseren en zichzelf blijven verbeteren.

Scrum is een framework voor teams waarop ze hun processen kunnen samenstellen. Het biedt de basisstructuur voor regelmatige vergaderingen, artefacten, en wie wat doet.

Wat het niet doet, is een one-size-fits-all model bieden voor teams om binnen te werken. Als het team bijvoorbeeld werkt aan een webapp voor de verzekeringsbranche, hebben ze mensen nodig die de technologie, de backendsystemen en de branche kennen. Als het team daarentegen werkt aan de volgende versie van Donkey Kong, zouden de benodigde vaardigheden heel anders zijn. In die situatie is er behoefte aan een grafisch ontwerper, een geluidstechnicus en een grafisch ontwikkelaar. Omdat de problemen anders zijn, zijn de benodigde teamstructuren en vaardigheden ook anders.

Dit wordt nog lastiger naarmate het probleem dat een team probeert op te lossen complexer is. Zoals het oude gezegde luidt: 'je weet niet wat je niet weet, totdat je weet dat je het niet weet'. Teams weten vooraf misschien niet welke vaardigheden nodig zijn of welke hoeveelheid werk het met zich meebrengt, en hebben dus de flexibiliteit nodig om hun koers te wijzigen zodra ze meer weten.

Om wat structuur aan te brengen in deze complexe, steeds veranderende en vaak vervelende wereld, biedt scrum een lichtgewicht structuur met de drie scrumrollen lid van het ontwikkelingsteam, de producteigenaar en de scrummaster.

Het ontwikkelingsteam bestaat uit degenen die het werk doen. Op het eerste gezicht denk je misschien dat het 'ontwikkelingsteam' staat voor engineers. Maar dat is niet altijd het geval. Volgens de Scrum Guide kan het ontwikkelingsteam bestaan uit allerlei soorten mensen, waaronder ontwerpers, schrijvers, programmeurs, enz.

Je kunt er op dezelfde manier over denken als wanneer je een huis wilt bouwen en een ontwikkelaar inhuurt. Ze ontwikkelen het project en doen het werk. Ja, dit kan betekenen dat ze stenen leggen, het sanitair doen, zelfs gaten graven, maar de persoon staat bekend als ontwikkelaar. Dat betekent dus dat de rol van 'ontwikkelaar' in scrum betekent een teamlid dat over de juiste vaardigheden beschikt, als onderdeel van het team om het werk te doen.

Het ontwikkelingsteam moet zichzelf kunnen organiseren, zodat ze beslissingen kunnen nemen om werk gedaan te krijgen. Vergelijk een ontwikkelingsteam met een productieondersteuningsteam dat 's nachts wordt opgeroepen omdat er iets mis is gegaan. Het ontwikkelingsteam kan, net als het productieondersteuningsteam, beslissingen nemen en de oplossing/waarde leveren voor het onderliggende probleem. Zelforganisatie gaat niet over het niet respecteren van de organisatie, maar eerder om de mensen die het dichtst bij het werk staan, in staat te stellen te doen wat nodig is om het probleem op te lossen.

Enkele verantwoordelijkheden van het ontwikkelingsteam:

• Werk leveren via de sprint.
• Om transparantie tijdens de sprint te garanderen, ontmoeten ze elkaar dagelijks tijdens de dagelijkse scrum (ook wel een standup genoemd). De dagelijkse scrum biedt transparantie in het werk en biedt teamleden een speciale plek om hulp te zoeken, over succes te praten en problemen en blockers aan te geven. De scrummaster zou de dagelijkse scrum kunnen faciliteren, maar uiteindelijk is het de verantwoordelijkheid van het ontwikkelingsteam om deze vergadering te organiseren. Het is hun vergadering om hen als groep te helpen het werk dat ze doen en hoe ze dat doen op een effectievere manier te onderzoeken en aan te passen.

