Bloeien met productbeheer op afstand

Dit jaar was op zijn zachtst gezegd een uitdaging. Terwijl de hele wereld worstelde met de pandemie, maakte Atlassian de keuze om al zijn werknemers wereldwijd volledig op afstand te laten werken tot het einde van 2020. Recentelijker kondigde Atlassian het 'TEAM Anywhere'-initiatief aan, waardoor onze medewerkers uiteindelijk kunnen kiezen waar ze willen werken: thuis, op kantoor of een combinatie van beide. Het is één ding om zelfstandig vanuit huis te werken, maar iets heel anders om op afstand als team te werken.

Toen we hoorden dat al het personeel op afstand moest gaan werken, was ik bezig met het maken van een driejarenstrategie voor het bedrijf met afgestemde doelen voor het hele bedrijf. Hoewel ik nog steeds dezelfde doelen probeerde te halen, moest de manier om ze te halen opnieuw worden uitgedacht. Ons productmanagementteam is overgestapt op nieuwe manieren van werken en samenwerken op afstand met collega's en klanten. Hoewel productbeheer nauwe samenwerking met belanghebbenden en collega's vereist, is het mogelijk om nieuwe samenwerkingswerkwijzen te implementern en productmanagers op afstand succesvol te laten zijn.

We realiseerden ons al snel dat we niet zomaar konden werken zoals we altijd al hadden gedaan. Thuiskantoren bieden tal van afleidingen en uitdagingen. Kinderen, echtgenoten, huisgenoten en/of huisdieren kunnen werk en vergaderingen verstoren. Sterker nog, tijdens een presentatie die ik gaf tijdens een videovergadering, sloop mijn hond van achter naar me toe en duwde hij een speeltje tegen mijn hoofd.

Bij Atlassian geloven we dat focussen op de klant essentieel is om geweldige producten te bouwen. Normaal gesproken brengen productmanagers veel persoonlijke tijd door met een klant om een relatie op te bouwen, de werkomgeving van een klant te bekijken en te begrijpen hoe een product het beste aan de behoeften van de klant kan voldoen. Onze productmanagers op afstand moeten echter communiceren, samenwerken en relaties opbouwen via videovergaderingen, in plaats van face-to-face.

Hoewel Zoom veel heeft gedaan om ons het gevoel te geven dat we interactie hebben met iemand in de buurt, zijn de visuele signalen via Zoom totaal anders. Als je een persoonlijk gesprek hebt, hebben de meeste mensen de neiging om rond te kijken terwijl ze praten. Het is gefocust maar niet intens. Maar met Zoom is de camera gefixeerd op je gezicht. Elke pauze kan worden opgevat als aanwijzing voor iemand anders om te praten.

Omdat videovergaderingen de hele dag door kunnen gaan, krijg je niet zoals op kantoor de gebruikelijke pauzes om je gedachten te ordenen terwijl je naar de volgende vergaderruimte loopt. Het geven van een videopresentatie heeft zijn eigen uitdagingen zonder persoonlijke feedback. We hebben zelfs een Zoom-add-on voor applaus gedownload voor wanneer mensen presentaties geven.

Persoonlijk vind ik dat duidelijke grenzen belangrijk zijn bij het werken op afstand. Ik heb een Confluence-pagina gemaakt die duidelijk aangeeft wanneer ik werk, wanneer ik beschikbaar ben (en in welke tijdzone) en wat mijn prioriteiten zijn voor de week. Hoewel Slack een handig hulpmiddel is voor werken op afstand, kan het ook afleiden van gefocust werken. Daarom zeg ik dat ik het niet op maandag raadpleeg (net zo min als e-mail).

Een manier om de communicatie-uitdagingen van werken op afstand te overwinnen, is door extra duidelijk te communiceren, zoals mijn collega Dan Radigan opmerkte. Wanneer een beslissing wordt genomen, moet elk teamlid de beslissing begrijpen en idealiter weten waarom deze is genomen. Dit kan worden gedaan met behulp van een contentmanagementsysteem zoals een wiki, waarin teamleden gemakkelijk kunnen bladeren naar updates voor het hele team. Ze kunnen vervolgens op de hoogte worden gebracht via een Slack-groepschat.

Productmanagement vereist nauw contact met klanten en is vooral belangrijk bij werken op afstand. Zelfs vóór de coronapandemie werd veel van het onderzoekswerk dat we bij Atlassian doen al op afstand uitgevoerd. Door Zoom te gebruiken, kunnen onze klanten hun werkplekken delen en laten zien hoe alles echt voor hen werkt.

Nu we volledig op afstand werken, hebben we extra nagedacht over hoe we teamleden beheren voor productonderzoek op afstand. Hoewel het voor ons een fantastische teamervaring is om naar een onderzoekssessie te kijken, kan het voor de klant intimiderend zijn als er veel teamleden deelnemen. Daarom beperken we nu voor elk gesprek het aantal waarnemers en deelnemers van ons team. Voor degenen die niet aanwezig zijn bij het gesprek, houden we vaak gezamenlijke 'kijkfeesten' na sessies, zodat het hele team video's van het onderzoek kan bekijken en samen kan bespreken. We gebruiken tools zoals Trello en Mural om vast te leggen wat we van deze sessies leren, wat weer helpt bij gezamenlijke analyse op afstand.