Scrum-producteigenaren begrijpen de behoeften van klanten en bedrijven en creëren en beheren vervolgens de productbacklog op basis van die vereisten. Aangezien agile teams qua ontwerp flexibel en responsief zijn, is het de verantwoordelijkheid van de producteigenaar om ervoor te zorgen dat ze de meeste waarde leveren. Het bedrijf wordt vertegenwoordigd door de producteigenaar die aan het ontwikkelingsteam vertelt wat belangrijk is om te leveren. Vertrouwen tussen deze twee rollen is dan ook cruciaal.

De producteigenaar moet niet alleen de klant begrijpen, maar ook een visie hebben over de waarde die het scrumteam aan de klant levert. De producteigenaar zorgt ook dat de behoeften van andere belanghebbenden in de organisatie voldoende aandacht krijgen.

De producteigenaar moet dus al deze input nemen en prioriteit geven aan het werk. Dit is waarschijnlijk hun belangrijkste verantwoordelijkheid omdat tegenstrijdige prioriteiten en onduidelijke aanwijzingen niet alleen de effectiviteit van het team zullen verlagen, maar ook desastreuze gevolgen kunnen hebben voor de belangrijke vertrouwensrelatie die het bedrijf heeft met het ontwikkelingsteam.

Agile teams zijn ontworpen om te inspecteren en aan te passen. Dat betekent dat een verandering in prioriteit een enorme verandering tot gevolg heeft in de teamstructuur, de werkproducten en het eindresultaat. Het is daarom cruciaal dat scrumteams succesvol zijn en dat slechts één persoon de prioriteit stelt. Die persoon is de eigenaar van het product.

In de Scrum Guide worden de verantwoordelijkheden van producteigenaren als volgt omschreven:

• Beheer van de scrumbacklog: dit betekent niet dat zij de enige zijn die nieuwe items uit de productbacklog in de backlog kunnen plaatsen. Maar uiteindelijk zijn ze verantwoordelijk voor de backlog die het ontwikkelingsteam gebruikt om te leveren. Dat betekent dat de producteigenaar op de hoogte moet zijn van alles wat zich in de backlog bevindt en dat andere mensen die items toevoegen aan de productbacklog ervoor moeten zorgen dat ze dat communiceren aan de producteigenaar. We bieden zelfs een gratis scrum-sjabloon waarmee je gemakkelijk aan de slag kunt met je backlog.
• Releasebeheer: de sprint is geen releasecyclus, maar een planningscyclus. Dit betekent dat scrumteams op elk moment kunnen leveren. Idealiter zouden ze regelmatig moeten leveren tijdens de sprint, waardoor de sprintreview een reëel beeld kan geven van het klantgebruik en feedback. Continue levering is echter niet altijd mogelijk en dus zijn er andere releasemodellen vereist. Het is belangrijk dat de producteigenaar weet wanneer dingen gereleased kunnen en moeten worden.
• Relatie met belanghebbenden: bij elk product zijn veel belanghebbenden betrokken, variërend van gebruikers, klanten, governance en organisatorisch leiderschap. De producteigenaar zal met al deze mensen moeten samenwerken om er effectief voor te zorgen dat het ontwikkelingsteam waarde levert. Dit kan betekenen dat er veel tijd en energie moet worden gestoken in de relatie en communicatie met belanghebbenden.

De scrummaster is de rol die verantwoordelijk is voor verbinding en die verder als taak heeft om ervoor zorgen dat scrum goed wordt uitgevoerd. Praktisch gezien betekent dit dat ze de producteigenaar helpen om waarde te definiëren, het ontwikkelingsteam om de waarde te leveren en het scrumteam om beter te worden. De scrummaster is een dienende leidinggevende die niet alleen een ondersteunende stijl van leiderschap moet hebben, maar ook moet omschrijven wat er dagelijks moet gebeuren.

Ze dienen de producteigenaar door hen te helpen waarde beter te begrijpen en te communiceren, om de backlog te beheren, hen te helpen het werk met het team te plannen en dat werk op te splitsen om het meest effectieve lessen te leveren. De scrummaster dient het ontwikkelingsteam en helpt hen zichzelf te organiseren, zich te concentreren op resultaten, een 'voltooide stap' te bereiken en blockers te beheren. De scrummaster dient ook de organisatie in het algemeen, helpt hen te begrijpen wat scrum is en een omgeving te creëren die scrum ondersteunt.

De scrummaster richt zich op:

• Transparantie: om effectief te onderzoeken en aan te passen is het belangrijk dat de juiste mensen kunnen zien wat er aan de hand is. Maar dit is eigenlijk veel moeilijker dan het lijkt. De scrummaster heeft de taak ervoor te zorgen dat het scrumteam op een transparante manier werkt. Voorbeelden zijn het maken van storymaps en het bijwerken van Confluence-pagina's met retrospectieve ideeën.
• Empirisme: een fundamenteel aspect van scrum en agile is het idee dat de beste manier van plannen is om werk te doen en ervan te leren. Het empirische proces is niet eenvoudig en vereist dat de scrummaster het scrumteam coacht bij het opsplitsen van werk, het beschrijven van duidelijke resultaten en het beoordelen van die resultaten.
• Zelforganisatie: een ontwikkelingsteam vertellen dat ze zichzelf kunnen organiseren, betekent niet dat het team zichzelf organiseert. Zelforganisatie ontstaat in de loop van de tijd en vereist hulp en ondersteuning. De scrummaster moedigt teamleden aan om buiten hun comfortzone te stappen en verschillende dingen uit te proberen en werkwijzen zoals 'delegation poker' te gebruiken om vooraf gedefinieerde ideeën over grenzen en verantwoordelijkheden van rollen bloot te leggen en er vraagtekens bij te zetten.
• Waarden: scrum definieert de vijf waarden van moed, focus, betrokkenheid, respect en openheid, niet omdat ze fijn zijn om te hebben, maar omdat ze een omgeving creëren van fysiologische veiligheid en vertrouwen. Deze omgeving is nodig om agile te kunnen werken. Het volgen van de waarden is de verantwoordelijkheid van iedereen in het scrumteam, maar de scrummaster speelt een actieve rol bij het aanmoedigen en herinneren van iedereen aan het belang van die waarden.

De scrummaster helpt de producteigenaar in sprintplanning en sprintreviews, zodat die waarde duidelijk wordt beschreven en de richting wordt ingezet. Ze helpen het ontwikkelingsteam in de dagelijkse scrum door ervoor te zorgen dat er werk gebeurt en dat blockers worden weggenomen. Ze nemen ook de verantwoordelijkheid voor blockers die het team niet zelf kan oplossen. De scrummaster zorgt ervoor dat elke kans om te verbeteren transparant wordt gemaakt voor het scrumteam en dat het retrospectief een duidelijke set resultaten heeft die kunnen worden uitgevoerd.

De drie scrumrollen zijn vrij eenvoudig om de drie belangrijkste verantwoordelijkheidsgebieden van elk scrumteam te beschrijven, maar vaak is het moeilijk om ze te koppelen aan je eigen functietitel. We helpen je daarom op weg:

• Als je veel geweldige vaardigheden hebt om klantwaarde te leveren en je dat interessant vindt, zou je lid van het scrumontwikkelingsteam moeten zijn. In feite is het team het belangrijkste element van elke agile organisatie, omdat het team daadwerkelijk waarde levert aan klanten en belanghebbenden. Dat betekent dat senioriteit wordt bepaald door hoeveel je waarde levert of anderen daarbij helpt.
• Als je gepassioneerd bent over de klant, het omgaan met belanghebbenden en de branche, dan is de rol van de producteigenaar het meest geschikt voor jouw wensen. In de meeste organisaties moet deze persoon het respect en het vertrouwen van het bedrijf hebben, zodat diegene beslissingen kan nemen. De rol vereist ook politieke kwaliteiten, aangezien je compromissen moet sluiten om iedereen tevreden te houden.
• Als je teams wilt helpen effectief samen te werken en ook de wereld wilt veranderen met scrum en agile, dan is de rol van scrummaster iets voor jou: een zeer mensgerichte rol met een sterke nadruk op coaching, lesgeven en faciliteren.