Het is belangrijk om een duidelijke productvisie te hebben met documentatie die beknopt, duidelijk, overtuigend en visueel aantrekkelijk is (met diagrammen, grafieken enz.). Een productmanager moet een presentatie geven die duidelijk de productwaarde, productelementen, verwachtingen en een duidelijk pad naar succes verwoordt. Dit helpt om het aantal vergaderingen te verminderen.

Tijdens een presentatie houden we de chat nauwlettend in de gaten en reageren we op een discussie of vragen. Zo krijgt het publiek het gevoel dat ze gehoord worden en het maakt Zoom-presentaties interactiever. We delen nu ook presentaties intern met Vraag-en-antwoord-pagina's, die onze teamleden kunnen raadplegen wanneer het ze uitkomt en waarmee ze toch feedback kunnen geven en opheldering kunnen krijgen.

Elke vrijdag komt het hele productmarketingteam bijeen in een videovergadering en worden er prestaties, uitdagingen, zorgen en meer gedeeld. We hebben ook elke week een productmarketingbijeenkomst waar klantgerichte medewerkers elkaar ontmoeten, inclusief iemand van het ondersteuningsteam en het team technische accountmanagers. In deze bijeenkomst deelt iedereen de vijf belangrijkste dingen waar klanten om geven. Zo krijg je een heel snelle, rijke samenvatting van wat er in elk team gebeurt en zie je of patronen ook verschillende gebieden raken.

We zijn erg rigoureus in het documenteren hoe toegewijd iedereen in onze teams is voor verschillende afhankelijkheden. In plaats van een vergadering te houden om deze afhankelijkheden te bespreken, documenteren we ze van tevoren en hebben we vervolgens een vergadering om ze later te bespreken, wat helpt om de vergadertijd te verkorten.

We zijn ook zeer rigoureus in het stellen van de juiste doelen, individueel en voor onze teams. Wanneer we plenaire vergaderingen hebben, identificeren we eerst de missie van het team, de doelen van het bedrijf en onze vooruitgang in de richting van elk doel. Het hebben van een gedeeld begrip van doelen helpt iedereen samen te werken in de goede richting ook al kunnen we niet allemaal samen zijn, en kunnen we die incidentele inhaalslagen op kantoor hebben.

Gelukkig maakt Atlassian tools die teams helpen beter samen te werken. Dus in zekere zin waren we goed uitgerust om al ons personeel plotseling op afstand te laten werken. We gebruiken nu een mix van onze eigen tools en tools van derden. Dit zijn de tools die we momenteel gebruiken:

Zoom heeft de wereld geholpen verbinding te maken via een van de best beschikbare tools voor videovergaderen. Het is geweldig voor een-op-een vergaderingen, gesprekken met klanten, breakouts, teamvergaderingen enz. Ik raad aan een timer te gebruiken voor Zoom-vergaderingen, zodat ze niet langer duren dan de geplande afsluittijd.

Als we antwoorden op eenvoudige vragen nodig hebben, is Slack de juiste keuze. Met de mogelijkheid om kanalen te creëren, stelt Slack teams ook in staat om te delen en te brainstormen. Velen van ons installeren Giphy om de communicatie leuker en persoonlijker te maken. Het kan ook helpen om empathie en teamkameraadschap op te bouwen. We lieten mensen in onze teams liedjes posten over hoe ze zich voelden op een bepaalde dag en hele muziekafspeellijsten. We werken ook aan integratie met Slack via een enquête die naar de teamleden is verstuurd om te bepalen of ze de bedoeling van het team, doelen, waarden enz. hebben begrepen.

Het personeel van nu heeft intuïtieve en betrouwbare online tools nodig om inhoud te delen, samen te werken en te beoordelen. Dit is vooral belangrijk voor teams op afstand. Dit is wat we gebruiken:

Google Drive en Documenten bieden één bron van waarheid voor onze inspanningen om inhoud te delen, waardoor we documenten kunnen maken, delen en eraan kunnen samenwerken. Alle teamleden hebben eenvoudig toegang tot inhoud, commentaar geven en bestanden controleren.

Zonder te proberen overdreven bevooroordeeld te klinken, geloof ik dat Confluence een van de beste samenwerkingsapps is die er zijn. De app stelt onze teams op afstand in staat om specifieke details van projecten te volgen en bij te werken. Onze productteamleden kunnen productroadmaps insluiten in Confluence-pagina's, linken naar aanvullende documenten zoals Jira-tickets en nog veel meer. Het helpt iedereen op de hoogte te houden van productstrategieën en voortgang.

Confluence is een belangrijke bron van waarheid voor beslissingen die worden genomen. Bij werken op afstand is dit vooral belangrijk omdat beslissingen worden genomen wanneer sommige mensen niet beschikbaar zijn. Maar dankzij Confluence zijn we up-to-date en geven we snel feedback als dat nodig is. Het werkt ook als wiki voor onze teams. We hebben bijvoorbeeld een pagina gemaakt voor veelgestelde vragen die steeds weer opkwamen. We hebben ook Confluence-sjablonen gemaakt voor teamretro's die we delen met het hele team.